Phương pháp tạo chương trình họp nhóm hiệu quả
Jessica O
Chuyên gia Tạo nhu cầu Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Jessica O
5 thg 8, 2026
Đọc trong 12 phút
Những cuộc họp không hiệu quả là một vấn đề trong kinh doanh. Nhiều người, bao gồm cả Jeff Bezos, với các nhóm hai chiếc bánh pizza và bản báo cáo 6 trang của Amazon, đã thử nhiều cách độc đáo để giải quyết vấn đề này.
“Mỗi cuộc họp không kích thích trí tưởng tượng và sự tò mò của những người tham dự là điều mà tôi gọi là PLO: một Cơ Hội Mất Mãi Mãi.” Đây là lời của nhà quản lý huyền thoại và tác giả Tom Peters.
Cách tốt nhất để tránh PLO là lên kế hoạch cho các cuộc họp nhóm của bạn từ trước. Bạn cần có một ý tưởng rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được và cách bạn dự định thực hiện điều đó. Khi làm như vậy, bạn không chỉ cải thiện năng suất mà còn nâng cao tinh thần của toàn bộ nhóm.
Và điều đó bắt đầu với một chương trình họp. Nhưng không phải bất kỳ chương trình họp nào — mà là một chương trình họp nhóm được xây dựng kỹ lưỡng và hiệu quả.
Bạn có thể nghĩ rằng càng chi tiết trong chương trình họp thì càng tốt, nhưng đó chỉ là kịch bản chương trình họp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn mà không phải trả phí đăng ký đắt đỏ cho một loạt các công cụ cộng tác lộn xộn.
Ý nghĩa của việc có một chương trình họp nhóm là gì?
Thống kê về năng suất cuộc họp trước và sau thời gian phong tỏa do COVID-19 khá đáng chú ý. Số lượng cuộc họp mỗi tuần đã tăng lên, cũng như số người tham dự. Tuy nhiên, các cuộc họp trở nên ngắn hơn và chúng ta dành ít thời gian hơn trong các cuộc họp đó. Thêm vào đó, 37% cuộc họp được tổ chức mà không sử dụng tích cực một chương trình nghị sự.
Điều mà nhiều người bỏ lỡ là chương trình nghị sự cung cấp một gói dịch vụ rõ ràng, phác thảo những gì, tại sao và ai trong cuộc họp của bạn. Đội ngũ của bạn sẽ được hưởng lợi theo các cách sau:
- Thời gian chuẩn bị: Nếu bạn gửi nó trước thời gian cuộc họp, chương trình làm việc sẽ cho đội của bạn thời gian chuẩn bị cho cuộc họp. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn mong đợi mỗi người tham gia mang theo một thứ cụ thể vào cuộc họp.
- Cấu trúc: Những cuộc họp tồi tệ nhất và không hiệu quả nhất là những cuộc họp diễn ra một cách lộn xộn mà không có mục tiêu hay mục đích rõ ràng. Một chương trình làm việc hiệu quả sẽ tránh được tình trạng đó.
- Sự tin tưởng: Một chương trình làm việc rõ ràng và được suy nghĩ kỹ lưỡng cho đội của bạn biết rằng bạn trân trọng thời gian và đóng góp của họ.
- Hiệu quả: Điều hành một cuộc họp mà không có chương trình làm việc giống như xây dựng một ngôi nhà mà không có kế hoạch — cực kỳ không hiệu quả và tốn kém.
- Trách nhiệm: Phân công các mục hành động và trách nhiệm cho từng thành viên trong đội khiến họ phải chịu trách nhiệm cá nhân về những nhiệm vụ đó.
- Kết quả tích cực: Mục tiêu rõ ràng và việc có những người tham dự biết họ được yêu cầu tranh luận hay quyết định sẽ dẫn đến các cuộc họp thành công.
Những nội dung nào bạn nên đưa vào chương trình họp nhóm của mình?
Khi bạn soạn thảo chương trình họp nhóm, bạn nên luôn bắt đầu với những điều cơ bản:
- Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp
- Liên kết đến cuộc họp (nếu là họp trực tuyến)
- Mục đích của cuộc họp
- Danh sách các chủ đề hoặc mục chương trình (với khung thời gian ước tính cho từng mục)
- Ai sẽ tham dự (và những mục chương trình mà họ chịu trách nhiệm)
Chính hai mục cuối cùng này dẫn chúng ta đến chi tiết cho chương trình họp của bạn, chương trình họp nên luôn bao gồm những điều sau:
- Các mục hành động: Đây là các mục được giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm thực hiện (thường có hạn chót) trong hoặc sau cuộc họp nhóm.
