閱讀約 19 分鐘
在無數小時浪費於無方向的討論中，會議議程的重要性不容忽視。
這篇詳細的文章提供了撰寫會議議程的逐步指南、最佳實踐以及各種會議議程範例。繼續閱讀，了解如何將您的下一場會議轉變為高效率的會議。
使用會議議程有哪些好處？
會議是無可避免的，但我們可以透過會議議程讓每一次會議更具成效。
會議議程具有以下功能：
提升專注力
你是否曾參加過一場會議，直到會議真正開始才搞清楚發生了什麼事？會議議程透過框定討論內容，消除這種困惑。
有了明確的議程，所有人都能在會議開始前了解會議的目的及將討論的主要議題。這有助於團隊從一開始就保持專注並達成共識。你的討論也較不會偏離主題，避免陷入干擾會議流程的枝節問題。
增加參與度
事先知道會議主題讓與會者能準備會議，給予他們時間蒐集相關資訊、提出問題，並做好充分準備以有意義地參與討論。
精心設計的議程也能促進積極聆聽，因為與會者能預期接下來的議題並相應調整注意力。
高效決策
當所有與會者都清楚會議的目的和目標時，團隊能夠迅速做出良好的決策。會議議程能引導討論朝向解決方案，而非無止境地繞圈子。
專注的討論讓您能系統性地評估選項，考慮不同觀點，並達成充分資訊支持的解決方案。
更佳的時間管理
有了議程，您較不可能在某一主題上超時，進而侵占其他主題的時間。此外，議程也向與會者表達您尊重他們的行程和時間。這能提升士氣，並避免因浪費時間而產生的會議疲勞感。
用7個簡單步驟撰寫有用的會議議程
請遵循以下七個步驟，撰寫能推動行動的會議議程：
請遵循以下七個步驟，撰寫能推動行動的會議議程：
1. 定義會議目的
這聽起來是常識，但你會驚訝有多少會議是在沒有明確目的的情況下召開的。
首先，你需要知道你為什麼要召開這個會議。此外，問問自己，「這真的需要開會嗎？這個議題是否可以透過電子郵件或簡短的聊天來處理？」
一旦確定會議是必要的，就要縮小焦點和目標。這次會議是要討論新專案、處理員工表現問題，還是其他事情？了解會議目的有助於你相應地制定議程。
試試像「五個為什麼」這樣的技巧，幫助你找出需要解決問題的根本原因。例如，如果會議是關於行銷活動啟動延遲，你的五個為什麼可能如下：
- 為什麼行銷活動的啟動被延遲？ 答案：資產尚未準備好。
- 為什麼資產還沒準備好？ 答案：我們正在等待產品團隊提供最終文案。
- 為什麼文案會延遲？ 答案：產品規格在最後一刻改變了。
- 為什麼產品規格會改變？ 答案：客戶反饋導致功能調整。
- 為什麼我們沒能提前預見這個功能變更？ 答案：產品團隊與行銷團隊之間存在溝通落差。
透過連續問「為什麼？」五次，你能找到需要解決的核心問題。在這個案例中，會議的目的可能是討論如何改善跨團隊溝通。
2. 確定應該參加的人員
會議不一定要是全公司或整個部門的會議。邀請過多不必要的人只會拖延決策並浪費時間——這些時間本可以用來工作。
只邀請必要且相關的員工，能大幅提升會議效率。
較小且有針對性的團隊能更有效地討論手頭的議題，並更快取得進展，不會被分心。Lark 日曆 讓你輕鬆查看團隊成員的空閒時間，這意味著你可以快速找出合適的參加者，避免排程衝突。你甚至可以邀請自訂群組，而不必一一加入參加者。
記得也要從未直接參與會議的人那裡收集意見。向任何邊緣參與者發送簡短的電子郵件，說明會議的目的，並詢問任何相關的意見或需要考慮的問題。這確保了他們的觀點被聽見，同時不會犧牲會議的重點。
3. 列出你的議題
會議將涵蓋哪些內容？建立一份與會議目的相關的主要討論點清單。這將作為討論的指引，並保持與會者的焦點。
