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工作流程是 HubSpot 最強大的功能之一，但許多團隊僅利用了其自動化潛力的一小部分。從培養潛在客戶到分派銷售任務以及清理 CRM 資料，HubSpot 工作流程幫助團隊減少手動作業，並在行銷、銷售和服務領域更高效地運作。然而，隨著流程規模擴大，工作流程上限、註冊規則以及對外部自動化工具的需求等限制往往會出現。這就是為什麼許多企業會將 HubSpot 工作流程與 Make、Zapier、n8n 和 Lark 等替代方案進行比較，以找到最合適的選擇。在本指南中，你將了解工作流程的運作方式、關鍵範例、最佳實踐，以及你應該如何評估 HubSpot 的價值。
HubSpot 工作流程是什麼？
HubSpot 工作流程是當特定條件在您的 CRM 中被滿足時所執行的自動化動作序列。它們幫助行銷、銷售和服務團隊透過自動發送電子郵件、更新紀錄、分配任務以及傳送內部通知來減少人工作業。HubSpot 的工作流程具有高度的靈活性。您可以建立簡單的觸發式自動化，或是依據聯絡人行為、交易階段或工單更新來個人化動作的複雜多分支流程。
這些 HubSpot 自動化工作流程涵蓋多個 CRM 物件，包括聯絡人、公司、交易和工單，使團隊能夠簡化從潛在客戶培育到銷售交接以及客戶支援流程的所有工作。由於 HubSpot 的工作流程是以資料為驅動，它們會隨著紀錄變化而動態調整，確保一致的後續跟進以及更乾淨的 CRM 資料。
然而，隨著企業規模擴大，許多團隊會將 HubSpot CRM 工作流程與外部工具（如 Make、Zapier 或 Lark）結合，以處理更進階的邏輯、跨應用整合以及多系統自動化。
圖片來源：hubspot.com
HubSpot 自動化工作流程的運作方式
要理解 HubSpot 工作流程的價值，最好先拆解驅動自動化的核心組成部分。這些基礎構件決定了工作流程如何開始、採取哪些行動，以及每條路徑的個人化程度。
註冊觸發條件
註冊觸發條件定義了工作流程何時啟動。在 HubSpot 的工作流程中，這可能是表單提交、交易階段更新、頁面瀏覽，或任何 CRM 屬性變更。透過設定明確的觸發條件，團隊可以確保自動化在行銷、銷售或服務操作的最佳時機精準啟動。
動作（電子郵件、任務、通知、CRM 更新）
動作是工作流程在記錄被加入後所執行的步驟。HubSpot 工作流程可以發送行銷電子郵件、指派任務給業務代表、更新 CRM 欄位，或觸發內部通知。這些自動化動作有助於減少重複性工作，並在團隊之間保持一致的後續跟進。
分支邏輯
分支邏輯決定不同聯絡人或交易如何在不同的工作流程路徑中移動。透過使用 if/then 分支或多分支條件，HubSpot 自動化工作流程會根據行為、屬性或互動情況來調整動作。這讓團隊能夠在不需手動為每種情境分組的情況下，提供量身打造的體驗。
資料驅動的個人化
HubSpot 使用 CRM 資料在大規模下實現自動化個人化，確保電子郵件、任務和路由規則符合每位使用者的情境。個人化可以根據生命週期階段、地區、活動或自訂屬性來設定。透過 HubSpot 的資料驅動工作流程，團隊能夠建立更具針對性、相關性與成效的自動化旅程。
HubSpot 序列與工作流程：有什麼差別？
了解 HubSpot 序列與工作流程之間的差異，對於為您的銷售與行銷流程選擇合適的自動化工具至關重要。雖然兩者都能減少手動工作，但它們的用途不同，並在 HubSpot 內的不同層級運作。以下是它們各自的運作方式以及適用時機。
用於銷售跟進的序列
序列是為需要結構化、個人化跟進的業務代表而設計的。它們能自動化一對一的銷售外展，主要包括電子郵件與任務提醒，幫助業務代表保持一致性而不失人性化。在 HubSpot 中，序列與工作流程相比，序列是更具操作性、以銷售為導向的選擇。
用於自動化流程的工作流程
工作流程是完全自動化的多步驟程序，用於支援行銷、銷售和服務。它們可以更新 CRM 屬性、分配任務、發送行銷電子郵件、分派工單以及管理複雜邏輯。與序列不同，HubSpot 工作流程會自動執行並處理大規模作業。
何時使用各自工具
範例情境
銷售代表可能會使用序列來跟進示範請求，或重新接觸尚未回覆的潛在客戶。另一方面，工作流程可以將新潛在客戶分配給正確的負責人、觸發用戶啟用電子郵件系列，或升級處理停滯的工單。每種工具支援客戶生命週期的不同階段。
您可以建立的 HubSpot 工作流程範例
