Panduan Otomatisasi Alur Kerja Pipedrive: Fitur, Contoh & Langkah Penyiapan
Ryan Tanner
Product Marketing Specialist
5 Agu 2026
Ryan Tanner
5 Agu 2026
Baca selama 25 menit
Otomatisasi alur kerja telah menjadi hal penting bagi tim penjualan yang ingin menghilangkan tugas berulang dan memindahkan kesepakatan melalui pipeline secara efisien. Otomatisasi alur kerja Pipedrive membantu menyederhanakan tindak lanjut, menetapkan prospek, memperbarui bidang, dan mengirim komunikasi tepat waktu, semuanya dalam CRM yang bersih dan berfokus pada kesepakatan. Namun, sejauh mana mesin otomatisasi bawaan Pipedrive dapat berjalan, dan kapan tim yang berkembang memerlukan alur kerja lintas departemen yang lebih canggih? Di sinilah platform seperti Lark menawarkan kemampuan otomatisasi yang lebih luas di seluruh ruang kerja. Dalam panduan ini, kami menguraikan fitur otomatisasi Pipedrive, langkah-langkah penyiapan, contoh, masalah umum, dan kapan masuk akal untuk meningkatkan ke sistem otomatisasi yang lebih terpadu.
Apa itu otomatisasi alur kerja Pipedrive?
Otomatisasi alur kerja Pipedrive adalah sistem bawaan yang membantu tim penjualan menghilangkan pekerjaan manual dengan mengotomatiskan tugas CRM yang berulang. Dengan menggunakan pembuat visual Pipedrive, tim dapat memicu tindakan setiap kali ada perubahan pada kesepakatan, kontak, atau aktivitas, sehingga secara drastis meningkatkan kecepatan dan konsistensi di seluruh pipeline penjualan. Dengan otomatisasi alur kerja, pengguna Pipedrive dapat secara otomatis membuat tugas tindak lanjut, mengirim email, memperbarui tahap kesepakatan, menetapkan prospek, dan menjaga data tetap bersih tanpa bergantung pada entri manual.
Pipedrive mencakup daftar kemampuan otomatisasi yang terus berkembang, dengan fitur otomatisasi alur kerja Pipedrive 2025 menawarkan pemicu yang lebih cerdas, saran berbasis AI, dan dukungan webhook untuk memperluas proses di berbagai alat. Contoh umum otomatisasi alur kerja Pipedrive termasuk mengirim email perkenalan kepada prospek baru, mengarahkan kesepakatan berdasarkan wilayah, dan membuat tugas ketika kesepakatan tidak aktif.
Bagi tim yang mempelajari cara mengatur otomatisasi alur kerja di Pipedrive, prosesnya sepenuhnya tanpa kode, dan pusat bantuan otomatisasi alur kerja Pipedrive menyediakan templat untuk memulai dengan cepat.
Sumber gambar: pipedrive.com
Fitur inti otomatisasi alur kerja Pipedrive
Fitur otomatisasi alur kerja Pipedrive dirancang untuk membantu tim penjualan menyederhanakan pengelolaan pipeline dan mengurangi pekerjaan berulang. Alat-alat ini memudahkan untuk menjaga kelancaran transaksi, mempertahankan data yang akurat, dan memastikan setiap perwakilan mengikuti langkah-langkah yang konsisten sepanjang siklus penjualan.
- Pembangun alur kerja visual: Pembangun alur kerja visual Pipedrive memungkinkan pengguna membuat otomatisasi melalui antarmuka seret-dan-lepas yang sederhana. Anda dapat memilih pemicu, kondisi, dan tindakan tanpa pengalaman teknis. Hal ini memudahkan tim untuk membangun alur kerja yang andal dan mencerminkan proses penjualan yang nyata.
- Otomatisasi tahap kesepakatan: Saat sebuah kesepakatan memasuki tahap baru, Pipedrive dapat secara otomatis memicu tugas, email, atau pembaruan bidang. Hal ini memastikan setiap tahap mengikuti daftar periksa terstruktur tanpa bergantung pada upaya manual. Seiring perkembangan pipeline Anda, otomatisasi ini menjaga konsistensi kemajuan kesepakatan.
- Pembuatan tugas otomatis: Pipedrive dapat membuat tugas setiap kali prospek masuk, kesepakatan berpindah tahap, atau aktivitas selesai. Fitur ini memastikan perwakilan tidak pernah melewatkan tindak lanjut atau langkah berikutnya. Sangat berguna terutama untuk menangani prospek masuk baru atau menjaga ritme tindak lanjut yang ketat.
- Pemicu email dan komunikasi: Email otomatis membantu tim berinteraksi dengan prospek secara instan dan konsisten. Anda dapat mengirim pesan sambutan, tindak lanjut, atau pengecekan berdasarkan aktivitas kesepakatan atau perilaku kontak. Pemicu komunikasi ini menghemat waktu sekaligus meningkatkan tingkat respons.
- Pengingat Aktivitas pengingat: Pipedrive dapat mengingatkan perwakilan ketika sebuah kesepakatan menjadi tidak aktif atau ketika tidak ada aktivitas yang terjadi selama sejumlah hari tertentu. Pengingat ini mencegah kesepakatan terlewat. Manajer penjualan juga mendapatkan visibilitas yang lebih baik terhadap peluang yang tidak aktif.
