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工作流程自动化已成为销售团队消除重复任务并高效推动交易在销售管道中前进的关键。Pipedrive 工作流程自动化有助于简化跟进、分配潜在客户、更新字段以及发送及时的沟通，这一切都在一个简洁、以交易为中心的 CRM 中完成。但 Pipedrive 的原生自动化引擎能做到多大程度？当团队不断壮大时，何时需要更高级、跨部门的工作流程？这正是像 Lark 这样的平台能够提供更广泛、覆盖整个工作区自动化能力的地方。在本指南中，我们将解析 Pipedrive 的自动化功能、设置步骤、示例、常见问题，以及在何种情况下升级到更统一的自动化系统是明智的选择。
什么是 Pipedrive 工作流程自动化？
Pipedrive 工作流自动化是一个内置系统，帮助销售团队通过自动化重复的 CRM 任务来消除手动工作。使用 Pipedrive 的可视化构建器，团队可以在交易、联系人或活动发生变化时触发操作，大幅提升整个销售管道的速度和一致性。借助工作流自动化，Pipedrive 用户可以自动创建跟进任务、发送邮件、更新交易阶段、分配潜在客户，并在不依赖手动输入的情况下保持数据整洁。
Pipedrive 包含不断增长的自动化功能列表，2025 年的 Pipedrive 工作流自动化功能提供更智能的触发条件、AI 驱动的建议，以及支持通过 webhook 在不同工具间扩展流程。常见的 Pipedrive 工作流自动化示例包括向新潜在客户发送介绍邮件、按区域分配交易，以及在交易闲置时创建任务。
对于正在学习如何在 Pipedrive 中设置工作流自动化的团队，该过程完全无需编码，Pipedrive 工作流自动化帮助中心提供模板以便快速开始。
图片来源：pipedrive.com
核心 Pipedrive 工作流程自动化功能
Pipedrive 的工作流程自动化功能旨在帮助销售团队简化销售管道管理并减少重复性工作。这些工具让推进交易、保持数据准确以及确保每位销售代表在整个销售周期中遵循一致步骤变得更加容易。
- 可视化工作流程构建器：Pipedrive 的可视化工作流程构建器允许用户通过简单的拖放界面创建自动化。您可以选择触发器、条件和操作，而无需任何技术经验。这使团队能够轻松构建反映真实销售流程的可靠工作流程。
- 交易阶段自动化：当交易进入新阶段时，Pipedrive 可以自动触发任务、邮件或字段更新。这确保每个阶段都遵循结构化的检查清单，而无需依赖人工操作。随着销售管道的发展，这些自动化功能能保持交易推进的一致性。
- 自动任务创建：Pipedrive 可以在潜在客户到达、交易阶段变更或活动完成时生成任务。此功能确保销售人员不会错过任何跟进或下一步操作。它在处理新的入站潜在客户或保持严格的跟进节奏时尤其有用。
- 邮件与沟通触发器：自动化邮件帮助团队即时且一致地与潜在客户互动。您可以根据交易活动或联系人行为发送欢迎信息、跟进或定期联系。这些沟通触发器既节省时间，又能提高回复率。
- 活动提醒：Pipedrive 可以在交易变为闲置或在设定天数内没有任何活动时提醒销售代表。这些提醒可防止交易被忽视。销售经理也能更好地了解不活跃的商机。
- 字段更新与数据一致性：通过自动化字段更新，团队可以在减少手动输入的情况下保持更干净的数据。Pipedrive 可以根据操作或条件更新交易数值、状态或自定义字段。这提高了报告的准确性并减少了用户错误。
- 潜在客户分配路由：Pipedrive 支持基于区域、潜在客户来源或自定义规则的自动化潜在客户路由。这有助于在团队中均衡或战略性地分配商机。更快的分配也能确保对新潜在客户的更快速响应。
- 用于扩展自动化的 Webhook 支持：Webhook 将 Pipedrive 与外部系统连接起来，使更高级的工作流程成为可能。当触发器被触发时，Pipedrive 可以将数据发送到诸如 Zapier、Make 或内部系统等自动化工具。这对于工作流程超出 CRM 范围的团队来说至关重要。
