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一個 OneNote 專案追蹤模板 是一種預先設計的筆記本布局，旨在協助專案經理、團隊主管、顧問以及小型企業主將任務、筆記、時間表和決策集中在一個可搜尋的工作空間中。無論你是在協調產品發佈，還是監督客戶實施，合適的模板都能減少設定上的阻力，並確保每個專案的一致性。
當使用可重複利用的模板進行結構化時，OneNote 可以作為輕量的專案管理中心，雖然許多團隊也會將它與像 Lark Suite 這樣的整合套件搭配使用，以便執行、實現自動化以及進行即時協作。本文提供了一份實用的模板指南，帶你了解不同的 OneNote 專案追蹤模板，並展示如何將它們自訂以應用於實際專案。
是什麼讓 OneNote 在專案追蹤方面有效
OneNote 並不是具備甘特圖和資源平衡功能的完整專案管理套件。然而，其筆記本結構、靈活的標籤系統以及強大的搜尋功能，使其非常適合捕捉專案相關的一切——背景、決策、會議記錄和任務，即使有些團隊最終在協作需求增加時會尋找OneNote 替代方案。需要一個專案資訊中心而不想承擔複雜工具負擔的團隊，往往會發現 OneNote 能達到恰到好處的平衡。
- 分區與頁面層級結構：分區可對應專案工作流程——產品、行銷、工程、營運——而頁面則對應到短衝、里程碑或個別工作項目。例如，工程分區可能包含標題為「第 4 次短衝 – 2026 年 5 月任務」、「API 整合決策」以及「技術債務待辦清單」的頁面。此層級結構有助於團隊保持有序，而不會使架構過於複雜。
- 標籤與核取方塊作為追蹤工具： OneNote 的標籤與核取方塊能將原始筆記轉換成簡單的 OneNote 任務追蹤模板。您可以用「待辦」標籤標記行動項目，將關鍵決策標記為「重要」，並透過「尋找標籤」功能篩選所有內容。在表格中為這些標籤添加負責人與截止日期，可建立輕量但有效的追蹤系統。
- 搜尋、連結與附件： 搜尋功能可讓您即時在所有筆記本中找到任何資訊。內部頁面連結能將相關元素相互連接——您的專案概覽可直接連結到風險記錄或衝刺任務清單。檔案附件能將參考資料、合約與規格放在與其支援的任務相鄰的位置。
- 跨裝置使用案例： 能在桌面與行動裝置上開啟同一個專案追蹤器，有助於管理者在通勤、客戶拜訪或遠端會議時捕捉想法。筆記會在各裝置間同步，因此在手機上快速記下的想法，當您準備在筆電上處理時就會出現。
可重複使用的 OneNote 專案追蹤模板的核心結構
在深入探討特定可下載的範本之前，先了解可重複使用的 OneNote 專案追蹤範本的理想架構會有所幫助。擁有這個基礎意味著你可以調整任何外部範本以符合你的工作流程，或是從零開始建立自己的範本。
筆記本層級結構： 對於包含多個相關專案的大型計畫，可考慮每個投資組合（例如「2026 產品路線圖專案」）使用一個筆記本，並在其中設置各專案的分區。若範圍較簡單，每個專案使用一個筆記本可保持整潔。兩種方式都可行——重要的是在組織內保持一致性，讓團隊成員始終知道在哪裡可以找到資訊。
必要分區清單： 最有效的 OneNote 專案追蹤範本通常包含以下核心分區：
- 專案概述： 專案章程、目標、利害關係人、成功標準
- 專案規劃： 時間表、里程碑、相依性、資源分配，並有明確的 專案時間表可有效管理 支援
- 任務追蹤器： 待辦項目、短衝任務、負責人、狀態
- 會議與決策： 議程、會議記錄、決策、行動項目
- 風險與問題： 風險登錄表、問題記錄、緩解計畫
- 預算與資源： 成本追蹤、資源計畫、差異分析
- 報告與儀表板： 狀態摘要、指標、回顧，通常整合到專案可視化的任務管理儀表板
具體名稱的頁面範例： 明確且具描述性的頁面名稱可提升搜尋性與導覽性。範例包括「專案章程 – CRM 推出 2026」、「第 4 次衝刺 – 2026 年 5 月 11–24 日任務」、「利害關係人地圖 – 銷售領導團隊」以及「風險記錄 – 資料移轉」。避免使用如「備註」或「任務」等通用名稱，因為在有數十個專案時它們會失去意義。
視覺版面指引： 每個部分應以簡單的文字介紹開頭，說明其用途，接著使用項目符號列表與表格呈現結構化資料。複雜的格式在複製範本或於行動裝置查看時容易出現問題——保持版面簡單可確保您的 OneNote 專案追蹤範本在各種裝置上都能可靠運作。