- Pembaruan bidang dan konsistensi data: Dengan pembaruan bidang otomatis, tim dapat menjaga data tetap bersih dengan lebih sedikit masukan manual. Pipedrive dapat memperbarui nilai kesepakatan, status, atau bidang khusus berdasarkan tindakan atau kriteria. Hal ini meningkatkan akurasi pelaporan dan mengurangi kesalahan pengguna.
- Penyaluran penugasan prospek: Pipedrive mendukung penyaluran prospek otomatis berdasarkan wilayah, sumber prospek, atau aturan khusus. Hal ini membantu mendistribusikan peluang secara merata atau strategis di antara tim. Penugasan yang lebih cepat juga memastikan respons yang lebih cepat terhadap prospek baru.
- Dukungan webhook untuk memperluas otomatisasi: Webhook menghubungkan Pipedrive ke sistem eksternal, memungkinkan alur kerja yang lebih canggih. Saat pemicu aktif, Pipedrive dapat mengirim data ke alat otomatisasi seperti Zapier, Make, atau sistem internal. Hal ini penting bagi tim yang alur kerjanya melampaui CRM.
- Saran AI untuk langkah selanjutnya: AI Pipedrive menganalisis perilaku kesepakatan dan pola aktivitas untuk merekomendasikan langkah selanjutnya bagi perwakilan. Saran ini membantu tim memprioritaskan tindakan yang meningkatkan kemungkinan menutup kesepakatan. Seiring perkembangan AI, rekomendasi menjadi lebih cerdas dan kontekstual.
Cara mengatur otomatisasi alur kerja di Pipedrive
Menyiapkan otomatisasi alur kerja Pipedrive menjadi sederhana setelah Anda memahami bagaimana pemicu, kondisi, dan tindakan saling terhubung. Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari secara tepat cara membangun otomatisasi yang mengurangi pekerjaan manual dan menjaga kesepakatan tetap berjalan lancar.
Langkah 1: Mengakses dasbor otomatisasi
Untuk memulai, buka bagian Workflow Automations di bawah Tools dalam Pipedrive. Dasbor ini menampilkan semua alur kerja yang aktif, dijeda, dan draf dalam satu tempat. Ini juga membantu Anda dengan cepat menggandakan template atau memulai dari awal saat membangun otomatisasi Anda.
Langkah 2: Memilih pemicu
Setiap alur kerja dimulai dengan pemicu, yaitu acara yang memberi tahu Pipedrive kapan menjalankan otomatisasi. Anda dapat memilih pemicu seperti pembuatan deal, pembaruan tahap, penyelesaian aktivitas, atau perubahan kontak. Memilih pemicu yang tepat memastikan otomatisasi selaras dengan proses penjualan Anda.
Sumber gambar: pipedrive.com
Langkah 3: Menentukan kondisi
Kondisi membantu mempersempit secara tepat kesepakatan atau kontak mana yang harus diproses melalui otomatisasi. Anda dapat memfilter berdasarkan pipeline, nilai kesepakatan, pemilik, atau bidang khusus untuk menghindari tindakan yang tidak perlu. Hal ini menjaga alur kerja Anda tetap akurat dan mencegahnya aktif pada waktu yang salah.
Langkah 4: Menambahkan tindakan (tugas, email, pembaruan tahap, perubahan bidang)
Setelah menetapkan kondisi, pilih tindakan yang harus dilakukan Pipedrive secara otomatis. Ini dapat mencakup membuat tugas, mengirim email, memperbarui tahap kesepakatan, atau memodifikasi bidang. Tindakan membentuk inti dari otomatisasi Anda dan menghilangkan pekerjaan manual yang berulang dari tim Anda.
Langkah 5: Pengujian dan validasi
Pengujian memastikan alur kerja Anda berjalan dengan benar sebelum Anda mengaktifkannya. Gunakan kesepakatan contoh atau catatan dummy untuk memastikan setiap langkah berperilaku seperti yang diharapkan. Hal ini membantu Anda menemukan kesalahan logika, mencegah loop, dan memastikan email atau tugas tidak dipicu secara keliru.
Langkah 6: Mengaktifkan dan memantau otomatisasi
Setelah divalidasi, aktifkan alur kerja Anda dan biarkan berjalan di latar belakang. Pipedrive menyediakan log yang menunjukkan keberhasilan atau kesalahan sehingga Anda dapat memantau kinerja. Pemeriksaan rutin membantu menyempurnakan otomatisasi dan menjaga agar tetap selaras dengan proses penjualan yang terus berkembang.
Contoh otomatisasi alur kerja Pipedrive
Otomatisasi alur kerja Pipedrive membantu tim penjualan menghilangkan tindakan berulang dan menjaga kesepakatan tetap bergerak melalui pipeline tanpa upaya manual. Dalam panduan ini, berikut adalah otomatisasi dunia nyata yang paling berguna yang dapat Anda atur untuk menghemat waktu dan meningkatkan konsistensi.
