Sử dụng Notion cho Quản lý Dự án: Hướng dẫn 5 phút
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
5 thg 8, 2026
Ryan Tanner
5 thg 8, 2026
Đọc trong 14 phút
Các nhóm hiện đại cần những công cụ cân bằng giữa sự rõ ràng, cấu trúc và khả năng cộng tác — và quản lý dự án Notion đã trở thành một phương pháp phổ biến để tổ chức nhiệm vụ, lập kế hoạch dự án và lưu trữ tài liệu ở một nơi. Cơ sở dữ liệu linh hoạt, chế độ xem trực quan và mẫu tùy chỉnh của nó cho phép cá nhân và các nhóm nhỏ xây dựng chính xác quy trình làm việc mà họ cần. Tuy nhiên, sự linh hoạt này đi kèm với những đánh đổi, bao gồm thiết lập thủ công, tự động hóa hạn chế và các thách thức về hiệu suất khi không gian làm việc phát triển về quy mô và độ phức tạp.
Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ khám phá cách Notion hỗ trợ quản lý dự án, các tính năng cốt lõi, mẫu, và đánh giá của người dùng, cùng với những hạn chế của nó.
Quản lý dự án Notion là gì?
Quản lý dự án Notion project management đề cập đến việc sử dụng không gian làm việc linh hoạt của Notion để lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi các dự án thông qua cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, chế độ xem liên kết và bảng điều khiển trực quan. Các nhóm và cá nhân sử dụng nó để quản lý nhiệm vụ, thời hạn, tài liệu và cộng tác tại một nơi. Vì Notion hỗ trợ bảng Kanban, lịch, dòng thời gian và chế độ xem danh sách, nó cho phép người dùng cấu trúc quy trình làm việc theo cách phù hợp với nhu cầu của họ. Mặt khác, một mẫu quản lý dự án Notion giúp các nhóm bắt đầu nhanh chóng, trong khi các tính năng như cơ sở dữ liệu quan hệ, tổng hợp và bảng điều khiển đa chế độ xem giúp xây dựng các hệ thống có thể mở rộng.
Nhiều người dùng đánh giá cao việc sử dụng Notion cho quản lý dự án vì nó kết hợp nhiệm vụ, ghi chú và lập kế hoạch trong một giao diện duy nhất. Tuy nhiên, việc tạo một bảng điều khiển quản lý dự án Notion hoàn chỉnh hoặc thiết lập quản lý dự án trong Notion thường yêu cầu cấu hình thủ công. Nhìn chung, Notion phù hợp với các nhóm đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án tùy chỉnh và trực quan, có thể thích ứng với nhiều quy trình làm việc khác nhau.
Nguồn hình ảnh: notion.com
Các tính năng cốt lõi của Notion cho quản lý dự án
Các tính năng quản lý dự án của Notion mang lại cấu trúc, khả năng hiển thị và sự cộng tác trong một không gian làm việc duy nhất mà các nhóm có thể điều chỉnh cho bất kỳ quy trình làm việc nào. Tính linh hoạt của nó khiến nó phù hợp cho việc theo dõi nhiệm vụ, lưu trữ tài liệu, quản lý cơ sở dữ liệu và lập kế hoạch liên phòng ban. Với bảng điều khiển tùy chỉnh và không gian làm việc chia sẻ, các nhóm có thể tối ưu hóa việc thực hiện trong khi vẫn giữ kiến thức được tập trung. Thiết kế dạng mô-đun của Notion cho phép mỗi dự án phát triển mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc hệ thống.
Theo dõi nhiệm vụ và dự án
Notion hỗ trợ quản lý công việc theo phong cách kanban, ngày đến hạn và lập sơ đồ quy trình để thực hiện trôi chảy giữa các nhóm. Các nhiệm vụ có thể được nhóm lại, lọc và trực quan hóa để tăng độ rõ ràng. Việc di chuyển các mục qua các giai đoạn và duy trì theo dõi nhất quán trở nên dễ dàng.
- Bảng kanban, lịch, danh sách, dòng thời gian: Các chế độ xem này giúp nhóm hình dung công việc ở nhiều định dạng tùy theo nhu cầu. Bảng rất hữu ích cho các giai đoạn quy trình, lịch làm nổi bật lịch trình và danh sách tổ chức nhiệm vụ. Dòng thời gian hỗ trợ lập kế hoạch dài hạn và phối hợp đa chức năng.
- Nhãn trạng thái, người phụ trách, mức độ ưu tiên: Nhiệm vụ có thể được giao với quyền sở hữu rõ ràng và mức độ ưu tiên để tránh mơ hồ. Nhãn trạng thái giúp theo dõi tiến độ qua nhiều giai đoạn dự án. Cấu trúc này đảm bảo trách nhiệm và quản lý khối lượng công việc tốt hơn.
