阅读需 15 分钟
一个采购订单审批系统确保每一笔业务支出在资金承诺之前都经过正确的检查。它用结构化的工作流程取代了分散的邮件和人工签署，使采购保持合规、符合预算并且完全可审计。对于处理多个供应商和预算的团队来说，合适的工具可能意味着顺畅运营与代价高昂延误之间的差别。
- Lark：一个支持轻松采购审批的统一工作空间
- ProcureDesk：为现代财务团队量身定制的采购工作流程
- Cflow：可定制的无代码采购订单自动化平台
- Zahara Software：集预算控制与供应商管理于一体的工具
- ZipHQ：由人工智能驱动的采购审批流程
- Tradogram：基于云的采购与支出可视化
- GEP：旗舰版采购与审批管理
- Kissflow：用于端到端采购订单自动化的低代码平台
- Coupa：原生人工智能的支出与采购管理
- FlowForma：用于复杂采购审批的可视化工作流构建器
什么是采购订单审批系统？
一个采购订单审批系统是一种软件或定义的工作流程，它将采购申请（PO）发送至正确的相关方进行审核和签署，然后由采购部门执行订单。与依赖邮件、纸质签名或分散的电子表格的人工采购订单审批不同，自动化采购审批软件能够执行政策、记录每一个决策，并加快供应商承诺的速度。一个优秀的系统会将每个PO与预算、供应商记录和合同文档关联起来，使财务和采购团队能够自信地审批采购，并保持可随时审计的记录。
为什么企业需要采购审批流程
- 消除重复或未经授权的采购。 一个正式的PO审批流程确保在发生支出之前，申请会根据现有订单和预算进行验证。
- 确保预算合规性和审计准备。 自动化审批将申请与预算科目关联，并为内部和外部审计保留防篡改记录。
- 加快供应商付款和库存周期。 更快的审批可缩短采购前置时间，并通过及时付款改善与供应商的关系。
- 提升团队间的问责性。 通过明确的责任归属和带时间戳的决策，团队能够清楚地知道谁审批了什么以及原因——减少争议并促进内部控制。
选择合适的采购审批软件
选择合适的采购审批软件取决于贵公司的规模、支出结构和合规义务。目标是在自动化效率与控制之间取得平衡，确保您的采购订单流程既快速又可追溯。
- 团队规模与工作流程复杂度：小型团队通常需要简单直接的采购订单流转，而大型组织则需要多级审批和部门层级。可扩展的软件可以让您在不重建工作流程的情况下添加新的审批层级或部门。选择灵活的平台可确保其在您的业务增长时能够适应。
- 预算与可扩展性：评估前期成本和长期可扩展性。有些解决方案按用户收费，而另一些则按数量（采购订单数量）计费。考虑定价与预期增长的匹配度，以避免系统无法满足需求或后期出现隐藏的升级成本。基于云的系统通常为扩张中的团队提供最佳的成本与价值比。
- 合规性与审计准备：对于具有严格财务控制的行业，审计追踪和基于角色的访问控制至关重要。选择能够自动记录每个操作——谁已通过、何时以及原因——的软件，以创建防篡改记录。这可确保在内部审查和外部审计期间的透明度。
- 与会计和ERP系统集成：您的采购审批软件应与会计平台（如QuickBooks、SAP或NetSuite）无缝同步，以避免重复数据输入。此连接可实现预算更新的自动化以及更顺畅的发票对账，确保财务团队始终看到准确的支出数据。
- 自定义和工作流程灵活性：每个组织都有独特的审批规则——从单级签核到复杂的多层级流转。可自定义的工具可让你定义条件逻辑、审批阈值以及并行工作流程，以适配你的精确流程。无代码平台可在业务需求变化时简化调整。
- 易用性和可访问性：软件应足够直观，使跨部门的员工无需培训即可使用。清晰的仪表盘、移动友好界面以及内置的消息通知，使提交、跟踪和按时审批采购订单更加容易。流畅的用户体验能够推动采用并消除对变更的抵触。
看一下以下采购审批软件
10 个最佳采购审批软件选项供你参考
1. Lark：一个统一的工作空间，支持轻松的采购审批
Lark 是一个统一的数字化工作空间，旨在为现代团队简化并加速采购审批流程。它将沟通、协作和决策整合到一个无缝的平台中——让审批周期更快，并且具备完整的可视性。从创建申请到多层级签署，每一步都在一个互联的环境中完成。借助 Lark，企业可以消除人工延误，确保每一项采购决策透明、可追踪且高效。
主要功能：
