阅读需 12 分钟
避免PLO的最佳方法是提前充分套餐你的团队会议。你需要明确你想要达成的目标以及预期的实现方式。这样做不仅能提升生产力，还能增强整个团队的士气。
这从议程开始。但不仅仅是任何议程——而是精心设计且高效的团队会议议程。
团队会议议程的重要性是什么？
关于COVID-19封锁前后会议生产力的统计数据非常具有启发性。每周的会议次数增加了，参加人数也有所上升。然而，会议时间变短了，我们在会议中花费的时间减少了。此外，有37%的会议是在未积极使用议程的情况下进行的。
许多人忽视了议程提供了一个清晰的套餐，概述了会议的内容、原因和参与者。您的团队将从以下方面受益：
- 准备时间：如果您在会议时间之前分发议程，您的团队将有时间为会议做准备。如果您期望每位参与者带来特定内容，这一点尤其有帮助。
- 结构：最糟糕且低效的会议是那些没有明显目标或目的而漫无目的进行的会议。有效的议程可以避免这种情况。
- 信任：清晰且经过深思熟虑的议程告诉您的团队，您重视他们的时间和贡献。
- 效率：没有议程的会议就像没有计划建造的房子——极其低效且代价高昂。
- 责任：将行动事项和职责分配给各个团队成员，使他们对这些任务负有个人责任。
- 积极成果：明确的目标以及让与会者知道他们是要辩论还是决定，能够促成成功的会议。
你应该在团队会议的已开启议程中包含哪些内容？
在制定团队会议议程时，您应始终从基础内容开始：
- 会议的日期、时间和地点
- 会议链接（如果是线上会议）
- 会议目的
- 议题或议程项目清单（含每项的预计时间）
- 参会人员名单（及其负责的议程项目）
正是最后两项内容引导我们进入议程的细节，议程应始终包括以下内容：
- 行动事项：这些是分配给特定团队成员执行的事项（通常有截止日期），在会议期间或之后完成。
- 讨论事项：这些是团队需要讨论并做出决策的事项。它们可能还需要额外的调研或工作，进而转化为行动事项。
- 信息事项：这些通常是对团队有一定关注度的更新，通常涉及事项和任务。
在议程中包含所有这些要点，可以防止参会人员在会议中感到困惑或迷失。
因此，您可以顺利主持会议，避免超时或让大家对下一步该做什么感到茫然。
因此，您可以顺利主持会议，避免超时或让大家对下一步该做什么感到茫然。
3个团队会议议程示例，供您下次会议使用
我们为您挑选了三个会议议程示例，供您用作会议议程模板。让我们一起来看看。
1. 一般团队会议议程
日期和时间：[会议日期] [会议开始时间]
时长：[会议时长]
与会者：[所有与会者姓名]
议程
总体更新（项目经理：[姓名]，[时间段]）
- 在此列出整体项目进展、关键指标及其他相关状态更新。
行动事项回顾（项目经理：[姓名]，[时间段]）
- 检查团队成员对上次会议中提出的行动事项的进展情况（如有）。
事项#1（负责人：[姓名]，[时间段]）
事项#1（负责人：[姓名]，[时间段]）- 请相关团队成员概述当前问题，并描述迄今为止的计划和进展。他们还可以报告障碍（或潜在障碍），并开放讨论环节以供评论或提问。
- 对任何额外的议程项目重复上述步骤。
总结（项目经理：[姓名]，[时间段]）
- 回顾团队在会议期间做出的任何决定。
- 确定行动事项，并将其及截止日期分配给具体成员。
- 接受一般性评论和提问。
2. 每日站会议程
每日站会的目标是简短——通常不超过15分钟。
团队会被问及三个标准问题，每个问题大约分配五分钟回答。目的是让会议高度集中，帮助团队成员同步进度，汇报进展，并解决障碍。
日期和时间：[日期] [时间]
时长：15分钟
参会人员：[团队成员姓名]
议程
昨天（Scrum主管：[姓名]，5分钟）
- 你昨天完成了什么？简要回顾Scrum团队当天的目标，并让团队成员报告前一天取得的成果。
今天（Scrum主管：[姓名]，5分钟）
- 你今天计划完成什么？请每位团队成员简要说明他们今天的工作计划。
阻碍事项（Scrum大师：[姓名]，5分钟）
- 你面临任何阻碍吗？团队讨论任何障碍，重点是解决问题并制定行动方案以克服这些障碍。
专业版提示：一些Scrum大师会增加任务协调环节（确保所有人达成共识）和持续改进环节（集思广益，优化流程）。
3. 项目启动会议议程
项目启动会议的主要目的是收集准备项目基础文档所需的信息——通常是项目章程。
日期和时间：[日期] [时间]
时长：[会议时长]
与会者：[项目团队成员和利益相关者姓名]
议程
一、功能简介和目标（项目经理：[姓名]，[时长]）
- 项目经理向利益相关者介绍项目团队，并提供项目概述。
角色和职责（项目经理：[姓名]，[时长]）
- 项目经理备注分配的角色并概述每个人的职责。
项目时间表（项目经理：[姓名]，[时长]）
- 团队讨论如何实现拟定的项目时间表。
资源和工具（演示者：[姓名]，[时长]）
