Hướng dẫn Quản lý Dự án Smartsheet: Các Tính năng Chính, Trường hợp Sử dụng, Đánh giá
Ryan Tanner
Chuyên gia Tiếp thị Sản phẩm
20 thg 9, 2026
Ryan Tanner
20 thg 9, 2026
Đọc trong 19 phút
Quản lý dự án Smartsheet được các nhóm sử dụng rộng rãi khi họ ưa thích cấu trúc bảng tính quen thuộc để tổ chức công việc. Công cụ này giúp các nhóm quản lý nhiệm vụ, tiến độ và nguồn lực trong một bố cục dạng lưới linh hoạt. Nhiều tổ chức bắt đầu với Smartsheet vì giao diện của nó giống với bảng tính truyền thống, giúp giảm thời gian làm quen. Khi các nhóm mở rộng, một số tìm kiếm các công cụ hợp nhất đưa giao tiếp và quản lý dự án vào cùng một không gian làm việc. Lark xuất hiện sau trong hướng dẫn này như một lựa chọn hỗ trợ quy trình làm việc kết nối và cộng tác.
Smartsheet là gì?
Smartsheet là một nền tảng quản lý công việc phổ biến sử dụng kiểu bảng tính để giúp các nhóm quản lý dự án. Nền tảng này cung cấp các bảng dạng lưới, danh sách nhiệm vụ và cấu trúc dữ liệu linh hoạt để hỗ trợ nhiều loại quy trình làm việc. Các công cụ quản lý dự án của Smartsheet cho phép người dùng theo dõi nhiệm vụ, trực quan hóa tiến trình dự án, quản lý tài nguyên và tự động hóa các hành động lặp lại. Nền tảng này được thiết kế cho các nhóm ưa thích bảng tính linh hoạt thay vì các mẫu dự án cứng nhắc.
Phần mềm quản lý dự án Smartsheet phù hợp cho các nhóm xử lý dữ liệu có cấu trúc vì người dùng có thể tạo công thức ở cấp bảng, thêm logic điều kiện và tùy chỉnh bố cục để phù hợp với quy trình nội bộ. Mặc dù không phải là công cụ quản lý dự án truyền thống, nhiều nhóm vẫn dựa vào Smartsheet để lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo. Nền tảng này cũng kết nối với nhiều ứng dụng bên ngoài như Google Workspace, Microsoft 365 và Slack, giúp các nhóm mở rộng khả năng khi cần thiết.
Nguồn hình ảnh: smartsheet.com
Smartsheet có phải là một công cụ quản lý dự án không?
Smartsheet hoạt động như một công cụ quản lý dự án vì nó cho phép các nhóm lập kế hoạch nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, trực quan hóa tiến trình và quản lý các mối phụ thuộc. Cấu trúc dạng lưới của nó giúp đủ linh hoạt để phản chiếu các quy trình làm việc dự án truyền thống. Người dùng cũng có thể xem nhiệm vụ trong biểu đồ Gantt, bảng Kanban và bảng điều khiển, hỗ trợ các phong cách dự án khác nhau. Mặc dù Smartsheet dựa nhiều vào nền tảng bảng tính, nhưng nó cung cấp các tính năng lập kế hoạch dự án giúp các nhà quản lý dự án xử lý cả sáng kiến đơn giản và phức tạp.
Các tính năng quản lý dự án chính của Smartsheet
Các tính năng quản lý dự án của Smartsheet giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi và bàn giao các dự án với nhiều quy mô khác nhau. Mỗi tính năng hỗ trợ các quy trình làm việc cụ thể như lập kế hoạch tiến độ, giao nhiệm vụ hoặc quản lý tài nguyên. Những công cụ này giúp các nhóm tạo ra quy trình có cấu trúc mà không cần chuyển đổi nền tảng. Dưới đây là các thành phần chính được sử dụng trong phần mềm quản lý dự án Smartsheet.
Chế độ xem dạng lưới
Chế độ xem dạng lưới là giao diện chính cho quản lý dự án Smartsheet. Nó hoạt động giống như một bảng tính truyền thống với các hàng và cột lưu trữ chi tiết nhiệm vụ, ngày tháng và người phụ trách. Chế độ xem dạng lưới giúp các nhóm tổ chức thông tin dự án trong một bố cục có cấu trúc, dễ tùy chỉnh. Người dùng có thể điều chỉnh cột, áp dụng công thức và sắp xếp dữ liệu để hỗ trợ báo cáo dự án. Chế độ xem dạng lưới cũng hữu ích cho các nhóm dựa vào quy trình theo dõi dự án với khối lượng dữ liệu lớn.
Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt giúp các nhóm trực quan hóa lịch trình dự án thông qua các thanh nhiệm vụ dựa trên dòng thời gian. Tính năng này hữu ích để theo dõi các mốc quan trọng, sự phụ thuộc và đường dẫn quan trọng. Các nhà quản lý dự án thường sử dụng chế độ xem Gantt để hiểu trình tự và khoảng thời gian. Biểu đồ Gantt của Smartsheet hỗ trợ điều chỉnh bằng thao tác kéo thả, giúp việc cập nhật dòng thời gian dễ dàng hơn. Chúng đặc biệt hữu ích cho các dự án theo mô hình thác nước hoặc lập lịch nhiệm vụ với ngày bắt đầu và kết thúc cố định.
Chế độ xem thẻ (Kanban)
Chế độ xem thẻ hỗ trợ quản lý dự án theo phong cách Kanban bằng cách nhóm công việc thành các cột. Người dùng có thể di chuyển thẻ qua các giai đoạn như Cần làm, Đang thực hiện và Hoàn thành. Chế độ xem này phù hợp cho các nhóm áp dụng phương pháp quản lý dự án linh hoạt. Nó cung cấp khả năng hiển thị rõ ràng về trạng thái công việc và giúp dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ. Chế độ xem thẻ của Smartsheet cũng có thể hiển thị các trường tùy chỉnh, hình ảnh và nhãn.
Bảng điều khiển và báo cáo
Bảng điều khiển giúp các nhóm theo dõi hiệu suất dự án thông qua biểu đồ, số liệu và tóm tắt trực quan. Chúng cung cấp chế độ xem thời gian thực về tình trạng dự án, thời hạn và tiến độ. Bảng điều khiển hữu ích cho báo cáo lãnh đạo và giám sát ở cấp danh mục. Phần mềm quản lý dự án Smartsheet bao gồm các tiện ích hỗ trợ biểu đồ, văn bản, liên kết và báo cáo. Những yếu tố này mang đến cho nhóm cái nhìn nhanh về các chỉ số chính của dự án.
Biểu mẫu
Biểu mẫu giúp các nhóm thu thập thông tin dự án từ người dùng nội bộ và bên ngoài. Chúng hữu ích cho các quy trình tiếp nhận như yêu cầu dự án, gửi nhiệm vụ và phản hồi. Khi một biểu mẫu được điền, các câu trả lời sẽ tự động xuất hiện trên bảng tính được liên kết. Điều này giúp các nhóm tạo dữ liệu có cấu trúc mà không cần nhập thủ công. Biểu mẫu thường được sử dụng cho các quy trình vận hành và quy trình gửi dự án.
Quy trình làm việc tự động
Quy trình làm việc tự động cho phép người dùng tạo các tự động hóa dựa trên quy tắc để kích hoạt thông báo, phê duyệt hoặc thay đổi trạng thái. Các quy trình này giúp giảm các hành động lặp lại và duy trì tính nhất quán trong việc theo dõi dự án. Các tính năng quản lý dự án của Smartsheet bao gồm các trình kích hoạt có điều kiện để giám sát thay đổi dữ liệu và thực hiện hành động tự động. Điều này hữu ích cho các nhóm quản lý các bản cập nhật thường xuyên.
Quản lý tài nguyên
Quản lý tài nguyên giúp các nhóm hiểu rõ việc phân bổ khối lượng công việc và khả năng sẵn sàng của thành viên. Nó cung cấp khả năng hiển thị về việc ai được giao nhiệm vụ nào và liệu khối lượng công việc có được cân bằng hay không. Theo dõi tài nguyên là điều cần thiết đối với các cơ quan và nhóm Enterprise quản lý nhiều dự án. Các công cụ quản lý tài nguyên của Smartsheet giúp giảm tình trạng phân bổ quá mức và hỗ trợ lập kế hoạch thực tế.
Mẫu và giải pháp
Các mẫu Smartsheet giúp người dùng bắt đầu dự án nhanh chóng với bố cục dựng sẵn. Chúng bao gồm nhiều trường hợp sử dụng như lập kế hoạch marketing, theo dõi dự án CNTT, bảng agile và quản lý sự kiện. Mẫu giúp tiết kiệm thời gian thiết lập và hỗ trợ các nhóm tuân theo quy trình làm việc có cấu trúc. Chúng hữu ích cho các nhóm muốn bắt đầu với định dạng dự án đã được kiểm chứng.
