Ngừng mất khách hàng tiềm năng: Hướng dẫn theo dõi khách hàng tiềm năng bằng CRM
Matthew Sia
Quản lý Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Matthew Sia
5 thg 8, 2026
Đọc trong 11 phút
Nỗ lực to lớn được dành để thu hút khách hàng tiềm năng, nhưng quá thường xuyên, những khách hàng tiềm năng đó dường như biến mất không dấu vết. Hội chứng "xô rò rỉ" này là một triệu chứng phổ biến của quản lý khách hàng tiềm năng hỗn loạn, nơi các cuộc trò chuyện bị mất, các bước theo dõi bị quên lãng, và không có cái nhìn thực sự về những gì đang thực sự hiệu quả.
Một CRM theo dõi khách hàng tiềm năng là công cụ được thiết kế để khắc phục những rò rỉ này. Nó hoạt động như một trung tâm tập trung để tổ chức, tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ quy trình bán hàng, đảm bảo không có cơ hội nào bị bỏ lỡ. Hướng dẫn này cung cấp một con đường rõ ràng để xây dựng một hệ thống theo dõi khách hàng tiềm năng mạnh mẽ—một hệ thống ghi lại mọi khách hàng tiềm năng, thúc đẩy sự hiểu biết sâu sắc hơn về từng khách hàng, và biến sự quan tâm khó khăn có được thành lòng trung thành với thương hiệu.
Tại sao bảng tính của bạn lại không hiệu quả khi theo dõi khách hàng tiềm năng
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng cách theo dõi khách hàng tiềm năng trong bảng tính. Ban đầu cảm thấy đơn giản và có tổ chức. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển từ vài khách hàng tiềm năng lên hàng chục hoặc hàng trăm, những điểm yếu trong hệ thống đó bắt đầu lộ ra. Những gì ban đầu là một giải pháp dễ dàng nhanh chóng trở thành nút thắt cổ chai.
Nếu bạn đang cảm thấy khó chịu này, đó là vì bản chất của một bảng tính khiến nó trở thành công cụ không phù hợp để quản lý các mối quan hệ động. Đây là lý do tại sao nó không đáp ứng được bạn.
Nó không mang tính cộng tác
Một bảng tính là một tài liệu tĩnh, không phải là một không gian làm việc chia sẻ. Chỉ một người có thể chỉnh sửa nó cùng một lúc mà không gây ra sự nhầm lẫn. Điều này khiến cho một nhóm không thể có cuộc trò chuyện theo ngữ cảnh và thời gian thực về một khách hàng tiềm năng hoặc xem lịch sử rõ ràng về ai đã làm gì. Việc cộng tác diễn ra bên ngoài tập tin, hoàn toàn tách biệt với dữ liệu.
Nó luôn lỗi thời
Hãy thừa nhận đi: việc cập nhật bảng tính thủ công là một công việc vất vả. Vì nó dựa vào việc nhập dữ liệu thủ công sau mỗi tương tác, thông tin hiếm khi phản ánh chính xác tình trạng pipeline của bạn. Việc đưa ra quyết định chiến lược dựa trên thông tin lỗi thời giống như việc điều hướng bằng bản đồ cũ—bạn chỉ đang đoán mò.
Nó không cung cấp tự động hóa nào
Bảng tính là thụ động. Nó lưu trữ dữ liệu, nhưng không thể làm gì với nó. Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng CRM tốt tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như gửi email theo dõi, phân công khách hàng tiềm năng cho người phù hợp hoặc thông báo cho bạn về một khách hàng tiềm năng nóng. Bảng tính yêu cầu con người phải nhớ và thực hiện từng bước một, mỗi lần.
Nó không kết nối với các công cụ khác của bạn
Bảng tính của bạn tồn tại trên một hòn đảo riêng, nhưng công việc của bạn thì không. Nó không thể giao tiếp với email, lịch làm việc hoặc các biểu mẫu trên trang web của bạn. Điều này buộc nhóm của bạn phải liên tục chuyển đổi tab và sao chép-dán thông tin một cách không hiệu quả. Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng tốt nhất kết hợp với CRM giải quyết vấn đề này bằng cách kết nối các công cụ của bạn thành một hệ thống liền mạch. Một CRM thống nhất hợp nhất nhiều chức năng kinh doanh như marketing, bán hàng và giao tiếp với khách hàng, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả.
CRM theo dõi khách hàng tiềm năng chính xác là gì?