- 列出可用的资源和工具，并接受其他资源的申请。
风险管理（演示者：[姓名]，[时长]）
- 团队讨论项目风险及可能的应急措施。
问答及后续步骤
- 此步骤有助于确保支持。
行动事项（项目经理：[姓名]，[时长]）
- 团队从会议中确定行动事项并为其分配截止日期。
制定高效团队会议议程的9个最佳实践
如果答案是肯定的（甚至可能是肯定的），那就到此为止，写好你的邮件并发送。会议可以留到另一天再开。
然而，如果答案是坚决的否定，那么现在是时候深入了解以下九个制定有效团队会议议程的最佳实践了。
1. 明确会议的目的
这是什么类型的会议？它的目标是什么？为什么必须是团队会议？是头脑风暴会议吗？我们需要与团队分享重要信息并获得反馈吗？我们是在寻找某个特定问题的解决方案吗？
回答这些问题可以更容易地确定会议的目的，并列出需要分享、讨论或决定的主题或事项清单。
2. 列出讨论要点并适当优先排序
这里的目标是确保团队在会议期间能够专注于清单上的每个重要事项。因此，如果时间不够，关键工作已经完成，其余的可以留到下一次会议。
3. 限制出席人员仅为绝对必须参加的团队成员
高效的会议需要合适的人员参与。较小规模的会议有助于更快做出决策，并提升员工的参与度。请考虑以下因素，以确保您的团队会议能够获得最大价值。
但还有另一个需要考虑的因素：“7的法则”。根据哈佛大学乔治·A·米勒教授关于大脑容量限制的研究，我们短期记忆中一次最多能保持七个信息。因此，如果您希望会议高效，建议将解决问题的会议参与人数或讨论的问题数量限制在七个以内。
4. 事先共享议程
与团队共享议程草案的一种方式是将其包含在会议邀请中，这样所有人都能轻松访问。
在会议前分配任务和职责也有助于确保会议成功。提前共享议程让团队能够准备您指定他们负责的事项。
时间安排很重要——一般经验法则是给予与会者三天的准备时间。
该功能还使您的团队能够在会议开始前实时提问并协作处理议程事项。
5. 积极寻求意见
分享您的议程并征求团队的意见，可以激励他们贡献想法，发现可能为会议增值的其他问题，并表达关切。然而，他们的贡献程度取决于您的团队文化和具体成员。
当然，这存在风险：如果某位团队成员提出了变更建议，而您选择不采纳，可能会使他们以后不愿再提出建议。如果出现这种情况，务必清楚地说明不采纳该建议的理由。
6. 在涵盖所有必要事项的前提下，尽量缩短会议时长
确定会议时长可能比较棘手。毕竟，关于这个问题存在不同的观点。
但25分钟可能不足以涵盖团队会议中需要讨论的所有内容。因此，这只是一个指导原则。最终时长应由工作内容决定。
7. 估算每个议题所需时间
查看您的任务清单，确定每个议题应分配多少时间。如果所需总时间超过了会议预定的时长，请删减优先级较低的议题。这些议题可以安排在后续会议中讨论，或通过邮件处理。
8. 分配角色和职责
委派任务可能很棘手。你需要确定谁最适合处理每个议题，并确保向他们简要说明需要完成的工作。好消息是，分配责任能将“你的”会议变成“我们的”会议。
9. 记录所做的决策
大多数会议都有会议纪要，通常是经过编辑的会议记录。如今，你可以使用基于人工智能的软件工具，比如Lark 妙记，它可以从录音中生成会议纪要。你所要做的就是在分享会议纪要之前，突出显示行动项和关键决策。
- 会议组织者准备包含讨论要点的文档并进行分发。
- 会议开始时，所有人阅读会议纪要并在 Lark 套件中添加评论。
- 组织者在共享屏幕时突出显示这些评论。
关于团队会议议程的常见问题
如何为虚拟团队制定有效的会议议程？
您可以通过结构化会议议程，让每个人都有机会发表意见来为虚拟团队制定有效的会议议程——这需要提前准备时间。
详细制定会议议程也很重要。每个人都应该知道何时需要发言、需要对什么内容做出贡献以及有多少时间来完成。
团队会议中每个议程项目应花费多少时间？
这个问题的答案取决于议程项目本身、需要参与讨论的人数以及其复杂程度。
例如，假设您的七人团队需要进行头脑风暴会议。您可以为每个人安排两分钟发言时间，最后留两分钟做总结。由于他们事先知道每人只有两分钟时间，可以相应地准备发言内容。
我如何提升团队会议的效果？
制定议程是提升团队会议效果的良好开端。过多的会议可能导致效率低下，事情容易被遗漏。
会议时间总是有限，因此您需要充分利用现有时间。您可以努力遵守议程时间安排，同时确保每个人都有发言机会。如果议程设计得当并留有适当的灵活空间，您甚至可能提前结束会议。没有什么比在一次高效会议后多出几分钟更能提升团队士气了。
使用Lark简化您的议程制定
有了Lark，你可以告别昂贵的订阅费、数据分散、信息孤岛、隐藏的培训成本以及必须使用许多不同工具的问题。
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
