Alur kerja HubSpot adalah mesin dari operasi pendapatan modern. Alur kerja ini adalah cara Anda mengembangkan bisnis, menciptakan pengalaman pelanggan yang konsisten, dan meningkatkan seluruh operasi bisnis Anda. Kemungkinan besar Anda sudah menggunakannya untuk mengotomatisasi email dan mengelola data. Namun, apa langkah selanjutnya? Bagaimana Anda beralih dari otomatisasi sederhana dan linear menjadi orkestrasi tim lintas fungsi yang benar-benar meningkatkan efisiensi operasional? Bagaimana Anda menghubungkan alur kerja otomatis Anda dengan kolaborasi manusia yang dinamis, yang benar-benar menutup kesepakatan dan menyelesaikan masalah pelanggan?
Faktanya, meskipun HubSpot sangat hebat dalam mengotomatisasi tugas di dalam platformnya, tingkat pertumbuhan berikutnya terjadi ketika Anda menjembatani kesenjangan antara sistem dan orang-orang Anda. Dalam panduan ini, kita akan mulai dengan contoh alur kerja HubSpot yang kuat untuk membangun fondasi yang kokoh. Lalu, kita akan membahas bagaimana mengembangkan strategi Anda dari otomatisasi sederhana menjadi orkestrasi penuh, mengatasi tantangan umum yang membatasi bahkan otomatisasi alur kerja yang dirancang dengan baik.
Apa itu HubSpot?
Sumber gambar: hubspot.com
Bagi mereka yang mungkin baru mengenal ekosistem ini, mari kita mulai dengan definisi sederhana. adalah platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) terkemuka yang dirancang untuk membantu perusahaan menarik, melibatkan, dan memuaskan pelanggan mereka. Ini bukan hanya satu produk tunggal, tetapi rangkaian alat terintegrasi, atau "Hub," yang mencakup setiap tahap perjalanan pelanggan. Ini termasuk Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, CMS Hub, dan Operations Hub. Masing-masing memiliki kekuatan tersendiri, tetapi dirancang untuk bekerja bersama guna menyederhanakan proses.
Anggaplah akun HubSpot Anda sebagai sistem pusat pencatatan perusahaan untuk setiap interaksi pelanggan. Di sinilah Anda menyimpan informasi kontak, melacak kesepakatan, mengelola tiket dukungan, dan meluncurkan kampanye pemasaran. Dan adalah mesin yang menghidupkan semua data ini. Ini adalah serangkaian tindakan otomatis yang dapat Anda picu berdasarkan perilaku atau properti kontak, memastikan tindakan yang tepat terjadi pada waktu yang tepat dan meningkatkan proses bisnis Anda secara keseluruhan.
Penasaran ingin membangun alur kerja CRM yang lebih baik?
10 contoh alur kerja otomatisasi HubSpot yang kuat untuk dibuat hari ini
Untuk memenuhi pencarian Anda akan otomatisasi yang praktis, mari kita membahas dasar yang dapat memberikan nilai langsung. Kami telah mengelompokkan ini berdasarkan fungsi bisnis, dengan menyertakan masalah umum yang mereka selesaikan dan solusi yang dapat Anda bangun di HubSpot. Daftar contoh alur kerja HubSpot ini menyediakan fondasi untuk operasi pendapatan yang efisien dan dapat diskalakan.
Alur kerja penjualan dasar
Segera arahkan dan beri tahu perwakilan tentang prospek bernilai tinggi yang baru
- Masalah: Dalam penjualan, kecepatan adalah segalanya. Ketika prospek yang memenuhi syarat mengirimkan formulir "Hubungi Penjualan", setiap menit yang berlalu sebelum seorang perwakilan menindaklanjuti secara drastis mengurangi peluang konversi. Penugasan prospek secara manual lambat dan rentan terhadap kesalahan manusia, membuat peluang berharga menjadi dingin. Anda perlu mengotomatiskan penugasan prospek secara efektif.