Vậy, giải pháp cho sự hỗn loạn của việc theo dõi thủ công là gì? Đó là một CRM quản lý theo dõi khách hàng tiềm năng, viết tắt của quản lý quan hệ khách hàng. Về cơ bản, CRM là phần mềm hoạt động như trung tâm chỉ huy cho tất cả các mối quan hệ khách hàng của bạn. Phần mềm CRM quản lý khách hàng tiềm năng là công cụ quan trọng để tăng doanh thu và hiệu quả hoạt động bằng cách tổ chức Danh bạ, tự động hóa các quy trình và phối hợp nỗ lực của nhóm để thúc đẩy tăng trưởng doanh số.
Cách dễ nhất để nghĩ về nó là như một cuốn sổ địa chỉ thông minh, tự động cho toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Một CRM đúng nghĩa không chỉ lưu trữ tên và email. Nó được thiết kế để ghi lại toàn bộ câu chuyện của mỗi khách hàng tiềm năng bằng cách tổ chức mọi dữ liệu liên quan đến họ. Điều này bao gồm các chi tiết quan trọng như:
- Thông tin liên hệ: Tên, email, số điện thoại, công ty và chức danh công việc của họ. Các tính năng làm giàu thông tin liên hệ giúp bạn xác định và tìm kiếm các cá nhân cụ thể trong các công ty mục tiêu và tiết lộ chi tiết liên hệ của họ để tiếp cận hiệu quả hơn.
- Chi tiết khách hàng tiềm năng: Họ đến từ đâu (ví dụ: tìm kiếm trên Google, một chiến dịch quảng cáo cụ thể, một hội chợ thương mại) và những gì họ quan tâm.
- Lịch sử tương tác: Một dòng thời gian đầy đủ, theo thứ tự thời gian của mọi điểm chạm. Điều này bao gồm mọi email đã gửi và nhận, mọi cuộc gọi điện thoại đã ghi lại, mọi cuộc họp đã tổ chức và mọi phiếu hỗ trợ đã gửi.
- Các giai đoạn giao dịch: Vị trí của họ trong quy trình bán hàng của bạn, từ một khách hàng tiềm năng “Mới” đến một khách hàng “Đã đủ điều kiện” và cuối cùng là khách hàng “Đã chốt thành công”.
- Ghi chú và nhiệm vụ nội bộ: Tất cả các cuộc trò chuyện nội bộ của nhóm, các bước tiếp theo và nhắc nhở theo dõi liên quan đến người cụ thể đó.
Mục tiêu chính của một CRM theo dõi khách hàng tiềm năng là tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất và chính xác. Phần mềm CRM nâng cao quản lý Danh bạ bằng cách tổ chức và hợp lý hóa tất cả dữ liệu khách hàng, bao gồm lịch, email và Danh bạ từ nhiều nguồn khác nhau. Khi các nhóm marketing, bán hàng và hỗ trợ cùng xem một Danh bạ, họ sẽ thấy thông tin chính xác giống nhau. Điều này loại bỏ sự nhầm lẫn và giúp mọi người có những cuộc trò chuyện thông minh, có ngữ cảnh. Thay vì hỏi một khách hàng tiềm năng mới, “Bạn biết đến chúng tôi như thế nào?”, nhóm của bạn có thể thấy trong CRM rằng họ đã tải xuống một hướng dẫn cụ thể vào tuần trước và bắt đầu một cuộc thảo luận phù hợp hơn nhiều.
Khả năng cung cấp ngữ cảnh tức thì này là chức năng cốt lõi bạn nên tìm khi hỏi, “CRM tốt nhất cho theo dõi khách hàng tiềm năng và giao dịch là gì?” Nó biến quy trình của bạn từ một chuỗi các bước chuyển giao rời rạc thành một hành trình khách hàng liền mạch. Nhiều hệ thống CRM được đánh giá cao nhất cho việc theo dõi khách hàng tiềm năng b2b được xây dựng dựa trên nguyên tắc này.
Hướng dẫn từng bước để theo dõi khách hàng tiềm năng một cách hiệu quả
Việc chuyển từ bảng tính sang một CRM chuyên dụng để theo dõi khách hàng tiềm năng là một bước tiến lớn. Nhưng một công cụ chỉ tốt khi quy trình bạn xây dựng xung quanh nó cũng tốt. Để thực sự tổ chức và phát triển doanh số, bạn cần một hệ thống rõ ràng, có thể lặp lại để quản lý khách hàng tiềm năng từ điểm tiếp xúc đầu tiên đến khi bán hàng thành công.