Cách sử dụng Smartsheet cho quản lý dự án
Quản lý dự án Smartsheet hoạt động hiệu quả nhất khi các nhóm tuân theo các bước thiết lập rõ ràng. Những bước này giúp người dùng xây dựng không gian làm việc có cấu trúc, tổ chức dữ liệu và trực quan hóa tiến độ dự án. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản về cách sử dụng Smartsheet để quản lý dự án từ khâu lập kế hoạch đến hợp tác.
Bước 1: Thiết lập không gian làm việc cho dự án
Tạo một bảng tính mới hoặc sử dụng mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Thêm các cột cho tên nhiệm vụ, người phụ trách, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và trạng thái. Việc thiết lập cấu trúc sớm giúp đảm bảo báo cáo chính xác sau này. Không gian làm việc của dự án cũng có thể bao gồm bảng điều khiển và các quy tắc tự động hỗ trợ phối hợp nhóm.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch dự án
Thêm nhiệm vụ, xác định các mốc quan trọng và phân công trách nhiệm. Sử dụng thiết lập phụ thuộc để xây dựng trình tự hợp lý. Các nhóm cũng có thể áp dụng công thức để tính toán khoảng thời gian hoặc điểm tiến độ. Việc xây dựng kế hoạch chi tiết đảm bảo khả năng quan sát đầy đủ về tiến độ dự án.
Bước 3: Trực quan hóa nhiệm vụ trong chế độ xem Gantt hoặc Thẻ
Chuyển sang biểu đồ Gantt để xem mối quan hệ nhiệm vụ dựa trên dòng thời gian hoặc chọn chế độ xem Thẻ để theo dõi theo phong cách Kanban. Các chế độ xem khác nhau giúp nhóm thích ứng với các ưu tiên thay đổi mà không cần cấu trúc lại dữ liệu. Trực quan hóa giúp dễ dàng hiểu nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện tiếp theo.
Bước 4: Theo dõi tiến độ qua bảng điều khiển
Bảng điều khiển tập hợp dữ liệu hiệu suất vào một trang. Thêm biểu đồ, số liệu và các chỉ số chính để hiển thị tiến độ hoặc các trở ngại. Bảng điều khiển giúp ban lãnh đạo theo dõi tình trạng mà không cần đọc toàn bộ bảng tính. Cập nhật bảng điều khiển thường xuyên giúp các bên liên quan luôn đồng thuận.
Bước 5: Sử dụng biểu mẫu để tiếp nhận yêu cầu dự án
Tạo biểu mẫu để thu thập thông tin từ khách hàng hoặc các bên liên quan. Điều này giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo các bản gửi có cấu trúc. Dữ liệu từ biểu mẫu được chuyển trực tiếp vào bảng tính, giúp cải thiện chất lượng tiếp nhận dự án.
Bước 6: Cộng tác với nhóm
Chia sẻ bảng tính với các thành viên trong nhóm và xác định mức quyền. Sử dụng nhận xét và tập tin đính kèm để tập trung hóa giao tiếp. Công cụ cộng tác giúp giảm các chuỗi email và giữ tất cả các cuộc thảo luận dự án trong không gian làm việc.
Mẫu quản lý dự án Smartsheet
Smartsheet cung cấp nhiều mẫu sẵn sàng sử dụng hỗ trợ các quy trình làm việc khác nhau. Các mẫu này giúp nhóm nhanh chóng bắt đầu dự án mới mà không cần xây dựng cấu trúc thủ công. Dưới đây là một số mẫu thường được sử dụng và cách chúng hỗ trợ quản lý dự án Smartsheet.
Mẫu danh sách nhiệm vụ dự án
Mẫu này giúp nhóm theo dõi nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, người phụ trách và ngày đến hạn trong bố cục dạng lưới đơn giản. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các dự án nhỏ đến trung bình cần theo dõi có cấu trúc. Mẫu hỗ trợ tùy chỉnh để nhóm có thể thêm cột cho tiến độ, ghi chú hoặc mức độ rủi ro. Nó thường được sử dụng bởi các nhóm marketing, nhóm vận hành và nhóm sản phẩm.
Nguồn hình ảnh: smartsheet.com
Mẫu bảng nhiệm vụ dự án nhóm
Mẫu theo phong cách Kanban này giúp các nhóm hình dung các giai đoạn công việc. Nó phù hợp cho quy trình làm việc linh hoạt và hỗ trợ quản lý thẻ bằng cách kéo và thả. Người dùng có thể theo dõi tiến độ thông qua các cột như tồn đọng, nhiệm vụ đang thực hiện và nhiệm vụ đã hoàn thành. Mẫu này hữu ích cho các nhóm cần khả năng hiển thị nhiệm vụ theo thời gian thực.
