Hướng dẫn Viết Chương trình Họp: Tất cả Những Gì Bạn Cần Biết
Munir Ahmed
Chuyên gia Tiếp thị Giải pháp
5 thg 8, 2026
Munir Ahmed
5 thg 8, 2026
Đọc trong 19 phút
Số lượng cuộc họp trung bình mỗi ngày tại Mỹ dao động từ 62 đến 80 triệu. Nhưng bao nhiêu trong số đó thực sự hiệu quả?
Với vô số giờ bị lãng phí trong những cuộc thảo luận không mục đích, tầm quan trọng của chương trình nghị sự cuộc họp là không thể phủ nhận.
Bài viết chi tiết này cung cấp hướng dẫn từng bước để viết chương trình nghị sự cuộc họp, các phương pháp hay nhất và nhiều ví dụ về chương trình nghị sự cuộc họp. Đọc tiếp và khám phá cách biến cuộc họp tiếp theo của bạn thành một cuộc họp hiệu quả.
Lợi ích của việc sử dụng chương trình nghị sự cuộc họp là gì?
Cuộc họp là điều không thể tránh khỏi, nhưng chúng ta có thể làm cho mỗi cuộc họp trở nên hiệu quả hơn với một chương trình nghị sự.
Chương trình nghị sự của cuộc họp làm những điều sau:
Cải thiện sự tập trung
Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp mà bạn không chắc chắn điều gì đang xảy ra cho đến khi cuộc họp bắt đầu không? Một chương trình nghị sự loại bỏ sự nhầm lẫn đó bằng cách định hình cuộc thảo luận.
Với một chương trình nghị sự rõ ràng để theo dõi, mọi người đến cuộc họp đều biết mục đích và các chủ đề chính sẽ được thảo luận. Điều này giúp đội của bạn duy trì sự tập trung và đồng nhất ngay từ đầu. Cuộc thảo luận của bạn cũng ít có khả năng lạc đề và trôi vào những lối mòn làm gián đoạn dòng chảy của cuộc họp.
Theo dõi các cuộc thảo luận và quyết định của cuộc họp của bạn. Tìm hiểu cách ghi chú cuộc họp hiệu quả.
Tăng cường sự tham gia
Một cuộc họp hiệu quả thường phụ thuộc vào sự đóng góp từ nhiều góc nhìn. Nhưng có thể khó để nhân viên tham gia. Thực tế, 53% các nhà lãnh đạo cảm thấy thất vọng với sự tham gia thấp trong cuộc họp do những người tham dự không lên tiếng hoặc đưa ra ý kiến.
Biết trước chủ đề cuộc họp cho phép người tham dự chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này cho họ thời gian để thu thập thông tin liên quan, đặt câu hỏi và đến sẵn sàng để đóng góp ý nghĩa.
Một chương trình nghị sự được soạn thảo tốt cũng có thể thúc đẩy nghe tích cực vì người tham dự có thể dự đoán các chủ đề sắp tới và điều chỉnh sự tập trung của họ cho phù hợp.
Quyết định hiệu quả
Khi tất cả các thành viên tham dự đều rõ ràng về mục đích và mục tiêu của cuộc họp, nhóm có thể đưa ra quyết định nhanh chóng. Thay vì những cuộc thảo luận lan man quanh vấn đề, chương trình nghị sự của cuộc họp sẽ định hướng cuộc trò chuyện hướng tới một giải pháp.
Những cuộc thảo luận tập trung cho phép bạn đánh giá các lựa chọn một cách có hệ thống, xem xét các góc nhìn khác nhau và đưa ra các giải pháp được thông tin tốt.
Quản lý thời gian tốt hơn
Chúng ta đều ngại những cuộc họp kéo dài, đặc biệt là khi các cuộc thảo luận dường như không đạt được kết quả gì. Chương trình nghị sự của cuộc họp giúp bạn quản lý cuộc họp tốt hơn quản lý cuộc họp của bạn. Bằng cách thiết lập ranh giới thời gian rõ ràng cho mỗi mục trong chương trình nghị sự, bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ đúng tiến độ.
Với một chương trình nghị sự, bạn ít có khả năng vượt quá thời gian dành cho một chủ đề và ăn vào thời gian dành cho chủ đề khác. Hơn nữa, chương trình nghị sự cho thấy bạn tôn trọng lịch trình và thời gian của người tham dự. Điều này có thể tăng cường tinh thần và ngăn chặn cảm giác lãng phí thời gian dẫn đến mệt mỏi trong cuộc họp.
Cách viết một chương trình họp hữu ích trong 7 bước đơn giản
Một số 69% nhân viên cho biết thiếu một chương trình nghị sự rõ ràng là điều họ khó chịu nhất trong các cuộc họp. Nhưng việc tạo ra một chương trình nghị sự hiệu quả lại dễ dàng hơn bạn nghĩ.
Theo dõi bảy bước này để viết một chương trình nghị sự cuộc họp thúc đẩy hành động:
Theo dõi bảy bước này để viết một chương trình nghị sự cuộc họp thúc đẩy hành động:
1. Xác định mục đích của cuộc họp
Điều này nghe có vẻ như là điều hiển nhiên, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết bao nhiêu cuộc họp diễn ra mà không có một mục đích rõ ràng.
