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Smartsheet 專案管理廣泛應用於喜歡以熟悉的試算表結構來組織工作的團隊。它能幫助團隊在靈活的網格版面中管理任務、時間表和資源。許多組織選擇從 Smartsheet 開始，因為其介面與傳統試算表相似，能縮短上手時間。隨著團隊規模擴大，有些團隊會尋找能將溝通與專案管理整合到同一工作空間的統一工具。在本指南的後段，Lark 作為一個支援連結工作流程與協作的選項登場。
什麼是 Smartsheet？
Smartsheet 是一個受歡迎的工作管理平台，採用試算表的形式來協助團隊管理專案。它提供以網格為基礎的工作表、任務清單，以及靈活的資料結構，以支援多種工作流程。Smartsheet 專案管理工具允許使用者追蹤任務、視覺化專案時間表、管理資源，以及自動化重複性操作。該平台專為喜歡靈活試算表而非僵化專案範本的團隊設計。
Smartsheet 專案管理軟體非常適合處理結構化資料的團隊，因為使用者可以建立工作表層級的公式、加入條件邏輯，並自訂版面配置以符合內部流程。雖然它不是傳統的專案管理工具，許多團隊仍依賴 Smartsheet 進行規劃、追蹤與報告。它也能與多種外部應用程式連接，例如 Google Workspace、Microsoft 365 和 Slack，幫助團隊在需要時擴展功能。
圖片來源：smartsheet.com
Smartsheet 是專案管理工具嗎？
Smartsheet 作為專案管理工具，因為它能讓團隊規劃任務、追蹤時程、視覺化進度以及管理相依性。其以網格為基礎的結構，使其足夠靈活以反映傳統的專案工作流程。使用者也可以在甘特圖、看板以及儀表板中檢視任務，以支援不同的專案風格。雖然 Smartsheet 在很大程度上依賴試算表基礎，但它提供的專案規劃功能能幫助專案經理處理簡單與複雜的計畫。
Smartsheet 專案管理的關鍵功能
Smartsheet 的專案管理功能可協助使用者規劃、追蹤並交付不同規模的專案。每項功能都支援特定的工作流程，例如規劃時間表、分派任務或管理資源。這些工具幫助團隊建立有結構的流程，而不必切換平台。以下是 Smartsheet 專案管理軟體中使用的主要組成部分。
網格檢視
網格檢視是 Smartsheet 專案管理的主要介面。它的運作方式類似傳統試算表，使用列與欄儲存任務細節、日期及負責人。網格檢視可協助團隊以結構化的版面組織專案資訊，並且容易自訂。使用者可以調整欄位、套用公式及排序資料，以支援專案報告。對於依賴大量資料進行專案追蹤流程的團隊而言，網格檢視也非常有用。
甘特圖
甘特圖可協助團隊透過以時間軸為基礎的任務條形圖來視覺化專案時程。此功能有助於追蹤里程碑、相依性及關鍵路徑。專案經理常使用甘特檢視來了解任務的順序與持續時間。Smartsheet 甘特圖支援拖放式調整，使更新時程更加容易。它們特別適用於瀑布式專案或排定具有固定開始與結束日期的任務。
卡片檢視（看板）
卡片檢視支援看板風格的專案管理，透過將工作分組到欄位中來進行管理。使用者可以在「待辦」、「進行中」及「已完成」等階段之間移動卡片。此檢視適合採用敏捷專案管理方法的團隊，能清楚呈現工作狀態並方便任務優先排序。Smartsheet 卡片檢視也可顯示自訂欄位、圖片及標籤。
儀表板與報告
儀表板協助團隊透過圖表、指標及視覺摘要來監控專案績效。它們提供專案健康狀況、截止日期及進度的即時檢視。儀表板適用於領導層報告及投資組合層級的監控。Smartsheet 專案管理軟體包含支援圖表、文字、連結及報告的元件，這些元素能讓團隊快速掌握專案關鍵指標。
表單