Nguồn hình ảnh: smartsheet.com
Dự án với mẫu quản lý tài nguyên
Mẫu này bao gồm công cụ theo dõi khối lượng công việc và phân bổ tài nguyên. Nó hữu ích cho các nhóm quản lý nhiều người đóng góp trên các dự án. Người dùng có thể theo dõi tình trạng sẵn sàng, tránh đặt lịch quá tải và lập kế hoạch phân bổ khối lượng công việc chính xác hơn. Các cơ quan và nhóm Enterprise dựa vào mẫu này để lập lịch cân bằng.
Nguồn hình ảnh: smartsheet.com
Dự án với mẫu dòng thời gian Gantt
Mẫu này cung cấp cấu trúc Gantt sẵn sàng sử dụng để trực quan hóa tiến trình và các mối phụ thuộc. Nó lý tưởng cho việc lập kế hoạch dự án theo phong cách thác nước. Người dùng có thể điều chỉnh ngày, thêm các mốc quan trọng và cập nhật tiến trình một cách dễ dàng. Các nhóm quản lý dự án dài hạn thường chọn mẫu này để có tầm nhìn rõ ràng về lộ trình.
Nguồn hình ảnh: smartsheet.com
Smartsheet phù hợp nhất cho ai?
Quản lý dự án Smartsheet hoạt động hiệu quả cho các nhóm ưa thích theo dõi linh hoạt theo kiểu bảng tính. Nền tảng này đặc biệt phù hợp với người dùng muốn tùy chỉnh sâu và quy trình làm việc dựa trên công thức. Hệ thống này thích hợp cho các nhóm đã quản lý hoạt động thông qua bảng tính và muốn có một hệ thống nâng cao hơn.
- Nhóm quy mô vừa và Enterprise: Các nhóm này hưởng lợi từ Smartsheet vì các tính năng của nó hỗ trợ quy trình làm việc phức tạp và báo cáo có cấu trúc. Các nhóm lớn có thể tổ chức nhiều bảng dự án và bảng điều khiển trên các bộ phận.
- Các công ty quản lý nhiều quy trình khách hàng: Các công ty sử dụng Smartsheet để xử lý lập kế hoạch tài nguyên, dự án khách hàng và quy trình lặp lại. Nền tảng này hỗ trợ các mẫu có cấu trúc giúp tối ưu hóa hoạt động của khách hàng.
- Các quản lý dự án ưa thích sự linh hoạt giống bảng tính: Người dùng quen thuộc với bảng tính sẽ cảm thấy thoải mái với bố cục dạng lưới của Smartsheet. Nó cho phép lập kế hoạch dựa trên công thức và tùy chỉnh chi tiết.
- Các nhóm thoải mái tích hợp thêm công cụ xung quanh: Nhiều nhóm sử dụng Smartsheet cùng với Slack, Google Workspace và các công cụ bên ngoài khác để hoàn thành quy trình làm việc. Điều này hoạt động tốt cho các nhóm quản lý quy trình trên nhiều nền tảng.
Ưu và nhược điểm của Smartsheet cho quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án Smartsheet có những ưu điểm và hạn chế tùy thuộc vào cơ cấu nhóm và phong cách quy trình làm việc. Hiểu rõ những điểm mạnh và điểm yếu này giúp các nhóm quyết định mức độ phù hợp của nền tảng với nhu cầu của họ.
Pro
- Giao diện quen thuộc giống bảng tính: Người dùng có thể bắt đầu nhanh chóng vì bố cục giống bảng tính truyền thống. Điều này giúp giảm thời gian đào tạo và hỗ trợ lập kế hoạch linh hoạt.
- Tùy chỉnh cao: Các nhóm có thể tạo công thức, trường tùy chỉnh và bố cục phản ánh quy trình nội bộ. Mức độ linh hoạt này giúp quản lý các quy trình làm việc đặc thù.
- Chế độ xem và bảng điều khiển mạnh mẽ: Các công cụ trực quan hóa giúp nhóm theo dõi hiệu suất ở nhiều tầng khác nhau của một dự án. Bảng điều khiển cung cấp cho ban lãnh đạo những cái nhìn tổng quan rõ ràng.
- Mẫu mạnh mẽ: Các mẫu có sẵn giúp nhóm bắt đầu dự án nhanh hơn. Chúng giảm thời gian thiết lập và hỗ trợ các phương pháp tốt nhất.