Đầu tiên, bạn cần biết tại sao bạn lại tổ chức cuộc họp này. Hãy tự hỏi, “Liệu cuộc họp này có thực sự cần thiết không? Chủ đề có thể được xử lý qua email hoặc cuộc trò chuyện nhanh thay vì?”
Khi bạn chắc chắn rằng một cuộc họp là cần thiết, hãy thu hẹp phạm vi và mục tiêu của nó. Cuộc họp có nhằm mục đích thảo luận về một dự án mới, đánh giá hiệu suất của một nhân viên, hay điều gì khác? Việc biết mục đích của cuộc họp giúp bạn hình thành chương trình nghị sự phù hợp.
Hãy thử các kỹ thuật như “5 Tại sao” để giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bạn cần giải quyết. Ví dụ, nếu cuộc họp là về việc khởi chạy chiến dịch tiếp thị bị trì hoãn, 5 Tại sao của bạn có thể như sau:
- Tại sao chiến dịch tiếp thị lại bị trì hoãn? Câu trả lời: Các tài sản chưa sẵn sàng.
- Tại sao các tài sản chưa sẵn sàng? Câu trả lời: Chúng tôi đang chờ bản sao cuối cùng từ đội ngũ sản phẩm.
- Tại sao bản sao lại bị trì hoãn? Câu trả lời: Thông số sản phẩm thay đổi vào phút chót.
- Tại sao thông số sản phẩm lại thay đổi? Câu trả lời: Phản hồi của khách hàng dẫn đến việc điều chỉnh tính năng.
- Tại sao chúng ta không dự đoán trước sự thay đổi tính năng này? Câu trả lời: Có sự thiếu liên lạc giữa đội ngũ sản phẩm và tiếp thị.
Bằng cách đặt câu hỏi "Tại sao?" năm lần, bạn sẽ đi đến vấn đề cốt lõi cần được giải quyết. Trong trường hợp này, mục đích của cuộc họp có thể là thảo luận cách cải thiện giao tiếp giữa các đội.
2. Xác định ai nên tham dự
Không nhất thiết phải là một cuộc họp toàn công ty hay toàn bộ phận. Có quá nhiều người tham gia chỉ làm chậm quyết định và lãng phí thời gian — thời gian có thể được dùng để làm việc.
Bằng cách chỉ mời những nhân viên thiết yếu và liên quan, bạn sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả của cuộc họp.
Một nhóm nhỏ, được nhắm mục tiêu có thể thảo luận hiệu quả hơn về chủ đề và đạt tiến bộ nhanh hơn mà không bị phân tâm. Lark Lịch giúp bạn dễ dàng xem sự có mặt của các thành viên trong nhóm. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng xác định những người tham dự phù hợp và tránh xung đột lịch trình. Bạn thậm chí có thể mời các nhóm tùy chỉnh thay vì thêm người tham dự từng người một.
Nhớ thu thập ý kiến từ những người không trực tiếp tham gia cuộc họp nữa. Gửi một email ngắn gọn cho bất kỳ ai ở rìa, trình bày mục đích của cuộc họp và yêu cầu bất kỳ đầu vào hoặc câu hỏi nào cần xem xét. Điều này đảm bảo rằng quan điểm của họ được lắng nghe mà không làm mất tập trung của cuộc họp.
3. Liệt kê các chủ đề của bạn
Cuộc họp sẽ bao gồm những gì? Tạo một danh sách các điểm thảo luận chính liên quan đến mục đích của cuộc họp. Điều này sẽ hoạt động như một hướng dẫn cho cuộc thảo luận của bạn và giữ cho người tham dự theo dõi.
Nếu bạn không chắc chắn về các chủ đề cụ thể mà cuộc họp sẽ bao gồm, hãy bắt đầu với một phiên động não. Liệt kê các vấn đề tiềm năng cần thảo luận, sau đó ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng và liên quan đến mục đích của cuộc họp. Hãy chắc chắn tránh các chủ đề quá rộng hoặc cố gắng bao quát quá nhiều.
Sử dụng hai phương pháp phổ biến này để ưu tiên các chủ đề thảo luận của bạn:
- Phương pháp MoSCoW: Phân loại các chủ đề thành “Phải có,” “Nên có,” “Có thể có,” và “Không có.” Phương pháp MoSCoW giúp bạn tập trung vào các mục quan trọng nhất cho cuộc họp đồng thời cũng công nhận các khía cạnh khác có thể được thảo luận sau.
- Ma trận Eisenhower: Trực quan hóa các chủ đề dựa trên tính khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Điều này giúp bạn xác định các nhiệm vụ cần hành động ngay lập tức và những nhiệm vụ có thể được lên lịch, ủy quyền hoặc xóa bỏ.
Một thực hành tốt khác là chia nhỏ các chủ đề lớn thành các chủ đề nhỏ hơn. Ví dụ, đối với một cuộc họp giải quyết các vấn đề về giao tiếp của nhóm, các chủ đề phụ của bạn có thể bao gồm phản hồi chậm, quá tải công cụ và bỏ lỡ hạn chót.