可重複使用與複製： 範本的真正價值在於重複使用。建立一個主筆記本，為所有核心部分與頁面設置空白結構。開始新專案時，複製整個筆記本（或特定部分）並重新命名。隨著時間累積，這將成為您實用的 OneNote 專案追蹤範本庫，能在每次新計畫中節省數小時的設定時間。
OneNote 專案追蹤模板指南
以下提供數個 OneNote 專案追蹤範本，您可依需求選擇使用。
OneNote 通訊錄
OneNote 的通訊錄提供精簡的聯絡人管理方式。使用者可從四種不同的版面選擇：單頁、網格、延伸列表與簡易列表，每種版面皆有三種配色（愛琴海藍、深紅色與靛藍）供個人化設定。設定通訊錄的流程簡單，只需選擇偏好的格式、複製範本，然後填入聯絡資訊。終身全通行證可提供永久存取與支援。主要功能包括強大的搜尋功能與 A-Z 索引，提升使用便利性。此工具重視使用者隱私與資料完整性，並採用 Office 365 的安全措施。範本會直接透過電子郵件寄送，讓您能立即整合到 OneNote 環境中。
圖片來源：onenote.auscomp.com
OneNote 的個人整理器
myLIFE at a Glance 是一款由 OneNote 驅動的全面模板解決方案，專為高效的個人資料管理而設計。這套組織工具涵蓋了廣泛的個人資訊，包括個人詳細資料、房產管理、車輛紀錄、身份證與執照、資產、緊急聯絡人、密碼、傳家寶、病歷、目標、會員資格以及寵物資訊。這些模板安裝簡便，並提供終身支援，確保所有重要的個人資料能在安全且集中化的位置進行管理。透過電子郵件以 OneNote 筆記本形式交付，myLIFE at a Glance 提供快速且便利的關鍵資訊存取，幫助使用者維持有條理且無壓的個人生活。
圖片來源：onenote.auscomp.com
OneNote 的生產力最大化工具
OneNote 的生產力最大化工具是一款強大的工具，旨在提升效率並促進目標達成。第 4 版新增了多種模板，例如「去年回顧」，以及其核心功能。此最大化工具採用「開始-停止-持續」技術來評估生產力，結合艾森豪矩陣以有效排序優先事項，並提供多種目標規劃器，涵蓋長期、短期及財務目標。專用的腦力激盪工作表進一步支持創意產生與規劃。產品包含完整的支援服務。所有模板均以 OneNote 格式提供並透過電子郵件發送，授權確保可在多個裝置上使用，讓使用者能優化工作流程並實現抱負。
圖片來源：onenote.auscomp.com
使用 OneNote 完成工作（GTD）
「完成事項」（GTD）系統利用 OneNote 提供一種有結構的生產力與任務管理方法。它提供專用的範本來監控持續進行的任務，並提供寶貴的指引以進行有效的每週檢視。使用者可以將與生活各方面相關的任務分類與整理，包括財務、健康、工作、運動及家庭，促進無壓且有條理的工作流程。主要組成部分包括詳細的逐步安裝指南、追蹤每週目標的範本，以及整合的康奈爾筆記系統以加強資訊捕捉。對每週檢視的重視有助於使用者清理待辦任務、反思成就，並策略性地調整計畫以持續提升生產力。OneNote 格式確保可自訂的使用體驗與流暢的任務管理，並可輕鬆連結到特定專案。
圖片來源：onenote.auscomp.com
OneNote 的看板
OneNote 的看板是一款動態的生產力工具，旨在增強任務與待辦清單的可視化與管理。它能將任務組織到不同的泳道中，依專案或其他標準分類，並允許將這些任務連結到 OneNote 中相關的專案頁面。PRO 版本在此基礎上提供進階功能，包括視覺吸引力強的圖像化呈現、完整的符號與圖片庫、可自訂的任務卡片，以及透過子任務追蹤進度的能力。使用者在收到電子郵件後即可快速安裝此工具，並可存取多種針對不同工作流程（如專案管理、個人組織、人力資源以及銷售管理）量身打造的範本。此產品旨在透過清晰、可視化的策略來組織與優先排序工作，顯著提升生產力與任務完成率。
圖片來源：onenote.auscomp.com
使用您自己的 OneNote 進行專案管理
學習有效運用 OneNote 進行專案管理，不僅關乎結構，還涉及培養良好習慣並善用應用程式內建的智慧功能。當你的筆記本已整理妥當、任務清單已就位後，提高效率的關鍵在於在每個工作區中更聰明地工作。以下做法能幫助你精簡日常流程並避免重複勞動。