- AI 下一步建议：Pipedrive 的 AI 会分析交易行为和活动模式，为销售代表推荐下一步操作。这些建议帮助团队优先处理能够提高成交可能性的操作。随着 AI 的发展，推荐会变得更加智能且更具上下文关联性。
在 Pipedrive 中设置工作流程自动化
一旦理解了触发器、条件和操作之间的连接，设置 Pipedrive 工作流程自动化就很简单。在本指南中，你将准确学习如何构建自动化，以减少手动工作并让交易顺利推进。
步骤 1：进入自动化控制面板
首先，在 Pipedrive 的工具中打开工作流自动化部分。此仪表板会在一个位置显示所有已激活、已暂停和草稿状态的工作流。它还可以帮助你在构建自动化时快速复制模板或从头开始。
步骤 2：选择触发器
图片来源：pipedrive.com
步骤 3：定义条件
条件有助于精确筛选出应通过自动化处理的交易或通讯录。您可以按销售流程、交易金额、负责人或自定义字段进行筛选，以避免不必要的操作。这能保持工作流程的准确性，并防止在错误的时间触发。
步骤4：添加操作（任务、邮件、阶段更新、字段更改）
在设置条件后，选择 Pipedrive 应自动执行的操作。这些操作可能包括创建任务、发送邮件、更新交易阶段或修改字段。操作是自动化的核心，能够为团队移除重复的手动工作。
步骤5：测试与验证
步骤6：激活并监控自动化
Pipedrive 工作流程自动化示例
Pipedrive 工作流程自动化帮助销售团队消除重复操作，让交易在无需人工干预的情况下顺利推进到管道的下一阶段。在本指南中，我们将介绍一些最有用的真实场景自动化设置，帮助您节省时间并提高一致性。
- 当交易进入新阶段时自动创建跟进任务：每当交易进入新阶段，Pipedrive 都可以立即生成跟进活动。这确保您的团队不会忘记下一步或失去推进的动力。对于依赖及时操作的结构化销售周期来说，这尤其有用。
- 在添加潜在客户后发送介绍邮件：当新的潜在客户进入 Pipedrive 时，可以触发自动的介绍或欢迎邮件。这能加快响应时间并创造一致的第一印象，同时在销售代表介入之前帮助培育冷淡的潜在客户。
- 根据区域或潜在客户来源分配交易给销售代表：Pipedrive 可以自动将新交易分配给正确的销售人员。无论规则是基于地理位置、渠道还是行业，工作流程都能确保公平且准确的分配。这消除了手动分配并加快了响应时间。
- 在创建高价值交易时通知经理：对于超过特定价值的交易，Pipedrive 可以向经理发送即时提醒。这能让管理层在无需手动检查销售管道的情况下了解重大机会，同时促进更快的审批、策略输入或资源分配。
- 根据表单输入自动更新交易金额或字段：当潜在客户提交表单时，Pipedrive 可以自动更新交易金额、自定义字段或状态。这确保您的 CRM 保持准确，并且无需手动录入数据。同时有助于在团队中标准化交易信息。
- 在交易闲置时创建日程：如果某笔交易在设定天数内未被跟进，系统可以为负责人自动创建一个日程。这可防止潜在客户被忽略，同时帮助管理者维持更健康、更活跃的销售管道。
- 根据条件将交易移动到“赢单”或“丢单”：Pipedrive 工作流可以在满足特定条件时自动更改交易状态。这可能包括表单提交、合同签署或不活跃模式。这能保持销售管道整洁，并减少行政负担。
- 自动为通讯录添加标签以进行细分：基于交易行为、潜在客户来源或字段更改，Pipedrive 可以自动为通讯录添加标签。这些标签有助于细分邮件活动、重定向或优先级排序，从而为市场营销和销售创建更整洁、更有条理的数据库。
Pipedrive 工作流程自动化的常见问题
即使是构建良好的 Pipedrive 工作流自动化设置，也可能遇到会中断交易推进或沟通的错误。本指南将介绍团队最常遇到的问题，以及如何快速进行故障排查。
- 工作流未触发：当触发的日程与工作流逻辑不匹配时会发生这种情况。检查交易或潜在客户是否确实符合触发条件。同时，确保工作流处于已开启状态，并且在编辑后没有被暂停。