Nhược điểm
- Có thể cảm thấy phức tạp đối với người không chuyên về kỹ thuật: Cấu trúc bảng tính yêu cầu người dùng chưa quen với công thức hoặc bố cục nhiều dữ liệu phải học thêm.
- Bảng tính có thể trở nên lộn xộn theo thời gian: Các Sheets có quá nhiều cột hoặc công thức sẽ khó quản lý. Điều này ảnh hưởng đến sự rõ ràng của dữ liệu.
- Công cụ giao tiếp hạn chế: Smartsheet yêu cầu các ứng dụng bên ngoài để trò chuyện và nhắn tin. Điều này dẫn đến sự cộng tác bị phân mảnh.
- Giá Enterprise cao hơn: Các nhóm lớn hơn có thể thấy mức giá cao so với các nền tảng hợp nhất.
- Hạn chế cộng tác theo thời gian thực: Người dùng có thể gặp độ trễ khi nhiều người cùng cập nhật các bảng tính phức tạp cùng lúc.
Như bạn có thể thấy, Smartsheet mang lại cấu trúc vững chắc và tính linh hoạt — nhưng việc phụ thuộc vào bảng tính, các tính năng giao tiếp hạn chế và mức giá cao có thể tạo ra trở ngại khi nhóm mở rộng. Đây là lúc các nền tảng hiện đại tất cả-trong-một bắt đầu nổi bật. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ kết hợp theo dõi dự án, giao tiếp, tự động hóa và cộng tác theo thời gian thực trong cùng một nơi, Lark mang đến một cách tiếp cận rất khác, kết nối hơn.
Gặp gỡ Lark: Giải pháp hợp nhất tốt hơn thay thế cho Smartsheet
Một số nhóm cuối cùng sẽ phát triển vượt ra ngoài việc quản lý dự án dựa trên bảng tính, đặc biệt khi nhu cầu cộng tác tăng lên và quy trình làm việc trở nên gắn kết hơn. Đó là lúc Lark xuất hiện. Nền tảng này cung cấp một không gian làm việc tất cả trong một, kết hợp nhiệm vụ, tài liệu, cơ sở dữ liệu CRM, trò chuyện, cuộc họp và tự động hóa vào một nền tảng thống nhất duy nhất. Thay vì phải xoay sở với nhiều công cụ riêng lẻ, các nhóm có thể lập gói dịch vụ, giao tiếp và thực hiện tại cùng một nơi — giúp phối hợp nhanh hơn, bối cảnh rõ ràng hơn và dự án dễ dàng được giữ đúng tiến độ.
Lark Base: Cơ sở dữ liệu dự án có cấu trúc
Lark Base giúp các nhóm quản lý thông tin có cấu trúc thông qua các bản ghi, chế độ xem và liên kết có thể tùy chỉnh. Nó hỗ trợ theo dõi dự án, tổ chức tài sản và báo cáo thông qua các bố cục linh hoạt. Ngoài ra, nó cung cấp nhiều chế độ xem—như biểu đồ Gantt—để theo dõi tiến độ từ nhiều góc độ khác nhau, cùng với thông báo tự động giúp mọi người luôn đồng bộ. Bạn có thể dễ dàng nhóm hoặc lọc các nhiệm vụ để tập trung vào các ưu tiên cụ thể, và mọi chỉnh sửa đều được đồng bộ theo thời gian thực trên tất cả các chế độ xem để cộng tác mượt mà, liền mạch. Các nhóm có thể thiết kế quy trình làm việc phù hợp với quy trình của họ mà không cần kỹ năng kỹ thuật. Điều này giúp duy trì sự rõ ràng trên nhiều dự án.
Lark Tasks: Thực hiện và theo dõi nhiệm vụ có tổ chức
Lark Tasks giúp các nhóm sắp xếp nhiệm vụ, thời hạn và mức độ ưu tiên trong một không gian làm việc có cấu trúc. Công cụ này cho phép bạn chia các dự án lớn thành các bước rõ ràng, có thể hành động và giao trách nhiệm cho đúng người. Các nhóm có thể tạo và chia sẻ danh sách nhiệm vụ để làm rõ vai trò và theo dõi tiến độ, trong khi các tùy chọn nhóm, sắp xếp và lọc — bao gồm các trường tùy chỉnh như mức độ ưu tiên hoặc rủi ro — giúp việc tổ chức trở nên dễ dàng. Bạn cũng có thể xem các bản cập nhật nhiệm vụ và nhật ký hoạt động để luôn nắm bắt mọi thay đổi khi chúng diễn ra. Điều này giúp các nhóm giảm bớt sự nhầm lẫn và duy trì việc thực hiện dự án ổn định.