Cơ sở dữ liệu và chế độ xem liên kết
Cơ sở dữ liệu Notion cho phép các nhóm lưu trữ nhiệm vụ, tài nguyên và tài sản dự án trong một định dạng tập trung và có cấu trúc. Chế độ xem liên kết cho phép nhiều nhóm xem cùng một dữ liệu từ các góc độ khác nhau. Điều này mang lại khả năng mở rộng và giảm sự trùng lặp giữa các dự án.
- Các trường tùy chỉnh: Các nhóm có thể xác định các trường như thời hạn, thẻ, điểm số hoặc sự phụ thuộc. Việc tùy chỉnh đảm bảo cơ sở dữ liệu phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc hoặc bộ phận nào. Nó giúp tăng tính rõ ràng và giữ cho dữ liệu nhất quán trên tất cả các mục.
- Chế độ xem quan hệ: Quan hệ cho phép hai cơ sở dữ liệu kết nối, liên kết nhiệm vụ với dự án, tài sản hoặc thành viên nhóm. Rollup tự động tạo các bản tóm tắt như tổng số nhiệm vụ hoặc tiến độ hoàn thành. Cấu trúc quan hệ này hỗ trợ phân tích sâu hơn và báo cáo tốt hơn.
- Bảng điều khiển đa cơ sở dữ liệu: Các bảng điều khiển kết hợp nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu thành một trung tâm điều khiển. Các nhóm có thể theo dõi các ưu tiên, sản phẩm bàn giao và KPI mà không cần chuyển trang. Điều này giúp các nhà lãnh đạo duy trì khả năng quan sát theo thời gian thực trên toàn bộ luồng công việc.
Tài liệu + lập kế hoạch dự án
Notion kết hợp tài liệu và thực hiện dự án trong cùng một không gian. Các nhóm có thể duy trì mọi thứ từ SOP đến thông số kỹ thuật sản phẩm mà không cần dựa vào các công cụ riêng biệt. Điều này giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và giữ cho thông tin luôn sẵn sàng truy cập.
- Wiki, ghi chú, lộ trình: Wiki cung cấp tài liệu có cấu trúc để chia sẻ kiến thức lâu dài. Ghi chú giúp ghi lại ý tưởng, nội dung cuộc họp và các tham chiếu nhanh. Lộ trình cung cấp định hướng chiến lược cho các dự án đang triển khai và phát triển sản phẩm.
- Một nơi cho ý tưởng, thông số kỹ thuật, SOP và bản tóm tắt dự án: Việc tập trung tất cả tài liệu giúp giảm sự phân mảnh giữa các nhóm. Thông tin luôn được cập nhật và dễ dàng tra cứu trong quá trình thực hiện. Điều này hỗ trợ sự thống nhất trong giai đoạn lập kế hoạch và triển khai.
Các tính năng cộng tác
Notion cho phép giao tiếp nhóm trực tiếp trong các nhiệm vụ và tài liệu. Điều này loại bỏ các chuỗi email dài và giúp các quyết định gắn liền với công việc. Sự cộng tác trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn giữa các bộ phận.
- Bình luận, gắn thẻ, cập nhật: Các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về nhiệm vụ, gắn thẻ đồng nghiệp và để lại cập nhật theo thời gian thực. Điều này giúp mọi người luôn thống nhất và giảm bớt việc trao đổi qua lại. Các bình luận được gắn liền với các hạng mục dự án liên quan.
- Chia sẻ và phối hợp ở cấp không gian làm việc: Notion cho phép chia sẻ có kiểm soát trong nội bộ nhóm hoặc với đối tác bên ngoài. Các quyền của không gian làm việc giúp quản lý quyền truy cập vào các dự án nhạy cảm hoặc đang thực hiện. Điều này đảm bảo sự phối hợp suôn sẻ giữa tất cả các bên liên quan.
Mẫu để thiết lập nhanh
Các mẫu giúp tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp sẵn cấu trúc cho các loại dự án khác nhau. Chúng giúp tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các nhóm. Điều này đảm bảo tính nhất quán, đặc biệt khi mở rộng các phương pháp quản lý dự án.
- Các mẫu dự án có sẵn của Notion: Notion cung cấp các mẫu dựng sẵn cho sprint, danh sách nhiệm vụ, lộ trình sản phẩm và nhiều hơn nữa. Những mẫu này giúp các nhóm bắt đầu mà không cần xây dựng từ đầu. Chúng có thể tùy chỉnh cao để phù hợp với quy trình làm việc cụ thể.
- Mẫu từ cộng đồng: Cộng đồng Notion cung cấp hàng nghìn mẫu trên nhiều lĩnh vực. Những mẫu này giúp các nhóm khám phá quy trình làm việc sáng tạo đã được người khác thử nghiệm. Điều này giúp giảm thời gian thiết lập và mở rộng các trường hợp sử dụng.
- Mẫu dự án kỹ thuật, tiếp thị, thiết kế: Các mẫu chuyên biệt hỗ trợ lập kế hoạch kỹ thuật, quản lý chiến dịch và quy trình sáng tạo. Mỗi mẫu đi kèm với cấu trúc phù hợp với nhu cầu của từng bộ phận. Điều này giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch cho các nhóm đa dạng.