- 规则冲突：多个工作流可能会同时触发并相互覆盖。请检查条件，确保在不同的销售流程或团队之间没有重叠。创建互斥规则有助于保持自动化行为的清晰。
- 重复触发或循环：如果一个工作流更新了某个字段或阶段，从而触发另一个工作流，就可能出现循环。识别任何“动作 → 触发”的重复链条，添加条件或排除项以打破循环。
- 交易阶段不匹配：有时自动化会失败，因为在工作流运行时交易不处于正确阶段。请重新检查基于阶段的条件，并确保转换定义清晰。清理管道结构也能防止误触发。
- 邮件未发送：邮件可能因缺少发件人信息、收件箱断开连接或模板设置错误而发送失败。请验证邮件同步，并检查必填字段如联系人邮件。测试工作流有助于发现缺失变量。
- 重复活动：如果多个工作流为同一日程创建任务，就会出现重复。请审查自动化，查看活动在哪些地方重叠。添加过滤器如“活动不存在”可防止重复。
- Webhook 错误：Webhook 可能因端点过期、身份验证问题或负载不匹配而中断。请检查 Webhook URL、查看响应代码并验证发送的数据。更新请求头或令牌通常可以解决问题。
- 审计与故障排查提示：定期查看工作流日志以跟踪失败和异常行为。记录每个自动化流程，以便快速识别冲突或过时的逻辑。每月进行审计可保持 Pipedrive 自动化的整洁和可扩展性。
Pipedrive 自动化 与 外部自动化平台（Zapier、Bardeen、Make）
Pipedrive 工作流自动化非常适合专注于销售管道任务、交易阶段和跟进的销售团队。其原生自动化功能易于设置，与 CRM 结构完全匹配，并且无需额外订阅。团队可以在不离开 Pipedrive 的情况下创建任务、发送邮件、更新字段以及移动交易，非常适合中小型销售流程。
然而，当工作流跨越多个工具或部门时，像 Zapier、Bardeen 或 Make 这样的外部平台提供了更高的灵活性。这些平台可以处理复杂逻辑、多步骤条件以及 Pipedrive 无法实现的跨团队自动化。例如，你可以将 CRM 更新同时连接到电子表格、消息应用和项目管理工具。
在 Pipedrive 与外部平台之间进行选择取决于你团队的业务范围。Pipedrive 的工作流自动化最适合以 CRM 为核心的销售管道，而多系统流程则更适合使用外部自动化解决方案。
何时使用 Pipedrive 的原生自动化功能
Pipedrive 内置的自动化工具专为简单直接的销售流程而设计。当工作流程保持在 CRM 内部时，它们表现出色，例如更新交易阶段、为销售代表分配任务、提醒团队跟进，或发送模板邮件。这些自动化配置快捷，无需技术技能，并有助于保持清晰一致的销售管道。对于流程围绕交易周期运转的小型至中型销售团队来说，原生自动化通常已经足够。
然而，其范围仅限于销售特定对象。原生自动化无法跨部门开展工作、在外部项目工具中启动任务、更新电子表格、在其他应用中发送消息通知，或在市场营销、财务或运营之间协调操作。它们最适合仅限销售的流程和简单的操作序列。
何时将 Pipedrive 扩展到外部服务（Zapier、Bardeen、Make）
当您的工作流程涉及多个系统或需要超出CRM范围的逻辑时，外部自动化平台非常有用。如果一次潜在客户提交需要更新电子表格、通知某个频道、使用其他工具丰富联系人信息并安排一次入职电话，外部自动化工具能更好地处理这些情况。它们可以将Pipedrive与数百种工具连接起来，并能执行包含条件、延迟、分支和循环的多步骤流程。
这些平台同样非常适合需要跨多个领域进行自动化的团队，例如营销滴灌活动、财务对账、人力资源申请、客户入职或运营更新。当您的自动化任务超出Pipedrive的范围时，外部工具为您提供了构建完整流程的灵活性。
每种方法的优点和局限性
在选择使用 Pipedrive 原生工作流自动化还是外部自动化平台时，这取决于您的流程有多复杂以及涉及多少团队。每种方法都有明显的优势，但在扩展之前，您也应了解其重要的局限性。在本指南中，我们将比较这两种选项，帮助您为销售运营选择最合适的方案。无论您是在优化一个简单的销售流程，还是在构建多团队系统，这里将为您介绍每种方法的预期效果。