如果你不確定會議將包含哪些具體議題，可以先進行頭腦風暴。列出需要討論的潛在問題，然後根據其重要性和與會議目的的相關性進行優先排序。務必避免議題過於廣泛或試圖涵蓋過多內容。
使用以下兩種常用方法來優先排序你的討論議題：
- MoSCoW 方法：將議題分類為「必須有」、「應該有」、「可以有」和「不會有」。MoSCoW 方法幫助你專注於會議中最重要的項目，同時也承認其他可以稍後討論的部分。
- 艾森豪威爾矩陣：根據議題的緊急性和重要性進行視覺化。這有助於你識別需要立即處理的任務，以及那些可以安排、委派或刪除的事項。
另一個好做法是將大議題拆分成較小的子議題。例如，針對團隊溝通問題的會議，你的子議題可以包括回應延遲、工具過載和錯過截止日期。
這樣做可以讓你更深入且清晰地處理每個問題。
4. 預估時間分配
為避免會議過長且效率低下，請為每個討論主題分配特定的時間範圍。同時，為每個議程項目分配實際的時間也很重要。請考慮主題的複雜度、參與者人數及其貢獻程度，以及整場會議的預定時長。
分配特定的時間段有助於確保您不會匆忙處理較重要的議題或留下未解決的問題。此外，這也能防止討論偏離主題或陷入無關細節。
以下是一些更佳時間分配的策略：
- 快速回合：為每日狀態更新或快速意見提供設定嚴格的時間限制，例如每人兩分鐘。
- 停車場：對於可能偏離議程的主題，請在會議結束時設置「停車場」區段，若時間允許可簡短討論這些議題。
- 時間檢查公告：由會議主持人定期宣布「剩餘10分鐘」的時間檢查，以提高意識並根據需要進行調整。
不過，請記得有些討論可能需要比預期更多或更少的時間。請保持行程彈性，並預留一些緩衝時間以應對延誤。
5. 包含輔助資料
稍加規劃能帶來很大幫助。因此，請事先準備好會議所需的一切。包含任何與會者應在會前或會中審閱的相關資訊，例如專案提案、競爭對手分析報告或行銷活動資料。
保持清單是一個確保不遺漏任何重要事項的好方法。務必提前與會議參與者分享這些資料，讓他們有時間準備並積極參與討論。
對於分布在不同地點和時區的團隊來說，這種會前準備對於讓所有人保持一致至關重要。Advance Intelligence Group (AIG) 利用 Lark 的共享文件和實時協作編輯功能，在全球員工中大幅提升了會議效率和協作效果。
提升會議效率的小技巧：標示出與會者最需要審閱的重點章節，幫助團隊優先準備。
6. 指派角色與行動項目
如果您有定期會議，考慮在與會者之間輪換角色。這是團隊培養技能並促進共同責任感的好方法。
如果您有定期會議，考慮在與會者之間輪換角色。這是團隊培養技能並促進共同責任感的好方法。此步驟的另一個關鍵要素是預先確定會後需要完成的行動項目。如此一來，會議中做出的決策才能轉化為可追蹤進度的行動。
像 Lark 這樣的工具讓這個過程變得簡單。直接在 Lark Docs 中記錄會議筆記，並使用「@」功能指派任務給特定團隊成員。接著，利用 Lark 的任務功能追蹤行動項目、設定截止日期，並在集中位置監控進度。
7. 校對並分享
在你完成議程後，花時間校對以避免發送多個版本。請檢查：
- 清晰度：用詞是否容易理解？
- 準確性：所有細節（日期、時間和參與者姓名）是否正確？
- 時間分配：你分配的時間是否現實且適當？
- 邏輯流程：主題之間是否順暢銜接並相互建構？
一旦完善後，請提前將議程分享給所有與會者。
理想情況下，應在會議前 24 至 48 小時分享，讓每個人有時間審閱議題並準備好他們的問題或貢獻。