Bảng điều khiển quản lý dự án Notion
Bảng điều khiển tập hợp nhiều chế độ xem dự án để hỗ trợ giám sát toàn diện. Các nhóm có thể theo dõi khối lượng công việc, tiến độ và các cột mốc. Điều này hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên dữ liệu và giữ cho hiệu suất minh bạch.
- Bảng điều khiển đa chế độ xem: Những bảng điều khiển này kết hợp kanban, dòng thời gian, bảng và biểu đồ trên cùng một trang. Điều này cho phép các nhóm chuyển đổi giữa các chế độ xem mà không mất ngữ cảnh. Mọi thứ luôn được tổ chức và dễ truy cập.
- Tổng quan danh mục: Chế độ xem danh mục giúp các nhà lãnh đạo theo dõi tiến độ trên nhiều dự án khác nhau. Chúng làm nổi bật các sự chậm trễ, các phụ thuộc và công việc ưu tiên cao. Điều này cải thiện việc lập kế hoạch chiến lược và phân bổ nguồn lực.
- Khả năng hiển thị khối lượng công việc của nhóm: Các chỉ báo khối lượng công việc cho thấy cách nhiệm vụ được phân bổ giữa các thành viên trong nhóm. Điều này giúp ngăn ngừa kiệt sức và đảm bảo phân công nhiệm vụ cân bằng. Nó cũng giúp các nhà quản lý tối ưu hóa việc lập kế hoạch năng lực.
- Trình theo dõi OKR: Bảng điều khiển Notion có thể theo dõi các mục tiêu và kết quả chính để đảm bảo trách nhiệm. Các nhóm có thể liên kết nhiệm vụ với OKR để phù hợp hơn với mục tiêu. Điều này cải thiện việc thực thi tập trung vào kết quả và giám sát hiệu suất.
Giá của Notion
- Miễn phí: Giá: 0 USD/người/tháng. Các tính năng chính bao gồm số lượng trang và khối không giới hạn, không gian làm việc cộng tác, cơ sở dữ liệu cơ bản, lịch sử phiên bản cơ bản và truy cập trên thiết bị di động.
- Plus: 10 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) hoặc 12 USD hàng tháng. Các tính năng chính bao gồm tải lên tập tin không giới hạn, lịch sử phiên bản 30 ngày, quyền nâng cao, nhiều tính năng cơ sở dữ liệu hơn và kiểm soát chia sẻ tốt hơn.
- Kinh doanh: 20 USD/người/tháng (thanh toán hàng năm) hoặc 20 USD hàng tháng. Các tính năng chính bao gồm tất cả trong gói Plus, cùng với SAML SSO, kiểm soát không gian làm việc nâng cao, cấp quyền người dùng, không gian nhóm riêng tư và giới hạn tự động hóa được nâng cao.
- Doanh nghiệp: Tùy chỉnh (liên hệ bộ phận kinh doanh). Các tính năng chính bao gồm bảo mật và tuân thủ nâng cao, nhật ký kiểm toán, quản lý thành công chuyên trách, lưu trữ dữ liệu theo khu vực, đảm bảo thời gian hoạt động và kiểm soát cấp độ doanh nghiệp.
Nguồn hình ảnh: notion.com
Cách sử dụng Notion cho quản lý dự án
Sử dụng Notion để quản lý dự án là một cách đơn giản để tổ chức nhiệm vụ, dự án và tài liệu trong một không gian làm việc linh hoạt. Người mới bắt đầu có thể khởi đầu nhỏ với các mẫu và dần dần xây dựng quy trình làm việc có cấu trúc mở rộng theo nhu cầu của nhóm. Với cơ sở dữ liệu tùy chỉnh, nhiều chế độ xem và công cụ cộng tác, Notion thích ứng với mọi phong cách dự án. Điều này khiến nó trở nên lý tưởng cho việc lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và tạo ra một nguồn thông tin thống nhất.
Bước 1: Chọn một mẫu hoặc bắt đầu từ đầu
Notion cung cấp các mẫu dự án cho bảng kanban, dòng thời gian, danh sách nhiệm vụ và lộ trình, giúp việc thiết lập nhanh chóng cho người mới. Bạn có thể bắt đầu từ đầu nếu muốn toàn quyền kiểm soát cấu trúc và các trường. Các mẫu đảm bảo tính nhất quán đồng thời giảm thời gian thiết lập cho việc lập kế hoạch dự án.
Bước 2: Xây dựng các thuộc tính của cơ sở dữ liệu
Thêm các thuộc tính như trạng thái, mức độ ưu tiên, người phụ trách, ngày đến hạn và thẻ giúp tổ chức nhiệm vụ và chuẩn hóa quy trình làm việc. Những thuộc tính này tạo ra một cấu trúc rõ ràng giúp cải thiện việc theo dõi và báo cáo trong toàn nhóm. Với các trường tùy chỉnh, bạn có thể điều chỉnh không gian làm việc dự án theo bất kỳ phương pháp luận nào.
