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Salesforce 工作流帮助团队自动化日常任务，从而专注于推动交易进展的活动。它们适用于构建规则来更新字段、发送警报或在无需人工操作的情况下触发操作。本指南将详细解析工作流的运行方式、使用时机，以及 Salesforce 转向 Flow Builder 后的变化。你还将了解一些现代替代方案，这些方案为成长型团队提供更广泛的自动化方法。在这一领域中，工具经常被比较，因此在决定最适合你设置的方案之前，了解 Salesforce 在更大的工作流格局中的定位会很有帮助。
什么是 Salesforce 工作流？
Salesforce 中的工作流是一组规则，用于监控数据中的特定变化，然后触发操作。它们简化重复性任务、减少错误，并帮助团队保持一致。随着公司规模的扩大，许多企业也开始依赖 Salesforce 数字工作流来管理审批流程、交接以及跨部门的消息通知。
图片来源：salesforce.com
Salesforce 中的工作流类型
1. 工作流规则（旧版）
工作流规则是 Salesforce 最初的自动化功能。它们处理简单的、单路径逻辑，例如更新字段、发送警报或分配任务。许多较早的组织仍依赖它们，但 Salesforce 已不再增强此功能。如果您的流程需要分支逻辑或多个结果，则需要更现代的选项。
2. 流程生成器
流程生成器扩展了工作流规则的功能，允许多步骤逻辑和更复杂的条件。它因可视化界面而流行，但 Salesforce 正逐步淘汰它，转向 Salesforce Flow。大多数团队现在都在计划迁移，以避免长期维护问题。
3. Salesforce 流程（目前的主要自动化引擎）
Salesforce Flow 现在是主要的自动化引擎。它支持记录触发的操作、屏幕流以及后台流程。Flow 可以处理高级路由、决策树、集成以及引导式用户交互。在 Salesforce 中为新团队或成长中的团队创建工作流时，它也是推荐的选择。
4. 审批流程
审批工作流有助于管理需要审核或签署的申请。它们通常用于折扣、费用、合同或内部审批。此功能确保每个申请都遵循一致的流程，从而让正确的人接收每一项内容。许多公司会在 Salesforce 中与工作流和审批一起设置这些流程，以确保流程完全一致。
5. 数字化工作流程
数字化工作流涵盖客户服务、支持和运营中的自动化工作流操作。这些包括服务流程、支持流程和案例分配。团队使用 Salesforce 数字化工作流来简化升级流程、确保及时响应并让客户随时了解最新情况。当自动化需要覆盖多个部门时，它们尤其有用。
6. AI驱动的工作流程（Einstein AI）
Einstein AI 可以分析模式、推荐下一步操作，或帮助自动化决策。许多团队现在依赖 Salesforce AI 来处理复杂的支持工作流，因为它可以识别意图、分类案例，或实时协助坐席。这些由 AI 驱动的自动化减少了处理时间，并让坐席能够专注于更高价值的互动。
Salesforce Flow 如何驱动现代工作流自动化
Salesforce Flow 已成为在整个平台上构建智能、可扩展自动化的核心工具。它被设计用于处理从简单的字段更新到涉及多个系统和用户决策的复杂多步骤流程。由于 Flow 支持强大的逻辑、分支和数据操作，它几乎可以适应任何业务场景，而无需编写代码。
其最大优势之一是灵活性。Flow 可以在后台静默运行以自动化日常任务，或者在屏幕上通过清晰的提示、决策点和分步说明引导用户。这有助于团队更快地工作并减少错误，尤其是在需要一致数据录入或审批的任务中。
Flow 还可以与其他 Salesforce集成顺畅连接，因此你可以构建在记录更改、预定时间或用户操作时触发的自动化流程。这种统一的方法使维护设置更容易，并确保一切都作为单一自动化框架的一部分正常运行。总体而言，Salesforce Flow 为团队提供了一种现代化的方式来简化流程管理操作、提高准确性，并创造更直观的用户体验。
操作流程：通过 Flow 在 Salesforce 中创建工作流
步骤 1：开始一个新的 Flow
登录 Salesforce，点击设置的齿轮图标，在快速查找框中输入“Flows”，并在流程自动化下勾选 Flows。然后只需点击蓝色的“新建 Flow”按钮即可开始。
步骤 2：为你的目标选择合适的 Flow 类型