使用標籤並智慧搜尋
標籤是 OneNote 中最少被使用但卻非常強大的功能之一。它能幫助專案經理快速分類資訊，並在最需要時再次找到。
圖片來源：OneNote 截圖
要讓標籤在實際專案工作流程中發揮作用：
- 建立自己的標籤系統，用於標示優先順序、風險或待辦事項。例如，可使用「待辦」、「重要」、「後續跟進」、「審核中」或「預算」等標籤。
- 定期執行標籤摘要搜尋，將所有筆記本中的標籤項目集中在同一視圖中，形成現成的行動清單。
- 鼓勵團隊使用相同的標籤結構，以便專案範圍的搜尋能提供一致的結果。
結合手寫筆記與數位素材
當專案討論在白板、草圖與數位資源之間切換時，OneNote 的靈活性尤為突出。熟悉如何使用 Microsoft OneNote 進行專案管理的專案經理，通常會將快速的手寫輸入與檔案及參考資料混合使用。
圖片來源：OneNote 截圖
為了更佳的效能：
- 在規劃會議中使用平板或手寫筆，直接在專案頁面上繪製工作流程或腦力激盪圖表。
- 拍攝白板或便利貼的快照，並將其與相關文字筆記一併嵌入。
- 將這些視覺資料連結到相關的交付成果或會議筆記，以便日後輕鬆重溫。
這種混合方式既保留了創意思維，又能讓所有內容可搜尋且集中管理——這是簡單的共享文件或基本任務看板常無法複製的。
建立模板以保持一致性
專案筆記本失去動力的原因之一是缺乏一致性——每次會議的形式都不同，每個計畫的結構也不一樣。範本能解決這個問題。建立可重複使用的範本是關鍵，如果你想長期有效地使用 OneNote 進行專案管理，這是必不可少的。
試試以下方法：
- 設計一個「專案啟動範本」，包含目標、利害關係人、里程碑和風險等部分。
- 建立一個「會議記錄範本」，包含議程、決策和後續步驟。
- 將所有範本儲存在共享的「資源」筆記本中，讓團隊能輕鬆複製並調整。
隨著時間推移，這些範本會將專案的文件化方式標準化，而不會限制創意。它們同時也能縮短新計畫的設定時間，對同時處理多個專案的管理者而言是一項顯著的助力。
當你將標籤、多媒體筆記以及可重複使用的範本融入日常工作流程時，OneNote就不再像是靜態的檔案庫，而更像是一個動態的專案儀表板。這使它更接近我們常與現代協作工具（如 Lark）所聯想到的敏捷性與連結性——但它仍然位於許多團隊信賴的 Microsoft 環境中。
OneNote 在專案追蹤上的限制
雖然 OneNote 專案追蹤範本在結構與文件化方面非常強大，但當團隊需要自動化、即時協作以及進階報告時，往往會超出它的適用範圍。認識這些限制有助於你對工具組做出更明智的決策。
- 無原生看板： 您可以建立模擬任務板的表格，但沒有拖放介面來將任務移動至不同的工作流程階段
- 報告功能有限： 狀態儀表板必須手動建立與更新——沒有自動匯總任務完成情況或預算差異
- 手動狀態更新： 沒有自動化時，必須有人記得更新任務狀態、風險評估與實際預算
- 體驗分散： 團隊經常同時使用 OneNote 記錄筆記、Outlook 管理行事曆、Teams 進行聊天，以及 Planner 管理任務——頻繁的情境切換會降低生產力
- 協作限制：雖然筆記本可以共享，但即時共同編輯的流暢度不如雲端原生文件工具
認識 Lark：更聰明的方式來組織工作與專案
如果你已經覺得 OneNote 的功能有些吃緊，你並不孤單。許多專案專業人士一開始精通使用 Microsoft OneNote 進行專案管理，但最終會尋找能消除手動作業並集中管理的工具。理想的解決方案 Lark 建立在 OneNote 的優點之上——靈活性與組織性——並加入結構化資料、自動化以及即時協作。讓我們來探討現代整合工作空間如何解決這些痛點，並創造更順暢的專案體驗。
將筆記轉化為數據驅動的專案工作流程
挑戰：OneNote 非常適合捕捉想法，但不適合將它們轉化為可行的資料。里程碑、任務和負責人僅以筆記形式存在，而不是可追蹤的實體。
Lark 的解決方案：Lark Base 銜接了自由形式筆記與結構化專案追蹤之間的差距。它讓團隊能將文件或討論中捕捉到的想法，即時轉化為動態且可追蹤的紀錄。每一項資訊——從里程碑、任務負責人到進度更新——都成為可即時篩選、排序或視覺化的連結資料欄位。取代靜態清單，您將獲得一個活躍的工作空間，讓文件與執行並行進行，確保每則筆記自然演變為可衡量的專案進展。