- Solusi: Buat alur kerja berbasis kontak yang mengotomatiskan penugasan prospek. Pemicu pendaftaran bisa berupa pengiriman formulir atau nilai skor prospek HubSpot yang tinggi. Anda kemudian dapat menggunakan cabang jika/maka untuk mengarahkan prospek ke orang yang paling relevan di tim penjualan Anda. Langkah terakhir adalah membuat notifikasi internal untuk memberi tahu pemilik kontak baru, memastikan perwakilan penjualan Anda dapat bertindak segera saat minat prospek sedang tinggi. Ini adalah alur kerja otomatis klasik yang langsung memberikan hasil.
Buat tugas berdasarkan tahap kesepakatan untuk proses penjualan yang konsisten
- Masalah: Proses penjualan Anda sudah terdefinisi dengan baik, tetapi terkadang perwakilan lupa langkah-langkah penting saat kesepakatan berlangsung. Lupa mengirimkan kuesioner keamanan atau menjadwalkan pembahasan teknis mendalam dapat menunda kemajuan tahap kesepakatan dan menciptakan pengalaman pembeli yang buruk. Anda perlu memastikan setiap perwakilan mengikuti panduan setiap saat.
- Solusi: Buat alur kerja berbasis kesepakatan di HubSpot di mana pemicu pendaftaran adalah perubahan tahap kesepakatan. Misalnya, ketika kesepakatan berpindah ke "Qualified to Buy," alur kerja dapat secara otomatis membuat tugas untuk pemilik kesepakatan agar "Menjadwalkan Panggilan Penemuan." Otomatisasi tahap kesepakatan ini sangat penting untuk menjaga momentum dalam saluran penjualan Anda. Hal ini memastikan tidak ada langkah yang terlewat, menstandarkan proses Anda, dan bertindak sebagai jaring pengaman bagi tim Anda.
Kirim peringatan internal untuk aktivitas kesepakatan bernilai tinggi
- Masalah: Manajer penjualan memerlukan visibilitas terhadap pipeline tetapi tidak memiliki waktu untuk memeriksa secara manual setiap tahap kesepakatan setiap hari. Mereka berisiko melewatkan momen penting, seperti kesepakatan besar yang baru dibuat atau akun berisiko yang memerlukan perhatian eksekutif.
- Solusi: Buat untuk mengirim notifikasi kepada pimpinan tentang aktivitas penting. Misalnya, tetapkan kriteria pendaftaran menjadi "Jumlah Kesepakatan lebih besar dari [nilai tinggi Anda]" dan "Tahap Kesepakatan adalah Dibuat." Aksinya adalah mengirim notifikasi internal kepada Kepala Penjualan. Anda juga dapat membuat alur kerja yang mengirim peringatan jika kesepakatan bernilai tinggi tidak memiliki aktivitas yang tercatat, sehingga memungkinkan intervensi proaktif oleh perwakilan penjualan Anda.
Alur kerja otomatisasi pemasaran yang penting
Buat rangkaian sambutan dinamis untuk membina prospek
- Masalah: Anda mengirim email sambutan umum yang sama kepada setiap orang yang berlangganan, terlepas dari apakah mereka mengunduh whitepaper teknis atau mendaftar untuk buletin ringan. Pendekatan serba sama ini dari beberapa pengiriman formulir melewatkan peluang besar untuk membina prospek secara efektif.
- Solusi: Ini adalah contoh alur kerja HubSpot yang luar biasa yang menunjukkan kekuatan percabangan. Buat alur kerja berbasis kontak yang dipicu ketika seorang kontak mengirimkan formulir. Gunakan cabang jika/maka berdasarkan formulir yang digunakan. Seseorang yang mengunduh ebook harus menerima email pemasaran yang berbeda dari seseorang yang berlangganan blog Anda. Ini adalah bagian inti dari strategi pembinaan prospek, menciptakan pengalaman yang jauh lebih disesuaikan dan efektif sejak hari pertama.
Perbarui kontak ketika mereka menjadi prospek berkualifikasi pemasaran
- Masalah: Serah terima dari pemasaran ke penjualan adalah salah satu titik kegagalan yang paling umum. Tim pemasaran sibuk menghasilkan prospek, tetapi jika status mereka tidak diperbarui dengan benar di CRM, tim penjualan mungkin tidak pernah tahu bahwa mereka ada. Anda perlu menentukan momen ketika prospek menjadi prospek yang memenuhi syarat pemasaran (MQL).