你会看到几个选项——选择“记录触发流”，用于在记录被创建或更新时自动执行操作（这是纯自动化中最常见的选择）；如果需要带有输入界面的用户向导，则选择“屏幕流”；如果是每日或每周的批处理任务，则选择“计划触发流”；或者选择高级类型，例如“平台事件触发”或“自动启动”，如果你正在与 Apex 或外部系统集成。完成选择后，点击“创建”。
步骤 3：设置触发器（适用于记录触发流）
选择你要处理的对象（例如：商机、潜在客户、账户），决定流程是在记录保存之前还是之后运行，并添加任何进入条件，以便仅在需要时触发（例如，仅当潜在客户状态更改为“处理中”时）。选择“操作和相关记录”优化选项，然后点击“完成”。
图片来源：saleforce.com
步骤 4：创建所需的资源
在左侧打开“管理器”选项卡，并根据需要多次点击“新建资源”。为单一值（文本、数字、日期、记录等）创建变量；当需要一次处理多个记录时，创建集合变量；为永不改变的值创建常量；为任何动态计算创建公式。为所有内容提供清晰且具有描述性的 API 名称，以便在整个流程中轻松复用。
步骤 5：通过将元素拖到画布上来构建逻辑
从工具箱中拖动所需的元素：使用“获取记录”来提取数据，使用“赋值”来设置或更改变量值，使用“决策”进行 if/then 分支，使用“更新/创建/删除记录”将更改保存回 Salesforce，处理集合时使用“循环”，使用“操作”发送邮件或调用 Apex，在屏幕流程中使用“屏幕”元素收集用户输入。自动布局会在添加元素时自动绘制各元素之间的连接线。
步骤 6：测试、保存并激活
在上方点击“调试”以使用真实或示例数据运行测试，并逐步检查每个路径，修复出现的任何问题，然后点击“保存”，并为流程提供一个清晰的名称和群描述。当一切看起来都很好时，点击“激活”。对于屏幕流程，还有一个额外步骤——将已激活的流程放到 Lightning 页面、按钮或实用程序栏上，以便用户可以启动它。就是这么简单——您的自动化现在已开启并完全通过点击运行，无需编写代码。
常见用途：用于销售、服务和运营的 Salesforce 工作流
Salesforce 数字化工作流通过在整个客户生命周期中自动化日常任务，帮助团队更快地推进工作。它们让信息在各个部门之间顺畅流动，使工作能够在没有延迟或人工跟进的情况下持续进行。
- 潜在客户分配：自动化的潜在客户路由可确保每个新询盘立即到达正确的销售人员。分配规则可以考虑区域、行业、产品兴趣或团队可用性。这有助于减少响应时间并提高转化新潜在客户的机会，同时保持工作负载的均衡分配。
- 管道更新：自动化通过更新阶段、设置提醒或根据记录更改触发任务，保持管道数据的准确性。经理可以获得更清晰的销售预测，而销售代表则减少了修正字段或检查需要关注事项的时间。这些更新有助于在不增加额外行政工作的情况下，让交易保持在正轨上。
- 客户入职步骤：工作流通过安排任务、欢迎流程、培训里程碑和跟进检查，引导客户完成入职过程。这为每个账户建立了一致的体验，并使团队更容易同时管理多个入职流程。
- 支持工单升级：自动化升级规则帮助服务团队在问题变得紧急时快速响应。工单可以根据优先级、排队时间或客户细分进行升级。这确保了高影响的案例能够排在上方，以便客服人员在延误影响客户满意度之前采取行动。
- 跨团队交接工作流程：销售、服务、财务或运营之间的顺畅交接可减少瓶颈。工作流程可以自动通知下一团队、分配任务、更新所有权或准备所需的文档。这能保持工作持续推进，并在多个部门共同负责时防止出现空档。
- 使用人工智能和机器人进行升级与路由：人工智能和机器人可以分析收到的申请，检测紧急程度、分类意图，并将事项发送给正确的人员或队列。它们帮助团队应对业务量激增，减少人工分拣，并确保每个问题以最短延迟到达正确的负责人。这种支持在快速运转的服务环境中尤为有用。
- Salesforce人工智能用于复杂的支持工作流程：人工智能为支持团队提供了一种在不减速的情况下管理大量案例的方法。它会分析模式、预测需求，并自动化那些通常需要客服人员每个工单花费数分钟完成的任务。
- 爱因斯坦预测：爱因斯坦预测会审查历史案例数据，以预测可能的结果。它可以标记更有可能升级的账户，或识别可能需要额外关注的客户。这些洞察帮助管理者分配资源，并让客服专员专注于真正重要的案例。
- 人工智能推荐：推荐引擎会基于数千个过去的解决方案，提供最佳实践操作。客服专员可以快速获得关于回复、故障排查步骤或下一步操作的建议。这提升了团队的一致性，并帮助新客服专员在不依赖主管的情况下更快上手。