Việc làm này cho phép bạn giải quyết từng vấn đề cụ thể với nhiều chiều sâu và rõ ràng hơn.
4. Ước lượng thời gian phân bổ
Để tránh các cuộc họp kéo dài quá mức và không hiệu quả, hãy phân bổ khung thời gian cụ thể cho từng chủ đề sẽ được thảo luận. Việc dành một khoảng thời gian thực tế cho mỗi mục trong chương trình cũng rất quan trọng. Hãy cân nhắc đến độ phức tạp của chủ đề, ai và bao nhiêu người sẽ tham gia đóng góp, cũng như tổng thời gian dự kiến của cuộc họp.
Phân bổ thời gian cụ thể giúp đảm bảo bạn không vội vàng qua các chủ đề quan trọng hơn hoặc để lại những vấn đề chưa được giải quyết. Hơn nữa, nó giúp các cuộc thảo luận không bị lệch hướng hoặc bị lạc vào những chi tiết không liên quan.
Dưới đây là một số chiến lược để phân bổ thời gian hiệu quả hơn:
- Vòng nhanh: Đặt giới hạn thời gian chặt chẽ, ví dụ như hai phút mỗi người, cho các cập nhật tình trạng hàng ngày hoặc ý kiến nhanh.
- Khu vực đỗ xe: Đối với những chủ đề có thể làm lệch chương trình, hãy dành một phần “Khu vực đỗ xe” ở cuối cuộc họp để giải quyết ngắn gọn nếu còn thời gian.
- Thông báo kiểm tra thời gian: Người điều phối cuộc họp nên định kỳ đưa ra “Thông báo kiểm tra thời gian 10 phút” để nâng cao nhận thức và điều chỉnh khi cần thiết.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một số cuộc thảo luận có thể cần nhiều hoặc ít thời gian hơn dự kiến. Hãy giữ lịch trình linh hoạt và để dành một khoảng thời gian dự phòng phòng trường hợp bị trễ.
5. Bao gồm tài liệu hỗ trợ
Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ mang lại hiệu quả lớn. Vì vậy, hãy chuẩn bị mọi thứ bạn cần cho cuộc họp trước đó. Bao gồm bất kỳ thông tin liên quan nào mà người tham dự nên xem xét trước hoặc trong cuộc họp, chẳng hạn như đề xuất dự án, báo cáo phân tích đối thủ cạnh tranh hoặc tài liệu chiến dịch tiếp thị.
Nếu bạn đang làm việc với một chủ đề phức tạp hơn, như một bài nghiên cứu, bạn có thể cân nhắc sử dụng gói dịch vụ viết bài luận y khoa để giúp đơn giản hóa quy trình.
Việc giữ một danh sách kiểm tra là một cách tuyệt vời để đảm bảo không có điều gì quan trọng bị bỏ qua. Hãy chắc chắn chia sẻ những tài liệu này với các thành viên tham gia cuộc họp trước để họ có thời gian chuẩn bị và tham gia tích cực vào cuộc thảo luận.
Đối với các đội ngũ được phân bổ ở các địa điểm và múi giờ khác nhau, việc chuẩn bị trước cuộc họp này là cần thiết để giữ cho mọi người cùng trang. Advance Intelligence Group (AIG) đã thấy sự tăng cường đáng kể về hiệu quả cuộc họp và sự hợp tác bằng cách sử dụng các tài liệu chia sẻ và tính năng chỉnh sửa cộng tác thời gian thực của Lark trên toàn bộ lực lượng lao động toàn cầu của họ.
Mẹo chuyên nghiệp cho một cuộc họp hiệu quả hơn: Chỉ ra những phần quan trọng nhất mà người tham dự cần xem xét để giúp đội nhóm của bạn ưu tiên chuẩn bị của họ.
6. Phân công vai trò và các hành động cần thực hiện
Hãy chắc chắn rằng cuộc họp của bạn có một mục đích ngoài việc thảo luận bằng cách phân công vai trò và trách nhiệm một cách chiến lược. Chỉ định một người dẫn cuộc thảo luận, một người ghi chép, một người giữ thời gian, hoặc một diễn giả cụ thể để trình bày từng chủ đề.
Nếu bạn có các cuộc họp định kỳ, hãy xem xét việc luân chuyển vai trò giữa các thành viên tham dự. Đây là một cách tốt để đội nhóm của bạn phát triển kỹ năng và nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm chung.
Nếu bạn có các cuộc họp định kỳ, hãy xem xét việc luân chuyển vai trò giữa các thành viên tham dự. Đây là một cách tốt để đội nhóm của bạn phát triển kỹ năng và nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm chung.Một yếu tố then chốt khác trong bước này là xác định trước các hành động cần hoàn thành sau cuộc họp. Như vậy, các quyết định được đưa ra trong cuộc họp sẽ trở thành các hành động mà tiến độ của chúng có thể được theo dõi.