5個高效會議議程範例
以下是五個會議議程範例，供您參考靈感：
1. 專案啟動會議議程
會議目標：使團隊成員達成共識，獲得利害關係人支持，並成功啟動專案。
與會者：
與會者：- 專案贊助人
- 專案經理
- 專案團隊成員
- 主要利害關係人
議程：
歡迎與介紹（5分鐘）：若與會者來自不同部門或之前未曾合作，這部分非常重要。
專案概述（15分鐘）
- 背景與目的
- 專案目標與宗旨
- 範圍
- 高階時程
角色與職責（10分鐘）
- 釐清每位關鍵團隊成員的角色與工作範圍
溝通計畫（5-10分鐘）
- 討論團隊如何互相更新進度並讓利害關係人保持知情
風險管理（5-10分鐘）
- 討論潛在風險清單
- 決定如何在整個專案期間管理這些風險
後續步驟與行動項目（5分鐘）
- 總結立即要執行的任務以啟動專案
- 分配這些行動項目的責任人及截止日期
問答與開放討論（10-15分鐘）
歡迎提出疑問並解決關切事項
2. 每週銷售團隊會議議程
會議目標：追蹤績效、分享更新、解決挑戰，並激勵團隊迎接新一週。
與會者：
- 銷售經理
- 銷售代表
議程：
公告事項（5分鐘）
- 慶祝上週的成果
- 分享重要的公司或團隊整體更新
個別更新（20分鐘）
請各團隊簡要報告以下事項：
- 關鍵成交案
- 銷售管道進展（接近成交的案子，以及可能有的新潛在客戶）
- 他們面臨的任何挑戰
指標檢視（15分鐘）
- 檢視上週個人及團隊銷售業績
- 討論趨勢、改進空間及本週目標
挑戰與解決方案討論（15分鐘）
- 討論團隊面臨的挑戰
- 集思廣益尋找克服障礙的解決方案
行動項目與後續步驟（5分鐘）
- 總結每位銷售代表的重點收穫與行動項目
- 設定下週的重點方向
3. 績效評估會議議程
會議目標：評估表現、提供反饋並設定目標
與會者：
- 員工
- 經理/評審者
議程：
員工自我評估（10分鐘）
- 回顧成就與挑戰
- 自我反思優勢與待改進之處
經理反饋（10分鐘）
- 根據目標與期望提供整體表現評估
- 包含具體的優點與缺點範例
雙向討論（15分鐘）
- 討論自我評估與經理反饋
- 讓員工提問並表達觀點
發展規劃（20分鐘）
- 確定成長與專業發展領域
- 設定符合公司與員工目標的新目標
職涯目標與抱負（10分鐘）
- 與員工開誠布公地討論其長期抱負
- 探討公司如何支持員工的職涯發展路徑
總結（5分鐘）
- 回顧重點、行動項目及發展計畫
4. 跨部門會議議程
會議目標：分析跨多個部門的特定流程，找出瓶頸與低效率，並制定解決方案。
會議目標：分析跨多個部門的特定流程，找出瓶頸與低效率，並制定解決方案。與會者：
- 各部門主要代表
- 流程負責人
- 會議主持人
議程：
歡迎與介紹（5分鐘）
- 介紹來自不同部門的與會者
會議目的與流程概述（10分鐘）
- 確認正在檢視的流程
- 說明為何此流程需要改進
流程繪製（20分鐘）
- 以視覺化方式繪製目前跨所有部門的流程（使用流程圖）
- 逐步檢視每個步驟、部門間的交接點及決策點
瓶頸與痛點（20分鐘）
- 討論流程卡住、耗時過長或導致錯誤的環節
- 鼓勵各部門分享他們對這些挑戰的看法
根本原因分析（15分鐘）
- 找出上述問題的根本原因
解決方案腦力激盪（15分鐘）
- 鼓勵提出創意的流程改進點子
- 考慮不同的解決方案或工具以改善流程
行動項目、後續步驟與時間表（10分鐘）
- 優先解決方案並分配任務以進行進一步測試
- 設定實施變更及衡量結果的時間表
- 根據需要安排後續會議