表單可協助團隊從內部與外部使用者收集專案資訊。它們對於專案申請、任務提交與回饋等接收流程非常有用。當表單被填寫後，回覆會自動顯示在連結的工作表上。這有助於團隊在不需手動輸入的情況下建立結構化資料。表單常用於營運工作流程與專案提交流程。
自動化工作流程
自動化工作流程允許使用者建立基於規則的自動化作業，以觸發通知、核准或狀態變更。這些工作流程有助於減少重複性操作並維持專案追蹤的一致性。Smartsheet 專案管理功能包含條件觸發器，可監控資料變更並自動執行動作。這對於需要管理頻繁更新的團隊非常有幫助。
資源管理
資源管理有助於團隊了解工作負載分配及成員的可用性。它能提供清楚的視覺化資訊，顯示誰被分配到哪些任務，以及工作負載是否均衡。資源追蹤對於管理多個專案的代理商和企業團隊而言至關重要。Smartsheet 的資源管理工具有助於減少資源過度分配並支持切合實際的規劃。
範本與解決方案
Smartsheet 範本可協助使用者透過預先建立的版面快速啟動專案。它們涵蓋多種使用情境，例如行銷規劃、IT 專案追蹤、敏捷看板以及活動管理。範本能節省設定時間，並協助團隊遵循有結構的工作流程。對於喜歡以成熟專案格式作為起點的團隊而言，範本非常有幫助。
如何使用 Smartsheet 進行專案管理
當團隊遵循明確的設定步驟時，Smartsheet 專案管理能發揮最佳效果。這些步驟有助於使用者建立有結構的工作空間、整理資料，並視覺化專案進度。以下是一份簡單指南，說明如何從規劃到協作使用 Smartsheet 進行專案管理。
步驟 1：設定您的專案工作空間
建立新的工作表或使用符合您工作流程的範本。新增欄位以記錄任務名稱、負責人、開始日期、結束日期及狀態。提早設定結構有助於後續的精確報告。專案工作空間也可以包含儀表板和自動化規則，以支援團隊協作。
步驟 2：建立您的專案計畫
新增任務、定義里程碑並分配負責人。使用相依性設定來建立合理的順序。團隊也可以套用公式來計算工期或進度分數。建立詳細的計畫可確保專案時程的完整可視性。
步驟 3：在甘特圖或卡片檢視中視覺化任務
切換至甘特圖以查看基於時間軸的任務關係，或選擇卡片檢視以進行看板式追蹤。不同的檢視方式可幫助團隊在不重組資料的情況下適應優先順序的變化。視覺化讓理解下一步要進行的任務變得更容易。
步驟4：透過儀表板監控進度
儀表板將績效數據集中在同一頁面。新增圖表、指標和關鍵指示器，以顯示進度或阻礙因素。儀表板可幫助管理層在不閱讀完整表格的情況下監控狀態。持續更新儀表板可讓利害關係人保持一致。
步驟5：使用表單收集專案需求
建立表單以收集客戶或利害關係人的資訊。這可減少手動輸入資料並確保提交內容結構化。表單資料會直接流入表格，提升專案接收的品質。
步驟6：與團隊協作
Smartsheet 專案管理範本
Smartsheet 提供許多可立即使用的範本，支援不同的工作流程。這些範本可幫助團隊快速啟動新專案，而不必手動建立結構。以下是一些常用範本，以及它們如何支援 Smartsheet 專案管理。
專案任務清單範本
此範本可幫助團隊在簡單的網格佈局中追蹤任務、優先順序、負責人和截止日期。它非常適合需要結構化追蹤的小型至中型專案。該範本支援自訂，因此團隊可以新增進度、備註或風險等級的欄位。行銷團隊、營運團隊和產品團隊經常使用此範本。
圖片來源：smartsheet.com
團隊專案任務看板範本
此看板風格範本可協助團隊視覺化工作階段。它適用於敏捷工作流程，並支援拖放卡片管理。使用者可透過待辦事項、進行中任務及已完成任務等欄位追蹤進度。此範本對需要即時任務可視化的團隊非常有用。
圖片來源：smartsheet.com
具備資源管理範本的專案
此範本包含工作量追蹤與資源分配工具，對於管理跨專案多位貢獻者的團隊非常有幫助。使用者可以監控可用性、避免超額預訂，並更精準地規劃工作量分配。代理商與企業團隊依賴此範本以達成平衡的排程。
圖片來源：smartsheet.com