Bước 3: Tạo các trang dự án đa chế độ xem
Notion cho phép nhiều chế độ xem như bảng, lịch, bảng dữ liệu, danh sách và dòng thời gian để quản lý nhiệm vụ từ các góc độ khác nhau. Mỗi chế độ xem cung cấp những góc nhìn riêng về thời hạn, khối lượng công việc và các cột mốc. Các trang đa chế độ xem giúp nhóm áp dụng phương pháp theo dõi dự án linh hoạt và quy trình làm việc linh hoạt.
Bước 4: Thêm tài liệu, bản tóm tắt và bối cảnh
Sử dụng các trang của Notion để lưu trữ yêu cầu, ghi chú cuộc họp, SOP và bản tóm tắt dự án ở một nơi. Việc giữ tài liệu và nhiệm vụ cùng nhau giúp giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh và cải thiện sự rõ ràng cho nhóm. Điều này cũng hỗ trợ quản lý tri thức và hợp tác đa chức năng.
Bước 5: Tạo bảng điều khiển để tăng khả năng hiển thị cho nhóm và lãnh đạo
Bảng điều khiển lấy dữ liệu từ nhiều cơ sở dữ liệu để theo dõi KPIs, OKRs, nhiệm vụ và các cột mốc theo thời gian thực. Chúng cung cấp khả năng hiển thị tổng quan cho các nhà quản lý đồng thời giữ cho chi tiết ở cấp nhóm luôn có thể truy cập. Bảng điều khiển giúp nâng cao khả năng ra quyết định và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận.
Bước 6: Thiết lập quy tắc làm việc và quy ước đặt tên
Việc đặt tên nhất quán, cấu trúc thư mục và quy tắc quy trình làm việc giúp không gian làm việc được tổ chức khi dự án của bạn phát triển. Các tiêu chuẩn chung giúp nhóm tránh lộn xộn và duy trì kiểm soát phiên bản. Các quy ước rõ ràng cũng hỗ trợ khả năng mở rộng lâu dài và quản trị dự án.
Đánh giá Notion cho quản lý dự án: Những điều người dùng thích
Các bài đánh giá về quản lý dự án Notion thường nhấn mạnh cách công cụ này cân bằng giữa tính linh hoạt và giao diện dễ sử dụng. Người dùng đánh giá cao việc Notion có thể thích ứng với các quy trình làm việc khác nhau, dù là quản lý nhiệm vụ, tài liệu hay xây dựng bảng điều khiển tùy chỉnh. Không gian làm việc dạng mô-đun của nó đặc biệt hấp dẫn đối với các nhóm muốn có một nơi thống nhất cho việc lập kế hoạch và thực thi. Những điểm mạnh này thường xuất hiện trong phản hồi của người dùng trên các diễn đàn, cộng đồng và nền tảng đánh giá.
- Cấu trúc linh hoạt cao: Người dùng yêu thích việc Notion cho phép họ thiết kế quy trình làm việc của dự án chính xác theo cách họ muốn, từ đơn giản đến nâng cao. Khả năng tùy chỉnh cơ sở dữ liệu, các trường và bố cục hỗ trợ hệ thống dự án cá nhân hóa. Sự linh hoạt này khiến việc quản lý dự án bằng Notion phù hợp với nhiều phong cách, bao gồm agile, kanban và lập kế hoạch lộ trình.
- Kết hợp tài liệu + nhiệm vụ trong một nơi: Một lợi thế lớn là việc tích hợp tài liệu và theo dõi nhiệm vụ trong cùng một không gian làm việc. Các nhóm có thể giữ thông số kỹ thuật, ghi chú cuộc họp, bản tóm tắt và nhiệm vụ được kết nối thông qua các cơ sở dữ liệu liên kết. Điều này giúp giảm thông tin bị phân tán và cải thiện khả năng hiển thị tổng thể của dự án.
- Tuyệt vời cho những người đóng góp cá nhân hoặc nhóm nhỏ: Notion thường được khen ngợi vì thiết lập gọn nhẹ, khiến nó trở nên lý tưởng cho các freelancer, nhà sáng tạo và nhóm nhỏ. Sự đơn giản của nó cho phép người dùng quản lý dự án, mục tiêu và quy trình làm việc mà không cần đến các công cụ phức tạp. Điều này giúp việc quản lý dự án trong Notion trở nên dễ tiếp cận hơn cho người mới bắt đầu.
- Được đánh giá cao về tính trực quan và trực quan hóa: Người dùng mô tả Notion là gọn gàng, trực quan và dễ điều hướng, đặc biệt khi so sánh với phần mềm quản lý dự án truyền thống. Các tính năng kéo-thả và bố cục đa chế độ xem giúp tạo ra một bức tranh rõ ràng về các nhiệm vụ và mức độ ưu tiên. Thiết kế trực quan này góp phần vào sự phổ biến của Notion trong việc lập kế hoạch và quản lý công việc.