Pipedrive 优势
Pipedrive 工作流自动化为希望获得简单、可靠且与 CRM 对齐的自动化功能的销售团队提供了强大的原生优势。在本指南中，我们将介绍其主要优势，这些优势使其成为大多数成长型团队的实用选择。
- 最易设置：Pipedrive 的可视化构建器让自动化创建变得简单，即使是非技术用户也能轻松上手。您可以拖放并配置触发器或操作，而无需任何编码。这有助于团队在几分钟内启动有用的工作流。
- 与CRM 结构完全一致：由于自动化引擎内置于 Pipedrive 中，它可与交易、通讯录、活动和销售流程无缝协作。所有逻辑均遵循您现有的 CRM 结构，从而减少错误和混淆。这种一致性确保了在数据变化时，工作流程能够按预期运行。
- 非常适合提升销售生产力：自动化可处理诸如跟进、分配和更新等重复性任务，让销售人员能够专注于成交。通过减少手动工作，生产力自然提升。团队将更多时间用于销售，而不是管理 CRM。
- 无需额外订阅：Pipedrive 工作流自动化包含在大多数套餐中，让您无需额外费用即可获得强大功能。这使其成为小型团队的经济实惠选择。您无需添加外部工具即可立即享受自动化带来的好处。
Pipedrive 限制
虽然 Pipedrive 工作流自动化在处理基础销售流程方面表现出色，但随着团队规模的扩大，它确实存在一些限制。在本指南中，我们将介绍一些常见的限制，这些限制可能需要借助外部或更统一的自动化平台来解决。
- 仅限于销售对象：Pipedrive 工作流仅适用于交易、通讯录、活动和潜在客户。你无法自动化项目、客户成功任务或内部运营。这使得它在拥有跨职能流程的公司中灵活性较低。
- 没有跨部门工作流：由于自动化引擎专注于 CRM，它无法协调支持、财务或入职等部门之间的任务。每个团队都需要单独的工具，这会导致分散化。当工作流扩展到销售之外时，这将变得具有挑战性。
- 不支持高级条件逻辑：Pipedrive缺少嵌套条件、分支或多层规则等功能，无法原生构建复杂的决策树。因此，高级自动化场景仍需手动处理或依赖外部平台。
- 无法跨多个应用触发操作：Pipedrive的自动化仅限于Pipedrive内部，无法在其他工具中执行操作。你不能自动向客户发送消息、更新电子表格或通知其他系统。这限制了在整个技术栈中实现端到端工作流编排。
外部平台的优点
随着业务规模的扩大，企业往往需要超出Pipedrive能力范围的自动化。在本指南中，将解释为什么许多团队选择Lark作为跨团队、多工具运营的下一代工作流引擎。
- 能够统一跨数十种工具的工作流程：Lark 将数据、操作和流程连接到多个平台，不仅限于 CRM 对象。这使团队能够在一个统一的空间中自动化所有内容，从潜在客户分配到入职再到财务审批，无需拼接不同的工具。
- 处理复杂逻辑和分支：Lark 支持高级条件、多分支逻辑和分层决策流程，这是 Pipedrive 无法实现的。你可以基于多个输入或规则构建复杂的自动化。这使其非常适合管理细致且高量工作流程的团队。
- 最适合多团队或运营自动化：使用 Lark，销售、支持、人力资源、财务和运营可以在同一系统中运行工作流程。任务可以在不同部门之间流转而无需切换工具，从而实现整个组织的真正端到端流程自动化。
- 提供高级调试和监控选项：Lark 提供详细的日志、运行历史和错误说明，帮助团队即时排查问题。您可以看到工作流在哪一步中断、是什么数据导致的，以及如何修复。这使得大规模自动化更加可靠。
外部平台限制
虽然通过外部平台扩展 Pipedrive 工作流自动化可以解锁更强大的功能，但也会带来一些权衡。在本指南中，以下是团队在超出原生自动化进行扩展之前应注意的主要缺点。
- 需要额外成本：外部自动化平台除了 Pipedrive 之外，还需额外的订阅费用。随着工作流的扩展，成本可能迅速增加。这对于预算严格的小型团队来说并不理想。
- 更多的设置时间和复杂性：将 Pipedrive 连接到第三方工具需要映射字段、配置 API 并测试逻辑。与使用 Pipedrive 的原生构建器相比，这种设置耗时更长。团队可能需要技术支持来维护和更新这些工作流。