HubSpot 工作流程讓團隊能以清晰、可重複的邏輯自動化行銷、銷售與服務作業。以下是實用的 HubSpot 工作流程範例，展示每種工作流程在真實商業情境中的運作方式。
新的潛在客戶下載電子書 → 進入培育工作流程 → HubSpot 會根據行為（開啟、點擊、瀏覽頁面）自動發送 5 封電子郵件序列。隨著互動增加，工作流程會更新生命週期階段、增加潛在客戶評分點數，並在聯絡人達到「銷售合格」時通知銷售團隊。這非常適合可擴展、由行為觸發的行銷自動化。
交易工作流程範例：自動化管道推進
當業務代表將交易移至「Demo Completed」時，交易工作流程會觸發以下步驟：建立後續跟進任務、發送摘要電子郵件範本、更新交易屬性，並在交易停滯超過 7 天時通知銷售經理。這能保持銷售管道的整潔，並防止商機被忽略。
工單工作流程範例：SLA 升級工作流程
建立新工單後 → HubSpot 會根據類別或優先級自動將其分配給正確的支援代表。若工單在超過 SLA 閾值後仍未關閉，工作流程會發送提醒、升級至資深客服人員，並向客戶發送狀態更新通知。非常適合節奏快速的客戶支援團隊。
公司工作流程範例：帳戶資料充實與匹配
內部／團隊工作流程範例：跨部門交接自動化
當一個聯絡人轉為 SQL 時，內部工作流程會觸發銷售任務、在 Slack/Teams 發送通知、指派入職清單，並更新內部欄位，例如「交接負責人」。這能減少人工協調，並確保每位團隊成員都清楚何時需要採取行動。
如何在 HubSpot 建立工作流程
步驟 1：進入工作流程並開始全新設定
前往 HubSpot 的自動化 → 工作流程，然後點擊右上角的橘色「建立工作流程」按鈕。選擇「從零開始」，並選取你想自動化的物件。大多數人會先選擇「以聯絡人為基礎」。
步驟 2：命名並設定觸發條件
點擊上方的鉛筆圖示，新增一個清楚的名稱（例如「電子書培育」）和簡短描述，讓你的團隊能立即了解其用途。接著，設定註冊觸發條件——通常是在特定登陸頁面的「表單提交」——並加入任何所需的額外篩選條件。對於一次性的培育流程，請保持重新註冊功能關閉。
步驟 3：使用電子郵件、延遲與智慧分支建立序列
在觸發條件後點擊加號以新增動作：立即發送第一封自動化電子郵件、插入延遲（一天、三天等）、新增 if/then 分支（例如，如果聯絡人已是客戶則停止），並加入額外的培育電子郵件。當兩個分支後續步驟相同時，只需使用「前往另一個動作」即可，無需重複建立所有內容。
圖片來源：hubspot.com
步驟 4：新增目標並微調設定
設定一個目標（例如「提交免費諮詢表單」），以便任何完成該目標的人會自動退出工作流程，不再接收額外的電子郵件。接著前往「設定」分頁，將其限制在工作時間內執行、假日暫停、加入排除清單，並在註冊人數突然激增或下降時啟用警示。
步驟 5：測試、檢閱並上線
進行測試，選擇真實聯絡人，讓 HubSpot 一次將所有預覽電子郵件快速送到你的收件匣。當一切看起來都沒問題時，點擊「檢閱並發佈」，選擇只註冊符合觸發條件的未來聯絡人，仔細檢查摘要，然後點擊「啟用」。之後，隨時查看「詳細資料」標籤，以了解有多少人正在流程中，以及有多少人已達成目標。完成後，你的自動化就會自行運作。
HubSpot 工作流程的限制你應該知道
雖然 HubSpot 的工作流程功能強大，但團隊在擴展自動化時，常會發現一些特定的限制。這些限制可能會影響你能運行多少工作流程、能多深入地自訂，以及是否需要外部工具來進行更進階的操作。以下是需要注意的主要限制。
- 工作流程上限：HubSpot 會依方案限制可啟用的工作流程數量。當團隊擴展並新增更多自動化流程時，達到上限可能會限制試驗與成長。擁有複雜營運的企業可能需要升級方案以解鎖更多工作流程名額。
- 註冊限制：並非所有 CRM 物件或活動都能觸發 HubSpot 工作流程的註冊。一些進階觸發條件，特別是針對網站行為、自訂事件或產品使用情況，需要更高等級的方案。這些限制可能會影響自動化的精準度或行為導向程度。
- 所需方案等級：許多 HubSpot 進階自動化工作流程功能，例如自訂動作、分支邏輯以及進階報告，僅限於專業版或企業版方案。這意味著使用較低等級方案的小型團隊，可能無法使用他們期望的完整自動化功能。
- 電子郵件數量限制：HubSpot 的電子郵件發送限制取決於您的訂閱方案和聯絡人等級。高頻率的工作流程，特別是用於培養序列或新手引導流程，可能會很快耗盡這些限制。這對需要頻繁自動化外聯的團隊來說是一項挑戰。