Lark Tài liệu đám mây: Đồng chỉnh sửa theo thời gian thực
Tài liệu đám mây Lark hỗ trợ cộng tác trực tiếp để các nhóm có thể cùng cập nhật nội dung mà không cần gửi tập tin qua lại. Các tài liệu có thể bao gồm bảng, nội dung nhúng và liên kết luôn được kết nối với dữ liệu dự án. Tính năng này cho phép bạn tạo các tài liệu phong phú bao gồm văn bản, hình ảnh, video, Sheets, Base và MindNotes—tất cả đều có bình luận và cập nhật theo thời gian thực từ nhóm của bạn. Bạn cũng có thể bắt đầu lập kế hoạch nhanh chóng với các mẫu như Kế hoạch dự án, Dòng thời gian dự án và Biểu đồ Gantt. Và vì các nhiệm vụ có thể được tạo và quản lý trực tiếp trong Tài liệu đám mây, mọi thứ luôn được kết nối, với trạng thái được đồng bộ liền mạch sang Lark Tasks.
Lark Messenger: Kết nối giao tiếp nhóm
Lark Messenger cung cấp trò chuyện theo thời gian thực được tích hợp trực tiếp với các nhiệm vụ, tài liệu và cuộc họp. Bạn có thể tạo nhóm cho các dự án cụ thể hoặc gỡ lỗi, đảm bảo tất cả thành viên liên quan có quyền truy cập vào toàn bộ lịch sử trò chuyện để có ngữ cảnh. Các nhóm có thể chuyển đổi tin nhắn thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột. Kết hợp với các công cụ Lark khác như Tài liệu đám mây, Lịch và Base, Messenger cho phép cộng tác liền mạch và theo dõi yêu cầu dự án, thời hạn và tiến độ. Điều này giúp giao tiếp luôn phù hợp với hoạt động dự án đang diễn ra.
Lark Lịch: Lên lịch thông minh cho nhóm
Lịch Lark giúp các nhóm phối hợp lịch trình, lập kế hoạch sự kiện và tránh xung đột. Người dùng có thể xem tình trạng rảnh, đặt lời nhắc và quản lý các mốc kiểm tra dự án định kỳ. Bạn có thể thiết lập lịch dự án công khai để làm nổi bật các ngày và cột mốc quan trọng, giúp cả nhóm dễ dàng theo dõi từng giai đoạn. Sự kiện, cuộc họp và thời hạn có thể được lên lịch và quản lý tại một nơi, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ. Các bộ phận khác nhau có thể đăng ký theo dõi các lịch này để luôn được cập nhật, và việc chuyển đổi giữa chế độ xem theo ngày, tuần hoặc tháng giúp dễ dàng nắm bắt toàn bộ lịch trình chỉ trong nháy mắt.
- Gói dịch vụ Starter: Gói miễn phí vĩnh viễn bao gồm 11 công cụ mạnh mẽ cho tối đa 20 người dùng. Ngoài ra còn có 100GB trong giai đoạn thử nghiệm, 1000 lượt tự động hóa, dịch thuật AI và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Basic: 6 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Starter cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 5TB trong giai đoạn thử nghiệm, 1000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa. Một số người dùng có thể cần liên hệ bộ phận kinh doanh để mua.
- Gói dịch vụ Pro: 12 USD/người dùng/tháng (thanh toán hàng năm) cho tối đa 500 người dùng. Bao gồm tất cả trong Basic cộng với cuộc gọi nhóm cho tối đa 500 người tham dự, 15TB trong giai đoạn thử nghiệm, 50.000 lượt tự động hóa và nhiều hơn nữa.
- Gói dịch vụ Doanh nghiệp: Liên hệ bộ phận bán hàng để có báo giá tùy chỉnh. Hỗ trợ số lượng người dùng không giới hạn và bao gồm nhiều lượt tự động hóa hơn cùng các tính năng bảo mật, tuân thủ và quản lý nâng cao.
Mẫu quản lý dự án Lark sẵn sàng sử dụng
Mỗi mẫu dưới đây bao gồm phần giới thiệu ngắn giải thích trường hợp sử dụng và lợi ích cho các nhóm đang tìm hiểu Lark như một lựa chọn hiện đại thay thế cho quản lý dự án Smartsheet.