Các công cụ như Lark giúp quá trình này trở nên đơn giản. Ghi chú cuộc họp trực tiếp trong Tài liệu đám mây Lark và sử dụng chức năng “@” để giao nhiệm vụ cho các thành viên cụ thể trong nhóm. Sau đó, sử dụng tính năng Tasks của Lark để theo dõi các mục hành động, đặt hạn chót và giám sát tiến độ tại một vị trí tập trung.
7. Đọc lại và chia sẻ
Sau khi bạn đã hoàn thiện chương trình họp, hãy dành thời gian đọc lại để tránh phải gửi nhiều phiên bản. Kiểm tra các yếu tố sau:
- Sự rõ ràng: Cách diễn đạt có dễ hiểu không?
- Độ chính xác: Tất cả các chi tiết (ngày, giờ và tên người tham gia) có đúng không?
- Phân bổ thời gian: Các khung thời gian bạn đã phân bổ có thực tế và phù hợp không?
- Dòng chảy logic: Các chủ đề có chuyển tiếp mượt mà và xây dựng dựa trên nhau không?
Khi đã hoàn chỉnh, hãy chia sẻ chương trình họp với tất cả người tham dự trước cuộc họp.
Với Lark, bạn có thể nhanh chóng chia sẻ tài liệu và thư mục bằng một liên kết đơn giản. Nếu cuộc họp của bạn có danh sách người tham dự dài, bạn có thể chọn cấp quyền chỉ xem hoặc chỉnh sửa, tùy thuộc vào mục đích cuộc họp.
Lý tưởng nhất là nên chia sẻ trước 24 đến 48 giờ để mọi người có thời gian xem xét các chủ đề và chuẩn bị câu hỏi hoặc đóng góp.
5 ví dụ về các chương trình nghị sự họp hiệu quả
Dưới đây là năm ví dụ về các chương trình nghị sự cuộc họp để bạn có thể tham khảo:
1. Chương trình nghị sự cuộc họp khởi động dự án
Mục tiêu cuộc họp: Đồng bộ hóa các thành viên trong nhóm, thu hút sự tham gia của các bên liên quan và khởi động một dự án thành công.
Người tham dự:
Người tham dự:- Nhà tài trợ dự án
- Quản lý dự án
- Các thành viên nhóm dự án
- Các bên liên quan chính
Chương trình nghị sự:
Giới thiệu & Chào mừng (5 phút): Điều này quan trọng nếu những người tham dự đến từ các bộ phận khác nhau hoặc chưa từng làm việc cùng nhau trước đây.
Tổng quan dự án (15 phút)
- Lý do và mục đích
- Mục tiêu và mục đích của dự án
- Phạm vi
- Lộ trình tổng quát
Vai trò & Trách nhiệm (10 phút)
- Làm rõ vai trò và phạm vi công việc của từng thành viên chủ chốt trong nhóm
Kế hoạch giao tiếp (5-10 phút)
- Thảo luận về cách nhóm sẽ cập nhật tiến độ cho nhau và thông báo cho các bên liên quan
Quản lý Rủi ro (5-10 phút)
- Thảo luận danh sách các rủi ro tiềm ẩn
- Xác định cách quản lý những rủi ro đó trong suốt dự án
Các bước thao tác & Mục tiêu Hành động (5 phút)
- Tóm tắt các nhiệm vụ ngay lập tức để khởi động dự án
- Phân công trách nhiệm và thời hạn cho những mục tiêu hành động đó
Hỏi & Đáp & Thảo luận Mở rộng (10-15 phút)
Chào đón cơ hội làm rõ những bất định và giải quyết các mối quan tâm
2. Chương trình họp hàng tuần của đội ngũ bán hàng
Mục tiêu Cuộc họp: Theo dõi hiệu suất, chia sẻ cập nhật, giải quyết thách thức, và động viên đội ngũ cho tuần tới.