Những hạn chế của Notion đối với quản lý dự án
Notion là một không gian làm việc mạnh mẽ, nhưng các đánh giá của người dùng thường chỉ ra rằng nó có những hạn chế khi được sử dụng cho quản lý dự án quy mô đầy đủ. Mặc dù hoạt động tốt cho việc lập kế hoạch nhẹ, tài liệu và năng suất cá nhân, nhưng nó có thể gặp khó khăn khi dự án trở nên lớn hơn hoặc phức tạp hơn. Nhiều nhóm phải dựa vào các giải pháp tạm thời để quản lý quy trình làm việc nâng cao. Những thách thức phổ biến này cho thấy lý do tại sao quản lý dự án bằng Notion có thể không phải lúc nào cũng lý tưởng cho các nhóm phát triển nhanh hoặc hoạt động có cấu trúc.
- Có thể trở nên lộn xộn nếu thiếu cấu trúc chặt chẽ: Tính linh hoạt của Notion trở thành nhược điểm khi các nhóm không đặt ra quy tắc rõ ràng, mẫu và quy ước đặt tên. Nếu thiếu cấu trúc, các trang sẽ nhanh chóng tăng lên và cơ sở dữ liệu trở nên không nhất quán. Sự thiếu tiêu chuẩn hóa này có thể khiến việc quản lý dự án trong Notion trở nên thiếu tổ chức theo thời gian.
- Không lý tưởng cho việc lập lịch nâng cao hoặc phụ thuộc: Notion không hỗ trợ gốc các phụ thuộc phức tạp, đường dẫn quan trọng hoặc lập lịch chi tiết cần thiết cho các dự án kỹ thuật hoặc Enterprise. Người dùng thường phải dựa vào các giải pháp thủ công để theo dõi các yếu tố cản trở và tiến độ. Điều này hạn chế việc áp dụng cho các nhóm cần công cụ lập lịch dự án có cấu trúc.
- Tự động hóa hạn chế so với các hệ thống chuyên dụng: Mặc dù Notion cung cấp tự động hóa cơ bản thông qua các nút và tích hợp, nhưng nó thiếu khả năng tự động hóa quy trình công việc có trong các nền tảng chuyên dụng. Các tác vụ thường xuyên như nhắc nhở, phê duyệt và leo thang thường phải thực hiện thủ công. Điều này làm chậm các nhóm cần quy trình quản lý dự án tự động và hiệu quả.
- Sự cố hiệu suất với cơ sở dữ liệu lớn: Khi nhóm phát triển và dữ liệu tăng lên, các cơ sở dữ liệu trong Notion có thể tải chậm hoặc bị trễ khi chỉnh sửa. Điều này ảnh hưởng đến bảng điều khiển, các thiết lập quan hệ và các trang dự án đa chế độ xem. Những hạn chế về hiệu suất này khiến việc quản lý dự án quy mô lớn trong Notion trở nên khó khăn.
- Yêu cầu thiết lập và bảo trì thủ công: Hầu hết các thiết lập dự án trong Notion cần cấu hình tùy chỉnh — tạo cơ sở dữ liệu, liên kết chế độ xem, xác định thuộc tính và duy trì cấu trúc. Cần bảo trì thường xuyên để tránh lộn xộn và duy trì tính nhất quán. Điều này làm tăng khối lượng công việc cho các nhóm ưa thích hệ thống quản lý dự án có sẵn.
- Các quy tắc quyền có thể cảm thấy đơn giản đối với các công ty lớn: Kiểm soát truy cập của Notion hoạt động tốt cho các nhóm nhỏ nhưng có thể thiếu các quyền chi tiết mà các tổ chức lớn cần. Quản lý những người có thể chỉnh sửa, xem hoặc tạo mục có thể trở nên phức tạp khi mở rộng quy mô. Điều này có thể hạn chế việc áp dụng đối với các Enterprise yêu cầu quản trị và tuân thủ nghiêm ngặt.
Gặp Lark: Giải pháp thông minh hơn thay thế Notion cho quản lý dự án
Lark cung cấp cho các nhóm một không gian làm việc hợp nhất để lập kế hoạch dự án, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi nhiệm vụ diễn ra suôn sẻ. Nền tảng này kết hợp nhiệm vụ, tài liệu trực tiếp, trò chuyện và quy trình làm việc để các nhóm không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ. Với chế độ xem dự án linh hoạt và cơ sở dữ liệu có cấu trúc, Lark hỗ trợ mọi thứ từ việc theo dõi nhiệm vụ hàng ngày đến lập kế hoạch dài hạn. Tính năng tự động hóa tích hợp giúp giảm công việc thủ công và thúc đẩy dự án tiến triển nhanh hơn với ít lỗi hơn. Các nhóm cũng có thể tạo bảng điều khiển để có khả năng hiển thị theo thời gian thực trên nhiều chức năng và cấp lãnh đạo. Nhìn chung, Lark mang đến một giải pháp quản lý dự án tinh gọn và có khả năng mở rộng hơn so với Notion.