具有甘特時間軸範本的專案
此範本提供可立即使用的甘特圖結構，用於視覺化時間軸與相依關係，非常適合瀑布式專案規劃。使用者可以輕鬆調整日期、添加里程碑並更新時間軸。管理長期專案的團隊經常選擇此範本，以獲得清晰的路線圖可視性。
圖片來源：smartsheet.com
Smartsheet 最適合誰？
Smartsheet 專案管理非常適合喜歡靈活試算表式追蹤的團隊。它特別適用於需要高度自訂化與公式驅動工作流程的使用者。該平台適合已經透過試算表管理營運並希望擁有更進階系統的團隊。
- 中型與企業級團隊：這些團隊能從 Smartsheet 中受益，因為其功能支援複雜的工作流程與結構化報告。大型團隊可以在不同部門間組織多個專案表格與儀表板。
- 管理多個客戶工作流程的代理商：代理商使用 Smartsheet 來處理資源規劃、客戶專案以及重複性工作流程。該平台支援結構化範本，有助於簡化客戶營運。
- 偏好類似試算表彈性度的專案經理： 熟悉試算表的使用者會對 Smartsheet 的網格版面感到自在。它允許基於公式的規劃以及詳細的自訂化。
- 能夠靈活整合其他工具的團隊： 許多團隊會將 Smartsheet 與 Slack、Google Workspace 以及其他外部工具搭配使用，以完成工作流程。這對於需要在多個平台上管理流程的團隊來說非常適合。
Smartsheet 專案管理的優缺點
優點
- 熟悉的類試算表介面：由於版面配置類似傳統試算表，使用者可以快速上手。這可減少培訓時間並支援靈活的規劃。
- 高度自訂化：團隊可以建立公式、自訂欄位與版面配置，以反映內部流程。此種靈活性有助於管理獨特的工作流程。
- 強大的檢視與儀表板：視覺化工具可協助團隊追蹤專案不同層面的績效。儀表板為管理層提供清晰的快照。
- 強大的範本：可立即使用的範本協助團隊更快啟動專案，減少設定時間並支援最佳實務。
缺點
- 對非技術使用者而言可能感到複雜：試算表結構需要一定的學習，對不熟悉公式或資料密集版面的人來說較具挑戰。
- 試算表隨時間可能變得混亂：包含過多欄位或公式的工作表會變得難以管理，影響資料的清晰度。
- 有限的溝通工具：Smartsheet 需要外部應用程式來進行聊天與訊息傳遞，這導致協作變得零散。
- 較高的企業定價：與整合平台相比，大型團隊可能會覺得定價偏高。
- 有限的即時協作：當多人同時更新複雜表格時，使用者可能會遇到延遲。
如你所見，Smartsheet 提供穩固的結構與靈活性，但其依賴試算表、有限的溝通功能以及較高的定價，可能在團隊擴張時造成摩擦。這正是現代全方位平台開始突顯優勢的地方。若你正在尋找一個能在同一處結合專案追蹤、溝通、自動化與即時協作的工具，Lark 提供了一種截然不同且更具連結性的方式。
認識 Lark：比 Smartsheet 更佳的整合替代方案
隨著協作需求的增加以及工作流程變得更加互相連結，一些團隊最終會超越以試算表為基礎的專案管理方式。這時，Lark 就能派上用場。它提供一個整合所有功能的工作空間，將任務、文件、CRM 資料庫、聊天、會議與自動化功能整合到單一且統一的平台中。團隊不必再同時處理多個不同工具，而是能在同一個地方進行規劃、溝通與執行——讓協調更快速、脈絡更清晰，專案也更容易保持在正軌上。
Lark Base：結構化專案資料庫
Lark Base 透過可自訂的紀錄、檢視與連結，協助團隊管理結構化資訊。它支援專案追蹤、資產組織與報告，並可透過彈性的版面配置實現。除此之外，它還提供多種檢視——例如甘特圖——從不同角度追蹤進度，並搭配自動通知讓所有人保持一致。你可以輕鬆將任務分組或篩選，以專注於特定優先事項，且每次編輯都會即時同步到所有檢視，確保流暢無縫的協作。團隊可以設計符合自身流程的工作流程，而不需要技術技能。這有助於在多個專案中保持清晰。