- Solusi: Otomatiskan serah terima dengan alur kerja berdasarkan model penilaian Anda. Tetapkan pemicu pendaftaran ketika skor prospek suatu kontak menjadi lebih besar dari ambang batas MQL Anda. Alur kerja kemudian harus melakukan dua tindakan utama: pertama, menetapkan properti tahap siklus hidup prospek menjadi "Prospek Memenuhi Syarat Pemasaran," dan kedua, mengirim notifikasi internal kepada tim penjualan, memberi sinyal bahwa prospek baru siap menjadi prospek memenuhi syarat penjualan (SQL). Ini adalah pilar otomatisasi pemasaran.
Luncurkan kampanye keterlibatan ulang untuk kontak yang tidak aktif
- Masalah: Database Anda penuh dengan kontak yang tidak terlibat selama berbulan-bulan. Kontak ini dapat merugikan tingkat keterkiriman email Anda dan mungkin meningkatkan biaya langganan Marketing Hub Professional, sambil tidak memberikan nilai apa pun bagi strategi pemasaran Anda.
- Solusi: Buat alur kerja untuk memenangkan kembali atau membersihkan daftar Anda. Anda dapat mendaftarkan kontak ke dalam alur kerja dengan pemicu berupa daftar kontak di mana “Terakhir terlihat” atau “Tanggal terakhir membuka email pemasaran” lebih dari enam bulan yang lalu. Alur kerja ini dapat mengirimkan rangkaian email otomatis untuk keterlibatan ulang sebanyak 2-3 kali. Untuk kontak yang masih tidak terlibat, Anda dapat menambahkan langkah terakhir untuk mengelola status mereka, menjaga kesehatan database Anda.
Alur kerja layanan inti & operasi
Otomatisasi pembuatan dan pengalihan tiket dukungan
- Masalah: Ketika pelanggan mengirimkan email ke alamat dukungan Anda, sistem membuat tiket, tetapi tiket tersebut hanya berada di antrean umum. Tim dukungan Anda harus melakukan triase secara manual untuk setiap tiket, yang tidak efisien dan menyebabkan waktu respons lebih lambat serta menurunkan kepuasan pelanggan.
- Solusi: Jika Anda memiliki Service Hub Professional, Anda dapat membuat alur kerja berbasis tiket yang mengarahkan tiket secara otomatis. Pemicu pendaftaran adalah "Tiket Dibuat." Gunakan cabang jika/maka berdasarkan kata kunci di subjek email. Alur kerja kemudian dapat menetapkan tiket ke tim yang sesuai dan menentukan tingkat prioritasnya, memastikan ahli yang tepat melihat tiket yang tepat lebih cepat, sehingga meningkatkan pengalaman pelanggan.
Kirim survei umpan balik pasca layanan untuk keterlibatan pelanggan
- Masalah: Anda tidak memiliki cara yang sistematis untuk mengetahui apakah pelanggan Anda puas dengan dukungan yang mereka terima. Kurangnya data ini membuat Anda tidak dapat mengukur dan meningkatkan kualitas layanan serta keterlibatan pelanggan secara keseluruhan.
- Solusi: Bangun alur kerja yang sederhana namun kuat untuk pengumpulan umpan balik. Pemicu harus terjadi ketika status tiket berubah menjadi "Ditutup." Tambahkan jeda waktu singkat lalu kirimkan email tindak lanjut yang meminta pelanggan menilai pengalaman mereka. Email tindak lanjut ini dapat menautkan ke halaman survei, memungkinkan Anda mengumpulkan data berharga secara konsisten. Hal ini membantu Anda memahami pelanggan dan meningkatkan layanan.
Terapkan alur kerja kebersihan data untuk memformat data
- Masalah: Data CRM Anda berantakan. Anda memiliki kode negara dan jabatan yang tidak konsisten. Data yang berantakan ini membuat segmentasi dan pelaporan hampir tidak mungkin dilakukan. Membersihkan data ini secara manual adalah salah satu tugas berulang paling menyakitkan yang dihadapi tim operasional Anda.