- Otomatis membuat tugas tindak lanjut saat kesepakatan memasuki tahap baru: Setiap kali kesepakatan berpindah ke tahap baru, Pipedrive dapat langsung menghasilkan aktivitas tindak lanjut. Hal ini memastikan tim Anda tidak pernah lupa langkah berikutnya atau kehilangan momentum. Sangat berguna untuk siklus penjualan terstruktur yang bergantung pada tindakan tepat waktu.
- Kirim email perkenalan setelah prospek ditambahkan: Begitu prospek baru masuk ke Pipedrive, email perkenalan atau sambutan otomatis dapat dipicu. Hal ini mempercepat waktu respons dan menciptakan kesan pertama yang konsisten. Ini juga membantu membina prospek dingin sebelum perwakilan terlibat.
- Tugaskan kesepakatan kepada perwakilan berdasarkan wilayah atau sumber prospek: Pipedrive dapat mengarahkan kesepakatan baru secara otomatis kepada tenaga penjual yang tepat. Baik aturan Anda didasarkan pada geografi, saluran, atau industri, alur kerja memastikan distribusi yang adil dan akurat. Hal ini menghilangkan penugasan manual dan mempercepat waktu respons.
- Beritahu manajer saat kesepakatan bernilai tinggi dibuat: Untuk kesepakatan di atas nilai tertentu, Pipedrive dapat mengirim peringatan instan kepada manajer. Hal ini membuat pimpinan tetap mengetahui peluang besar tanpa harus memeriksa pipeline secara manual. Ini juga memungkinkan persetujuan lebih cepat, masukan strategi, atau alokasi sumber daya.
- Perbarui otomatis nilai kesepakatan atau bidang berdasarkan masukan formulir: Ketika prospek mengirimkan formulir, Pipedrive dapat memperbarui nilai kesepakatan, bidang khusus, atau status secara otomatis. Hal ini memastikan CRM Anda tetap akurat dan menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual. Ini juga membantu menstandarkan informasi kesepakatan di seluruh tim.
- Buat aktivitas ketika kesepakatan tidak aktif: Jika suatu kesepakatan tidak tersentuh selama sejumlah hari tertentu, sebuah aktivitas dapat dibuat secara otomatis untuk pemiliknya. Hal ini mencegah prospek terlewatkan. Ini juga membantu manajer menjaga pipeline yang lebih sehat dan aktif.
- Pindahkan kesepakatan ke "Menang" atau "Kalah" berdasarkan kriteria: Alur kerja Pipedrive dapat secara otomatis mengubah status kesepakatan ketika kondisi tertentu terpenuhi. Ini mungkin termasuk pengiriman formulir, penandatanganan kontrak, atau pola ketidakaktifan. Hal ini menjaga pipeline Anda tetap rapi dan mengurangi kekacauan administratif.
- Menandai kontak secara otomatis untuk segmentasi: Berdasarkan perilaku kesepakatan, sumber prospek, atau perubahan bidang, Pipedrive dapat menandai kontak secara otomatis. Tag ini membantu dalam segmentasi untuk kampanye email, penargetan ulang, atau prioritisasi. Hal ini menciptakan basis data yang lebih bersih dan terorganisir untuk pemasaran dan penjualan.
Masalah umum pada otomatisasi alur kerja Pipedrive
Bahkan pengaturan otomatisasi alur kerja Pipedrive yang dibangun dengan baik dapat mengalami kesalahan yang mengganggu pergerakan kesepakatan atau komunikasi. Dalam panduan ini, berikut adalah masalah paling umum yang dihadapi tim, dan cara mengatasinya dengan cepat.
- Alur kerja tidak memicu: Hal ini terjadi ketika acara pemicu tidak sesuai dengan logika alur kerja. Periksa apakah kesepakatan atau prospek benar-benar memenuhi kriteria pemicu. Pastikan juga alur kerja aktif dan tidak dijeda setelah pengeditan.
- Aturan yang bertentangan: Beberapa alur kerja dapat berjalan pada waktu yang sama dan saling menimpa. Tinjau kondisi untuk memastikan tidak ada tumpang tindih di antara pipeline atau tim. Membuat aturan yang saling eksklusif membantu menjaga perilaku otomatisasi tetap rapi.
- Pemicu berulang atau loop: Jika alur kerja memperbarui bidang atau tahap yang memicu alur kerja lain, loop dapat terjadi. Identifikasi setiap rantai "aksi → pemicu" yang berulang. Tambahkan kondisi atau pengecualian untuk memutus siklus.
- Ketidaksesuaian tahap kesepakatan: Terkadang otomatisasi gagal karena kesepakatan tidak berada pada tahap yang benar saat alur kerja berjalan. Tinjau kembali kondisi berbasis tahap Anda dan pastikan transisi didefinisikan dengan jelas. Merapikan struktur pipeline juga mencegah kesalahan eksekusi.
- Email tidak terkirim: Email dapat gagal dikirim karena detail pengirim yang hilang, kotak masuk yang terputus, atau pengaturan template yang salah. Verifikasi sinkronisasi email dan periksa bidang yang diperlukan seperti email kontak. Menguji alur kerja membantu menemukan variabel yang hilang.