Nhiều bảng để theo dõi có cấu trúc
Thông qua các bảng trong Lark Base, các nhóm có thể tổ chức dự án trên nhiều bảng để ghi lại mọi chi tiết — dù là theo nhiệm vụ, người phụ trách, cột mốc, sprint hay bộ phận. Điều này cho phép bạn chia các sáng kiến lớn thành những phần nhỏ, dễ quản lý hơn trong khi vẫn giữ tất cả dữ liệu trong một môi trường được tổ chức gọn gàng. Khi dự án phát triển, các bảng giúp duy trì trật tự và sự rõ ràng mà không làm tăng thêm độ phức tạp.
Nhiều chế độ xem để lập kế hoạch trực quan
Lark hỗ trợ nhiều chế độ xem giúp các nhóm nắm bắt tiến độ ngay lập tức. Chế độ xem Kanban hiển thị sự di chuyển của nhiệm vụ từ “Cần làm” đến “Hoàn thành,” giúp việc xem xét trạng thái trở nên rõ ràng và nhanh chóng. Chế độ xem Gantt làm nổi bật lịch trình, các mối phụ thuộc và sự chồng chéo, mang đến cho nhóm cái nhìn toàn cảnh về tiến độ và khối lượng công việc. Việc chuyển đổi giữa các chế độ xem giúp mọi người luôn đồng bộ, bất kể họ thích cách làm việc nào.
Nhóm và bộ lọc để điều hướng nhanh
Với các tùy chọn nhóm và lọc, các nhóm có thể ngay lập tức hiển thị những nội dung quan trọng — công việc được giao cho một thành viên cụ thể, nhiệm vụ đến hạn trong tuần này, các mục ưu tiên cao hoặc các trở ngại cần được chú ý. Điều này giúp các buổi họp hằng ngày, phiên lập kế hoạch và đánh giá tập trung và hiệu quả hơn.
Liên kết hai chiều để dữ liệu nhất quán
Liên kết hai chiều kết nối thông tin giữa các bảng để các bản cập nhật luôn đồng bộ ở mọi nơi. Khi một chi tiết thay đổi—như người phụ trách nhiệm vụ hoặc thời hạn—các trường tương ứng trong các bảng liên quan sẽ tự động được cập nhật. Điều này giúp tránh trùng lặp, giảm lỗi và hỗ trợ các nhóm duy trì một nguồn thông tin duy nhất trong các dự án diễn ra nhanh.
Tự động hóa để thực hiện mượt mà hơn
Tự động hóa Lark Base hỗ trợ các lời nhắc tự động và hành động quy trình làm việc giúp các nhóm duy trì tiến độ. Bạn có thể kích hoạt cảnh báo cho các mục quá hạn, tạo nhiệm vụ khi trạng thái thay đổi hoặc tự động thông báo cho người phụ trách khi các cột mốc đến gần. Những khả năng quy trình làm việc tự động này giúp giảm việc theo dõi thủ công và giữ cho dự án chạy đúng tiến độ.
Lark Tài liệu đám mây cho việc lập kế hoạch cộng tác
Các nhóm dự án có thể động não, lập gói dịch vụ và ghi lại công việc trong Tài liệu đám mây Lark bằng văn bản, hình ảnh, video, Sheets và MindNotes. Mỗi tài liệu luôn được kết nối với dự án, giúp dễ dàng đính kèm bản tóm tắt, phác thảo yêu cầu, lưu trữ ghi chú cuộc họp và theo dõi các quyết định mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Lịch cho các lịch trình và thời hạn
Lịch Lark cung cấp cho các nhóm cái nhìn rõ ràng về các thời hạn sắp tới, các buổi đánh giá và các cuộc họp đã được lên lịch. Nhiệm vụ và sự kiện xuất hiện ở một nơi, giúp các thành viên lên kế hoạch cho tuần của mình, quản lý thời gian rảnh và chuẩn bị cho các cột mốc với sự tự tin.
Nhiệm vụ để theo dõi tiến độ hàng ngày
Lark Tasks giúp các nhóm quản lý trách nhiệm cá nhân trong quy trình làm việc của dự án tổng thể. Các thành viên có thể thấy chính xác những gì họ cần hoàn thành, theo dõi thời hạn, cập nhật tiến độ và duy trì trách nhiệm. Điều này tạo ra một liên kết mượt mà giữa các kế hoạch chiến lược và việc thực hiện hàng ngày.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Basic: 6 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 5TB dung lượng lưu trữ, 1000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa. Một số người dùng có thể cần liên hệ bộ phận kinh doanh để tìm hiểu thêm về gói dịch vụ này.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB dung lượng lưu trữ, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận kinh doanh để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Lark - các mẫu quản lý dự án
Lark cung cấp các mẫu quản lý dự án với cấu trúc có sẵn, giúp các nhóm khởi động dự án nhanh chóng mà không cần xây dựng hệ thống từ đầu. Các mẫu này bao gồm lập kế hoạch, theo dõi, đánh giá và báo cáo, hữu ích cho cả quy trình làm việc đơn giản và phức tạp. Mỗi mẫu bao gồm các chế độ xem, trường và bố cục được tổ chức sẵn để các nhóm có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức. Dù là quản lý nhiệm vụ, lộ trình hay yêu cầu, các mẫu của Lark cung cấp một nền tảng nhất quán có thể tùy chỉnh khi dự án phát triển.