Lark Tasks：有條理的任務執行與追蹤
Lark Tasks 協助團隊在有結構的工作空間中組織任務、截止日期與優先順序。它讓您能將大型專案拆分為明確且可執行的步驟，並將責任分配給合適的人員。團隊可以建立並共享任務清單，以明確角色並追蹤進度，同時透過分組、排序與篩選選項——包括像優先級或風險等自訂欄位——讓組織工作變得輕鬆。您還可以查看任務更新與活動記錄，隨時掌握每一項變更的最新情況。這有助於團隊減少混亂並保持專案穩定執行。
Lark Docs：即時共同編輯
Lark Docs 支援即時協作，讓團隊能夠共同更新內容，而不必來回傳送檔案。文件可以包含表格、嵌入內容和連結，並與專案資料保持連結。它讓你能夠建立豐富的文件，包含文字、圖片、影片、試算表、資料庫以及 MindNotes——所有內容都能即時接收來自團隊的評論與更新。你也可以使用專案計畫、專案時間表和甘特圖等範本快速啟動規劃。而且，由於任務可以直接在 Docs 中建立與管理，一切都能保持連結，狀態會無縫同步至 Lark Tasks。
Lark Messenger：連結團隊的溝通工具
Lark Messenger 提供可直接與任務、文件和會議整合的即時聊天功能。您可以為特定專案或除錯建立群組，確保所有相關成員都能存取完整的聊天記錄以獲取背景資訊。團隊可以一鍵將訊息轉換為任務。與 Docs、Calendar 和 Base 等其他 Lark 工具協作，Messenger 能夠實現無縫協作並追蹤專案需求、截止日期和進度，確保溝通與正在進行的專案活動保持一致。
Lark Calendar：智慧團隊排程
Lark 行事曆 協助團隊協調行程、規劃活動並避免衝突。使用者可以查看可用時段、設定提醒，以及管理重複性的專案檢查點。您可以建立公開專案行事曆，以突顯重要日期與里程碑，讓整個團隊在每個階段都能輕鬆跟進。活動、會議與截止日期都能在同一處排程與管理，確保所有人保持一致。不同部門可以訂閱這些行事曆以隨時掌握最新資訊，並可在日、週或月檢視間切換，輕鬆一覽完整行程。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 個強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。還提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 基本方案：每位使用者每月 6 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並新增最多 500 人的群組通話、5TB 儲存空間、1000 次自動化執行等功能。有些使用者可能需要聯絡業務以購買。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含基本方案的所有功能，並新增最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等功能。
- 企業方案：聯絡銷售團隊以取得自訂價格。支援不限使用者人數，並包含更多自動化執行次數以及進階的安全性、合規性與管理功能。
可直接使用的 Lark 專案管理範本
專案管理範本
此範本可協助團隊在結構化的工作空間中規劃與追蹤專案，確保任務、時間表與職責井然有序。它透過將更新與進度集中於同一處，支援跨部門協作。團隊可以監控交付項目、指派負責人，並在不同專案階段保持清晰明確。此範本適用於任何需要簡單且可靠專案管理架構的團隊。
專案管理甘特圖範本
此範本提供清晰的時間軸視圖，協助團隊了解相依性、持續時間及里程碑。它支援視覺化規劃，讓團隊能在優先事項變動時調整時程。使用者可在單一視圖中追蹤進度，並突顯任務之間的連結。這對管理長期或時間軸密集型專案的團隊非常有幫助。