- Solusi: Gunakan alur kerja untuk menjadi pembersih data otomatis Anda. Anda dapat membuat alur kerja yang mendaftarkan kontak mana pun di mana properti kontak tertentu diketahui tetapi perlu dibersihkan. Lalu, gunakan cabang untuk memeriksa variasi umum dan memformat data ke nilai standar. Anda juga dapat membuat alur kerja untuk membuat huruf kapital pada nama. Ini adalah cara utama untuk mengotomatiskan tugas berulang.
Jaga agar tahap siklus hidup perusahaan dan kontak tetap sinkron
- Masalah: Seorang kontak di akun utama dipromosikan menjadi "Pelanggan," tetapi catatan perusahaan yang terkait masih tertulis "Prospek." Hal ini menciptakan laporan yang membingungkan dan tidak akurat berdasarkan tahap siklus hidup. Anda memerlukan pembaruan tahap siklus hidup yang andal.
- Solusi: Buat alur kerja yang menyinkronkan tahap siklus hidup antara objek yang saling terkait. Pemicu pendaftaran adalah ketika tahap kontak berubah. Tindakan alur kerja adalah menyalin nilai properti tersebut ke perusahaan yang terkait. Ini adalah contoh yang sangat baik dari alur kerja lintas hub yang memastikan integritas data di seluruh CRM Anda.
Kekuatan dan jebakan: Yang perlu diketahui tentang menggunakan alur kerja HubSpot
Contoh di atas menunjukkan betapa banyak yang dapat Anda capai saat menggunakan alur kerja HubSpot. Ketika Anda memanfaatkannya dengan benar, manfaatnya tidak terbantahkan. Namun, untuk mencapai tingkat keunggulan operasional berikutnya, kita harus melihat secara jujur kedua sisi dari koin.
Kelebihan: Mengapa kami menyukai otomatisasi HubSpot
Pertama, mari rayakan apa yang membuat mesin alur kerja HubSpot begitu kuat. Ini memberikan fondasi yang kokoh untuk mengembangkan bisnis Anda. Otomatisasi penjualan dan menghemat ratusan jam. Ini juga merupakan alat luar biasa untuk memastikan konsistensi. Dengan menggunakan alur kerja untuk mengelola data dan proses, Anda menciptakan satu cara operasi yang terstandarisasi. Akhirnya, ini adalah landasan pemasaran modern, memungkinkan Anda membangun email otomatis yang canggih dan dipersonalisasi untuk membimbing prospek melalui perjalanan pembeli. Anda bahkan dapat memulai dari template alur kerja yang sudah dibuat sebelumnya untuk memulai dengan cepat.
Kerugian: Kesenjangan operasional yang tersembunyi
Namun, perjalanan otomatisasi tidak berakhir ketika salah satu tindakan alur kerja selesai. Tantangan terbesar muncul di ruang antara tindakan otomatis dan respons manusia yang diperlukan. Di sinilah gesekan muncul, bahkan dengan integrasi HubSpot terbaik.
1. Kelebihan notifikasi. Tindakan bawaan untuk banyak peringatan internal adalah mengirimkan email. Awalnya, ini terlihat membantu. Namun segera, kotak masuk tim Anda dibanjiri aliran notifikasi dengan konteks rendah secara terus-menerus. Kebisingan otomatis ini menutupi sinyal yang benar-benar mendesak, dan tim Anda mulai mengabaikannya. Sistem notifikasi internal menjadi bagian dari masalah, bukan solusinya.
2. Persetujuan yang terputus. Banyak proses penting memerlukan keputusan manusia. mungkin memerlukan persetujuan manajer untuk memberikan diskon. Di HubSpot, alur kerja hanya berhenti. Ini bergantung pada karyawan untuk mengirim email dan mencari manajer. Proses manual yang tidak dapat dilacak ini merusak transisi mulus yang Anda inginkan, menimbulkan penundaan, dan menghentikan kesepakatan Anda.
3. Pergantian yang terus-menerus. Notifikasi HubSpot memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan, tetapi tidak dapat membantu Anda melakukannya. Sebuah peringatan mengatakan bahwa prospek baru telah ditugaskan. Sekarang Anda harus berhenti, membuka tab browser baru, masuk ke HubSpot, dan menemukan catatan tersebut. Setiap “pergantian” ini memakan waktu dan energi mental, yang jika dijumlahkan menyebabkan penurunan produktivitas yang signifikan, bahkan saat menggunakan fitur seperti objek khusus untuk menyimpan data.