Lark Base - Quản lý dự án
Mẫu quản lý dự án Lark Base cung cấp cho các nhóm một cách có cấu trúc để tổ chức nhiệm vụ, cột mốc, người phụ trách và tiến độ trong một không gian làm việc tập trung. Mẫu này bao gồm các chế độ xem linh hoạt như bảng, bảng Kanban và tiến độ Gantt, giúp dễ dàng chuyển đổi giữa lập kế hoạch và thực thi. Các trường và mối quan hệ tích hợp sẵn giúp nhóm theo dõi sự phụ thuộc và duy trì sự rõ ràng trên toàn bộ luồng công việc. Mẫu này lý tưởng cho các nhóm muốn có một hệ thống sẵn sàng sử dụng và có thể mở rộng khi độ phức tạp của dự án tăng lên.
Trình theo dõi đa dự án
Mẫu theo dõi dự án giúp các nhóm giám sát nhiều dự án cùng lúc bằng cách tổng hợp các thông tin quan trọng như trạng thái, người phụ trách, thời hạn và chỉ số tiến độ. Nó cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về cách các sáng kiến khác nhau đang tiến triển, giúp việc ưu tiên và phân bổ nguồn lực trở nên dễ dàng hơn. Với các chế độ xem được nhóm và lọc, các nhóm có thể ngay lập tức hiển thị các dự án ưu tiên cao hoặc những dự án có nguy cơ. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhà quản lý cần một nguồn thông tin duy nhất cho nhiều luồng công việc.
Danh sách yêu cầu dự án
Mẫu danh sách yêu cầu dự án cung cấp cho các nhóm một hệ thống tiếp nhận có cấu trúc để thu thập, xem xét và phê duyệt các đề xuất dự án mới. Nó tập trung tất cả các yêu cầu đến, để không có gì bị thất lạc trong các cuộc trò chuyện hoặc email. Với các trường cho mức độ ưu tiên, thông tin người yêu cầu, tác động và nguồn lực cần thiết, các nhóm có thể đánh giá từng yêu cầu một cách nhất quán. Mẫu này lý tưởng cho các tổ chức cần một quy trình làm việc rõ ràng, có tổ chức cho việc tiếp nhận, phân loại và ra quyết định.
Phân tích kinh doanh
Mẫu phân tích kinh doanh giúp các nhóm phân tách các sáng kiến phức tạp thành những thông tin chi tiết rõ ràng, các điểm dữ liệu và các hạng mục hành động. Nó cung cấp các phần được cấu trúc cho mục tiêu, chỉ số, ý kiến từ các bên liên quan và kết quả, giúp việc phân tích trở nên có tổ chức và có thể lặp lại. Với chế độ xem dạng bảng điều khiển, các nhóm có thể trực quan hóa xu hướng và theo dõi tiến độ của các khuyến nghị theo thời gian. Mẫu này hoàn hảo cho các nhà phân tích, chiến lược gia và trưởng dự án cần một khung làm việc đáng tin cậy để đưa ra quyết định có cơ sở.
Lộ trình
Mẫu lộ trình giúp các nhóm lập kế hoạch cho các sáng kiến dài hạn bằng cách lập sơ đồ dự án, các cột mốc và mốc thời gian trong một bố cục trực quan rõ ràng. Nó cung cấp một cách tổ chức để truyền đạt các ưu tiên, giai đoạn và sự phụ thuộc, giúp mọi người hiểu rõ những gì sẽ diễn ra tiếp theo. Với chế độ xem theo mốc thời gian và bảng, các nhóm có thể thu nhỏ để lập kế hoạch chiến lược hoặc phóng to để có cái nhìn rõ ràng ở cấp độ thực thi. Mẫu này lý tưởng cho các nhóm sản phẩm, trưởng dự án và nhà quản lý cần thống nhất các bên liên quan về kế hoạch tương lai và các sản phẩm bàn giao sắp tới.
Notion so với Lark: So sánh tính năng (tổng quan)
Kết luận
Quản lý dự án Notion mang lại sự linh hoạt, khả năng tùy chỉnh và giao diện trực quan mà nhiều cá nhân và nhóm nhỏ đánh giá cao. Khả năng kết hợp tài liệu, nhiệm vụ và bảng điều khiển khiến nó trở thành một không gian làm việc đa năng, đặc biệt phù hợp với các nhóm thích tự xây dựng hệ thống của riêng mình. Tuy nhiên, sự linh hoạt này cũng mang đến những thách thức — thiết lập thủ công, tự động hóa hạn chế, vấn đề hiệu suất khi mở rộng và nhu cầu bảo trì cấu trúc liên tục. Khi nhóm phát triển, những hạn chế này có thể khiến việc duy trì sự rõ ràng và nhất quán giữa các dự án trở nên khó khăn hơn.