任務管理範本
此範本為個人與團隊提供簡便的方式來追蹤每日任務與職責。它有助於保持對責任歸屬與截止日期的清晰認知，確保工作穩步推進。使用者可檢視已完成與待辦任務，以維持與優先事項的一致性。此範本適用於個人規劃或全團隊執行。
產品開發進度管理
看板板模板
專案資訊管理範本
此模板可協助團隊在集中化的工作空間中收集專案細節、重要文件及參考資訊。它能提升需要快速存取專案歷史與更新的利害關係人的透明度。團隊可在不切換工具的情況下儲存資源、筆記及關鍵資料，並支援在複雜專案中更順暢的溝通。
專案問題追蹤器
此範本可協助團隊記錄問題、分配負責人，並追蹤解決進度。它提供一個有系統的方法，避免問題在繁忙的專案週期中被遺漏。團隊可以將問題分類、添加細節，並監控風險等級。它能加強決策能力，確保專案保持在正軌上。
基礎專案管理範本
此範本提供可靈活調整的工作空間，能適應簡單與進階的專案結構。它協助團隊以協調的方式追蹤里程碑、任務與交付項目。由於可自訂，團隊能依自身流程進行調整。它支援從開始到結束的一致專案可視性。
Smartsheet 與 Lark：快速比較表
以下是 Smartsheet 專案管理與 Lark 的直接比較。此表格突顯了在工作流程、協作、自動化與成本上的差異，讓團隊能選擇符合當前與未來需求的合適平台。
結論
Smartsheet 專案管理透過靈活的網格佈局，模擬試算表的工作流程，協助團隊組織工作。它提供強大的自訂功能、範本以及報告功能，支援企業營運。依賴結構化資料的團隊會發現 Smartsheet 在規劃與追蹤方面非常有用。
隨著協作需求的擴大，一些團隊會尋找能將聊天、任務、自動化與文件整合在同一空間的平台。Lark 提供統一的體驗，將溝通與專案執行連結起來。它支援更快速的一致性、即時更新，以及跨職能團隊的高效率工作流程。選擇 Smartsheet 或 Lark 取決於團隊是偏好試算表的靈活性，還是全方位的協作工作空間。
常見問題
Smartsheet 適合敏捷專案管理嗎？
Smartsheet 透過卡片檢視與自訂欄位支援敏捷工作流程。團隊可以建立看板、設定任務優先順序並管理衝刺。它在基本的敏捷需求上表現良好，但進階的敏捷流程可能需要額外外掛。Lark 也透過看板與連結的溝通功能支援敏捷工作流程。
Smartsheet 是否提供離線存取？
Smartsheet 不提供完整的離線功能。使用者需要網路連線才能更新試算表、儀表板與表單。部分資訊可透過特定應用程式在離線時檢視，但編輯功能有限。需要即時協作的團隊可能會偏好像 Lark 這類具有更廣泛連線選項的平台。
哪些行業最常使用 Smartsheet？
Smartsheet 在行銷、營運、建築、IT 和顧問領域中很受歡迎。這些行業依賴可擴展的試算表和結構化資料。Smartsheet 專案管理軟體也被用於處理多層級報告的企業團隊。一些組織後來會探索像 Lark 這樣的整合平台，以實現整合式溝通。
Smartsheet 可以同時管理多個專案嗎？
是的，Smartsheet 可以透過不同的工作表、儀表板和報告來支援多個專案。使用者可以將資料整合到投資組合儀表板中，以獲得高層級的可視性。大型團隊通常使用範本來在各專案間建立一致的結構。像 Lark 這樣的平台能透過連結任務、文件和聊天來擴展可視性。
Smartsheet 是否可與其他工具整合？
Smartsheet 可與許多外部工具連接，包括 Slack、Google Workspace、Microsoft 365 和 Jira。這些整合有助於團隊在不同系統間建立連結的工作流程。然而，它們可能會增加工具切換的頻率。像 Lark 這樣的整合平台能透過將溝通與專案管理結合在一起來減少切換。
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