- 複雜的工作流程可能需要外部自動化工具：針對多步驟邏輯、大量 API 操作或跨應用程式整合，僅靠 HubSpot 可能不足以應付。許多團隊會將 HubSpot 與 Make、Zapier、n8n、Pabbly 或 Lark 等工具連接，以實現進階自動化。這些外部工具能填補邏輯、資料同步以及多系統工作流程上的不足，這些是 HubSpot 本身無法完全支援的。
隨著團隊規模擴大，HubSpot 的工作流程限制、上限、受限的觸發條件以及需特定方案才能使用的功能，開始減緩自動化的成長。許多組織意識到，他們需要一個能支援更深度自訂化與跨部門工作流程的系統，而不必依賴額外工具。這正是 Lark 成為更強替代方案的原因，它在同一個無縫平台中提供統一的自動化、協作與資料整合。
認識 Lark：內建工作流程自動化的全方位平台
Lark 將工作流程、溝通、文件、任務與資料整合到單一統一系統中，消除如 HubSpot 和 Microsoft 等工具中存在的分散問題。透過內建自動化、審批工作流程以及即時更新，團隊可以在不切換應用程式的情況下運行整個流程。它專為希望在單一工作空間中實現無縫協作與強大自動化的高速成長企業而設計。
以工作流程驅動的日常營運工作空間
Lark Base 作為日常工作流程執行的基礎，讓團隊能夠在同一空間中建立資料庫、自動化操作以及視覺化流程。支援團隊可以在 Base 中記錄請求，透過 自動化 觸發後續任務，並透過 儀表板 監控進度，全部都能在平台內完成。隨著 Messenger 和 Tasks 等協作工具自然地融入 Base，團隊可以無縫地從資料到討論再到行動。
智慧化審批路徑與自動化操作於單一環境中
透過 Lark 核准，團隊可以設計智慧化的路由路徑，確保每個請求在正確的時間送達正確的審批人，無需人工追蹤，避免任何模糊不清。作為任何工作流程系統的核心功能，Lark 可自訂的核准流程能夠透過附加資料提供審批背景、標準化決策、減少延誤，並在整個運營中強制執行合規性。在 Lark 中，核准可以包含多層級路由、條件邏輯、SLA 計時器以及自動提醒，以保持流程持續推進。
同步、儲存並管理資料，無需額外步驟
Lark Approval 透過將資料同步到 Lark Base，讓您的審批資料保持有序。透過自動每小時同步，所有審批結果與日期欄位都能即時更新，無需人工操作。您也可以隨時觸發手動同步，或選擇特定日期範圍以精準匯入所需的紀錄。將結構化的審批資料傳送至 Base，Lark Approval 讓您更輕鬆地追蹤請求、篩選紀錄、生成報告，並在整個工作流程中維持乾淨且可靠的稽核追蹤。
與 Messenger、Tasks 和 Meetings 的即時協作
Lark 將 Lark Messenger、Lark Tasks 和 Lark Meetings 整合成一個連續且即時的工作流程。團隊成員可以在聊天中討論問題，立即將訊息轉換為任務，並在同一工作空間中升級為快速會議。任務在系統中保持同步：Messenger 會自動發送提醒，更新任務負責人的進度，並在某個步驟完成或延遲時通知相關利害關係人。這確保每次對話都能引導行動，每個任務都保持可見，並且每個阻礙都能在不中斷工作節奏的情況下被解決。
透過內建功能與第三方工具支援實現流暢自動化
Lark Base 工作流程引擎可與內建工具及第三方整合無縫結合，為使用者提供高度自由的流程構建。例如，它可以發送 Lark 訊息、發送 Lark 郵件、更新 Lark Base 紀錄中的資料，或建立在行事曆中顯示的事件。此外，Lark Base 工作流程可與第三方工具無縫整合，以簡化跨平台協作。您可以設定動作，例如「發送頻道訊息至 Slack」，或設定觸發條件「當收到 Teams 聊天訊息時」。善用這些路徑，讓您的工作流程比以往更加順暢。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 個強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。
- 企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限人數使用者，並包含更多自動化執行次數以及進階的安全性、合規性與管理功能。
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HubSpot 與 Lark：工作流程最佳實務比較
要在大規模下建立可靠的自動化，團隊需要的不僅是觸發器和動作；他們需要一個能保持工作流程整潔、可預測且易於維護的平台。以下是 HubSpot 與 Lark 在關鍵工作流程最佳實踐領域的差異。
清晰的註冊邏輯