Hãy cùng phân tích bốn giai đoạn thiết yếu của một quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng hiệu quả. Đây không chỉ là lý thuyết; đây là hướng dẫn thực tiễn, từng bước mà bạn có thể áp dụng ngay để đảm bảo mỗi khách hàng tiềm năng đều nhận được sự quan tâm xứng đáng.
Bước 1: Tập trung hóa việc thu thập khách hàng tiềm năng để không bỏ sót bất cứ điều gì
Bạn không thể theo dõi những gì bạn không ghi lại. Bước đầu tiên là đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng, dù đến từ đâu, đều được tự động chuyển vào CRM của bạn. Mục tiêu là loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công và tạo ra một hộp thư đến duy nhất, thống nhất cho tất cả các cơ hội mới của bạn.
- Mẫu trên website: Đây là nguồn phổ biến và quan trọng nhất. Các mẫu "Liên hệ," "Yêu cầu Demo," hoặc "Tải Ebook" của bạn nên được tích hợp trực tiếp với CRM. Khi khách truy cập điền vào một mẫu, một hồ sơ khách hàng tiềm năng mới sẽ được tạo ngay lập tức, không cần sao chép hay dán. Với một nền tảng thống nhất như Lark, ví dụ, bạn có thể sử dụng Lark Forms để xây dựng các mẫu web của mình. Khi một khách hàng tiềm năng được gửi, nó sẽ được chuyển trực tiếp và ngay lập tức vào Lark Base, hoạt động như CRM của bạn, hoàn toàn loại bỏ mọi sự chậm trễ hoặc rủi ro do lỗi con người.
- Tích hợp email: Hiện có bao nhiêu khách hàng tiềm năng đang nằm trong các hộp thư đến của nhóm bạn? Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng tốt nhất với tích hợp CRM sẽ kết nối trực tiếp với email của bạn. Điều này cho phép bạn biến một email từ khách hàng tiềm năng thành một khách hàng mới trong CRM chỉ với một cú nhấp chuột, tự động phân tích thông tin liên hệ của họ và đính kèm nội dung email vào hồ sơ của họ.
- Tích hợp bên thứ ba: Khách hàng tiềm năng của bạn có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau. Có thể bạn chạy quảng cáo tạo khách hàng tiềm năng trên Facebook hoặc LinkedIn, tổ chức hội thảo trực tuyến trên nền tảng như Zoom, hoặc kết nối với mọi người tại các hội chợ thương mại. CRM của bạn nên có khả năng tích hợp với các công cụ này (thường thông qua một bên trung gian như Zapier hoặc qua API gốc) để tự động nhập các danh bạ mới vào hệ thống của bạn.
Bước 2: Theo dõi thông tin khách hàng tiềm năng quan trọng (và những gì nó cho bạn biết)
Khi một khách hàng tiềm năng đã có trong hệ thống của bạn, mục tiêu là xây dựng một hồ sơ phong phú kể một câu chuyện. Việc này liên quan đến việc theo dõi các điểm dữ liệu phù hợp để cung cấp bối cảnh cho các cuộc trò chuyện có ý nghĩa và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh. Dưới đây là những điều cần thiết:
- Nguồn khách hàng tiềm năng: Nếu bạn chỉ theo dõi một dữ liệu bổ sung, hãy chọn dữ liệu này. "Nguồn khách hàng tiềm năng" cho bạn biết khách hàng tiềm năng đã tìm thấy bạn như thế nào (ví dụ: Tìm kiếm Google, Quảng cáo Facebook, Bài viết Blog, Giới thiệu).
Tại sao điều này quan trọng? Theo thời gian, dữ liệu này trở thành một mỏ vàng. Bạn có thể chạy báo cáo để xem kênh nào không chỉ mang lại nhiều khách hàng tiềm năng nhất mà còn kênh nào mang lại những khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng thực sự. Đây là cách bạn tính toán ROI tiếp thị và quyết định nơi đầu tư thời gian và tiền bạc.
- Trạng thái khách hàng tiềm năng: Đây là một trường dropdown đơn giản theo dõi vị trí của khách hàng tiềm năng trong quy trình bán hàng của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các giai đoạn, nhưng một quy trình điển hình sẽ như sau: Mới > Đã liên hệ > Đủ điều kiện > Đã gửi đề xuất > Đàm phán > Đã thắng / Đã thua.
Tại sao điều này quan trọng? Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan ngay lập tức và ở mức cao về toàn bộ quy trình bán hàng. Bạn có thể nhanh chóng thấy có bao nhiêu khách hàng tiềm năng ở mỗi giai đoạn, xác định các điểm nghẽn và dự báo doanh số tương lai với độ chính xác cao hơn nhiều.