- Các mục thảo luận: Đây là các mục mà nhóm của bạn cần thảo luận và đưa ra quyết định. Chúng thậm chí có thể yêu cầu nghiên cứu hoặc công việc bổ sung và trở thành các mục hành động.
- Các mục thông tin: Thường là các cập nhật có liên quan đến nhóm của bạn. Chúng thường liên quan đến các mục và nhiệm vụ.
Việc bao gồm tất cả những điều cần thiết này trong chương trình họp giúp người tham gia không cảm thấy bối rối hoặc lạc lõng trong suốt cuộc họp.
Kết quả là, bạn có thể điều hành một cuộc họp suôn sẻ, không kéo dài quá giờ hoặc khiến mọi người bối rối không biết phải làm gì tiếp theo.
Kết quả là, bạn có thể điều hành một cuộc họp suôn sẻ, không kéo dài quá giờ hoặc khiến mọi người bối rối không biết phải làm gì tiếp theo.
3 ví dụ về chương trình họp nhóm để bạn sử dụng cho cuộc họp tiếp theo của mình
Có nhiều loại cuộc họp khác nhau. Ví dụ, bạn có thể có các cuộc họp đánh giá hiệu suất, cuộc họp nhân viên, cuộc họp toàn thể, cuộc họp nhóm lãnh đạo, cuộc họp hội đồng quản trị hoặc cuộc họp cấp 10.
Chúng tôi đã chọn ba ví dụ về chương trình họp để bạn sử dụng làm mẫu chương trình họp. Hãy cùng xem qua.
1. Chương trình họp nhóm chung
Một cuộc họp nhóm chung có thể có bất kỳ mục đích nào. Ví dụ về chương trình họp dưới đây đại diện cho một cuộc họp nhóm dự án điển hình, nơi người quản lý dự án chủ trì phiên họp. Tuy nhiên, bạn có thể áp dụng định dạng này cho bất kỳ loại cuộc họp nhóm nào.
Ngày và giờ: [Ngày họp] [Giờ bắt đầu họp]
Thời lượng: [Thời lượng cuộc họp]
Người tham dự: [Tên tất cả người tham dự]
Chương trình họp
Cập nhật chung (Quản lý dự án: [Tên], [Khung thời gian])
- Tại đây, liệt kê tiến độ tổng thể của dự án, các chỉ số chính và các cập nhật trạng thái liên quan khác.
Đánh giá các mục hành động (Quản lý dự án: [Tên], [Khung thời gian])
- Kiểm tra tiến độ của các thành viên nhóm về các mục hành động đã trình bày trong cuộc họp trước, nếu có.
Mục #1 (Người chịu trách nhiệm: [Tên], [Khung thời gian])
Mục #1 (Người chịu trách nhiệm: [Tên], [Khung thời gian])- Hãy để thành viên liên quan trong nhóm trình bày vấn đề hiện tại và mô tả gói dịch vụ cũng như tiến độ đã đạt được cho đến nay. Họ cũng có thể báo cáo về các trở ngại (hoặc các trở ngại tiềm ẩn) và mở ra phần nhận xét hoặc câu hỏi.
- Lặp lại quy trình này cho bất kỳ mục nào khác trong chương trình nghị sự.
Kết thúc (Quản lý dự án: [Tên], [Khung thời gian])
- Tóm tắt lại bất kỳ quyết định nào mà nhóm đã đưa ra trong cuộc họp.
- Xác định các mục hành động và phân công chúng cùng hạn chót cho các thành viên cụ thể.
- Tiếp nhận các nhận xét và câu hỏi chung.
2. Chương trình nghị sự cuộc họp scrum hàng ngày
Mục tiêu của các cuộc họp scrum hàng ngày là ngắn gọn — thường không quá 15 phút.
Có ba câu hỏi tiêu chuẩn được đặt ra cho nhóm, với khoảng năm phút dành cho mỗi câu trả lời. Ý tưởng là có một cuộc họp tập trung cao để các thành viên trong nhóm đồng bộ, báo cáo tiến độ và xử lý các trở ngại.
