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無效的會議是商業上的一大問題。許多人，包括傑夫·貝佐斯，他以「兩個披薩團隊」和「亞馬遜六頁報告」聞名，都嘗試過獨特的方法來解決這個問題。
「每一場無法激發與會者想像力與好奇心的會議，我稱之為PLO：永久失去的機會。」這是傳奇管理大師兼作家湯姆·彼得斯的話。
避免PLO的最佳方法是提前妥善規劃團隊會議。你需要帶著明確的目標和達成方式進入會議。如此一來，不僅能提升生產力，也能激勵整個團隊的士氣。
這一切都從議程開始。但不是隨便的議程，而是精心設計且有效的團隊會議議程。
你可能認為議程越詳細越好，但那只是「議程表演」。在本文中，我們將告訴你如何規劃並主持更有效的會議，而無需為一堆混雜的協作工具支付昂貴的訂閱費用。
召開團隊會議議程的重要性是什麼？
關於COVID-19封鎖前後會議生產力的統計數據相當具有啟發性。每週的會議次數增加了，參加人數也增加了。然而，會議時間變短了，我們在會議中花費的時間也減少了。此外，有37%的會議是在未積極使用議程的情況下進行的。
許多人忽略了議程能提供一個清晰的計劃，說明會議的內容、原因和參與者。您的團隊將從以下方面受益：
- 準備時間：如果您在會議時間之前發送議程，您的團隊將有時間為會議做準備。若您期望每位參與者帶來特定內容，這點尤其有幫助。
- 結構：最糟糕且效率低落的會議是那些沒有明顯目標或目的而漫無目的進行的會議。有效的議程能避免這種情況。
- 信任：清晰且經過深思熟慮的議程告訴您的團隊，您重視他們的時間和貢獻。
- 效率：沒有議程的會議就像沒有計畫就建造房屋——極度低效且成本高昂。
- 問責制：將行動項目和責任分配給個別團隊成員，使他們對這些任務負有個人責任。
- 正面成果：明確的目標以及讓與會者知道他們是要辯論還是決策，能促成成功的會議。
你應該在團隊會議議程中包含哪些內容？
當您制定團隊會議議程時，應該始終從基本事項開始：
- 會議的日期、時間和地點
- 會議連結（如果是線上會議）
- 會議目的
- 議題或議程項目清單（含每項預估時間）
- 參加者名單（及其負責的議程項目）
正是這最後兩項引導我們進入議程細節，議程中應始終包含以下內容：
- 行動項目：這些是指定給特定團隊成員執行的事項（通常有截止日期），會議中或會後需完成。
- 討論項目：這些是團隊需要討論並做出決策的事項，可能還需進一步研究或工作，並轉為行動項目。
- 資訊項目：這些通常是對團隊有興趣的更新，通常涉及事項和任務。
在議程中包含所有這些必要內容，可避免會議參與者在會議中感到困惑或迷失。
因此，您可以順利主持會議，不會超時，也不會讓人摸不著頭緒下一步該怎麼做。
因此，您可以順利主持會議，不會超時，也不會讓人摸不著頭緒下一步該怎麼做。
3個團隊會議議程範例，供您下次會議使用
我們為您挑選了三個會議議程範例，供您用作會議議程範本。讓我們來看看。
1. 一般團隊會議議程
日期與時間：[會議日期] [會議開始時間]
時長：[會議時長]
與會者：[所有與會者姓名]
議程
一般更新（專案經理：[姓名]，[時間範圍]）
- 在此列出整體專案進度、關鍵指標及其他相關狀態更新。
行動項目回顧（專案經理：[姓名]，[時間範圍]）
- 檢查團隊成員對先前會議中提出的行動項目的進展（如有）。
項目＃1（負責人：[姓名]，[時間範圍]）
項目＃1（負責人：[姓名]，[時間範圍]）- 請相關團隊成員說明目前的問題，並描述迄今為止的計劃與進展。他們也可以報告阻礙（或潛在阻礙），並開放發言時間供評論或提問。
- 對任何其他議程項目重複上述流程。
結束語（專案經理：[姓名]，[時間範圍]）
- 回顧團隊在會議中所做的任何決定。
- 確認行動項目，並將其及其截止日期指派給特定成員。
- 接受一般性評論與提問。
2. 每日 Scrum 會議議程
每日 Scrum 會議的目標是保持簡短——通常不超過 15 分鐘。
會向團隊提出三個標準問題，每個問題約有五分鐘的回答時間。目的是讓會議聚焦，讓團隊成員同步、報告進度並處理障礙。
日期與時間：[日期] [時間]
時長：15 分鐘
參與者：[團隊成員姓名]
議程
昨天（Scrum 主持人：[姓名]，5 分鐘）
- 你昨天完成了什麼？簡要回顧 Scrum 團隊當天的目標，並讓團隊成員報告前一天取得的成果。
今天（Scrum 主持人：[姓名]，5 分鐘）
- 你今天計劃完成什麼？請每位團隊成員簡要說明他們今天的工作計劃。
阻礙事項（敏捷教練：[Name]，5分鐘）
- 你目前有遇到任何阻礙嗎？團隊討論任何障礙，重點放在問題解決及制定行動方案以克服這些障礙。
專業提示：部分敏捷教練會加入任務協調環節（確保所有人步調一致）及持續改進環節（集思廣益，優化流程）。
3. 專案啟動會議議程
日期與時間：[Date] [Time]
會議時長：[Duration of meeting]
與會者：[專案團隊成員及利害關係人姓名]
議程
介紹與目標（專案經理：[Name]，[Duration]）
- 專案經理向利害關係人介紹專案團隊並提供專案概述。