- 自动化案例摘要：冗长的案例历史通常可以简化。自动化案例摘要会将关键细节、客户消息和过去的操作浓缩成简明的概览。这在案例交接或客服专员需要重新处理旧问题时尤其有用。
- 智能路由：智能路由不仅仅是简单的规则。人工智能会根据紧急程度、情绪、关键词和工作量，将案例分配给最合适的客服人员。这有助于减少积压，提高服务质量，并确保优先问题能够快速到达正确的人手中。
- 人工智能减少客服工作量：人工智能会处理项目时间管理任务，例如分类、情绪分析和摘要生成。它还可以帮助自动回复简单的请求，使客服人员能够将更多时间用于有意义的客户互动。结果是工作量更轻、解决时间更快、支持运营更高效。
额外提示：在 Salesforce 中自动化工作流程的工具
销售团队、服务团队和运营团队会根据流程的复杂程度依赖不同的自动化工具。了解这些选项有助于你选择适合长期扩展的正确配置。
- 原生工具：Flow、流程生成器、审批：Salesforce 提供多种内置自动化功能。Flow 是新自动化的主要引擎，支持高级逻辑、引导式界面和后台操作。流程生成器在许多旧版本组织中仍然可见，主要用于维护遗留工作流。审批流程有助于在无需人工跟进的情况下，处理折扣申请、管理合同以及内部审核。
- 连接工具（MuleSoft、Slack 自动化、Tableau 触发器）：连接平台将自动化扩展到 Salesforce 之外。MuleSoft 负责集成，并可根据外部系统事件触发工作流。Slack 自动化允许团队直接在对话中对 Salesforce 更新采取操作。Tableau 触发器可基于数据洞察启动操作，帮助团队快速响应趋势或异常。
- 用于高级工作流自动化的 AppExchange 工具：许多公司使用 AppExchange 工具来支持更专业或更复杂的使用案例。这些应用有助于管理合规性要求高的流程、多步骤路由、文档工作流或需要比原生功能更灵活的跨系统任务。当团队需要超出标准自动化功能时，它们是 Salesforce 中最常用的工作流自动化工具之一。
团队在构建 Salesforce 工作流时面临的挑战
尽管 Salesforce 提供了强大的自动化工具，团队在构建、扩展或维护工作流时仍常常会遇到障碍。随着业务的增长和流程变得更加复杂，这些挑战大多会显现出来。
- 非技术用户的复杂性：许多用户很难理解触发器、条件和操作如何结合在一起。随着流程变得更加高级，非技术团队在没有指导的情况下往往难以管理它们。
- 工作流规则迁移：随着 Salesforce 停用较旧的工作流工具，团队必须迁移到 Flow。迁移遗留规则可能非常耗时，尤其是在文档不完整或多个自动化存在重叠的情况下。
- 管理员时间成本：管理员在构建、测试和排查流程时会花费大量时间。这通常会成为严重依赖自动化的团队的隐性成本。
- 高级流程对开发者支持的需求：虽然大多数管理员可以轻松使用简单流程，但高级逻辑通常需要 Apex、集成或自定义组件。这会增加对开发者的依赖，并减缓自动化的部署。
- 维护开销：随着更多自动化的加入，维护工作变得更加繁重。团队必须监控变更、更新逻辑，并确保在系统更新后旧的工作流仍能正确运行。
- 自动化冲突的风险：当多个流程触发和操作同时发生，或当操作影响相同字段时，就会出现冲突。如果管理不当，这些问题可能导致意外行为、数据不一致或性能问题。
随着这些挑战不断堆积，许多团队开始觉得构建和维护 Salesforce 工作流比预期需要更多的精力。随着流程的增长，非技术部门更难快速进行更改，管理员最终需要花费大量时间来排查问题或重写旧逻辑。这会减缓日常工作，并在团队需要简单更新或新的审批路径时造成瓶颈。这就是为什么许多组织开始寻找更易管理——更具协作性且技术要求更低的方案。这时，Lark 就成为一个实用且令人耳目一新的替代选择。让我们仔细看看这个现代化工具
另一种选择：为什么 Lark 是一个更简单、更统一的工作流程构建器
Lark 提供了一种更精简的方式来管理工作流，将沟通、任务和工作流自动化集中到一个平台中。用户无需在多个 Salesforce 工具之间切换，就可以构建端到端的流程，将消息、审批工作流、文档和数据更新连接起来。这种统一的设置让团队更容易遵循单一的工作流，而不必依赖多个系统。
另一个优势是非技术用户可以用更少的步骤创建自动化。由于所有内容都集中在一个工作区中，团队可以协作、响应更新并完成操作，而无需在不同平台之间跳转。这有助于降低复杂性，并在组织发展过程中让工作流更易于维护。
结构化工作流程，无需复杂操作