Đối với các nhóm muốn có một môi trường có cấu trúc, khả năng mở rộng và kết nối tốt hơn, Lark cung cấp một lựa chọn thay thế tích hợp nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện, tự động hóa và theo dõi đa chế độ xem vào một không gian làm việc duy nhất. Nó giúp giảm khối lượng công việc thủ công, cải thiện sự phối hợp và hỗ trợ các dự án phức tạp, đa chức năng một cách dễ dàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc hiện đại kết hợp lập kế hoạch, thực thi và cộng tác, việc khám phá Lark có thể là bước tiếp theo đáng giá.
Câu hỏi thường gặp
Notion có phù hợp cho các nhóm không?
Notion là một lựa chọn mạnh mẽ cho các nhóm coi trọng sự linh hoạt và muốn có một không gian làm việc mà họ có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình của mình. Sự kết hợp giữa tài liệu, nhiệm vụ và cơ sở dữ liệu khiến nó trở nên hữu ích cho việc phối hợp công việc trong các nhóm nhỏ hơn hoặc linh hoạt hơn. Tuy nhiên, các nhóm thường cần đầu tư thời gian vào việc xây dựng cấu trúc và bảo trì để giữ mọi thứ được tổ chức. Đối với các nhóm đang phát triển và ưa thích sự đồng bộ tích hợp sẵn cùng khả năng phối hợp mượt mà hơn, Lark mang đến một môi trường thống nhất hơn với trò chuyện, tài liệu, nhiệm vụ và tự động hóa tích hợp sẵn.
Những mẫu Notion nào tốt nhất cho quản lý dự án?
Các mẫu quản lý dự án phổ biến của Notion bao gồm bảng nhiệm vụ, lộ trình sản phẩm, sprint kỹ thuật, trình theo dõi OKR và bảng điều khiển đa dự án. Những mẫu này giúp giảm thời gian thiết lập và cung cấp cho nhóm một cấu trúc khởi đầu mà họ có thể tùy chỉnh. Tuy nhiên, việc duy trì các mẫu này vẫn cần cập nhật thủ công và tuân thủ quy tắc không gian làm việc nhất quán. Lark cung cấp các mẫu sẵn sàng sử dụng với khả năng tự động hóa mạnh mẽ hơn, giúp việc mở rộng và theo dõi giữa các nhóm trở nên dễ dàng hơn.
Notion có thể thay thế các công cụ quản lý dự án truyền thống không?
Notion có thể thay thế các công cụ truyền thống cho những nhóm ưu tiên sự đơn giản, tài liệu và bố cục linh hoạt. Nó hoạt động tốt cho việc theo dõi nhiệm vụ, chia sẻ kiến thức và xây dựng quy trình làm việc nhẹ nhàng. Nhưng những nhóm cần lập lịch nâng cao, phụ thuộc hoặc quy trình tự động có thể thấy Notion bị hạn chế theo thời gian. Các nền tảng như Lark cung cấp quy trình làm việc có cấu trúc hơn, cơ sở dữ liệu nhiều bảng và tự động hóa tích hợp phù hợp hơn cho các hoạt động phức tạp.
Tôi tạo bảng điều khiển dự án trong Notion như thế nào?
Để xây dựng bảng điều khiển dự án trong Notion, bạn có thể kết hợp các cơ sở dữ liệu được liên kết, chế độ xem đã lọc, tổng hợp và các trường tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ, người phụ trách và mốc thời gian. Điều này cho phép các nhóm thiết kế bảng điều khiển phù hợp với quy trình làm việc của họ, nhưng thường đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và điều chỉnh thủ công. Đối với các nhóm muốn thiết lập nhanh hơn, Lark cung cấp bảng điều khiển đa chế độ xem và cấu trúc dữ liệu tự động cập nhật, giúp đơn giản hóa khả năng hiển thị giữa các bộ phận.
Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion dành cho các dự án nhóm là gì?
Các nhóm đang tìm kiếm giải pháp thay thế Notion thường cân nhắc các nền tảng có khả năng tự động hóa mạnh mẽ hơn, mô-đun nhiệm vụ có cấu trúc và tính năng giao tiếp tích hợp sẵn. Lark nổi bật vì kết hợp quản lý dự án, tài liệu, trò chuyện, cuộc họp, quy trình làm việc và bảng điều khiển trong một không gian làm việc kết nối. Điều này giúp giảm việc chuyển đổi giữa các công cụ và hỗ trợ các nhóm duy trì sự rõ ràng khi dự án phát triển. Giải pháp này đặc biệt hiệu quả đối với các nhóm đa chức năng cần môi trường thực thi dự án tích hợp hơn.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