- 可能会产生对多个外部工具的依赖：使用多个工具来自动化流程会导致工作流分散且维护成本更高。如果其中一个工具出现故障，整个链条可能会失效。这种依赖会增加运营风险，并为管理员带来持续的额外负担。
基于对 Pipedrive 优势和局限性的分析，可以看出，虽然 Pipedrive 为销售团队提供了简洁性和无缝集成，但在处理跨部门工作流或复杂决策时，其自动化能力有所不足。对于需要更高灵活性、高级逻辑以及跨多个工具和团队实现端到端自动化的企业来说，Lark 提供了更强大的解决方案。接下来让我们深入探讨它的优势所在。
Lark：一个强大的跨团队工作流程自动化替代方案
随着销售团队的壮大，他们往往会超出 Pipedrive 工作流程自动化的适用范围，尤其是在流程涉及多个部门时。这时，Lark 成为一个强大的替代方案，提供一个为跨团队协作而构建的统一工作空间。在本指南中，我们重点介绍 Lark 如何在一个环境中简化数据管理、沟通和自动化。如果你需要超越销售范围的端到端工作流程，Lark 能够提供现代团队所需的灵活性和可扩展性。
用于流程自动化的灵活多维表格
Lark 多维表格让团队能够为潜在客户、交易、入职、客户信息、采购、支持申请等构建结构化表格。每个表格都可以使用关联记录、公式、视图以及细粒度权限。例如，一个入职多维表格可以将客户与交付物、培训课程和合同细节关联起来。当客户达到“入职完成”状态时，多维表格可以自动触发续约提醒或满意度调查等后续任务。
Pipedrive 的结构固定在 CRM 对象和销售流程阶段上，无法创建单独的入职数据库、招聘跟踪器、采购表格或项目里程碑表格。用户通常会转向电子表格或外部工具，导致工作流程被拆分，数据分散在多个地方。
跨工作区的自动化工作流程规则
Lark 的自动化规则允许从多维表格、任务、日历、审批流程以及即时消息事件中触发。这使团队能够设计远超销售范围的多步骤流程。单一触发器，例如将某个交付物标记为完成，可以启动一系列操作：更新多维表格记录、创建下游任务、在即时消息中提醒相关方，并将该项目移入审批流程。你可以构建用于潜在客户分配、入职检查点、合同审查、招聘流程或客户升级的流程序列。
Pipedrive 的自动化仅限于管道内的操作：创建活动、移动交易、发送邮件、更新字段。它无法启动多步骤的运营流程，也不能跨人力资源、财务、项目团队或审批流程来协调工作流。
用于实时操作的即时消息和日历
由于即时消息和日历存在于同一工作区内，Lark 自动化可以激活即时团队操作。例如，当一个高优先级的支持工单在多维表格中进入“关键”状态时，Lark 可以在专用的即时消息频道发布警报，标记值班团队，并自动将一次故障排查会话添加到日历中。所有重要的上下文都会与原始记录保持关联。
超越销售的审批与流程
Lark 审批 允许团队针对预算、合同、人力资源申请、供应商入驻、报销和采购等运行结构化、可重复的审批流程。在审批中提交的申请可以在已通过后自动更新多维表格记录、通知审核人或生成新任务。例如，当新的劳务申请已通过时，Lark 可以创建入驻任务、通知 IT 准备访问权限，并更新用于跟踪供应商合规性的多维表格。
Pipedrive 不提供审批流程。任何需要正式签署的流程都在 CRM 之外通过邮件或外部工作流工具完成。这使得难以维护集中化的审计追踪，或确保所有步骤遵循相同的审核结构。
- 标准版套餐：永久免费套餐，包含 11 个强大的工具，支持最多 20 位用户。还提供 100GB 存储空间、1000 次自动化运行、AI 翻译等功能。
- 专业版套餐：每用户每月 12 美元（按年计费），支持最多 500 位用户。包含标准版的所有功能，并支持最多 500 人的群组通话、15TB 存储空间、50,000 次自动化运行等。
- 旗舰版套餐：联系销售获取定制价格。支持无限用户，并提供更多自动化运行次数以及高级安全、合规和管理功能。
Lark 与 Pipedrive：工作流程自动化对比