Người tham dự:
- Quản lý bán hàng
- Nhân viên bán hàng
Chương trình:
Thông báo (5 phút)
- Chúc mừng những thành tựu từ tuần trước
- Chia sẻ các thông tin quan trọng của công ty hoặc toàn đội
Cập nhật cá nhân (20 phút)
Mỗi nhóm cung cấp bản cập nhật ngắn gọn về những điều sau:
- Các thỏa thuận chính đã đóng
- Tiến độ ống dẫn (các thỏa thuận gần đóng, bất kỳ khách hàng tiềm năng nào họ có thể có)
- Những thách thức họ đang đối mặt
Đánh giá chỉ số (15 phút)
- Đánh giá doanh số cá nhân và đội từ tuần trước
- Thảo luận về xu hướng, các lĩnh vực cần cải thiện và mục tiêu cho tuần hiện tại
Thảo luận về Thách thức và Giải pháp (15 phút)
- Thảo luận về những thách thức mà đội đang đối mặt
- Đưa ra các giải pháp để vượt qua những trở ngại này
Các mục hành động & Các bước thao tác tiếp theo (5 phút)
- Tóm tắt các điểm chính và các mục hành động cho mỗi đại diện bán hàng
- Đặt ra các lĩnh vực tập trung cho tuần tới
3. Chương trình nghị sự cuộc họp đánh giá hiệu suất
Mục tiêu cuộc họp: Đánh giá hiệu suất, cung cấp phản hồi và đặt mục tiêu
Người tham dự:
- Nhân viên
- Quản lý/người đánh giá
Chương trình nghị sự:
Đánh giá tự đánh giá của nhân viên (10 phút)
- Xem lại thành tựu và thách thức
- Tự phản ánh về điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện
Phản hồi của quản lý (10 phút)
- Cung cấp đánh giá hiệu suất chung dựa trên mục tiêu và kỳ vọng
- Bao gồm các ví dụ cụ thể về điểm mạnh và điểm yếu
Thảo luận hai chiều (15 phút)
- Thảo luận về đánh giá tự đánh giá và phản hồi của quản lý
- Cho phép nhân viên đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm của họ
Lập kế hoạch phát triển (20 phút)
- Xác định các lĩnh vực phát triển và phát triển chuyên nghiệp
- Đặt mục tiêu mới phù hợp với mục tiêu của công ty và nhân viên
Mục tiêu và Khát vọng Nghề nghiệp (10 phút)
- Thảo luận cởi mở về những khát vọng lâu dài của nhân viên
- Khám phá cách công ty có thể hỗ trợ con đường sự nghiệp của nhân viên
Tóm tắt (5 phút)
- Tóm tắt các điểm chính, các mục hành động và các gói dịch vụ phát triển
4. Chương trình nghị sự cuộc họp liên bộ phận
Mục tiêu Cuộc họp: Phân tích một quy trình cụ thể liên quan đến nhiều bộ phận, xác định các điểm nghẽn và bất cập, và phát triển các giải pháp.
Mục tiêu Cuộc họp: Phân tích một quy trình cụ thể liên quan đến nhiều bộ phận, xác định các điểm nghẽn và bất cập, và phát triển các giải pháp.Người tham dự:
- Đại diện chính từ mỗi bộ phận
- Chủ sở hữu quy trình
- Người điều phối cuộc họp
Chương trình nghị sự:
Giới thiệu và Chào mừng (5 phút)
- Giới thiệu các đại biểu từ các bộ phận khác nhau
Mục đích Cuộc họp & Tổng quan Quy trình (10 phút)
- Xác định quy trình đang được kiểm tra
- Giải thích tại sao quy trình này cần được cải thiện
Lập bản đồ quy trình (20 phút)
- Trực quan hóa bản đồ quy trình hiện tại qua tất cả các bộ phận (sử dụng sơ đồ luồng)
- Xem xét từng bước, bàn giao giữa các bộ phận, và các điểm quyết định
Những điểm nghẽn và điểm đau (20 phút)
- Thảo luận về những nơi quy trình bị kẹt, mất quá nhiều thời gian, hoặc dẫn đến lỗi
- Khuyến khích mỗi bộ phận chia sẻ quan điểm của họ về những thách thức này
Phân tích nguyên nhân gốc rễ (15 phút)
- Tìm ra nguyên nhân cơ bản cho các vấn đề đã nêu trên
Não bộ đưa ra giải pháp (15 phút)
- Khuyến khích ý tưởng sáng tạo để cải thiện quy trình
- Xem xét các giải pháp hoặc công cụ khác nhau để cải thiện quy trình
Các bước thao tác tiếp theo, và dòng thời gian (10 phút)
- Ưu tiên các giải pháp và phân công nhiệm vụ để kiểm tra thêm
- Thiết lập thời gian biểu để triển khai thay đổi và đo lường kết quả
- Lên lịch các cuộc họp theo dõi khi cần thiết
5. Chương trình nghị sự cuộc họp toàn thể
Mục tiêu cuộc họp: Chia sẻ các thông báo quan trọng của công ty, ăn mừng thành tựu, giải quyết thách thức, và thống nhất và định hướng công ty.
Người tham dự:
- Tất cả mọi người trong công ty
Chương trình nghị sự:
Lời chào mừng và phát biểu mở đầu (5 phút)
- Nhà lãnh đạo công ty (ví dụ: CEO) đặt tông, chào mừng mọi người, và nhấn mạnh mục đích của cuộc họp
Các thông báo của công ty (15 phút)
- Các thông báo chính và các cập nhật lớn
- Cân nhắc việc có các giám đốc khác nhau đảm nhận các khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp
Thành công của đội ngũ và ghi nhận (10 phút)
- Khen ngợi các đội và cá nhân vì công việc xuất sắc
- Chia sẻ các ví dụ về cách những thành tựu này phù hợp với giá trị của công ty
Thách thức và Cơ hội (10 phút)
- Thảo luận minh bạch về các thách thức hiện tại và cách giải quyết chúng
- Định hình cơ hội cho sự phát triển và cải thiện
Hỏi & Đáp (10 phút)
- Diễn đàn mở cho nhân viên đặt câu hỏi
Lời kết (5 phút)
- Củng cố các điểm chính, nhắc lại mục tiêu của công ty và cảm ơn mọi người đã tham dự
6 phương pháp tốt nhất khi lập chương trình nghị sự cuộc họp
Hãy chắc chắn rằng các cuộc họp của bạn đạt được mục tiêu với sáu phương pháp hay nhất này:
1. Tập trung vào kết quả, không chỉ là các chủ đề
Đừng chỉ liệt kê các chủ đề thảo luận. Hãy xác định rõ ràng kết quả mong muốn cho mỗi mục trên chương trình nghị sự. Tự hỏi bản thân:
- Những lựa chọn cụ thể hoặc sự phê duyệt nào cần được đưa ra từ cuộc thảo luận này?