Salesforce Flow 功能强大，但通常需要技术知识、多个步骤以及持续维护。Lark 多维表格通过其工作流程功能提供了更简单的结构；团队可以在干净、有序的数据表格之上构建工作流程逻辑，利用状态字段、触发器和条件逻辑（如If/Else或 Switch 节点），让团队中的任何人都能理解。这使得 Lark 对于希望拥有项目或运营工作流程而无需 Flow 构建器或管理员支持的团队来说更加易用。
简化审批与任务路由，无需技术设置
Salesforce 的审批流程可能需要在 Flow 中进行配置，或涉及多层规则。Lark 审批 提供了一种简单直接的方式，将申请、提交和决策在团队中进行流转。你可以定义由谁审批什么内容，添加条件，并跟踪进度——只需几次点击即可完成。它更易于维护，更易于扩展，非常适合希望拥有结构化审批而无需处理 Salesforce 多步骤构建器的团队。
协作发生在工作流所在的位置——而不是在单独的应用中
在 Salesforce 中，用户经常在 CRM、Slack、邮件、文档和外部会议工具之间切换以完成一个工作流程，或者尝试使用外部连接器来实现一个完整的流程。Lark 通过将 Lark 即时消息、Lark 云文档、Lark 表格、Lark 会议和多维表格整合在同一个工作区中，从而消除了这种割裂。无论是需要更新记录、分配任务，还是发送消息通知，一切都能在 Lark 统一的生态系统中自然运行。讨论、文档、更新和工作流程操作都在同一系统中完成。
智能 AI 助手让工作流程更易跟进
Salesforce 提供强大的 AI 工具用于分析和 CRM 洞察，但团队在会议和文本信息方面仍依赖手动记录。Lark 的 AI 会议记录会自动捕捉讨论中的决策、下一步行动和关键要点。Lark 的 AI 生成文本可通过基于基础记录或先前自动化步骤中的数据自动优化、总结或创建内容，从而简化工作流程。生成的文本随后可直接进入工作流程中的下一步操作，减少手动工作并提升效率。
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Salesforce 工作流 vs Lark：最终快速对比
快速对比有助于突出每个平台的定位以及其自动化方式的差异。这使得更容易判断哪个选项更符合你团队的工作流程需求。
结论
Salesforce 提供强大的工具，可在销售、服务和运营中构建结构化、可扩展的工作流。随着 Flow 成为其自动化战略的核心，团队能够创建比以往更灵活的流程。然而，随着组织的成长，维护复杂的工作流或将它们连接到多个系统可能会面临挑战。这时，像 Lark 这样的统一平台可以补充或简化更广泛的自动化需求。最终，最佳的设置取决于团队的工作方式、可用的技术支持程度，以及流程在 Salesforce 之外的延伸范围。深思熟虑的方法可确保您的工作流保持高效、可靠，并随时准备扩展。
常见问题
Salesforce Flow 是否正在取代工作流规则和流程生成器？
是的。Salesforce Flow 正在取代成为主要的自动化工具，旧功能正在逐步淘汰。许多团队仍然维护现有的设置，尤其是在多年前构建了Salesforce 中的工作流的情况下，但新的自动化应在 Flow 中创建。
在 Salesforce 中构建工作流需要具备编程技能吗？
并非总是如此。大多数自动化可以通过点击来构建，但复杂逻辑可能需要 Apex 或集成。当在 Salesforce 中创建涉及多个系统或高级分支的工作流时，这一点尤为重要。
Salesforce 工作流限制在大型团队中是如何运作的？
Salesforce 对操作、Flow 执行以及系统资源设有限制，以保护性能。当处理在大型数据集上频繁触发的 Salesforce 工作流和审批时，这些限制尤为重要。
Salesforce 流程与 MuleSoft 自动化之间有什么区别？
Flow 处理组织内部的自动化，而 MuleSoft 自动化 管理跨系统流程。许多团队在决定使用哪些工具来自动化 Salesforce 内的工作流时，会评估两者，尤其是在依赖外部触发器的集成场景中。
Salesforce 工作流可以跨多个 Salesforce 云运行吗？
是的。Flow 可以在销售、服务和体验云之间传输数据并触发操作。一些团队还依赖在 Salesforce 中自动化工作流的工具，将这些流程扩展到已连接的应用中。
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