Mẫu quản lý dự án
Mẫu này giúp các nhóm lập gói dịch vụ và theo dõi dự án trong một không gian làm việc có cấu trúc, giúp sắp xếp công việc, tiến độ và trách nhiệm một cách có tổ chức. Nó hỗ trợ công việc liên phòng ban bằng cách tập trung các bản cập nhật và tiến độ ở một nơi. Các nhóm có thể theo dõi các sản phẩm bàn giao, phân công người phụ trách và duy trì sự rõ ràng trong các giai đoạn khác nhau của dự án. Mẫu này phù hợp cho bất kỳ nhóm nào cần một cấu trúc quản lý dự án đơn giản và đáng tin cậy.
Mẫu biểu đồ Gantt quản lý dự án
Mẫu này cung cấp một chế độ xem dòng thời gian rõ ràng giúp các nhóm hiểu rõ sự phụ thuộc, khoảng thời gian và các mốc quan trọng. Nó hỗ trợ lập kế hoạch trực quan, để các nhóm có thể điều chỉnh lịch trình khi ưu tiên thay đổi. Người dùng có thể theo dõi tiến độ trong một chế độ xem duy nhất làm nổi bật cách các nhiệm vụ liên kết với nhau. Điều này hữu ích cho các nhóm quản lý các dự án dài hạn hoặc có nhiều mốc thời gian.
Mẫu quản lý công việc
Mẫu này mang đến cho cá nhân và nhóm một cách dễ dàng để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày và trách nhiệm. Nó giúp duy trì sự rõ ràng về quyền sở hữu và thời hạn, đảm bảo công việc diễn ra đều đặn. Người dùng có thể xem các nhiệm vụ đã hoàn thành và đang chờ để luôn phù hợp với các ưu tiên. Mẫu này hoạt động tốt cho việc lập kế hoạch cá nhân hoặc thực hiện trên toàn nhóm.
Quản lý tiến độ phát triển sản phẩm
Mẫu này hỗ trợ quản lý sản phẩm trong suốt từng giai đoạn phát triển. Nó giúp theo dõi tiến độ tính năng, hoạt động kiểm thử và các cột mốc phát hành tại một nơi. Cấu trúc này mang lại khả năng hiển thị về những gì đã sẵn sàng, những gì bị trì hoãn và những gì cần chú ý. Các nhóm có thể duy trì sự đồng bộ từ ý tưởng đến khi ra mắt.
Mẫu bảng Kanban
Mẫu bảng Kanban giúp các nhóm tổ chức công việc bằng cách sử dụng bảng dựa trên các giai đoạn hỗ trợ các phương pháp agile. Thẻ có thể di chuyển qua các cột như tồn đọng, đang thực hiện và đã hoàn thành. Các nhóm có thể nhìn thấy các điểm nghẽn và trạng thái nhiệm vụ theo thời gian thực. Nó hoạt động hiệu quả cho các nhóm di chuyển nhanh và dựa vào quy trình làm việc linh hoạt.
Mẫu quản lý thông tin dự án
Mẫu này giúp các nhóm ghi lại chi tiết dự án, tài liệu chính và thông tin tham khảo trong một không gian làm việc tập trung. Nó cải thiện tính minh bạch cho các bên liên quan cần truy cập nhanh vào lịch sử và cập nhật dự án. Các nhóm có thể lưu trữ tài nguyên, ghi chú và dữ liệu quan trọng mà không cần chuyển đổi công cụ. Nó hỗ trợ giao tiếp trôi chảy hơn trong các dự án phức tạp.
Trình theo dõi sự cố dự án
Mẫu này giúp các nhóm ghi lại sự cố, phân công người phụ trách và theo dõi tiến độ hướng tới việc giải quyết. Nó cung cấp một cách có cấu trúc để ngăn các vấn đề bị bỏ sót trong những chu kỳ dự án bận rộn. Các nhóm có thể phân loại sự cố, thêm chi tiết và giám sát mức độ rủi ro. Điều này tăng cường khả năng ra quyết định và giữ cho dự án đi đúng hướng.
Base mẫu quản lý dự án
Mẫu này cung cấp một không gian làm việc linh hoạt, có thể thích ứng với cả cấu trúc dự án đơn giản và nâng cao. Nó giúp các nhóm theo dõi các cột mốc, nhiệm vụ và sản phẩm bàn giao một cách phối hợp. Vì có thể tùy chỉnh, các nhóm có thể điều chỉnh để phù hợp với quy trình của mình. Mẫu này hỗ trợ khả năng hiển thị dự án nhất quán từ đầu đến cuối.