- Những bước cụ thể hoặc nhiệm vụ nào phải được bắt đầu như một kết quả của chủ đề này?
- Kiến thức thiết yếu nào cần được truyền đạt, và với mục đích gì?
Bằng cách định hình mỗi mục trên chương trình nghị sự xung quanh một kết quả mong muốn, bạn đảm bảo rằng mỗi cuộc thảo luận đều góp phần vào mục tiêu của cuộc họp. Điều này giữ cho các cuộc thảo luận của bạn hướng tới mục tiêu. Hơn nữa, nó làm rõ ai chịu trách nhiệm về điều gì sau khi cuộc họp kết thúc.
2. Ưu tiên các điểm thảo luận
Bắt đầu cuộc họp của bạn với đà. Xác định các điểm thảo luận cần tập trung và chú ý nhiều nhất, như những điểm đòi hỏi ra quyết định, giải quyết vấn đề, hoặc động não.
Thứ tự bạn tổ chức các mục trên chương trình nghị sự cũng có ảnh hưởng lớn đến dòng chảy của cuộc họp. Đừng để người tham dự nhảy qua lại giữa các chủ đề không liên quan. Thay vào đó, nhóm các chủ đề liên quan để tạo thành cấu trúc chặt chẽ cho cuộc họp. Điều này giúp người tham gia dễ dàng theo dõi, duy trì sự tập trung và xây dựng các ý tưởng trước đó trong suốt cuộc thảo luận.
3. Hãy thực tế về việc phân bổ thời gian
Một chương trình nghị sự quá tải không bao giờ là một ý tưởng tốt. Bạn cần phân bổ đủ thời gian cho mỗi chủ đề dựa trên tầm quan trọng và độ phức tạp của nó. Hơn nữa, luôn dành không gian cho người tham dự để đặt câu hỏi, làm rõ thông tin và có những cuộc thảo luận bất ngờ.
Để quản lý thời gian cuộc họp tốt hơn:
- Hỏi các đóng góp viên họ cần bao nhiêu thời gian cho các mục trên chương trình nghị sự của họ
- Đặt giới hạn thời gian chặt chẽ cho mỗi chủ đề để giữ mọi thứ diễn ra suôn sẻ
- Chỉ định một người giữ thời gian để giúp nhóm giữ đúng lịch trình
Hãy sẵn sàng điều chỉnh chương trình nghị sự một cách linh hoạt nếu cần thiết. Một số cuộc thảo luận có thể xứng đáng được dành nhiều thời gian hơn, trong khi những cuộc khác có thể được tóm tắt sau hoặc thảo luận trong cuộc họp tiếp theo của bạn.
4. Chào đón ý kiến đóng góp
Đừng đợi đến khi cuộc họp diễn ra mới tìm hiểu những gì người tham dự muốn nói. Hãy hỏi họ về ý kiến của họ về các chủ đề trên chương trình nghị sự hoặc bất kỳ câu hỏi nào họ có trước đó. Làm như vậy sẽ giúp bạn xây dựng một chương trình nghị sự chặt chẽ và phù hợp hơn.
Trong cuộc họp, khuyến khích người tham dự đưa ra ý tưởng của riêng họ để tạo ra một môi trường họp bao quát hơn.
Thử những ý tưởng này để cải thiện sự tham gia của nhân viên trong các cuộc họp:
- Đặt tông điệu: Nhấn mạnh giá trị của cuộc thảo luận nhóm ngay từ đầu cuộc họp.
- Đặt câu hỏi mở: Thay vì nói, “Có ai có suy nghĩ gì không?” hãy đặt câu hỏi như “Chúng ta có thể tiếp cận vấn đề này theo những cách nào khác?”
- Gọi tên từng cá nhân một cách nhẹ nhàng: Nếu bạn nhận thấy ai đó chưa lên tiếng, hãy thử nói, “Tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn.”
- Tạo một vòng lặp phản hồi tích cực: Khi một nhân viên đóng góp, hãy công nhận và bày tỏ sự đánh giá cao cho ý tưởng của họ.
5. Đừng tái phát minh bánh xe
Nếu bạn tổ chức các cuộc họp định kỳ, như cập nhật hàng tuần của nhóm hoặc đánh giá dự án hàng tháng, hãy tạo một mẫu chương trình nghị sự chính hoặc lấy một mẫu từ các ví dụ trên. Như vậy, bạn sẽ không phải bắt đầu từ đầu ở mỗi cuộc họp.