角色與職責（專案經理：[Name]，[Duration]）
- 專案經理記錄分配的角色並概述每個人的職責。
專案時間表（專案經理：[姓名]，[期間]）
- 團隊討論如何達成提議的專案時間表。
資源與工具（報告者：[姓名]，[期間]）
- 列出可用的資源與工具，並接受其他需求的請求。
風險管理（報告者：[姓名]，[期間]）
- 團隊討論專案風險及可能的應變措施。
問答與後續步驟
- 此步驟有助於確保支持與認同。
行動項目（專案經理：[姓名]，[期間]）
- 團隊從會議中確認行動項目並分配截止日期。
制定有效團隊會議議程的9個最佳實踐
如果答案是肯定的（甚至可能是肯定的），那麼就到此為止，撰寫您的電子郵件並發送。會議可以留待日後再舉行。
然而，如果答案是明確的否定，那麼現在就是深入了解以下九個制定有效團隊會議議程的最佳做法的時候了。
1. 明確會議的目的
這是什麼類型的會議？它的目標是什麼？為什麼必須是團隊會議？是頭腦風暴會議嗎？我們是否需要與團隊分享重要資訊並獲得回饋？我們是否在尋找特定問題的解決方案？
回答這些問題能讓您更容易釐清會議的目的，並建立需要分享、討論或決定的主題或事項清單。
2. 列出討論要點並適當地優先排序
此處的目標是確保您的團隊能在會議中專注於清單上的每個重要項目。因此，如果時間不夠，重要的工作已經完成，其餘的可以延至下一次會議。
3. 限制出席者為絕對必須參加的團隊成員
有效的會議需要有合適的人員參與。而較小型的會議能促使決策更迅速，並提升員工的參與感。請考慮以下因素，以確保您能從團隊會議中獲得最大價值。
但還有另一個考量：「7的法則」。根據哈佛大學喬治·A·米勒教授針對我們大腦容量限制的研究，我們的短期記憶一次最多能保持七件事。因此，如果您希望會議有效率，請考慮將問題解決會議的參與人數或討論問題限制在七人或七個以內。
4. 事先分享議程
與團隊分享議程草案的一種方式是將其包含在會議邀請中，這樣所有人都能輕鬆取得。
會前分配任務和責任也有助於確保會議成功。提前分享議程能讓團隊準備您指定他們負責的事項。
時間安排很重要——一般經驗法則是給與會者三天的準備時間。
此功能還能讓您的團隊在會議開始前即時針對議程項目提問並協作。
5. 積極尋求意見
分享您的議程並徵求團隊的意見，可以激勵他們提出想法、發現其他可能為會議增值的問題，並表達關切。然而，他們的參與程度取決於您的團隊文化和個別成員。
當然，這也存在風險：如果某位團隊成員提出變更建議，而您選擇不採用，可能會使他們未來不願再提出建議。如果發生這種情況，務必清楚說明不採用該建議的理由。
6. 盡量縮短會議時間，同時涵蓋所有必要事項
決定會議時長可能很棘手，畢竟對此有不同的看法。
但25分鐘可能不足以涵蓋團隊會議中所有需要討論的事項，因此僅將其視為指引。讓工作內容決定最終時間。
7. 估算每項議題所需時間
查看您的任務清單，計算每項議題應分配的時間。如果所需總時間超過會議預定時間，請刪除優先度較低的項目。這些項目可以安排在後續會議討論或透過電子郵件處理。
8. 指派角色與責任
委派任務可能會很棘手。您需要確定誰最適合處理每個議題，並確保向他們簡要說明需要完成的工作。不過，好消息是，分配責任能將「您的」會議轉變為「我們的」會議。
9. 記錄所做的決定
大多數會議都有會議記錄，通常是經過編輯的會議逐字稿。如今，您可以使用基於人工智慧的軟體工具，如Lark Minutes，它能從錄音中產生會議記錄。您只需在分享會議筆記前，標示出行動項目和關鍵決策即可。
- 會議組織者準備一份包含討論要點的文件並進行傳閱。
- 會議開始時，所有人閱讀會議筆記並在 Lark Suite 中添加評論。
- 組織者在共享螢幕時強調這些評論。
團隊會議議程常見問答
如何為虛擬團隊制定有效的會議議程？
您可以透過結構化會議議程，讓每個人都有機會發言來為虛擬團隊制定有效的會議議程——這需要事先準備時間。
詳細制定會議議程也很重要。每個人都應該知道何時需要發言、需要針對什麼內容發言，以及有多少時間可以使用。
團隊會議中，每個議程項目應該花多少時間？
這個問題的答案取決於議程項目本身、需要參與討論的人數以及其複雜程度。
例如，假設您的七人團隊需要進行頭腦風暴會議。您可以為每人安排兩分鐘，並預留兩分鐘做總結。由於他們事先知道每人只有兩分鐘時間，因此可以相應地準備發言內容。
我該如何改善團隊會議？
制定議程是改善團隊會議的良好開端。過多的會議可能會導致效率低落，事情容易被忽略。
會議時間總是有限，因此您需要充分利用現有時間。您可以努力在讓每個人都有發言機會的同時，遵守議程時間表。如果您能做好這點，且議程安排有足夠彈性，甚至可能提前結束會議。沒有什麼比在一次高效的會議後還能多出幾分鐘更能提升團隊士氣了。
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有了Lark，你可以告別昂貴的訂閱費用、分散的數據、資訊孤島、隱藏的培訓成本以及必須使用多種不同工具的問題。
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