Ngày và giờ: [Ngày] [Giờ]
Thời lượng: 15 phút
Người tham dự: [Tên các thành viên trong nhóm]
Chương trình nghị sự
Hôm qua (Scrum master: [Tên], 5 phút)
- Bạn đã hoàn thành những gì hôm qua? Hãy tóm tắt nhanh các mục tiêu của nhóm Scrum trong ngày và để các thành viên báo cáo về những thành tựu đã đạt được vào ngày trước đó.
Hôm nay (Scrum master: [Tên], 5 phút)
- Bạn dự định hoàn thành gì trong ngày hôm nay? Hãy lấy một bản tóm tắt ngắn gọn từ từng thành viên trong nhóm về những gì họ dự định làm trong ngày làm việc này.
Khó khăn (Scrum master: [Tên], 5 phút)
- Có khó khăn nào đang chờ bạn không? Hãy thảo luận nhóm về bất kỳ trở ngại nào, tập trung vào việc giải quyết vấn đề và phát triển các hành động để vượt qua những rào cản đó.
Pro tip: Một số scrum master sẽ thêm các phần để phối hợp nhiệm vụ (để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ) và cải tiến liên tục (để cùng nhau suy nghĩ về các điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình).
3. Chương trình họp khởi động dự án
Mục đích chính của cuộc họp khởi động dự án là thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị các tài liệu nền tảng cho dự án — thường là bản điều lệ dự án.
Ngày và giờ: [Ngày] [Giờ]
Thời lượng: [Thời lượng cuộc họp]
Người tham dự: [Tên các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan]
Chương trình
Giới thiệu và mục tiêu (Quản lý dự án: [Tên], [Thời lượng])
- Quản lý dự án giới thiệu nhóm dự án với các bên liên quan và cung cấp tổng quan về dự án.
Vai trò và trách nhiệm (Quản lý dự án: [Tên], [Thời lượng])
- Người quản lý dự án ghi chú các vai trò được giao và phác thảo trách nhiệm của từng người.
Dòng thời gian dự án (Người quản lý dự án: [Name], [Duration])
- Nhóm thảo luận cách thức đạt được dòng thời gian dự án được đề xuất.
Tài nguyên và công cụ (Trình bày: [Name], [Duration])
- Các tài nguyên và công cụ hiện có được liệt kê, và các yêu cầu về tài nguyên khác được xem xét.
Quản lý rủi ro (Trình bày: [Name], [Duration])
- Nhóm thảo luận các rủi ro của dự án và các biện pháp dự phòng có thể áp dụng.
Hỏi & Đáp và các bước tiếp theo
- Bước này giúp đảm bảo sự đồng thuận.
Các mục hành động (Người quản lý dự án: [Name], [Duration])
- Nhóm xác định các mục hành động từ cuộc họp và phân công thời hạn cho chúng.
9 thực hành tốt nhất để tạo một chương trình họp nhóm hiệu quả
Câu hỏi đầu tiên bạn cần đặt ra trước khi xây dựng chương trình họp nhóm rất đơn giản: Việc này có thể thực hiện qua email không?
Nếu câu trả lời là có (hoặc thậm chí là có thể), thì hãy dừng lại ngay tại đó, soạn email và gửi đi. Hãy để cuộc họp cho một ngày khác.
Tuy nhiên, nếu câu trả lời là không, thì đã đến lúc đi sâu vào chín thực hành tốt nhất sau đây để tạo chương trình họp nhóm hiệu quả.
1. Rõ ràng về mục đích của cuộc họp
Đây là loại cuộc họp gì? Mục tiêu của nó là gì? Tại sao phải là cuộc họp nhóm? Có phải là phiên họp động não? Chúng ta cần chia sẻ thông tin quan trọng với nhóm và nhận phản hồi? Chúng ta đang tìm giải pháp cho một vấn đề cụ thể?
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định mục đích của cuộc họp và xây dựng danh sách các chủ đề hoặc mục cần được chia sẻ, thảo luận hoặc quyết định.
2. Liệt kê các điểm thảo luận và ưu tiên chúng một cách phù hợp
Khi bạn đã có danh sách các chủ đề để thảo luận, hãy xác định những chủ đề quan trọng nhất. Kiến thức chuyên môn của bạn về công việc nhóm đang làm có thể giúp ích — hoặc bạn có thể sử dụng một chiến lược ưu tiên.
Mục tiêu ở đây là đảm bảo nhóm của bạn có thể tập trung vào từng mục quan trọng trong danh sách trong cuộc họp. Vì vậy, nếu hết thời gian, công việc thiết yếu đã được hoàn thành. Phần còn lại có thể chuyển sang cuộc họp tiếp theo.
