阅读需 16 分钟
审批流程对于以结构化、合规的方式维护组织文档、内容和日常申请至关重要。对于在 Microsoft 365 中工作的团队，SharePoint 审批工作流有助于确保每个文件，无论是政策、发票、合同还是内部更新，都在最终定稿或发布之前经过正确的审阅人。这些工作流通过在各部门和文档类型之间自动化多步骤审查，减少了人工工作量。
在本指南中，您将了解 SharePoint 审批工作流的运作方式、如何使用经典设置和 Power Automate 构建它们、常见的使用场景以及需要注意的限制。快来查看您的专属指南吧。
什么是 SharePoint 审批工作流？
SharePoint 审批工作流是一种自动化流程，用于在文档、列表项或 SharePoint Online 页面发布、共享或处理之前，将其发送至指定的审批人进行验证。它有助于组织保持控制、确保合规，并标准化审核周期，适用于不同类型的内容。典型的 SharePoint 文档审批工作流包括提交文件、通知审批人、收集评论、更新审批状态，以及在已通过后发布最终版本等步骤。
在 SharePoint Online 中，大多数现代审批流程由 Power Automate 的 SharePoint 文档审批工作流驱动，使团队能够基于元数据构建多级、并行或条件路由。无论用于合同、发票、SOP、入职文档还是内部内容，SharePoint 文档审批工作流都有助于消除人工跟进，确保每个申请都经过结构化、可跟踪的流程。这使得审批工作流成为 Microsoft 365 环境中高效文档治理的核心部分。
图片来源：microsoft.com
SharePoint 审批工作流流程的运作方式（逐步说明）
SharePoint 审批工作流遵循一个结构化的顺序，将文档或列表项从创建推进到最终发布。无论是通过原生设置构建，还是通过 Power Automate 为 SharePoint 创建的文档审批工作流，每一步都确保了清晰性、责任明确以及整个流程的可见性。
步骤 1：上传或创建文档/列表项
当用户上传文档、添加新文件或创建 SharePoint 列表项时，工作流便开始运行。该项会进入应用了审批规则的库中。诸如部门、文档类型或所有者等元数据通常会决定路由逻辑。
步骤 2：触发器自动或手动启动
步骤 3：审批人接收申请
一旦被触发，指定的审批人会通过邮件、Teams 或 Power Automate 消息通知接收申请。该消息包含项目详情、说明以及直接的审批链接。审核人可以立即打开文件开始评估。
步骤 4：审批人批准/拒绝/评论
图片来源：microsoft.com
步骤 5：文档状态更新（已通过/已拒绝/待处理）
执行操作后，SharePoint 会自动更新项目的审批状态。状态（如已通过、已拒绝或待处理）会显示在文档属性中。这有助于团队无需在邮件中查找即可即时了解进度。
步骤 6：版本发布或保留为草稿
如果已通过，文档将作为主要版本发布，供更广泛的受众查看。如果被拒绝，它将保持在草稿模式，直到完成修订。SharePoint 的版本历史可确保更新和编辑的透明性。
步骤 7：通知相关方
常见的 SharePoint 审批工作流示例
组织会使用 SharePoint 审批工作流程来简化跨部门和不同文档类型的审查周期。以下是最常见的实际场景，展示了 SharePoint 文档或列表审批工作流程如何确保一致性和合规性。
- 文档发布审批：团队通常使用 SharePoint 库来存储政策、标准操作程序（SOP）、技术文档和内部指南。审批可确保只有经过验证和审查的内容才能发布。这能保持文档的准确性，并防止未经授权的更改上线。
- SharePoint Online 页面内容审批：现代 SharePoint 站点允许为新闻、更新和内部网内容创建页面。SharePoint Online 审批工作流确保每个页面在发布前都经过审查。这有助于保持沟通质量，并防止意外或错误信息传达给员工。
- 休假申请审批：许多组织通过 SharePoint 列表审批工作流来管理员工的休假。员工提交休假申请，经理会自动收到审批任务。此流程自动化可减少人力资源的工作负担，并为考勤和排班提供清晰记录。
- 发票和采购申请审批：财务团队依靠结构化工作流来验证供应商发票、费用报销和采购订单。使用 SharePoint 工作流进行文档审批时，项目会根据金额或部门等元数据进行路由。这提高了合规性，降低了风险，并加快了财务处理。
- 客户交付物或合同路由：项目团队通常将交付物、提案和合同存储在 SharePoint 库中。审批工作流允许法务、管理层或面向客户的团队在文档对外共享之前进行审查。这可最大限度减少错误，加强责任追踪，并确保每个版本都在集中系统中进行记录。
创建 SharePoint Online 文档审批工作流的最佳实践
构建高效的 SharePoint 审批工作流需要经过深思熟虑的规划和一致的结构。这些最佳实践有助于确保准确性、更快的审批以及更少的工作流故障，尤其是在复杂的文档库中。
- 使用清晰的元数据字段：像部门、文档类型或金额这样的元数据字段在 SharePoint 文档审批工作流中驱动路由。清晰且标准化的字段使 Power Automate 更容易确定正确的审批人，同时也提升了筛选、报告和工作流的可靠性。
- 添加基于角色的权限级别：分配权限基于用户角色，例如贡献者、审阅者或审批人。这确保只有授权用户才能提交、修改或审批项目。基于角色的控制有助于维护数据完整性并减少意外更改。