5. 全體員工會議議程
會議目標：分享重要公司更新，慶祝成果，解決挑戰，並團結及統一公司方向。
與會者：
- 公司所有員工
議程：
歡迎詞及開場致辭（5分鐘）
- 公司領導（例如執行長）定調，歡迎所有人，並強調會議目的
公司更新（15分鐘）
- 重要公告及重大更新
- 可考慮由不同高階主管負責報告公司各項業務面向
團隊成功與表彰（10分鐘）
- 對團隊及個人傑出表現的表揚
- 分享這些成就如何與公司價值觀相符的範例
挑戰與機會（10分鐘）
- 透明討論當前挑戰及其解決方式
- 規劃成長與改進的機會
問答時間（10分鐘）
- 員工提問的開放論壇
結語（5分鐘）
- 強調重點，重申公司目標，並感謝所有參與者
制定會議議程的6個最佳實踐
確保您的會議達成目標，請遵循以下六項最佳實踐：
1. 專注於結果，而不僅僅是議題
不要只是列出討論議題。明確定義每個議程項目的期望結果。問自己：
- 這次討論需要做出哪些具體決策或批准？
- 因應此議題必須啟動哪些具體步驟或任務？
- 需要傳達哪些重要資訊，目的為何？
透過以期望結果為核心來設計每個議程項目，確保每次討論都能促進會議目標的達成。這讓您的討論保持目標導向，並且明確誰在會議結束後負責什麼事項。
2. 優先排序討論重點
以動力開啟會議。找出需要最多關注和重點討論的議題，例如需要決策、解決問題或腦力激盪的部分。
您安排議程項目的順序也會大大影響會議流程。不要讓與會者在不相關的主題間跳來跳去。相反地，將相關議題分組，為會議建立連貫的結構。這讓參與者更容易跟上進度，保持投入，並在討論過程中持續發展先前的想法。
3. 對時間分配保持現實
議程過於擁擠從來不是好主意。您需要根據議題的重要性和複雜度，分配足夠的時間。此外，務必留出空間讓與會者提問、釐清資訊，以及進行意外的討論。
為了更好地管理會議時間：
- 詢問參與者他們需要多少時間來討論各自的議程項目
- 為每個主題設定嚴格的時間限制，以保持會議進度
- 指定一位計時員協助團隊保持進度
若有必要，願意即時調整議程。有些討論可能值得花更多時間，而其他則可稍後摘要或留待下次會議討論。
4. 歡迎意見
不要等到會議當天才了解與會者想說什麼。事先詢問他們對議程主題的意見或任何問題。這樣做有助於你制定更聚焦且相關的議程。
會議期間，鼓勵與會者提出自己的想法，營造更具包容性的會議環境。
嘗試以下方法以提升員工在會議中的參與度：
- 設定基調：在會議開始時強調團體討論的重要性。
- 提出開放式問題：不要說「有人有什麼想法嗎？」而是將問題表述為「我們還有哪些其他方法可以嘗試？」
- 溫和地點名：如果注意到有人尚未發言，可以說「我很想聽聽你的見解。」
- 建立正向回饋循環：當員工提出意見時，予以肯定並表達感謝。
5. 不要重新發明輪子
6. 使用合適的軟體
有時候，我們需要額外的協助來製作議程，以使流程更順暢且更有效率。合適的軟體能減輕議程規劃的負擔，也能協助撰寫、格式設定、時間分配、分發，甚至自動發送提醒給與會者。
像 Lark 這類協作平台能進一步簡化流程。例如，多位團隊成員可以直接在 Lark Docs 中共同編輯議程文件。此外，Lark 會自動追蹤所有變更，確保您隨時擁有最新的議程版本。
Lark Suite 如何幫助您撰寫更好的議程並提升會議品質
尋找更有效率會議的捷徑？Lark 簡化整個會議流程，從規劃到執行。
Lark 文件
別讓會議陷入冗長討論的陷阱—擺脫獨自撰寫議程的困境。