- Aktivitas duplikat: Jika beberapa alur kerja membuat tugas untuk acara yang sama, duplikat akan muncul. Audit otomatisasi Anda untuk melihat di mana aktivitas tumpang tindih. Menambahkan filter seperti "aktivitas tidak ada" mencegah pengulangan.
- Kesalahan webhook: Webhook dapat gagal karena endpoint yang kedaluwarsa, masalah autentikasi, atau ketidaksesuaian payload. Tinjau URL webhook, periksa kode respons, dan validasi data yang dikirim. Memperbarui header atau token biasanya menyelesaikan masalah.
- Tips audit dan pemecahan masalah: Secara rutin tinjau log alur kerja Anda untuk melacak kegagalan dan perilaku yang tidak terduga. Dokumentasikan setiap otomatisasi sehingga Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi konflik atau logika yang sudah usang. Melakukan audit bulanan menjaga otomatisasi Pipedrive Anda tetap bersih dan dapat diskalakan.
Otomatisasi Pipedrive vs. platform otomatisasi eksternal (Zapier, Bardeen, Make)
Otomatisasi alur kerja Pipedrive sangat ideal untuk tim penjualan yang berfokus pada tugas pipeline, tahap kesepakatan, dan tindak lanjut. Otomatisasi bawaan ini mudah diatur, sepenuhnya selaras dengan struktur CRM, dan tidak memerlukan langganan tambahan. Tim dapat membuat tugas, mengirim email, memperbarui bidang, dan memindahkan kesepakatan tanpa meninggalkan Pipedrive, menjadikannya sempurna untuk proses penjualan skala kecil hingga menengah.
Namun, ketika alur kerja mencakup banyak alat atau departemen, platform eksternal seperti Zapier, Bardeen, atau Make menawarkan fleksibilitas yang jauh lebih besar. Platform ini dapat menangani logika kompleks, kondisi multi-langkah, dan otomatisasi lintas tim yang tidak dapat dilakukan Pipedrive. Misalnya, Anda dapat menghubungkan pembaruan CRM ke spreadsheet, aplikasi pesan, dan alat manajemen proyek secara bersamaan.
Memilih antara Pipedrive dan platform eksternal bergantung pada cakupan tim Anda. Otomatisasi alur kerja Pipedrive bekerja paling baik untuk pipeline yang berfokus pada CRM, sementara proses multi-sistem lebih diuntungkan dari solusi otomatisasi eksternal.
Kapan menggunakan otomatisasi bawaan Pipedrive
Alat otomatisasi bawaan Pipedrive dirancang untuk proses penjualan yang sederhana. Alat ini unggul ketika alur kerja tetap berada di dalam CRM, seperti memperbarui tahap kesepakatan, menetapkan tugas kepada perwakilan penjualan, mengingatkan tim tentang tindak lanjut, atau mengirim email dengan template. Otomatisasi ini cepat dikonfigurasi, tidak memerlukan keterampilan teknis, dan membantu menjaga pipeline tetap bersih dan konsisten. Untuk tim penjualan kecil hingga menengah yang prosesnya berpusat pada siklus kesepakatan, otomatisasi bawaan sering kali sudah lebih dari cukup.
Namun, cakupannya terbatas pada objek khusus penjualan. Otomatisasi bawaan tidak dapat memindahkan pekerjaan antar departemen, meluncurkan tugas di alat proyek eksternal, memperbarui spreadsheet, mengirim notifikasi di aplikasi lain, atau mengoordinasikan tindakan di pemasaran, keuangan, atau operasional. Alat ini bekerja paling baik untuk proses yang hanya terkait penjualan dan urutan yang sederhana.
Kapan memperluas Pipedrive dengan layanan eksternal (Zapier, Bardeen, Make)
Platform otomasi eksternal berguna ketika alur kerja Anda melibatkan banyak sistem atau memerlukan logika yang melampaui CRM. Jika pengiriman prospek perlu memperbarui spreadsheet, memberi tahu saluran, memperkaya kontak menggunakan alat lain, dan menjadwalkan panggilan onboarding, alat otomasi eksternal menangani situasi ini dengan jauh lebih baik. Mereka menghubungkan Pipedrive dengan ratusan alat dan dapat mengikuti alur multi-langkah dengan kondisi, jeda, cabang, dan loop.
Platform ini juga ideal untuk tim yang memerlukan otomasi di berbagai bidang, kampanye pemasaran bertahap, rekonsiliasi keuangan, permintaan HR, onboarding pelanggan, atau pembaruan operasional. Ketika tugas otomasi Anda melampaui batas Pipedrive, alat eksternal memberi Anda fleksibilitas untuk membangun proses yang lengkap.
Kelebihan dan keterbatasan dari setiap pendekatan
Memilih antara otomatisasi alur kerja bawaan Pipedrive dan platform otomatisasi eksternal bergantung pada seberapa kompleks proses Anda dan berapa banyak tim yang terlibat. Setiap pendekatan menawarkan manfaat yang jelas, tetapi juga memiliki keterbatasan yang signifikan yang perlu Anda pahami sebelum melakukan skala. Dalam panduan ini, kami membandingkan kedua opsi untuk membantu Anda memilih yang paling sesuai bagi operasi penjualan Anda. Baik Anda mengoptimalkan pipeline sederhana atau membangun sistem multi-tim, berikut yang dapat diharapkan dari masing-masing metode.