4. Serah terima tim yang kaku. Alur kerja sangat baik dalam pembuatan tugas. Misalnya, ketika sebuah kesepakatan dimenangkan, sistem dapat menetapkan tugas kepada tim onboarding. Namun, onboarding bukanlah satu tugas; ini adalah proyek yang kompleks. Tugas sederhana yang dibuat oleh HubSpot adalah tindakan sekali kirim tanpa tindak lanjut, bukan alat untuk orkestrasi proyek lintas fungsi yang sesungguhnya, dan sering kali memerlukan alat eksternal untuk dikelola dengan baik. Status prospek mungkin “Menang,” tetapi pembaruan status prospek tidak menceritakan keseluruhan proses pekerjaan yang menyusul.
Selesaikan semua masalah dengan solusi kuat lainnya
Cara memecahkan masalah: Platform yang benar-benar terhubung
Mengatasi tantangan alur kerja HubSpot memerlukan pendekatan yang lebih terhubung dan cerdas terhadap cara tim Anda bekerja. Keunggulan sebenarnya terletak pada pemahaman bagaimana alat serba ada seperti Lark memberdayakan Anda untuk membangun alur kerja yang kuat, menyederhanakan proses, dan membuat setiap anggota tim Anda lebih efektif. Dengan , Anda dapat melampaui sekadar mengotomatiskan tugas menjadi menciptakan sistem yang benar-benar dinamis dan responsif yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.
Sesuaikan alur kerja agar sesuai dengan bisnis Anda
Lark memahami bahwa setiap bisnis itu unik, dan solusi siap pakai sering kali tidak memadai. Itulah sebabnya inti dari kemampuan otomatisasi Lark adalah : sistem dinamis dan cerdas yang dibangun untuk solusi . Ini jauh lebih dari sekadar basis data atau spreadsheet sederhana; ini adalah platform di mana setiap informasi—baik itu , prospek penjualan, atau laporan pengeluaran—merupakan objek data terstruktur yang siap memicu dan dijalankan oleh otomatisasi yang Anda rancang. Base menawarkan fleksibilitas tak tertandingi, memungkinkan Anda membangun solusi alur kerja yang sepenuhnya mencerminkan kebutuhan dan proses unik perusahaan Anda. Dengan Lark Base, Anda tidak dibatasi oleh template yang kaku; Anda memiliki kekuatan untuk merancang alur kerja yang tepat sesuai permintaan bisnis Anda.
Otomatisasi tanpa kode untuk semua orang
Pembuat otomatisasi visual tanpa kode memungkinkan setiap pengguna, terlepas dari keterampilan teknis, untuk membuat alur kerja khusus. Anda dapat menetapkan pemicu berdasarkan pembaruan catatan, pengiriman formulir, atau waktu terjadwal, lalu menentukan tindakan seperti mengirim notifikasi yang disesuaikan, membuat acara kalender, menetapkan tugas, atau memperbarui catatan lainnya. Kemudahan penggunaan ini memberdayakan semua orang di tim Anda untuk berkontribusi pada upaya otomatisasi, menumbuhkan budaya peningkatan berkelanjutan.
Platform terpusat yang cerdas
Berbeda dengan sistem yang memerlukan pergantian terus-menerus antara berbagai alat yang terpisah, menyatukan semuanya dalam satu ruang kerja terpadu. Data Anda, , dan logika otomatisasi Anda berada berdampingan, memungkinkan aliran informasi dan tindakan yang mulus. Hal ini menghilangkan pergantian konteks yang sering menjadi masalah dalam upaya otomatisasi tradisional dan memberdayakan tim Anda untuk tetap fokus dan produktif.