3. Giới hạn người tham dự chỉ những thành viên nhóm phải có mặt
Các cuộc họp hiệu quả có những người đúng tham gia. Và các cuộc họp nhỏ hơn dẫn đến quyết định nhanh hơn và nhân viên tham gia tích cực hơn. Hãy xem xét những yếu tố này để đảm bảo bạn nhận được giá trị tối đa từ cuộc họp nhóm của mình.
Nhưng còn một điều cần lưu ý khác: “Quy tắc 7.” Theo quy tắc này, dựa trên nghiên cứu về giới hạn của bộ não do Giáo sư George A. Miller tại Đại học Harvard thực hiện, chúng ta có thể giữ tối đa bảy điều trong trí nhớ ngắn hạn cùng một lúc. Vì vậy, hãy cân nhắc giới hạn các cuộc họp giải quyết vấn đề không quá bảy người tham dự hoặc bảy vấn đề nếu bạn muốn chúng hiệu quả.
4. Chia sẻ chương trình họp trước
Một cách để chia sẻ chương trình họp dự thảo với nhóm của bạn là đưa nó vào lời mời cuộc họp. Điều này giúp mọi người dễ dàng truy cập.
Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm trước cuộc họp cũng giúp đảm bảo cuộc họp thành công. Và việc chia sẻ chương trình họp trước thời gian dài cho phép nhóm chuẩn bị những gì bạn đã giao cho họ xử lý.
Thời gian cho việc này rất quan trọng — quy tắc chung là cho người tham dự ba ngày để chuẩn bị.
Tính năng này cũng cho phép nhóm của bạn đặt câu hỏi và cộng tác trực tiếp trên các mục chương trình họp trước khi cuộc họp bắt đầu.
5. Tích cực tìm kiếm ý kiến đóng góp
Chia sẻ chương trình làm việc của bạn và yêu cầu ý kiến đóng góp từ nhóm có thể thúc đẩy họ đóng góp ý tưởng, xác định các vấn đề khác có thể tăng giá trị cho cuộc họp, và bày tỏ những mối quan tâm. Tuy nhiên, mức độ đóng góp của họ phụ thuộc vào văn hóa nhóm và từng cá nhân tham gia.
Tất nhiên, điều này cũng tiềm ẩn rủi ro: nếu một thành viên trong nhóm đề xuất thay đổi và bạn chọn không sử dụng, điều đó có thể làm họ nản lòng khi đưa ra đề xuất trong tương lai. Việc truyền đạt rõ ràng lý do bạn không sử dụng ý tưởng đó là rất quan trọng nếu trường hợp này xảy ra.
6. Giữ cho cuộc họp ngắn nhất có thể trong khi vẫn bao quát tất cả các mục cần thiết
Quyết định khoảng thời gian cho một cuộc họp có thể khá khó khăn. Rốt cuộc, có nhiều quan điểm khác nhau về vấn đề này.
Donna McGeorge đã bắt đầu sự nghiệp tác giả và diễn giả với một cuốn sách về cuộc họp 25 phút. Phương pháp Pomodoro của Francesco Cirillo là nguồn cảm hứng cho cô.
Nhưng 25 phút có thể không đủ để bao quát tất cả những gì bạn cần trong cuộc họp nhóm. Vì vậy, hãy coi đó chỉ là hướng dẫn. Hãy để công việc quyết định con số cuối cùng.
7. Ước lượng thời gian cần thiết cho từng mục
Xem danh sách công việc của bạn để xác định khoảng thời gian cần phân bổ cho từng mục. Và nếu tổng khoảng thời gian cần thiết vượt quá thời gian đã đặt cho cuộc họp, hãy loại bỏ các mục ưu tiên thấp hơn. Chúng có thể được xử lý trong cuộc họp sau hoặc qua email.
Cuối cùng, sắp xếp các công việc trong chương trình làm việc sao cho các mục quan trọng được giải quyết vào đầu cuộc họp khi mọi người còn tỉnh táo. Bạn cũng có thể sử dụng nhóm công việc để tổ chức chương trình làm việc thành các nhóm công việc tương tự.
8. Phân công vai trò và trách nhiệm
Phân công nhiệm vụ có thể khá phức tạp. Bạn cần xác định ai là người phù hợp nhất để xử lý từng chủ đề và đảm bảo rằng bạn đã hướng dẫn họ về những việc cần làm. Tin tốt là việc giao trách nhiệm biến cuộc họp “của bạn” thành cuộc họp “của chúng ta”.