- 您可以在 Lark Base 中以甘特圖、網格或看板等多種視圖查看這些內容。
- 更新會即時同步至所有參與者，減少因人工報告造成的延遲。
- 使用 Lark Base 的自動化工作流程，搭配預設且可自訂的觸發條件，輕鬆高效地管理團隊與專案。
這種自由與結構的平衡，能支援已經超越純筆記系統的團隊，而不必轉向僵化的企業軟體。
將通訊、會議與任務整合在一起
挑戰：OneNote 使用者經常依賴電子郵件、Teams 或其他聊天工具來討論任務，導致情境在不同平台間被分散。
Lark 的解決方案：Lark Messenger 將聊天、會議與任務管理整合在一個無縫的溝通中心。對話不再是孤立的訊息串——它們直接連結到可執行的工作。在聊天或訊息串中，您可以建立並分配任務、安排會議、分享文件，或直接進入視訊通話而不需切換應用程式。所有更新會在聊天、行事曆與專案空間中保持同步。這種深度整合將日常討論轉化為協調行動，讓團隊無論身在何處都能保持一致、快速回應並提高生產力。
- 虛擬會議與後續跟進與其產生的筆記並列存在。
- 當團隊成員將任務標記為完成時，狀態報告會自動更新。
雖然 OneNote 需要在多個 Microsoft 應用程式之間切換，但這種統一的環境提供了從討論到交付的單一且連續的工作流程。
輕鬆地視覺化進度與對齊
挑戰： 在 OneNote 中，要衡量績效或將成果與策略目標連結是困難的。它沒有內建的儀表板或 OKR 機制。
Lark 的解決方案： Lark Base 與 Lark OKR 協同運作，彌補 OneNote 在績效追蹤與目標對齊上的不足。透過 Lark Base，團隊可以在可自訂的表格中組織專案資料——例如任務、負責人及進度更新——並自動匯入 視覺化儀表板。這讓所有人能在不離開工作空間的情況下，監控即時進度與相依關係。同時，Lark OKR 協助團隊在同一平台中定義、對齊並追蹤目標與關鍵成果。
- 在 Lark Base 中，您可以使用甘特圖檢視建立並追蹤專案里程碑，藉此視覺化進度並更新任務。管理者可即時掌握各層級的進度。
- 針對 OKR，您可以透過 Lark OKR 的儀表板監控完成進度並發送提醒。
- Lark Base 的儀表板可顯示關鍵里程碑與專案進度，協助團隊專注於目標。
建立一個互聯的知識中心
挑戰： OneNote 能夠良好地整理筆記，但在演變成真正的知識中心時卻有困難，無法讓資訊保持連結、可搜尋，並能協作更新。隨著專案擴展，知識往往分散在不同筆記本中，使團隊難以維持單一的真實資訊來源。
Lark 的解決方案： Lark Docs 與 Wiki 提供一個強大且協作的環境，不僅能媲美 — 在某些情況下甚至超越 — OneNote 的知識分享能力。透過 Lark Docs，團隊可以即時共同編輯、在行內評論，並嵌入如表格、影片或 Lark Base 資料等豐富內容，確保每個計畫或指引保持動態且具備完整背景資訊。內建的 Wiki 功能讓團隊能夠將內部文件結構化並發佈到一個易於瀏覽與搜尋的空間，為政策、流程與最佳實務建立單一可信來源。
- 每份文件都能即時更新並同步到所有使用者，讓大家與最新版本保持一致。
- 在 Lark Docs 中建立並管理不同類型的檔案，包括簡報（Slides）、文件（Docs）、試算表（Sheets）、表單（Forms）、看板（Boards）、心智筆記（MindNotes），所有內容皆儲存在 Lark Wiki 中。
- 文件可無縫連結至任務、OKR 以及 Lark Base 紀錄，確保知識與執行緊密相連。
- 權限控制與版本歷史在內容成長過程中保障透明度與責任制。
文件、溝通與專案資料的緊密整合，將 Lark Docs 與 Wiki 從單純的筆記儲存空間轉變為真正的協作知識生態系，協助團隊捕捉想法、順暢協作並建立組織記憶——全部在同一平台中完成。
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維持您的 OneNote 專案追蹤器的最佳實務
範本只有在保持最新且持續使用時才能發揮價值。這些維護習慣可確保您的 OneNote 專案追蹤器在整個專案生命週期中保持實用。