使用 Lark 文件，整個團隊可以即時共同貢獻想法並完善議程，確保會議有明確的目標。在會議開始前就捕捉每個重要細節並最大化參與度。
此外，您可以在 Lark 上保持議程的有序與易於存取。不必再翻找零散的電子郵件或過時的檔案—每個人都能隨時隨地輕鬆取得議程。
Lark 郵件與即時通訊
想要更有效率地發送會議議程和附件？Lark 整合了通訊工具，簡化流程。無需在不同應用程式或平台間切換。
Lark 聊天串連結所有功能。完成議程草擬後，直接在聊天串中分享、排程及指派。此外，Lark 會自動發送提醒，讓團隊成員隨時掌握即將到來的會議。
Lark 會議
Lark 會議甚至支援即時翻譯字幕，幫助全球團隊無語言障礙地協作。每位與會者都能以母語表達自己。此外，透過Magic Share，會議參與者可以輕鬆展示內容、切換發表者，甚至在腦力激盪時共同註解。
Lark 會議甚至支援即時翻譯字幕，幫助全球團隊無語言障礙地協作。每位與會者都能以母語表達自己。此外，透過Magic Share，會議參與者可以輕鬆展示內容、切換發表者，甚至在腦力激盪時共同註解。將會議直接連結至 Lark 日曆，讓與會者能集中查看行程與會議詳情。您也可以安排自訂間隔的定期會議，並設定自動提醒。
Lark 會議紀錄
需要快速回顧某些內容？可依自己的節奏播放會議錄影。快轉、倒帶，甚至跳過靜音部分，輕鬆找到所需內容。
有了 Lark 會議紀錄，團隊中的每個人都能取得完整的會議記錄。輕鬆回顧討論、追蹤決策，保持一致。
Lark Base
Lark Base 讓您自動化與議程和會議相關的例行任務 — 無需編碼。根據會議討論和決策，觸發後續電子郵件給與會者、建立專案任務等。
您也可以透過 Lark 追蹤您的行動項目。設定截止日期並監控團隊進度，確保會議結束後動力持續。
會議議程撰寫常見問題集
讓我們釐清一些您可能對撰寫會議議程仍有的疑問。
我該如何撰寫董事會會議議程？
董事會會議通常比一般公司會議更正式。它們常有特定的要求，並且更注重高層策略。因此，議程應該反映這種正式性。
必須包含公司章程規定的項目。此外，應留出充足時間進行深入討論、財務報告及重大決策的批准。
請記得提前分發議程及相關資料，讓董事會成員有足夠時間審閱所需內容。
我該如何撰寫首次會議的議程？
首次會議的目標是介紹新團隊成員、建立關係，並為專案或公司設定正面基調。議程通常圍繞介紹、確立角色及明確會議目標。
安排破冰活動或讓每位成員分享他們在專案或公司的角色及最期待的部分，也是不錯的主意。即使是這樣簡單的活動，也能幫助緩解與會者的緊張情緒。
議程應該多長？
雖然沒有理想的會議議程長度，但請盡量保持簡潔，同時涵蓋所有必要主題。重要的1小時會議可能會有比快速15分鐘檢視會議更詳細的議程。
如果議程看起來過於擁擠，請估算每個項目所需時間，然後刪除您認為非必要的部分。考慮某些主題是否可以透過電子郵件更新或在下一次會議開始時進行簡短討論。
每場會議都需要議程嗎？
是的！簡單的議程可以防止討論偏離主題。即使是短暫且非正式的會議，也能從幾個要點中受益，這些要點概述了會議的目的和期望的結果。
使用 Lark 滿足您所有的商務會議需求
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
Table of contents
想瞭解 Lark 嗎？
所有工具盡在一處
節省時間，提高效率
節省高達 70% 的軟體成本
© 2026 Lark Technologies Pte. Ltd.