- Lịch sử tương tác: Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng CRM tuyệt vời sẽ tự động tạo một nhật ký theo thứ tự thời gian của mọi điểm chạm. Mọi email, mọi ghi chú cuộc gọi, mọi cuộc họp đều được đánh dấu thời gian và gắn vào hồ sơ khách hàng tiềm năng.
Tại sao điều này lại quan trọng? Nó mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch. Bất kỳ thành viên nào trong đội ngũ của bạn cũng có thể tiếp nhận cuộc trò chuyện và nắm được toàn bộ bối cảnh về những gì đã được thảo luận lần cuối, những gì đã được hứa hẹn, và bước tiếp theo là gì. Không còn phải yêu cầu khách hàng lặp lại thông tin.
Bước 3: Đánh giá khách hàng tiềm năng để đội ngũ của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng không phải tất cả các khách hàng tiềm năng đều giống nhau. Một số đã sẵn sàng mua ngay hôm nay, trong khi những người khác mới bắt đầu nghiên cứu. Nếu đội ngũ bán hàng của bạn đối xử với mọi khách hàng tiềm năng như nhau, họ sẽ lãng phí thời gian quý báu vào những khách hàng không phù hợp, trong khi những khách hàng tiềm năng thực sự nóng lại bị bỏ lỡ. Đây chính là lúc việc đánh giá khách hàng tiềm năng trở nên cần thiết.
- Điểm số khách hàng tiềm năng là gì? Điểm số khách hàng tiềm năng là một tính năng mạnh mẽ tự động đánh giá khách hàng tiềm năng của bạn dựa trên họ là ai và cách họ tương tác với bạn. Bạn có thể thiết lập các quy tắc để gán điểm. Ví dụ, một khách hàng tiềm năng từ một công ty lớn có thể nhận được +10 điểm (điểm số nhân khẩu học), và một khách hàng tiềm năng đã truy cập trang giá của bạn có thể nhận được +15 điểm (điểm số hành vi). Một công cụ như Lark Base thậm chí có thể sử dụng một trường công thức để tự động tính điểm này dựa trên dữ liệu trong bản ghi.
- Phân biệt MQL và SQL: Hệ thống điểm số này giúp bạn phân biệt giữa các mức độ sẵn sàng khác nhau. Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện Marketing (MQL) là khách hàng tiềm năng mà bộ phận marketing đánh giá có khả năng trở thành khách hàng dựa trên sự tương tác của họ, nhưng họ chưa sẵn sàng cho một cuộc gọi bán hàng trực tiếp. Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện Bán hàng (SQL) là khách hàng tiềm năng đã được kiểm tra và sẵn sàng cho việc theo dõi bán hàng trực tiếp. CRM của bạn là hệ thống quản lý sự chuyển giao quan trọng này giữa đội ngũ marketing và bán hàng, đảm bảo SQL nhận được sự chú ý ngay lập tức.
Bước 4: Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng với quy trình theo dõi hiệu quả
Việc thu thập và đánh giá khách hàng tiềm năng chỉ là một nửa cuộc chiến. Phần lớn doanh số được tạo ra trong quá trình theo dõi. Một CRM biến việc theo dõi từ trò chơi của trí nhớ thành một quy trình có cấu trúc và đáng tin cậy.
- Quản lý nhiệm vụ: Đối với mỗi khách hàng tiềm năng, cần có bước tiếp theo rõ ràng. Một CRM cho phép bạn tạo và giao các nhiệm vụ theo dõi (ví dụ, "Gọi cho Sarah vào thứ Ba để thảo luận về đề xuất") được liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng tiềm năng. Những nhiệm vụ này xuất hiện trong danh sách việc cần làm và lịch của nhân viên bán hàng, đảm bảo không có gì bị quên. Trong Lark, ví dụ, một nhiệm vụ được tạo trong Base CRM của bạn có thể tự động gửi thông báo đến người được giao.
- Mẫu email: Nhóm của bạn có thể gửi những email tương tự nhiều lần. Một CRM cho phép bạn tạo các mẫu email cá nhân hóa cho các tình huống phổ biến, như tiếp cận ban đầu, theo dõi sau buổi trình diễn, hoặc email tái tương tác với khách hàng tiềm năng đã nguội lạnh. Điều này giúp tiết kiệm vô số giờ đồng thời đảm bảo thông điệp của bạn nhất quán và chuyên nghiệp.