- 定義負責人：指派一位專案「筆記本負責人」，負責結構、清理與存取控制。即使每個人都會貢獻內容，也應由一人確保筆記本保持有序、將過時資訊歸檔，並為新團隊成員提供導覽。
- 每週檢視流程： 每週預留 30 分鐘，讓團隊檢查 OneNote 任務追蹤模板、風險紀錄以及會議決議，以確保準確性。更新任務狀態、關閉已解決的風險，並標記需要升級處理的項目。此流程可避免追蹤器變成過時資訊的墳場。
- 封存已完成工作： 將已完成的任務與已關閉的風險移至單獨的「封存 – 2026」區段。這能保持活動頁面精簡並減少雜亂，使查找當前資訊更快速。封存內容仍可搜尋，以供歷史參考。
- 版本管理與變更歷史：建立一個「變更記錄」頁面，用於記錄範圍、時間表或預算的重大變更。內容應包含日期、變更描述、影響評估以及核准備註。當專案利害關係人在數月後詢問為何有變更時，此頁面可提供答案。
- 頁面交叉連結：充分使用內部連結。專案概覽應連結到任務追蹤器、風險記錄以及重要會議紀錄。會議紀錄應連結到由行動項目產生的相關任務。這種互相連結的結構能幫助新加入的成員快速從高層資訊導向到細節資訊。
- 安全性與存取：將筆記本的存取權限與專案的機密需求相符。組織中的每個人並不需要存取所有專案追蹤器。對於敏感的計畫，應適當限制分享。在專案結束時，考慮備份或匯出重要的筆記本以供長期保存。
結論
透過適當的概覽、任務追蹤器、會議記錄、風險日誌與預算範本組合，OneNote 可以變成一個功能強大的專案中心。可重複使用的 OneNote 專案追蹤範本庫能在多個計畫中節省時間，同時確保一致性並提升團隊的入門效率。
本指南所列的範本為你提供起點——將它們調整至你的工作流程，在實際專案中測試，並根據經驗加以改進。今天就建立一本「專案範本 – 2026」主筆記本，填入此處描述的核心範本，並在下一個計畫中試行。
對於僅使用 OneNote 而感到受限的團隊——缺乏自動化、因工具過多而困擾，或需要更好的即時協作——可嘗試 Lark，將聊天、會議、文件與自動化工作流程集中管理。你可以保留 OneNote 作為可選的筆記工具，同時在更整合的環境中執行專案。
常見問題
微軟要停止支援 OneNote 嗎？
微軟並未完全停止 OneNote 的服務。該公司於 2025 年 10 月終止對「Windows 10 版 OneNote」應用程式的支援，並整合至 Microsoft 365 中的統一現代版 OneNote 應用程式。這意味著主要的 OneNote 應用程式仍在持續開發，並會有功能更新、雲端同步改進，以及與其他 Microsoft 365 工具的整合。使用者應遷移至目前的 OneNote 應用程式，以確保完整功能與支援。
哪個程式正在取代 OneNote？
Microsoft 並未完全以其他程式取代 OneNote，而是將不同的 Windows 版本整合成單一統一的應用程式。部分使用者會依需求選擇替代工具，例如 Lark Suite 提供整合的協作、任務管理與自動化功能，並具備文件處理能力。選擇取決於您是需要簡單的筆記功能，還是結合溝通、文件與專案執行的完整工作空間。
Microsoft OneNote 可以用於專案管理嗎？
OneNote 可用於輕量專案管理，方法包括將筆記本組織成專案中心、使用任務、會議與風險的範本，以及與 Outlook 整合以同步行事曆與任務。它適合文件量大的專案，能有效記錄決策、會議筆記與參考資料。然而，它缺乏原生甘特圖、自動化流程、資源管理與專案組合儀表板等進階專案管理功能。
我在哪裡可以找到 OneNote 範本？
內建範本可透過 OneNote 中的「插入」>「頁面範本」存取，提供商務、規劃和會議記錄等類別。可從 NotesTemp、Auscomp 和 OrganisedNotes 等網站下載範本包——許多可透過搜尋 OneNote 專案追蹤範本的結果找到。社群分享的版面會出現在部落格和論壇中，使用者會分享他們的自訂設計。請記得將任何範本調整為符合自己的流程，並考慮使用像 Lark 這類的輔助工具，以彌補 OneNote 範本不足的地方。
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