- Lark 审批的多步骤流转
在传统的采购订单（PO）流程中，审批常常会在邮件链中丢失，或者因为没有在合适的时间将合适的人纳入流程而导致延迟。Lark 审批通过自动化的多步骤流转解决了这一问题。你可以定义一个审批路径，让每个采购申请按顺序流转——例如，从申请人（员工）→ 汇报经理 → 财务 → 采购 → 供应商。
示例：当一位市场主管提交一份价值 3,000 美元的宣传材料采购订单时，Lark 会自动先将其流转至其经理进行初步签署，然后流转至财务进行预算验证，最后流转至采购部门发出订单。每位相关方只会看到与自己相关的任务，从而减少混乱并确保审批流程可控。
- 通过 Lark 多维表格实现工作流程自动化
虽然 Lark 审批负责流程路由和签署， Lark 多维表格则作为采购流程的数据支撑。团队可以构建自定义表格来跟踪供应商、成本中心和采购类别，并将这些数据直接关联到审批流程。多维表格中的自动触发器可以执行诸如在新的采购订单超过设定预算阈值时通知审批人，或在采购订单已通过后更新“PO 状态”字段等操作。
示例：财务团队在 Lark 多维表格中设置一条规则：如果采购订单超过 10,000 美元，系统会自动将财务总监添加为必需的审批人。此自动化确保了合规性，无需人工手动核查阈值，从而减少延误和政策错误。
- Lark 云文档 & Lark 知识库用于供应商合同和合规政策
采购通常依赖于快速获取准确的文档——供应商协议、价格表和采购政策。借助 Lark 云文档 和 Lark 知识库，这些资料集中存储并进行版本控制，因此审批人在批准 PO 前，总是审阅最新的合同条款或政策参考。
示例：在批准一份用于采购 IT 设备的供应商 PO 之前，财务经理直接从 Lark 知识库打开关联的供应商合同，以核实付款条款和保修条件——无需在共享盘或邮件中搜索。这确保了决策的知情性和合规性。
- Lark 即时消息与 Lark 会议，实现审批过程中的即时协作
示例：在产品设计评审过程中，反馈常常分散在邮件和会话应用中，导致混乱和修改缓慢。借助 Lark 即时消息，设计团队可以在文档中直接讨论更改、标记审阅人，并即时共享更新后的文件。如果需要更深入的讨论，他们可以在同一会话线程中发起 Lark 会议——无需切换工具。
- 随时随地进行移动端快速PO审批
示例：一位部门负责人在出差途中收到关于待审批PO的移动端消息通知。他打开Lark应用，查看申请详情，并在几秒钟内完成审批。这确保了采购流程顺畅进行，让供应商能够及时获得确认，不会出现不必要的延误。
- 标准版套餐：永久免费，包含最多 20 位用户可使用的 11 款强大工具。还提供 100GB 存储空间、1000 次自动化运行、AI 翻译等功能。
- 专业版套餐：每用户每月 12 美元（按年计费），最多支持 500 位用户。包含标准版的所有功能，并支持最多 500 人的群组通话、15TB 存储空间、50,000 次自动化运行等。
- 旗舰版套餐：联系销售以获取定制价格。支持无限用户，并包含更多自动化运行以及高级安全、合规和管理功能。
2. ProcureDesk：定制化采购流程
ProcureDesk 通过将结构化工作流程与完整的预算可视化相结合，为现代财务和采购团队简化了采购审批流程。其基于规则的自动化确保每个采购申请在转换为订单之前，都会经过正确的审批人。借助集中化的供应商数据和支出分析，企业能够获得管理采购决策所需的透明度，从而充满信心地进行管理。ProcureDesk 专为中型公司设计，有助于在加快整体采购生命周期的同时，确保政策合规性。
图片来源：procuredesk.com
功能：
- 动态路由规则： 审批流程会根据支出水平或部门自动调整。
- 预算跟踪面板： 实时支出可视化让财务随时掌握每一笔采购。
- 政策执行： 自定义规则确保每个申请符合内部采购标准。
- 采购订单到付款同步： 连接采购与应付账款，实现无缝对账。
- 审计就绪记录： 每个操作都会被记录，确保报告透明。
定价：
- 采购自动化方案：约 $498/月（按年计费，10 位用户）
- 采购 + 应付账款方案：约 $850/月（增加发票自动化功能）
- 旗舰版：可提供定制报价。
3. Cflow：可定制的无代码采购订单自动化