在 Lark 和 Pipedrive 之间进行选择，取决于你的工作流程需要延伸到什么程度，从简单的管道任务到全组织范围的流程。两个平台都提供自动化，但它们服务的目的和团队截然不同。在此表格中，我们将它们在触发器、操作、数据结构和协作层方面的核心差异进行拆解。利用此对比来了解哪个工具更符合你当前的需求以及长期的自动化策略。
你应该选择哪一个？
在为工作流程自动化在 Lark 和 Pipedrive 之间做出选择时，请评估你团队的范围、流程以及长期需求：
如果你的主要目标是优化销售管道工作、交易阶段、潜在客户跟进、活动以及邮件序列，那么 Pipedrive 是一个非常合适的选择。它提供专注于销售的自动化工具、管道视图以及以 CRM 为核心的工作流程，使销售代表能够更快推进并专注于成交。
然而，如果你的组织涵盖多个职能，例如市场、运营、人力资源、财务、客户成功或项目，并且需要一个统一的工作空间，将审批、沟通、数据跟踪、文档协作和自动化流程并行整合在一起，那么 Lark 是更好的选择。Lark 支持超越销售范围的广泛工作流程。通过多维表格、任务管理、审批、消息、日历以及协作文档集中在一个平台，Lark 让团队能够在各部门之间构建端到端的流程，无需额外的衔接或桥接。
如果你预期会有快速增长，跨团队协作，或者需要在各业务单元之间扩展流程，那么尽早选择 Lark 可以让你有空间将自动化从管道扩展到全面的运营工作流。另一方面，如果你目前专注于提升销售执行力，并且在交易之外对更广泛的工作流需求较少，那么 Pipedrive 将以最小的开销和在销售自动化方面的良好记录为你提供支持。
总结：如果你的重点完全在销售，并且需要为交易和任务提供简单的自动化，请选择 Pipedrive。如果你希望拥有一个统一的平台，让自动化覆盖团队、数据、文档、审批和协作，从而用一个系统来协调不仅仅是销售，请选择 Lark。
结论
我们探讨了 Pipedrive 的工作流自动化如何帮助销售团队简化跟进、更新字段、分配潜在客户，并以更少的人工努力推动交易进展。它的可视化构建器和原生触发器使其非常适合简单直接、以销售为中心的流程。
然而，随着工作流程在各个部门（如市场、财务、人力资源和运营）之间扩展，其局限性逐渐显现。外部自动化工具可以提供帮助，但它们会增加复杂性和成本。对于需要一个统一工作空间，让数据、协作和自动化从端到端无缝流动的组织来说，更广泛的解决方案能带来更高的价值。若要在一个平台上实现可扩展的跨团队自动化，最强有力的替代方案是Lark。
常见问题
在 Pipedrive 中应避免自动化哪些类型的任务？
某些活动，例如高度个性化的外联或复杂的多团队操作，更适合通过手动方式或更广泛的工作空间来处理，因为 Pipedrive 主要专注于销售任务。
Pipedrive 的工作流程自动化是否适用于销售团队以外的其他团队？
Pipedrive 自动化是围绕交易、通讯录和销售流程步骤设计的，因此像人力资源、财务或运营等非销售团队通常需要其他工具来完成他们的工作流程。
在 Pipedrive 中可以同时运行多少个自动化？
数量取决于套餐等级。当工作流程变得庞大或高度复杂时会有限制，这可能需要使用外部工具或支持跨多个职能自动化的工作空间。
Pipedrive 自动化能帮助进行合同或文档审批吗？
Pipedrive 不提供审批流程。任何合同或文档的签署都需要使用单独的工具或在 CRM 之外进行人工沟通。
你可以怎样排查在 Pipedrive 中停止触发的自动化问题？
检查已修改的字段值、已删除的条件、重叠的规则，或在设置过程中所做的更改。在使用 Pipedrive 工作流自动化时，即使是对触发器或条件的微小调整，也可能破坏整个序列。如果不确定如何在 Pipedrive 中设置工作流自动化，请重新检查每个步骤，确认触发器、操作和条件仍与预期逻辑一致。冲突的工作流是最常见的问题之一，应定期进行审查。
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