Berhenti mengintegrasikan dan mulai menabung sekarang
Dengan solusi serba ada seperti Lark, Anda tidak perlu mengintegrasikan terlalu banyak alat lain, yang berarti Anda dapat menghemat lebih banyak uang untuk inovasi Anda. Berikut adalah paket harga Lark:
- Paket gratis: Mencakup 11 produk bertenaga, mendukung hingga 20 pengguna, penyimpanan 100 GB, 1.000 kali eksekusi otomatisasi, dan terjemahan AI tanpa batas di obrolan, dokumen, dan email.
- Paket berbayar: Paket berbayar yang paling populer adalah $12/pengguna/bulan, mendukung hingga 500 pengguna. Termasuk riwayat pesan tanpa batas, 50.000 eksekusi alur kerja otomatis Base per bulan.
Pelajari lebih lanjut tentang paket harga Lark
Kesimpulan
HubSpot menyediakan mesin otomatisasi yang penting dan kuat. Ini adalah alat yang sempurna untuk menstandarkan proses dan menjalankan tugas dalam skala besar. Namun, kekuatan sebenarnya—dan potensi sejati tim Anda—baru terbuka kuncinya ketika Anda menjembatani kesenjangan penting antara tugas otomatis dan kolaborasi manusia yang gesit. Berhentilah membiarkan alur kerja terpenting Anda berakhir di kotak masuk yang berantakan atau notifikasi obrolan yang terlupakan.
Namun, ketika Anda mencoba rangkaian kolaborasi serba ada seperti , Anda tidak hanya membuat tugas individu menjadi lebih cepat. Anda membuat seluruh tim pendapatan Anda menjadi lebih cerdas, lebih terhubung, dan lebih efektif. Anda menciptakan ritme operasional yang mulus di mana sistem dan manusia bekerja dalam harmoni yang sempurna.
FAQ
Untuk apa sebenarnya HubSpot digunakan?
HubSpot adalah platform serbaguna yang digunakan untuk mengelola dan meningkatkan berbagai aspek bisnis, dengan fokus utama pada pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan. Platform ini membantu perusahaan menarik pengunjung, mengonversi prospek, menutup kesepakatan, dan memuaskan pelanggan. Fungsi utamanya mencakup otomatisasi pemasaran, CRM, manajemen penjualan, manajemen konten, penanganan tiket layanan pelanggan, dan analitik. Tujuannya adalah menyelaraskan upaya pemasaran dan penjualan untuk mendorong pertumbuhan dan meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
Apakah HubSpot merupakan CRM atau CMS?
HubSpot adalah CRM (Customer Relationship Management) sekaligus CMS (Content Management System), tetapi lebih dikenal luas sebagai CRM. Fungsionalitas CRM-nya membantu mengelola interaksi dan data sepanjang siklus hidup pelanggan. HubSpot CMS memungkinkan pengguna membuat dan mengelola konten situs web, posting blog, dan halaman arahan. Sifat terintegrasi dari kedua alat ini memungkinkan penyelarasan yang lebih baik antara upaya pemasaran, penjualan, dan layanan.
Situs web apa yang menggunakan HubSpot?
Mengidentifikasi semua situs web yang menggunakan HubSpot adalah hal yang menantang, tetapi platform ini umum digunakan oleh bisnis di berbagai industri, termasuk teknologi, pemasaran, dan e-commerce. HubSpot menawarkan alat untuk mendeteksi apakah sebuah situs web menggunakan platformnya, tetapi banyak situs web memilih untuk tidak mengungkapkan tumpukan teknologi mereka secara publik. Tanda umum bahwa sebuah situs web mungkin menggunakan HubSpot termasuk formulir, pop-up, dan cookie pelacakan yang terkait dengan domain HubSpot.
Siapa pesaing terbesar HubSpot?
HubSpot menghadapi persaingan dari beberapa platform CRM dan otomatisasi pemasaran. Beberapa pesaing terkemukanya termasuk Lark, Salesforce, Marketo (sekarang bagian dari Adobe), Pardot (dimiliki oleh Salesforce), dan ActiveCampaign. Platform-platform ini menawarkan fungsi serupa, seperti CRM, otomatisasi pemasaran, dan alat penjualan, yang menargetkan bisnis dengan berbagai ukuran dan industri. Pemilihan di antara platform-platform ini sering bergantung pada kebutuhan bisnis yang spesifik, anggaran, dan persyaratan integrasi.
Bacaan terkait