Keunggulan Pipedrive
Otomatisasi alur kerja Pipedrive memberikan keunggulan bawaan yang kuat bagi tim penjualan yang menginginkan otomatisasi sederhana, andal, dan selaras dengan CRM. Dalam panduan ini, berikut adalah manfaat utama yang menjadikannya pilihan praktis bagi sebagian besar tim yang sedang berkembang.
- Paling mudah diatur: Pembuat visual Pipedrive membuat pembuatan otomatisasi menjadi sederhana, bahkan bagi pengguna non-teknis. Anda dapat menyeret, meletakkan, dan mengonfigurasi pemicu atau tindakan tanpa perlu pengkodean. Hal ini membantu tim meluncurkan alur kerja yang bermanfaat dalam hitungan menit.
- Sepenuhnya selaras dengan struktur CRM: Karena mesin otomatisasi dibangun langsung di Pipedrive, sistem ini bekerja secara mulus dengan kesepakatan, kontak, aktivitas, dan pipeline. Semua logika mengikuti struktur CRM yang sudah ada, sehingga mengurangi kesalahan dan kebingungan. Penyelarasan ini memastikan alur kerja berperilaku secara konsisten seiring perubahan data Anda.
- Sangat baik untuk meningkatkan produktivitas penjualan: Otomatisasi menangani tugas berulang seperti tindak lanjut, penugasan, dan pembaruan, membebaskan perwakilan untuk fokus menutup kesepakatan. Dengan mengurangi pekerjaan manual, produktivitas meningkat secara alami. Tim menghabiskan lebih banyak waktu untuk menjual dan lebih sedikit waktu mengelola CRM.
- Tidak memerlukan langganan tambahan: Otomatisasi alur kerja Pipedrive sudah termasuk dalam sebagian besar paket, memberi Anda kemampuan yang kuat tanpa biaya tambahan. Hal ini menjadikannya pilihan ramah anggaran untuk tim yang lebih kecil. Anda langsung mendapatkan manfaat otomatisasi tanpa menambahkan alat eksternal.
Keterbatasan Pipedrive
Meskipun otomatisasi alur kerja Pipedrive sangat baik untuk proses penjualan dasar, ada keterbatasan yang dirasakan tim saat mereka berkembang. Dalam panduan ini, berikut adalah kendala umum yang mungkin memerlukan platform otomatisasi eksternal atau yang lebih terpadu.
- Terbatas pada objek penjualan: Alur kerja Pipedrive hanya berfungsi dengan kesepakatan, kontak, aktivitas, dan prospek. Anda tidak dapat mengotomatiskan proyek, tugas keberhasilan pelanggan, atau operasi internal. Hal ini membuatnya kurang fleksibel bagi perusahaan dengan proses lintas fungsi.
- Tidak ada alur kerja multi-departemen: Karena mesin otomatisasi berfokus pada CRM, ia tidak dapat mengoordinasikan tugas antar departemen seperti dukungan, keuangan, atau onboarding. Setiap tim memerlukan alat terpisah, yang menyebabkan fragmentasi. Hal ini menjadi tantangan saat alur kerja berkembang melampaui penjualan.
- Tidak ada dukungan untuk logika bersyarat tingkat lanjut: Pipedrive tidak memiliki fitur seperti kondisi bersarang, cabang, atau aturan multi-lapis. Pohon keputusan yang kompleks tidak dapat dibuat secara native. Akibatnya, skenario otomatisasi tingkat lanjut masih memerlukan pekerjaan manual atau platform eksternal.
- Tidak dapat memicu tindakan di beberapa aplikasi: Otomatisasi Pipedrive tetap berada di dalam Pipedrive; mereka tidak menjalankan tindakan di alat lain. Anda tidak dapat secara otomatis mengirim pesan ke pelanggan, memperbarui spreadsheet, atau memberi tahu sistem lain. Hal ini membatasi orkestrasi alur kerja ujung-ke-ujung di seluruh tumpukan teknologi Anda.
Keuntungan platform eksternal
Seiring bisnis berkembang, mereka sering membutuhkan otomatisasi yang melampaui kemampuan Pipedrive. Dalam panduan ini, inilah alasan mengapa banyak tim memilih Lark sebagai mesin alur kerja tingkat lanjut mereka untuk operasi lintas tim dan multi-alat.
- Mampu menyatukan alur kerja di puluhan alat: Lark menghubungkan data, tindakan, dan proses di berbagai platform, tidak hanya objek CRM. Hal ini memungkinkan tim mengotomatisasi segala hal, mulai dari penyaluran prospek hingga orientasi karyawan dan persetujuan keuangan, dalam satu ruang terpadu. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menggabungkan alat yang terpisah.