Mẫu của bạn có thể bao gồm các mục tiêu chuẩn, như thông điệp chào mừng, báo cáo thường kỳ, và thời gian cho thảo luận mở. Trước mỗi cuộc họp, hãy tùy chỉnh mẫu với các chủ đề cụ thể, diễn giả, và phân bổ thời gian dựa trên nhu cầu của tuần đó. Cuộc họp nhất quán giúp người tham dự quen với cấu trúc cuộc họp và biết được điều gì sẽ xảy ra.
6. Sử dụng phần mềm phù hợp
Đôi khi, chúng ta cần sự trợ giúp thêm để làm cho chương trình nghị sự của mình trở nên trơn tru và hiệu quả hơn. Phần mềm phù hợp loại bỏ sự phiền phức trong việc lập kế hoạch chương trình nghị sự. Nó cũng có thể giúp viết, định dạng, phân bổ thời gian, phân phối, và thậm chí gửi nhắc nhở tự động cho người tham dự.
Các nền tảng hợp tác như Lark có thể đơn giản hóa quá trình hơn nữa. Ví dụ, nhiều thành viên trong nhóm có thể đóng góp trực tiếp vào tài liệu chương trình nghị sự trong Tài liệu đám mây của Lark. Hơn nữa, Lark tự động theo dõi bất kỳ thay đổi nào được thực hiện để bạn luôn có chương trình nghị sự mới nhất.
Làm thế nào Lark Suite có thể giúp bạn viết chương trình nghị sự tốt hơn và cải thiện cuộc họp của bạn
Đang tìm kiếm một lối tắt để có những cuộc họp tốt hơn? Lark giúp đơn giản hóa toàn bộ quá trình cuộc họp, từ lập kế hoạch đến thực hiện.
Tài liệu đám mây Lark
Đừng để cuộc họp của bạn rơi vào bẫy của những cuộc thảo luận lan man— hãy bỏ qua sự vất vả khi tự mình viết nghị trình.
Với Tài liệu đám mây Lark, toàn bộ nhóm của bạn có thể đóng góp ý tưởng và cùng nhau tinh chỉnh nghị trình một cách trực tiếp, đảm bảo cuộc họp của bạn có một mục đích rõ ràng. Ghi lại mọi chi tiết quan trọng và tối đa hóa sự tham gia ngay cả trước khi cuộc họp bắt đầu.
Ngoài ra, bạn có thể giữ cho nghị trình của mình được tổ chức và dễ dàng truy cập trên Lark. Không còn phải tìm kiếm qua những email rải rác hoặc các tập tin lỗi thời — mọi người có thể dễ dàng truy cập nghị trình bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu.
Ngoài ra, bạn có thể giữ cho nghị trình của mình được tổ chức và dễ dàng truy cập trên Lark. Không còn phải tìm kiếm qua những email rải rác hoặc các tập tin lỗi thời — mọi người có thể dễ dàng truy cập nghị trình bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu.Cần một sự khởi đầu? Chọn từ mẫu nghị trình hoặc mẫu cuộc họp sẵn có của chúng tôi để bắt đầu, hoặc liên hệ với Lark để tìm hiểu thêm.
Lark Mail và Messenger
Muốn một cách hiệu quả hơn để gửi nghị trình cuộc họp và các tập tin đính kèm? Lark tích hợp các công cụ giao tiếp để đơn giản hóa quá trình này. Không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc nền tảng khác nhau.
Trò chuyện Lark kết nối với mọi thứ. Khi bạn hoàn thành việc soạn thảo nghị trình, chia sẻ, lên lịch và giao nhiệm vụ mà không cần rời khỏi nguồn cấp dữ liệu trò chuyện của bạn. Hơn nữa, Lark giữ cho các nhóm được thông báo với các lời nhắc tự động để nhắc nhở người tham dự về các cuộc họp sắp tới.
Cuộc họp Lark
Tổ chức cuộc họp trực tiếp trong Lark. Với tính năng chia sẻ màn hình, bảng trắng hợp tác, và cả bình chọn thời gian thực, Lark Meetings giúp các đội nhóm tập trung hơn. Điều này đặc biệt quan trọng vì, theo 63% nhân viên, việc có nhiều cách tham gia vào cuộc họp sẽ làm họ năng suất hơn.
Lark Meetings còn hỗ trợ phụ đề được dịch theo thời gian thực, giúp các đội nhóm toàn cầu hợp tác mà không gặp rào cản ngôn ngữ. Mỗi người tham dự cuộc họp có thể thể hiện bản thân bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ. Hơn nữa, với Magic Share, các thành viên tham gia cuộc họp có thể dễ dàng trình bày nội dung, chuyển đổi giữa các người trình bày, và thậm chí cùng ghi chú trong các phiên động não.
Lark Meetings còn hỗ trợ phụ đề được dịch theo thời gian thực, giúp các đội nhóm toàn cầu hợp tác mà không gặp rào cản ngôn ngữ. Mỗi người tham dự cuộc họp có thể thể hiện bản thân bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của họ. Hơn nữa, với Magic Share, các thành viên tham gia cuộc họp có thể dễ dàng trình bày nội dung, chuyển đổi giữa các người trình bày, và thậm chí cùng ghi chú trong các phiên động não.Kết nối cuộc họp của bạn trực tiếp với Lịch Lark để những người tham dự có cái nhìn tổng quan về lịch trình và chi tiết cuộc họp của họ. Bạn cũng có thể lên lịch cho các cuộc họp định kỳ với các khoảng thời gian tùy chỉnh và nhắc nhở tự động.