Thống nhất đội ngũ bán hàng của bạn với một CRM hợp tác
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, theo dõi khách hàng tiềm năng hiệu quả và hợp tác nhóm liền mạch là yếu tố then chốt để thành công trong bán hàng. Sức mạnh của Lark không nằm ở việc là một hệ thống CRM truyền thống, tách biệt, mà là một nền tảng hợp tác tích hợp sẵn, toàn diện. Cách tiếp cận quản lý quan hệ khách hàng tích hợp sẵn của nó đã thay đổi căn bản cách các nhóm bán hàng theo dõi khách hàng tiềm năng và làm việc cùng nhau.
Phá vỡ các silo thông tin để có cái nhìn thống nhất về khách hàng
Trong các quy trình bán hàng truyền thống, thông tin khách hàng thường bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau—giao tiếp trong các ứng dụng nhắn tin tức thì, tập tin trong lưu trữ đám mây, và dữ liệu khách hàng trong một CRM riêng biệt. Điều này khiến các nhân viên bán hàng khó có thể nhanh chóng có được cái nhìn toàn diện về khách hàng.
Với Lark, các nhóm có thể sử dụng bảng đa chiều (Lark Base) để xây dựng một trung tâm tập trung cho tất cả thông tin khách hàng hoàn toàn tùy chỉnh. Bạn có thể đồng bộ dữ liệu khách hàng từ Excel và tùy chỉnh các trường để theo dõi trạng thái khách hàng tiềm năng, nguồn gốc, lịch sử tương tác và các chi tiết quan trọng khác dựa trên quy trình bán hàng độc đáo của bạn. Điều này đảm bảo rằng các nhóm bán hàng, hỗ trợ và tiếp thị đều làm việc dựa trên một nguồn dữ liệu duy nhất.
Tuỳ chỉnh linh hoạt phù hợp với quy trình bán hàng của bạn
Mỗi công ty—thậm chí mỗi nhóm bán hàng—có thể có một quy trình làm việc hơi khác nhau. Một hệ thống cứng nhắc buộc nhóm phải thích nghi với công cụ, thay vì công cụ giúp nhóm phát huy hiệu quả.
Sử dụng Lark Base, bạn có thể trực quan hóa các giai đoạn trong quy trình bán hàng của mình với một "chế độ xem Kanban." Mỗi khách hàng tiềm năng trở thành một thẻ, và các đại diện bán hàng có thể cập nhật trạng thái của thẻ đó bằng cách kéo thả đơn giản. Điều này mang lại cho mọi người một cái nhìn rõ ràng, theo thời gian thực về tình trạng của quy trình bán hàng.
Hơn nữa, Lark cho phép tùy chỉnh không cần mã. Đội ngũ bán hàng của bạn có thể tự thiết kế các chuỗi theo dõi khách hàng tiềm năng, tự động hóa việc tiếp cận, hoặc xây dựng các hành trình onboarding khách hàng—tất cả mà không cần sự trợ giúp từ bộ phận IT. Điều này mang lại sự linh hoạt và thích ứng tuyệt vời cho hoạt động của bạn.
Tự động hóa các công việc thường nhật để tập trung vào giao tiếp thực sự
Các công việc hành chính lặp đi lặp lại có thể làm cạn kiệt năng lượng của đội ngũ bán hàng. Lark giúp các đại diện của bạn lấy lại thời gian đó thông qua tự động hóa thông minh.
Bạn có thể thiết lập các quy trình làm việc tự động. Ví dụ, khi một khách hàng tiềm năng đạt đến một giai đoạn cụ thể (như "Đã gửi đề xuất"), hệ thống có thể tự động gửi lời nhắc cho đại diện phụ trách. Điều này giúp đảm bảo không có khách hàng tiềm năng nào bị quên và mọi cơ hội đều được theo dõi kịp thời.
Quyết định dựa trên dữ liệu với những hiểu biết rõ ràng về doanh số bán hàng
Các nhà quản lý cần có cái nhìn rõ ràng để hướng dẫn đội ngũ của họ một cách hiệu quả. Lark cho phép bạn tạo bảng điều khiển hoàn toàn tùy chỉnh để trực quan hóa các chỉ số chính của quy trình bán hàng và dữ liệu hiệu suất của đội nhóm. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý có thể nắm bắt các chỉ số hiệu suất then chốt—như doanh thu dự kiến và tỷ lệ chuyển đổi—một cách nhanh chóng, giúp đưa ra các quyết định chiến lược thông minh hơn.