- Menangani logika kompleks dan percabangan: Lark mendukung kondisi lanjutan, logika multi-cabang, dan alur keputusan berlapis yang tidak dapat dijalankan oleh Pipedrive. Anda dapat membangun otomatisasi canggih berdasarkan berbagai masukan atau aturan. Hal ini menjadikannya ideal bagi tim yang mengelola alur kerja yang rumit dan berjumlah besar.
- Terbaik untuk otomatisasi multi-tim atau operasional: Dengan Lark, penjualan, dukungan, HR, keuangan, dan operasi dapat menjalankan alur kerja dari sistem yang sama. Tugas berpindah antar departemen tanpa harus berganti alat. Hal ini memungkinkan otomatisasi proses ujung-ke-ujung yang sesungguhnya di seluruh perusahaan.
- Memberikan opsi debugging dan pemantauan tingkat lanjut: Lark menyediakan log terperinci, riwayat eksekusi, dan penjelasan kesalahan untuk membantu tim melakukan pemecahan masalah secara instan. Anda dapat melihat di mana alur kerja mengalami kegagalan, data apa yang menyebabkannya, dan cara memperbaikinya. Hal ini membuat otomatisasi jauh lebih andal dalam skala besar.
Keterbatasan platform eksternal
Meskipun memperluas otomatisasi alur kerja Pipedrive dengan platform eksternal dapat membuka lebih banyak kekuatan, hal ini juga membawa beberapa kompromi. Dalam panduan ini, berikut adalah kelemahan utama yang perlu diketahui tim sebelum melakukan skala di luar otomatisasi bawaan.
- Memerlukan biaya tambahan: Platform otomatisasi eksternal memiliki biaya langganan tambahan di atas Pipedrive. Seiring berkembangnya alur kerja, biaya dapat meningkat dengan cepat. Hal ini membuatnya kurang ideal bagi tim kecil dengan anggaran ketat.
- Waktu penyiapan dan kompleksitas yang lebih besar: Menghubungkan Pipedrive ke alat pihak ketiga memerlukan pemetaan bidang, mengonfigurasi API, dan menguji logika. Penyiapan ini memakan waktu lebih lama dibandingkan menggunakan pembuat bawaan Pipedrive. Tim mungkin memerlukan bantuan teknis untuk memelihara dan memperbarui alur kerja ini.
- Dapat menciptakan ketergantungan pada banyak alat eksternal: Menggunakan beberapa alat untuk mengotomatiskan proses menyebabkan alur kerja terfragmentasi dan pemeliharaan yang lebih tinggi. Jika satu alat mengalami kerusakan, seluruh rantai dapat gagal. Ketergantungan ini meningkatkan risiko operasional dan menambah beban berkelanjutan bagi admin.
Berdasarkan analisis kekuatan dan keterbatasan Pipedrive, jelas bahwa meskipun Pipedrive menawarkan kesederhanaan dan integrasi yang mulus untuk tim penjualan, kemampuan otomatisasinya kurang memadai dalam menangani alur kerja lintas departemen atau pengambilan keputusan yang kompleks. Untuk bisnis yang memerlukan fleksibilitas lebih besar, logika lanjutan, dan otomatisasi menyeluruh di berbagai alat dan tim, Lark menawarkan solusi yang lebih tangguh. Mari kita telusuri lebih dalam dan lihat di mana perbedaannya.
Lark: Alternatif yang kuat untuk otomatisasi alur kerja di seluruh tim
Seiring tim penjualan berkembang, mereka sering kali melampaui kemampuan otomatisasi alur kerja Pipedrive, terutama ketika proses melibatkan beberapa departemen. Di sinilah Lark menjadi alternatif yang kuat, menawarkan ruang kerja terpadu yang dirancang untuk koordinasi lintas tim. Dalam panduan ini, kami menyoroti bagaimana Lark menyederhanakan manajemen data, komunikasi, dan otomatisasi dalam satu lingkungan. Jika Anda memerlukan alur kerja menyeluruh yang melampaui penjualan, Lark memberikan fleksibilitas dan skala yang dibutuhkan tim modern.
Tabel Base yang fleksibel untuk otomatisasi proses
Lark Base memungkinkan tim membangun tabel terstruktur untuk prospek, kesepakatan, onboarding, informasi klien, pengadaan, permintaan dukungan, dan lainnya. Setiap tabel dapat menggunakan catatan yang terhubung, rumus, tampilan, dan izin yang terperinci. Sebagai contoh, sebuah Base onboarding dapat menghubungkan klien dengan hasil kerja, sesi pelatihan, dan detail kontrak. Ketika klien mencapai status "Onboarding Selesai", Base dapat memicu tugas tindak lanjut secara otomatis untuk pengingat pembaruan atau survei kepuasan.
Struktur Pipedrive terkunci pada objek CRM dan tahap pipeline. Sistem ini tidak dapat membuat basis data onboarding terpisah, pelacak perekrutan, tabel pengadaan, atau tabel tonggak proyek. Pengguna sering beralih ke spreadsheet atau alat eksternal, memecah alur kerja dan memaksa data berada di beberapa tempat.