Cflow 使团队能够使用零代码、拖放式工作流设计器将采购订单<审批>流程数字化。借助内置的验证、升级处理和审计日志，它帮助<组织>减少<审批>延迟，同时执行采购政策。Cflow 的可视化逻辑和表单构建器让业务用户——不仅仅是<开发者>——能够快速建模复杂的<审批>路径。
图片来源：cflow.com
功能：
- 拖放式工作流设计器： 以可视化方式创建采购订单审批流程——无需编码。
- 条件逻辑： 自动化规则，例如针对高金额采购的多级路由。
- 智能表单生成器： 使用可重复使用的模板收集完整的供应商和预算信息。
- 升级自动化： 延迟的审批会触发提醒或升级至经理。
- 深度报告： 实时跟踪周期时间并识别瓶颈。
定价：
- Joy 方案： 约 $11/用户/月（至少 10 个用户）
- Bliss 方案： 约 $16/用户/月
- 旗舰版： 无限工作流的自定义定价。
- 提供14天免费试用。
4. Zahara 软件：采购订单和预算控制软件
Zahara是一款领先的采购审批软件，旨在帮助组织在一个统一的平台上管理申请、预算和供应商付款。它为团队提供支出控制，自动化采购订单工作流程，并将审批链与实时财务可视化集成。Zahara对需要兼顾合规性和易用性的成长型或多部门企业尤其具有吸引力。
图片来源：zaharasoftware.com
功能：
- 基于预算的路由： 根据部门和可用资金自动路由申请。
- 发票匹配： 将每个已通过的采购订单与其对应的发票关联，以减少错误。
- 成本中心跟踪： 通过按部门分配预算来确保团队问责。
- 文件存储： 将收据、供应商发票和审计文件存储在一个位置。
- 支出洞察： 可视化仪表板汇总采购模式和供应商使用情况。
定价：
- 团队版： 约 $180/月（10 位用户，120 个订单）
- 商业版： 约 $330/月（25 位用户，250 个订单）
- 旗舰版： 通过 Zahara 销售团队定制价格。
5. ZipHQ：由AI驱动的采购审批流程
ZipHQ 提供一个智能平台，帮助团队使用人工智能和自动化来审批采购订单申请——仅对例外情况进行升级处理，而常规申请则可顺畅流转。其从申请到采购的设计确保从第一次申请开始，审批、供应商入驻和合同检查都能得到协调，从而减少摩擦和风险。
图片来源：ziphq.com
功能：
- AI 引导的路由： 机器学习可自动预测最佳审批路径。
- 风险警报： 在审批前实时检测供应商或预算异常。
- 智能表单： 自动填写申请人和成本中心数据，以防止申请不完整。
- 集成分析：跟踪各部门的支出速度和审批延迟时间。
- 审计智能：自动化记录简化了审批后的报告。
定价：
- 试点方案：约 75,000 美元/年（100 位用户，1 个工作流程）
- 旗舰版方案：平均约 82,000 美元/年（定制功能和规模）。
6. Tradogram：基于云的采购软件
Tradogram 提供了一个强大的采购订单审批工作流平台，可简化采购的每个阶段——从申请到发票——并实现全面的可视化与控制。其云原生架构支持部门层级结构、实时预算跟踪以及协作式供应商管理。Tradogram 专为成长型组织设计，帮助确保支出与战略保持一致，同时自动化日常审批任务。
图片来源：tradogram.com
功能：
- 智能审批工作流： 按支出限额或项目代码自动路由审批。
- 预算合规工具： 实时跟踪支出与预算的对比。
- 供应商目录：集中管理供应商数据和合同条款。
- 发票到付款跟踪：跟踪每个采购订单直至履行和付款。
- 绩效分析：审查采购关键绩效指标和节省情况。
定价：
- 专业版计划：每月195美元
- 高级版计划：每月375美元
- 旗舰版: 定制价格。
7. GEP：旗舰版采购解决方案
GEP 提供强大的采购审批软件，作为其统一的、由人工智能驱动的采购套件的一部分，帮助大型旗舰（服务）企业在一个平台上管理从寻源、合同到审批和付款的所有事务。其云原生架构确保全球团队能够安全协作，并执行一致的采购政策。GEP 专为规模化而设计，将深度分析和自动化引入复杂的采购环境。
图片来源：gep.com
功能：
- 旗舰版级别的审批流程：处理跨国家、跨部门的采购订单工作流程。
- 合同合规检查：自动将审批与预先已通过的条款关联。