Khả năng AI tích hợp sẵn của Lark có thể tự động phân tích dữ liệu bán hàng, đánh giá khách hàng tiềm năng và thậm chí hỗ trợ soạn thảo nội dung email hoặc tóm tắt phản hồi của khách hàng. Điều này cung cấp cho đội ngũ bán hàng của bạn những hiểu biết quý giá dựa trên dữ liệu để xác định các cơ hội tiềm năng cao và tối ưu hóa phân bổ nguồn lực.
- Gói miễn phí: Bao gồm 11 sản phẩm mạnh mẽ, hỗ trợ tối đa 20 người dùng, 100 GB trong giai đoạn thử nghiệm, 1.000 lần chạy tự động và dịch thuật AI không giới hạn trong trò chuyện, tài liệu và email.
- Gói dịch vụ Basic: $6/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả các tính năng trong Starter cộng với lịch sử tin nhắn không giới hạn, 5TB trong giai đoạn thử nghiệm, 1.000 lần chạy tự động hóa và nhiều hơn nữa. Một số người dùng có thể cần liên hệ bộ phận bán hàng để mua.
- Gói dịch vụ Pro: $12/người dùng/tháng, hỗ trợ tối đa 500 người dùng. Bao gồm lịch sử tin nhắn không giới hạn, 50.000 lần thực thi quy trình làm việc tự động Base mỗi tháng.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để biết giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lần chạy tự động hóa hơn cùng các tính năng nâng cao về bảo mật, tuân thủ và quản lý.
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Phương pháp tự động hóa việc theo dõi khách hàng tiềm năng
Khi quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng cốt lõi của bạn đã được thiết lập, tự động hóa trở thành chìa khóa để mở rộng nỗ lực của bạn. Đây là lúc Lark chuyển từ một cơ sở dữ liệu thụ động thành một thành viên tích cực trong đội ngũ bán hàng của bạn, xử lý các công việc lặp đi lặp lại để đội ngũ của bạn có thể tập trung xây dựng mối quan hệ.
Dưới đây là cách bạn có thể triển khai các tự động hóa mạnh mẽ bằng cách sử dụng các khả năng của Lark:
- Phản hồi ngay lập tức với khách hàng tiềm năng mới: Tốc độ là tất cả khi có một khách hàng tiềm năng mới. Với tự động hóa của Lark, khi một khách hàng tiềm năng gửi biểu mẫu trên trang web của bạn, hệ thống có thể tự động tạo một bản ghi trong Lark Base và phân công cho nhân viên bán hàng phù hợp. Đồng thời, nó có thể gửi một email chào mừng ngay trong vòng 24 giờ. Điều này đảm bảo không có khách hàng tiềm năng nào bị bỏ lỡ trong khi chờ xử lý thủ công.
- Chấm điểm khách hàng tiềm năng thông minh và cảnh báo: Không phải tất cả khách hàng tiềm năng đều xứng đáng được chú ý như nhau. Lark giúp đội ngũ của bạn nắm bắt mọi khách hàng tiềm năng bằng cách thiết lập các quy trình tự động hóa. Khi điểm số của khách hàng tiềm năng vượt qua ngưỡng "nóng" của bạn, Lark có thể ngay lập tức gửi một thông báo trực tiếp đến trò chuyện của đại diện bán hàng. Điều này đảm bảo đội ngũ của bạn không bao giờ bỏ lỡ một khách hàng sẵn sàng mua hàng.
- Theo dõi tự động cho các cơ hội bị trì trệ: Ngay cả những đội ngũ bán hàng giỏi nhất đôi khi cũng để khách hàng tiềm năng bị bỏ sót. Lark ngăn chặn điều này bằng cách tự động phát hiện khi một khách hàng tiềm năng không có hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định (chẳng hạn như 14 ngày). Hệ thống sau đó có thể tạo một nhiệm vụ kịp thời cho đại diện bán hàng để tái tương tác với khách hàng tiềm năng, đóng vai trò như một mạng lưới an toàn đáng tin cậy cho quy trình bán hàng của bạn.
Những tự động hóa được hỗ trợ bởi Lark này biến đổi việc theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn từ một quy trình thủ công thành một hệ thống tinh gọn hoạt động chủ động cho đội ngũ của bạn.
Chỉ số để tối ưu hóa CRM theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn
Một CRM theo dõi khách hàng tiềm năng tổ chức quy trình bán hàng của bạn, nhưng làm thế nào để bạn đo lường tác động của nó và tìm cơ hội để cải thiện? Câu trả lời nằm trong dữ liệu. CRM của bạn là một công cụ phân tích mạnh mẽ biến các hoạt động hàng ngày của đội ngũ bạn thành những hiểu biết rõ ràng, cho phép bạn ngừng đoán mò và biết chính xác điều gì đang thực sự hiệu quả. Bằng cách tập trung vào các chỉ số phù hợp, bạn có thể chẩn đoán vấn đề và thúc đẩy tăng trưởng. Dưới đây là những chỉ số quan trọng nhất cần theo dõi.