Aturan alur kerja otomatis di seluruh ruang kerja
Otomatisasi Lark memungkinkan pemicu dari Base, Tugas, Kalender, alur persetujuan, dan acara Messenger. Hal ini memungkinkan tim merancang proses multi-langkah yang jauh melampaui penjualan. Satu pemicu, seperti menandai sebuah hasil kerja sebagai selesai, dapat memulai rangkaian tindakan: memperbarui catatan Base, membuat tugas lanjutan, memberi peringatan kepada pemangku kepentingan di Messenger, dan memindahkan item ke dalam alur persetujuan. Anda dapat membangun urutan untuk penyaluran prospek, titik pemeriksaan onboarding, peninjauan kontrak, proses perekrutan, atau eskalasi pelanggan.
Otomatisasi Pipedrive terbatas pada tindakan di dalam pipeline: membuat aktivitas, memindahkan kesepakatan, mengirim email, memperbarui bidang. Sistem ini tidak dapat meluncurkan urutan operasional multi-langkah, maupun mengatur alur kerja di seluruh HR, keuangan, tim proyek, atau proses persetujuan.
Messenger dan Kalender untuk tindakan waktu nyata
Karena Messenger dan Kalender berada dalam ruang kerja yang sama, otomatisasi Lark dapat mengaktifkan tindakan tim secara langsung. Misalnya, ketika tiket dukungan prioritas tinggi masuk ke status "Kritis" di Base, Lark dapat memposting peringatan di saluran Messenger khusus, menandai tim yang sedang bertugas, dan secara otomatis menempatkan sesi pemecahan masalah ke dalam Kalender. Semua konteks penting tetap terhubung ke catatan asli.
Pipedrive tidak dapat memberi tahu tim dalam lingkungan pesan terpadu, dan juga tidak dapat menjadwalkan rapat secara otomatis berdasarkan pemicu alur kerja. Kolaborasi mendesak apa pun memerlukan beralih ke alat komunikasi lain, memutuskan kesinambungan, dan memperlambat waktu respons.
Persetujuan dan proses di luar penjualan
Persetujuan Lark memungkinkan tim menjalankan alur persetujuan yang terstruktur dan dapat diulang untuk anggaran, kontrak, permintaan HR, onboarding vendor, penggantian biaya, dan pengadaan. Permintaan dalam Persetujuan dapat secara otomatis memperbarui catatan Base, memberi tahu peninjau, atau membuat tugas baru setelah disetujui. Misalnya, ketika permintaan kontraktor baru disetujui, Lark dapat membuat tugas onboarding, memberi tahu tim IT untuk menyiapkan akses, dan memperbarui tabel Base yang melacak kepatuhan vendor.
Pipedrive tidak menawarkan alur persetujuan. Proses apa pun yang memerlukan tanda tangan resmi dilakukan di luar CRM melalui email atau alat alur kerja eksternal. Hal ini membuat sulit untuk mempertahankan jejak audit terpusat atau memastikan semua langkah mengikuti struktur peninjauan yang sama.
- Paket Pemula: Paket gratis selamanya yang mencakup 11 alat canggih untuk hingga 20 pengguna. Paket ini juga dilengkapi dengan penyimpanan 100GB, 1000 proses otomatisasi, terjemahan AI, dan lainnya.
- Paket Pro: $12/pengguna/bulan (ditagih tahunan) untuk hingga 500 pengguna. Paket ini mencakup semua yang ada di Pemula ditambah panggilan grup untuk hingga 500 peserta, penyimpanan 15TB, 50.000 proses otomatisasi, dan lainnya.
- Paket Enterprise: Hubungi tim penjualan untuk harga khusus. Mendukung pengguna tanpa batas dan mencakup lebih banyak proses otomatisasi serta fitur keamanan, kepatuhan, dan manajemen tingkat lanjut.
Perbandingan otomatisasi alur kerja Lark vs. Pipedrive
Memilih antara Lark dan Pipedrive bergantung pada sejauh mana alur kerja Anda perlu berjalan, mulai dari tugas pipeline sederhana hingga proses di seluruh perusahaan. Kedua platform menawarkan otomatisasi, tetapi mereka melayani tujuan dan tim yang sangat berbeda. Dalam tabel ini, kami menguraikan perbedaan inti mereka pada pemicu, tindakan, struktur data, dan lapisan kolaborasi. Gunakan perbandingan ini untuk memahami alat mana yang lebih selaras dengan kebutuhan Anda saat ini dan strategi otomatisasi jangka panjang.
Mana yang sebaiknya kamu pilih?
Saat memutuskan antara Lark dan Pipedrive untuk otomatisasi alur kerja, evaluasi cakupan tim Anda, proses, dan kebutuhan jangka panjang:
Jika tujuan utama Anda adalah mengoptimalkan pekerjaan pada jalur penjualan, tahap kesepakatan, tindak lanjut prospek, aktivitas, dan rangkaian email, maka Pipedrive adalah pilihan yang tepat. Pipedrive menyediakan alat otomatisasi khusus penjualan, tampilan jalur penjualan, dan alur kerja berfokus CRM yang memungkinkan tenaga penjualan bergerak lebih cepat dan tetap fokus untuk menutup penjualan.