- HubSpot：註冊高度依賴 CRM 屬性、生命週期階段以及行為觸發器，但限制因方案而異。錯誤配置的篩選器可能導致意外註冊。
- Lark：註冊更為簡單，因為工作流程集中在一個統一的工作空間中並共享資料。表單、任務、Base 紀錄和核准能一致地觸發自動化，而不需複雜的基於 CRM 的篩選器。
避免工作流程重疊
- HubSpot：工作流程重疊可能會更新相同的屬性，導致衝突，並需要定期稽核以避免重複的電子郵件或被覆蓋的欄位。
- Lark：重疊問題較少，因為工作流程、記錄和溝通都在同一系統中。自動化會參照單一真實來源，使衝突檢測更容易，設定更安全。
正確使用分支
- HubSpot：分支依賴 if/then 邏輯，隨著工作流程的增長，管理會變得更複雜。進階分支通常需要專業版或企業版方案。
- Lark：分支功能具備視覺化、直覺化，且所有使用者皆可使用。條件可參照表單欄位、紀錄數值、審批狀態等，無方案限制或複雜的 CRM 規則。
發佈前測試
- HubSpot：提供測試工具，但需要範例聯絡人，且配置錯誤的電子郵件或觸發邏輯仍可能在實際執行中漏網。
- Lark：測試內建於每個自動化步驟中，流程會在發佈前於可預測、隔離的環境中執行，降低跨部門工作流程的風險。
監控工作流程效能
- HubSpot：報告功能取決於方案等級，更深入的工作流程效能洞察可能需要升級。
- Lark：每個工作流程都有即時稽核追蹤、執行歷史、成功/失敗記錄，以及每個步驟的洞察，所有使用者皆可使用，無方案等級限制。
結論
HubSpot 工作流程為自動化行銷、銷售和服務營運提供了堅實的基礎，但選擇正確的設定取決於您的工作流程量、複雜度以及長期自動化目標。了解觸發條件、動作、分支邏輯以及工具限制，有助於您建立更精簡、更具創新性的流程，並減少人工操作。隨著需求的成長，探索替代方案或互補平台可確保您始終擁有所需的彈性與擴展能力。在本指南中，您已了解如何評估選項、優化工作流程並避免常見的自動化挑戰。對於尋求更統一、跨部門自動化的團隊，許多人也會探索像 Lark 這樣的現代工作流程平台。
常見問題
HubSpot 工作流程在免費方案中可以使用嗎？
HubSpot 工作流程在免費方案中不可用，因此使用者在未升級的情況下無法建立自動化序列或多步驟的 HubSpot 自動化工作流程。免費使用者可以使用像表單和電子郵件這樣的簡單工具，但在 HubSpot 中的完整工作流程需要付費等級，通常是 Starter 或 Professional，取決於工作流程的類型。
網站事件可以觸發 HubSpot 工作流程嗎？
是的，網站事件可以觸發 HubSpot 提供的工作流程，但僅限於使用 Marketing Hub Professional 或更高等級的情況。這些觸發條件允許您建立基於行為的 HubSpot 行銷工作流程，例如當訪客瀏覽重要頁面或填寫表單時啟動的自動化流程。它們對於超越基本 HubSpot 序列與工作流程功能的進階培育至關重要。
HubSpot CMS 使用者可以使用 HubSpot 工作流程嗎？
單獨使用 CMS Hub 並不能提供完整的 HubSpot CRM 工作流程，但當與 Marketing Hub 或 Sales Hub 搭配時，使用者可以建立強大的自動化流程。CMS 資料，例如頁面瀏覽、會員資格或表單提交，可以匯入 HubSpot 的工作流程中。要執行完整的流程，您至少需要 Marketing Hub Starter 或 Professional，具體取決於動作類型。
我可以在 HubSpot Marketing Hub 中建立多少個工作流程？
您可以建立的 HubSpot 行銷工作流程數量取決於您的方案。Starter 提供有限的自動化功能，而 Professional 和 Enterprise 則允許建立數百到數千個工作流程。使用多種培育路徑的團隊經常會比較 HubSpot 工作流程與序列，以決定哪些操作應該放在各自的系統中。較高等級的方案會移除大部分的操作限制。
當 HubSpot 工作流程被暫停或關閉時會發生什麼情況？
當您暫停或關閉工作流程時，現有的註冊會立即停止，且不會新增新的聯絡人。這是一種安全的方法，可用於檢視邏輯、更新步驟或修正 HubSpot 自動化工作流程中的問題。重新啟用後，聯絡人是否能重新進入取決於您的重新註冊設定，這在 HubSpot 工作流程中（例如潛在客戶培育或任務分派）是標準功能。
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