Lark Minutes
Không bỏ lỡ bất kỳ chi tiết quan trọng nào trong cuộc họp của bạn với Lark Minutes, nó tự động chuyển đổi các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành văn bản dễ tìm kiếm. Giải phóng đội nhóm của bạn khỏi trách nhiệm ghi chú cuộc họp và tập trung vào sự tham gia tích cực.
Cần xem lại điều gì nhanh chóng? Phát lại các bản ghi cuộc họp theo tốc độ của riêng bạn. Tua nhanh, tua lại, và thậm chí bỏ qua các phần im lặng để dễ dàng tìm nội dung bạn cần.
Với Lark Minutes, mọi người trong đội nhóm của bạn đều có quyền truy cập vào hồ sơ cuộc họp toàn diện. Dễ dàng xem lại các cuộc thảo luận, theo dõi các quyết định, và giữ cho mọi người đồng bộ.
Lark Base
Lark Base cho phép bạn tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên liên quan đến các chương trình nghị sự và cuộc họp của bạn — không cần mã hóa. Dựa trên các cuộc thảo luận và quyết định tại cuộc họp, kích hoạt email theo dõi gửi đến người tham dự, tạo nhiệm vụ dự án, và nhiều hơn nữa.
Bạn cũng có thể theo dõi các mục hành động của mình thông qua Lark. Đặt hạn chót và theo dõi tiến độ của đội nhóm của bạn để đảm bảo động lực tiếp tục ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.
Những câu hỏi thường gặp về cách viết chương trình họp
Hãy làm rõ một số câu hỏi còn tồn đọng mà bạn có thể có về việc viết chương trình nghị sự cuộc họp.
Làm thế nào để viết một chương trình nghị sự cho cuộc họp của bảng điều hành?
Cuộc họp của bảng điều hành thường có tính chất trang trọng hơn so với các cuộc họp công ty thông thường. Chúng thường có các yêu cầu cụ thể và tập trung nhiều hơn vào chiến lược cấp cao. Vì vậy, chương trình nghị sự nên phản ánh tính trang trọng này.
Bao gồm các mục do điều lệ công ty của bạn yêu cầu là điều bắt buộc. Ngoài ra, hãy để lại nhiều thời gian cho các cuộc thảo luận sâu rộng, báo cáo tài chính và phê duyệt các quyết định quan trọng.
Hãy nhớ phân phát chương trình nghị sự và tài liệu hỗ trợ trước để các thành viên của bảng điều hành có đủ thời gian để xem xét mọi thứ họ cần.
Làm thế nào để viết một chương trình nghị sự cho cuộc họp đầu tiên?
Mục tiêu của cuộc họp đầu tiên là giới thiệu các thành viên mới của nhóm, xây dựng mối quan hệ và thiết lập một tông thái tích cực cho một dự án hoặc công ty. Chương trình nghị sự thường tập trung vào việc giới thiệu, thiết lập vai trò và làm rõ mục tiêu cuộc họp.
Cũng có thể là một ý tưởng tốt để dành thời gian cho các hoạt động làm quen hoặc mỗi người chia sẻ vai trò của họ trong dự án hoặc công ty và điều họ hào hứng nhất. Ngay cả một hoạt động đơn giản như vậy cũng có thể giúp giảm bớt bất kỳ sự lo lắng nào mà các thành viên tham dự có thể có.
Chương trình nghị sự nên dài bao lâu?
Mặc dù không có chiều dài lý tưởng cho một chương trình nghị sự cuộc họp tốt, hãy cố gắng giữ mọi thứ ngắn gọn nhất có thể trong khi vẫn bao gồm tất cả các chủ đề cần thiết. Một cuộc họp quan trọng kéo dài một giờ có thể có một chương trình nghị sự chi tiết hơn so với một cuộc kiểm tra nhanh 15 phút.
Nếu bạn có một chương trình nghị sự có vẻ quá đầy đủ, hãy ước tính thời gian cần thiết cho mỗi mục và sau đó loại bỏ bất cứ điều gì bạn cho là không cần thiết. Xem xét liệu các chủ đề nhất định có thể được thảo luận trong một email cập nhật hoặc một cuộc thảo luận ngắn tại đầu cuộc họp tiếp theo thay vì không.
Liệu mọi cuộc họp đều cần có chương trình nghị sự không?
Vâng! Một chương trình nghị sự đơn giản ngăn các cuộc thảo luận đi lệch hướng. Ngay cả những cuộc họp ngắn, không trang trọng cũng có thể được hưởng lợi từ một vài điểm then chốt mô tả mục đích và kết quả mong muốn của chúng.
Sử dụng Lark cho tất cả các nhu cầu họp kinh doanh của bạn
Tạo chương trình cuộc họp hiệu quả và tổ chức các cuộc họp hiệu quả trên nền tảng tích hợp của chúng tôi. Thử Lark ngay.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