- 支出可视化：全球仪表板可即时提供预算洞察。
- 人工智能分析：预测采购支出和供应商风险。
- 移动审批：随时随地审批高价值采购。
定价：根据规模和模块提供定制报价。
8. Kissflow：端到端采购和采购订单审批
Kissflow 提供一个灵活的平台，从申请到付款自动化采购审批流程，让团队能够配置工作流、管理供应商并执行政策——且无需编写代码。其低代码/零代码方法使采购和财务团队能够在保持可见性和控制的同时，轻松适应不断变化的业务需求。
图片来源：kissflow.com
功能：
- 低代码工作流构建器：无需编码即可自定义采购订单审批。
- 自适应规则引擎： 按成本中心或角色定义动态阈值。
- 集成供应商模块： 管理供应商数据和合同续签。
- 发票自动化： 自动将发票与已通过的采购订单匹配。
- 支出仪表板： 查看采购周期时间和合规报告。
定价：
- 工作流自动化起价为每月1,500美元。
- 采购云：起价每年23,880美元（旗舰（服务）级）。
9. Coupa：原生人工智能的支出与采购平台
Coupa 提供先进的采购订单工作流解决方案，作为其 AI 驱动的全方位支出管理套件的一部分。它引导员工前往已通过的供应商，自动化审批流程，并确保每笔采购符合合同和预算——非常适合中大型企业。
图片来源：
功能：
- AI引导采购：推荐已通过的供应商和最佳价值合同。
- 合同可视化：将所有审批与预先谈判的条款关联。
- 智能路由：根据支出阈值自动引导申请。
- 预算执行：阻止超出分配限额的申请。
- 节省分析：跟踪各业务部门的实际节省。
定价：
根据用户数量、模块和集成需求提供定制报价。
10. FlowForma：支持复杂的采购订单工作流程
FlowForma 是一个功能强大的采购订单审批工作流平台，将零代码流程自动化引入采购环节。其支持 AI 的工具、治理控制以及与旗舰（服务）系统的集成，使组织能够自信地自动化处理即使是高度嵌套的采购订单流程。由于可以以可视化方式建模复杂规则，FlowForma 非常适合需要在大规模下执行合规性、升级逻辑和可审计性的团队。
图片来源：flowforma.com
功能：
- 复杂的工作流程自动化： 以可视化方式构建分层的多审批人流程。
- 可审计记录： 自动捕获每个决策及时间戳。
- 政策合规规则： 强制执行治理和采购标准。
- 跨部门可视化： 在各业务单元间共享采购订单状态。
- 详细分析： 识别瓶颈并优化审批速度。
定价：
- 基础版： 约 $2,347/月（最多 3 个流程）
- 专业版： 约 $3,293/月（最多 30 个流程）
- 旗舰版： 自定义定价。
结论
结构化的采购订单审批系统可确保每一笔采购都被跟踪、合规且具成本效益。它为曾经手动且易出错的流程带来了速度、责任和可视性。现代采购审批软件解决方案可帮助企业执行预算、降低风险并加快采购周期。
其中，Lark 因将自动化与实时协作相结合而脱颖而出——让团队能够在同一平台上管理申请、文档和审批。它是一款面向未来的平台，从始至终让您的采购流程高效且透明。
常见问题
采购审批流程如何减少延误？
自动化审批流程会将申请即时发送至正确的相关方，并为待处理的操作发送提醒。这消除了邮件积压、人工跟进以及纸质延误——帮助团队更快地审批采购订单并确保项目按计划进行。
小型企业可以使用采购审批软件吗？
当然可以。如今的解决方案具有可扩展性且易于部署，即使是小型团队也能实现支出标准化并确保合规。企业可以从简单的工作流程开始，随着发展逐步扩展到高级报告和预算控制。
PO审批和发票审批有什么区别？
采购订单审批在采购发生之前授权购买，确保该申请符合预算和政策。发票审批则在事后进行——确认已收到货物或服务，并且账单与原始采购订单相符。
Lark Approval 如何简化采购订单工作流程？
Lark 通过将自动化与协作相结合，使整个采购审批流程更加顺畅。团队可以在 Lark 多维表格中创建申请，通过 Lark 审批进行流转，通过即时消息或会议即时澄清细节，并将供应商合同存储在云文档中。每个操作都保持关联，确保更快的审批速度以及跨部门的全面可见性。
相关阅读
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