Smartsheet so với Lark: Bảng so sánh nhanh
Dưới đây là so sánh trực tiếp giữa quản lý dự án Smartsheet và Lark. Bảng này làm nổi bật sự khác biệt về quy trình làm việc, cộng tác, tự động hóa và chi phí, giúp các nhóm lựa chọn nền tảng phù hợp cho nhu cầu hiện tại và tương lai.
Kết luận
Quản lý dự án Smartsheet giúp các nhóm tổ chức công việc thông qua bố cục dạng lưới linh hoạt phản chiếu quy trình làm việc của bảng tính. Nó cung cấp khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ, các mẫu và tính năng báo cáo hỗ trợ hoạt động của Enterprise. Các nhóm dựa vào dữ liệu có cấu trúc thấy Smartsheet hữu ích cho việc lập kế hoạch và theo dõi.
Khi nhu cầu cộng tác mở rộng, một số nhóm tìm kiếm các nền tảng kết hợp trò chuyện, nhiệm vụ, tự động hóa và tài liệu vào cùng một không gian. Lark mang đến trải nghiệm hợp nhất kết nối giao tiếp với việc thực hiện dự án. Nó hỗ trợ việc thống nhất nhanh hơn, cập nhật theo thời gian thực và quy trình làm việc hiệu quả cho các nhóm đa chức năng. Việc lựa chọn giữa Smartsheet và Lark phụ thuộc vào việc các nhóm ưu tiên sự linh hoạt của bảng tính hay một không gian làm việc cộng tác tất cả trong một.
Câu hỏi thường gặp
Smartsheet có phù hợp cho quản lý dự án agile không?
Smartsheet hỗ trợ quy trình làm việc agile thông qua chế độ xem thẻ và các trường tùy chỉnh. Các nhóm có thể tạo bảng Kanban, ưu tiên nhiệm vụ và quản lý sprint. Công cụ này hoạt động tốt cho các nhu cầu agile cơ bản nhưng có thể cần thêm tiện ích bổ sung cho các quy trình agile nâng cao. Lark cũng hỗ trợ quy trình làm việc agile thông qua bảng Kanban và các tính năng giao tiếp được kết nối.
Smartsheet có cung cấp quyền truy cập ngoại tuyến không?
Smartsheet không cung cấp đầy đủ chức năng ngoại tuyến. Người dùng cần kết nối internet để cập nhật bảng tính, bảng điều khiển và biểu mẫu. Một số thông tin có thể xem được ngoại tuyến thông qua một số ứng dụng nhất định, nhưng việc chỉnh sửa bị giới hạn. Các nhóm cần cộng tác theo thời gian thực có thể ưu tiên các nền tảng có tùy chọn kết nối rộng hơn như Lark.
Ngành nào sử dụng Smartsheet nhiều nhất?
Smartsheet được ưa chuộng trong lĩnh vực tiếp thị, vận hành, xây dựng, CNTT và tư vấn. Các ngành này dựa vào bảng tính có khả năng mở rộng và dữ liệu có cấu trúc. Phần mềm quản lý dự án Smartsheet cũng được các nhóm Enterprise sử dụng để xử lý báo cáo nhiều cấp. Một số tổ chức sau đó tìm hiểu các nền tảng hợp nhất như Lark để tích hợp giao tiếp.
Smartsheet có thể quản lý nhiều dự án cùng lúc không?
Đúng vậy, Smartsheet có thể hỗ trợ nhiều dự án thông qua các bảng riêng biệt, bảng điều khiển và báo cáo. Người dùng có thể kết hợp dữ liệu vào bảng điều khiển danh mục để có tầm nhìn ở cấp cao. Các nhóm lớn thường sử dụng mẫu để tạo cấu trúc nhất quán giữa các dự án. Các nền tảng như Lark giúp mở rộng khả năng hiển thị bằng cách kết nối nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện.
Smartsheet có tích hợp với các công cụ khác không?
Smartsheet kết nối với nhiều công cụ bên ngoài bao gồm Slack, Google Workspace, Microsoft 365 và Jira. Các tích hợp này giúp các nhóm xây dựng quy trình làm việc kết nối giữa các hệ thống. Tuy nhiên, chúng có thể làm tăng việc chuyển đổi công cụ. Các nền tảng hợp nhất như Lark giảm việc chuyển đổi bằng cách kết hợp giao tiếp và quản lý dự án.
Đọc liên quan
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
Table of contents
Bạn quan tâm đến Lark không?
Tất cả công cụ của bạn ở cùng một nơi
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
Tiết kiệm tới 70% chi phí phần mềm