1. Thời gian phản hồi khách hàng tiềm năng
- Định nghĩa: Đây là thời gian trung bình mà một đại diện bán hàng cần để liên hệ lần đầu với khách hàng tiềm năng mới sau khi họ được nhập vào hệ thống của bạn.
- Tại sao điều này quan trọng: Tốc độ là tất cả trong bán hàng hiện đại. Các nghiên cứu liên tục cho thấy mối tương quan trực tiếp giữa thời gian phản hồi nhanh và tỷ lệ chuyển đổi cao hơn. Một khách hàng tiềm năng nhận được phản hồi trong vòng một giờ đầu tiên (hoặc thậm chí trong năm phút đầu tiên) có khả năng chuyển đổi cao hơn rất nhiều so với người phải chờ 24 giờ. Chỉ số này là thước đo trực tiếp về sự nhanh nhẹn của đội ngũ bạn và hiệu quả của quy trình thu thập khách hàng tiềm năng của bạn.
- CRM của bạn hỗ trợ như thế nào: Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng CRM tự động ghi lại thời gian mỗi khách hàng tiềm năng mới và mọi tương tác. Bằng cách tạo một báo cáo bảng điều khiển đơn giản, bạn có thể nhìn thấy thời gian phản hồi trung bình ngay lập tức và theo dõi theo từng đại diện, đội nhóm hoặc nguồn khách hàng tiềm năng, nhanh chóng làm nổi bật nơi xảy ra sự chậm trễ.
2. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng
- Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm khách hàng tiềm năng cuối cùng trở thành khách hàng trả tiền, được phân loại theo cách họ tìm thấy bạn ban đầu (ví dụ: Quảng cáo Google, Tìm kiếm Tự nhiên, LinkedIn, Hội chợ Thương mại).
- Tại sao điều này quan trọng: Đây có thể xem là chỉ số tiếp thị quan trọng nhất mà bạn có thể theo dõi. Nó cho bạn biết kênh tiếp thị nào đang mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tích cực. Bạn có thể phát hiện rằng trong khi một kênh gửi cho bạn số lượng lớn khách hàng tiềm năng, họ hiếm khi chuyển đổi. Đồng thời, một kênh khác có thể gửi ít khách hàng tiềm năng hơn, nhưng tỷ lệ chuyển đổi lại rất cao. Dữ liệu này rất cần thiết để quyết định phân bổ ngân sách tiếp thị của bạn.
- Cách CRM của bạn hỗ trợ: Bởi vì bạn đã chăm chỉ theo dõi "Nguồn Khách Hàng" cho mỗi liên hệ, CRM của bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo này. Nó kết nối điểm chạm tiếp thị ở đầu hành trình với kết quả bán hàng ở cuối, mang đến cho bạn cái nhìn toàn diện, từ đầu đến cuối về hiệu quả tiếp thị của bạn.
3. Thời gian chu kỳ bán hàng
- Định nghĩa: Thời gian trung bình để một khách hàng tiềm năng chuyển từ điểm tiếp xúc đầu tiên đến khi đạt được giao dịch "Đã Đóng-Thắng".
- Tại sao điều này quan trọng: Chu kỳ bán hàng ngắn hơn có nghĩa là doanh nghiệp của bạn nhận được doanh thu nhanh hơn và đội ngũ bán hàng có thể xử lý nhiều giao dịch hơn trong một khoảng thời gian nhất định. Việc theo dõi chỉ số này giúp bạn dự báo doanh thu tương lai chính xác hơn. Nếu bạn nhận thấy chu kỳ bán hàng đang kéo dài, đó có thể là dấu hiệu cảnh báo có nút thắt trong quy trình của bạn—có thể là một giai đoạn cụ thể mà các giao dịch thường bị kẹt lại.
- CRM của bạn hỗ trợ như thế nào: CRM của bạn tự động theo dõi thời gian một giao dịch dành cho mỗi giai đoạn trong quy trình bán hàng. Bạn có thể phân tích độ dài trung bình cho tất cả các giao dịch, hoặc phân đoạn theo kích thước giao dịch, nguồn khách hàng tiềm năng, hoặc nhân viên bán hàng để xác định các mẫu và khu vực cần cải thiện.