Cũng rất hữu ích khi sử dụng phần mềm như Lark Suite để tạo chương trình họp, tổ chức các thành viên tham gia họp trực tuyến và ghi lại các cuộc họp.
9. Ghi lại các quyết định đã đưa ra
Hầu hết các cuộc họp đều có biên bản, thường là bản ghi cuộc họp đã được chỉnh sửa. Ngày nay, bạn có thể sử dụng các công cụ phần mềm dựa trên AI như Lark Minutes, có thể tạo biên bản cuộc họp từ bản ghi âm. Tất cả những gì bạn cần làm là làm nổi bật các hạng mục hành động và các quyết định chính trước khi chia sẻ ghi chú cuộc họp.
- Người tổ chức cuộc họp chuẩn bị một tài liệu với các điểm thảo luận và phát hành nó.
- Vào đầu cuộc họp, mọi người đọc ghi chú cuộc họp và thêm bình luận trong Lark Suite.
- Người tổ chức làm nổi bật những bình luận đó trong khi chia sẻ màn hình.
Bạn cũng có thể sử dụng một ứng dụng ghi chú cuộc họp để làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn và tối ưu hóa quy trình làm việc. Hoặc tiến thêm một bước nữa bằng cách chọn một ứng dụng ghi chú AI để giảm bớt gánh nặng của công việc hành chính nhàm chán.
Những câu hỏi thường gặp về chương trình họp nhóm
Làm thế nào để thiết lập một chương trình họp hiệu quả cho các nhóm làm việc trực tuyến?
Bạn có thể thiết lập chương trình họp hiệu quả cho các nhóm làm việc trực tuyến bằng cách cấu trúc chương trình sao cho mọi người đều có cơ hội phát biểu — và điều này cần có thời gian chuẩn bị.
Việc chi tiết hóa chương trình họp cũng rất quan trọng. Mọi người nên biết khi nào họ cần đóng góp, họ cần đóng góp vào phần nào, và họ có bao nhiêu thời gian để làm điều đó.
Nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi mục trong chương trình họp nhóm?
Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào từng mục, số người cần tham gia ý kiến, và mức độ phức tạp của nó.
Ví dụ, giả sử nhóm bảy người của bạn cần có một phiên động não. Bạn có thể lên lịch hai phút cho mỗi người và hai phút để tổng kết. Vì họ biết trước rằng mỗi người chỉ có hai phút, họ có thể chuẩn bị đóng góp của mình cho phù hợp.
Làm thế nào để tôi cải thiện các cuộc họp nhóm của mình?
Tạo một chương trình họp là bước khởi đầu tốt để cải thiện các cuộc họp nhóm của bạn. Quá nhiều cuộc họp có thể không hiệu quả. Đó là cách mà những việc quan trọng bị bỏ sót.
Bạn luôn có thời gian hạn chế trong một cuộc họp, vì vậy bạn cần tận dụng tối đa thời gian đó. Bạn có thể làm điều này bằng cách cố gắng — đồng thời cho mọi người có cơ hội phát biểu — tuân thủ theo thời gian biểu chương trình họp. Nếu bạn làm tốt điều này và chương trình họp được thiết kế với đủ khoảng trống linh hoạt, bạn thậm chí có thể kết thúc cuộc họp sớm hơn. Không gì nâng cao tinh thần nhóm bằng việc có thêm vài phút rảnh rỗi sau một cuộc họp thực sự hiệu quả.
Nếu bạn muốn tận dụng công nghệ hiện đại, hãy cân nhắc sử dụng trợ lý họp AI để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
Simplify your agenda crafting with Lark
Phát triển một chương trình họp nhóm được xây dựng kỹ lưỡng đòi hỏi sự hợp tác. Vì vậy, việc sử dụng công cụ như Lark để hỗ trợ quá trình này là rất hợp lý — đặc biệt nếu bạn có các nhóm làm việc từ xa phân tán khắp thế giới. Lark cung cấp hỗ trợ khách hàng đa ngôn ngữ 24/7.
Với Lark, bạn có thể nói lời tạm biệt với các vấn đề như đăng ký đắt đỏ, dữ liệu phân mảnh, các silo thông tin, chi phí ẩn cho đào tạo và việc phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Đăng ký với Lark ngay hôm nay để tự mình trải nghiệm những gì nó có thể mang lại cho bạn và các nhóm của bạn.
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