Namun, jika perusahaan Anda mencakup berbagai fungsi seperti pemasaran, operasional, HR, keuangan, keberhasilan pelanggan, atau proyek, dan memerlukan ruang kerja terpadu di mana persetujuan, komunikasi, pelacakan data, kolaborasi dokumen, dan alur otomatis berada berdampingan, maka Lark adalah pilihan yang lebih baik. Lark mendukung alur kerja yang luas, tidak hanya penjualan. Dengan tabel Base, manajemen tugas, persetujuan, pesan, kalender, dan dokumen kolaboratif dalam satu tempat, Lark memberdayakan tim untuk membangun proses menyeluruh lintas departemen tanpa sambungan atau jembatan tambahan.
Jika Anda mengharapkan pertumbuhan yang cepat, kolaborasi lintas tim, atau kebutuhan untuk meningkatkan proses di seluruh unit bisnis, maka memilih Lark sejak awal memberi Anda ruang untuk memperluas otomatisasi dari pipeline menjadi alur kerja operasional skala penuh. Di sisi lain, jika Anda berfokus pada peningkatan eksekusi penjualan saat ini dan memiliki kebutuhan yang lebih sedikit untuk alur kerja yang lebih luas di luar kesepakatan, maka Pipedrive akan melayani Anda dengan baik dengan beban kerja minimal dan rekam jejak yang kuat dalam otomatisasi penjualan.
Singkatnya: Pilih Pipedrive jika fokus Anda sepenuhnya pada penjualan dan Anda memerlukan otomatisasi yang mudah untuk kesepakatan dan tugas. Pilih Lark jika Anda mencari platform terpadu di mana otomatisasi berjalan lintas tim, data, dokumen, persetujuan, dan kolaborasi, memberi Anda satu sistem untuk mengatur lebih dari sekadar penjualan.
Kesimpulan
Kami membahas bagaimana otomatisasi alur kerja Pipedrive membantu tim penjualan menyederhanakan tindak lanjut, memperbarui bidang, menetapkan prospek, dan menjaga kesepakatan tetap berjalan dengan lebih sedikit upaya manual. Pembuat visual dan pemicu bawaan menjadikannya ideal untuk proses yang sederhana dan berfokus pada penjualan.
Namun, seiring alur kerja berkembang di berbagai departemen seperti pemasaran, keuangan, HR, dan operasional, keterbatasannya menjadi jelas. Alat otomatisasi eksternal dapat membantu, tetapi menambah kompleksitas dan biaya. Bagi perusahaan yang membutuhkan ruang kerja terpadu di mana data, kolaborasi, dan otomatisasi mengalir mulus dari awal hingga akhir, solusi yang lebih luas memberikan nilai lebih. Untuk otomatisasi lintas tim yang dapat diskalakan dalam satu platform, alternatif terkuat adalah Lark.
FAQ
Jenis tugas apa yang sebaiknya Anda hindari untuk diotomatisasi di Pipedrive?
Kegiatan tertentu, seperti pendekatan yang sangat personal atau tindakan multi-tim yang kompleks, lebih baik dilakukan secara manual atau melalui ruang kerja yang lebih luas, karena Pipedrive terutama berfokus pada tugas penjualan.
Apakah otomatisasi alur kerja Pipedrive berfungsi untuk tim di luar penjualan?
Otomatisasi Pipedrive dirancang berdasarkan kesepakatan, kontak, dan langkah-langkah pipeline, sehingga tim non-penjualan seperti HR, keuangan, atau operasional biasanya memerlukan alat lain untuk alur kerja mereka.
Berapa banyak otomatisasi yang dapat dijalankan secara bersamaan di Pipedrive?
Jumlahnya bergantung pada tingkat paket. Batasan berlaku ketika alur kerja menjadi besar atau sangat kompleks, yang mungkin memerlukan penggunaan alat eksternal atau ruang kerja yang mendukung otomatisasi di berbagai fungsi.
Apakah otomatisasi Pipedrive dapat membantu dengan kontrak atau persetujuan dokumen?
Pipedrive tidak menawarkan alur persetujuan. Setiap kontrak atau persetujuan dokumen memerlukan alat terpisah atau komunikasi manual di luar CRM.
Bagaimana Anda dapat memecahkan masalah otomatisasi yang berhenti memicu di Pipedrive?
Periksa nilai bidang yang dimodifikasi, kondisi yang dihapus, aturan yang tumpang tindih, atau perubahan yang dilakukan selama pengaturan Anda. Saat menggunakan otomatisasi alur kerja Pipedrive, bahkan penyesuaian kecil pada pemicu atau kondisi dapat merusak seluruh urutan. Jika Anda tidak yakin cara mengatur otomatisasi alur kerja di Pipedrive, tinjau kembali setiap langkah untuk memastikan bahwa pemicu, tindakan, dan kondisi masih sesuai dengan logika yang Anda inginkan. Alur kerja yang bertentangan adalah salah satu masalah paling umum dan harus ditinjau secara reguler.
Bacaan terkait
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
Table of contents
Tertarik dengan Lark?
Semua alat Anda di satu tempat
Hemat waktu dan tingkatkan efisiensi
Hemat biaya perangkat lunak hingga 70%