4. Tỷ lệ từ khách hàng tiềm năng đến cơ hội
- Định nghĩa: Tỷ lệ phần trăm các khách hàng tiềm năng thô (MQLs) mà bộ phận bán hàng của bạn chấp nhận và chuyển đổi thành các cơ hội bán hàng đủ điều kiện (SQLs).
- Tại sao điều này quan trọng: Chỉ số này là một dấu hiệu quan trọng về chất lượng khách hàng tiềm năng và sự phù hợp giữa bộ phận marketing và bộ phận bán hàng của bạn. Tỷ lệ thấp có thể có nghĩa là marketing đang gửi những khách hàng tiềm năng không phù hợp hoặc chưa sẵn sàng nói chuyện với bộ phận bán hàng. Ngược lại, tỷ lệ cao cho thấy marketing của bạn đang thu hút đúng đối tượng và nuôi dưỡng họ hiệu quả trước khi chuyển giao.
- CRM của bạn hỗ trợ như thế nào: Phần mềm theo dõi khách hàng tiềm năng tốt nhất với tích hợp CRM làm rõ điều này. Bằng cách theo dõi sự thay đổi trạng thái từ "Lead" sang "Opportunity," hệ thống có thể tự động tính toán tỷ lệ này, cung cấp một điểm dữ liệu rõ ràng để tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện và cải thiện sự hợp tác giữa bộ phận marketing và bộ phận bán hàng của bạn.
Kết luận
Mệt mỏi vì mất khách hàng tiềm năng và bảng tính lộn xộn? Đã đến lúc chuyển từ hỗn loạn sang kiểm soát. Một hệ thống CRM theo dõi khách hàng tiềm năng là giải pháp tối ưu, tạo ra một hệ thống duy nhất tập trung dữ liệu, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và giúp đội ngũ của bạn xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn.
Điều này không chỉ là theo dõi dữ liệu; mà còn là chiến thắng nhiều hợp đồng hơn. Bằng cách kết hợp quản lý khách hàng tiềm năng với nền tảng mà đội ngũ của bạn đã hợp tác, bạn có thể biến quy trình bán hàng thành một động cơ thực sự cho sự phát triển.
Sẵn sàng để thấy sự khác biệt? Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống CRM theo dõi khách hàng tiềm năng tất cả trong một với Lark ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Lead tracking trong CRM là gì?
Theo dõi khách hàng tiềm năng trong CRM là quá trình giám sát có hệ thống hành trình của khách hàng tiềm năng từ điểm tiếp xúc đầu tiên đến khi bán hàng hoàn tất. Quá trình này bao gồm việc thu thập thông tin của họ, ghi lại mọi tương tác (như cuộc gọi và email), và cập nhật trạng thái của họ khi di chuyển qua các giai đoạn trong quy trình bán hàng, đảm bảo không ai bị bỏ sót.
CRM nào là tốt nhất cho việc tạo khách hàng tiềm năng?
CRM "tốt nhất" cho việc tạo khách hàng tiềm năng giúp đơn giản hóa việc thu thập khách hàng tiềm năng và tự động hóa việc theo dõi. Hãy tìm các tính năng như biểu mẫu web dễ xây dựng, quy tắc tự động mạnh mẽ để phân phối khách hàng tiềm năng, và tích hợp liền mạch. Các nền tảng hiện đại như Lark đặc biệt hiệu quả, vì chúng kết hợp việc theo dõi khách hàng tiềm năng với các công cụ cộng tác hàng ngày của nhóm bạn trong cùng một nơi.
CRM cho khách hàng tiềm năng là gì?
CRM dành cho khách hàng tiềm năng là một nền tảng tập trung được thiết kế đặc biệt để thu thập, tổ chức, quản lý và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Nó đóng vai trò như nguồn dữ liệu duy nhất cho tất cả thông tin khách hàng tiềm năng, bao gồm chi tiết liên hệ, lịch sử giao tiếp và giai đoạn hiện tại trong phễu bán hàng, giúp các nhóm ưu tiên nỗ lực và theo dõi hiệu quả.
4 loại CRM là gì?
Bốn loại CRM chính là Hoạt động, Phân tích, Hợp tác và Chiến lược. CRM Hoạt động tự động hóa các quy trình kinh doanh như bán hàng và tiếp thị. CRM Phân tích tập trung vào việc phân tích dữ liệu khách hàng để tìm ra những hiểu biết sâu sắc. CRM Hợp tác tạo điều kiện cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các nhóm, trong khi CRM Chiến lược tập trung vào xây dựng văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm.
Đọc thêm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