- 启用版本控制：已开启版本历史以在审批流程中跟踪编辑。这可以防止在多个审批人提供反馈或修改时产生混淆。版本控制还支持回滚，确保合规性和可审计性。
- 设置备用审批人：当主要审批人禁用时，备用审批人可防止工作流程延迟。添加备用审批人可确保重要申请（如发票或合同）不会被卡住。这对于多级或基于SLA的审批尤其有用。
- 为SLA使用提醒：在Power Automate中添加提醒以满足服务级别协议。自动消息通知有助于让审批人保持责任心并防止事项停滞。这对于时间敏感的工作流程（如财务验证或客户交付）至关重要。
- 标准化命名约定：一致的命名使文档更易于识别、筛选和传递。使用类似“部门_文档类型_日期”的格式，确保对人工和自动化工作流程都清晰明了。这可以减少错误并加快审批决策的速度。
SharePoint 审批工作流的限制与挑战
虽然 SharePoint 审批工作流功能强大，但在操作性和可用性方面存在挑战，尤其是对于缺乏技术专长的团队来说。这些限制在流程扩展或涉及多个部门时往往会更加明显。
- 对 Power Automate 的高度依赖：大多数现代 SharePoint Online 文档审批工作流依赖于 Power Automate。这增加了对连接器、触发器和流程可靠性的依赖。如果流程中断，审批过程将暂停，直到有人手动修复。
- 复杂分支需要高级配置：条件路由，例如将超过 10,000 美元的发票发送给第二位审批人，需要进行此类配置。在 Power Automate 中构建这些决策树通常需要高级逻辑技能。非专家可能在长期维护或修改这些流程时遇到困难。
- 审批生命周期中的协作有限：SharePoint 审批主要通过邮件和后台日志处理。实时协作功能在工作流体验中有限。用户通常需要使用单独的渠道来讨论上下文，这会减缓决策过程。
- 文档上下文分散在 Teams、Outlook 和 SharePoint 中：审批人经常在多个应用之间切换以获取上下文，Teams 用于会话，Outlook 用于消息通知，SharePoint 用于文件。这种分散增加了摩擦和延迟，尤其是在多级审批工作流中。
- 非技术用户可能在设置上遇到困难：即使是基本的 SharePoint 工作流设置步骤，例如映射动态内容、添加条件或配置消息通知，也可能让他们感到困惑。这会导致他们在日常调整中依赖 IT 或高级用户。
- 多位编辑者同时工作时的版本问题：当多人在审批前编辑文档时，可能会出现版本冲突。SharePoint 可能会创建不必要的草稿或覆盖更改，从而扰乱审批流程。这会使治理复杂化，并增加发布过时内容的风险。
由于这些挑战，许多团队发现，在 SharePoint 中管理审批变得越来越繁琐——尤其是在工作流程跨越多个部门或需要实时协作时。对 Power Automate 的依赖、Teams 和 Outlook 中分散的上下文，以及维护分支逻辑的技术开销，往往会拖慢日常工作。随着组织寻求一种更流畅、更具协作性且更易于非技术用户管理的体验，许多团队开始探索能够简化整个审批生命周期的替代方案。这正是 Lark 作为现代团队更强大、更统一的选择出现的契机。来看看这个你之前还没有尝试过的新选项吧。
认识 Lark：灵活且统一的旗舰（服务）工作空间，用于企业审批流程
Lark 为快速运转的团队和复杂的组织架构提供了现代化的审批流程方案。与依赖分散工具或复杂配置不同，审批在统一的工作区中进行。每个文档、申请和决策都保持关联。与传统的 SharePoint 审批相比，这带来了更顺畅、更透明的流程。
自动化的文档流转，确保每个申请持续推进
Lark 审批 将文档、表单和申请转化为结构化的审批事项，通过简洁、集中的工作流程进行流转。无论团队是在提交预算申请、合同审阅，还是内部政策更新，Lark 都会根据预设条件自动将事项发送给正确的审批人，无需在外部工具中进行额外配置。
团队甚至可以从第三方系统中导入文件或数据，并将其转换为 Lark 表单或多维表格记录，确保每个审批申请都遵循统一的格式，并集中存放在一个位置。
为什么这比 SharePoint 更好？
SharePoint 在文档流转上严重依赖 Power Automate，需要多个连接器、触发器和设置步骤。每个流程都必须单独设计，用户往往需要维护一个相互脱节的流程网络。Lark 将流转逻辑与审批保存在同一工作区中，使设置更加简单，并降低工作流程中断的风险。
可适应复杂组织架构的多步骤审批
借助 Lark，审批流程可以采用单步骤审核、多级审核或并行审核人，以最佳方式匹配您的内部政策。审批人可实时查看所有上下文信息：之前的评论、已上传的文件、附加的文档或与记录关联的任务。每个步骤都清晰可见，团队可以看到事项卡在哪一步，或是哪个审核人尚未回应。
为什么这比 SharePoint 更好？
SharePoint 支持多步骤审批，但在列表、库和 Power Automate 模板之间管理这些审批往往会变得零散。用户必须在 Outlook 消息通知、Power Automate 历史日志和 SharePoint 项目属性之间切换，才能了解进度。Lark 提供一个连续的单一视图，将每个步骤、评论和更新都附加在同一个审批项目上，使流程更易理解且完成速度更快。
可配置的消息通知，减少延误和后续工作
Lark 提供即时提醒和消息通知工具，帮助团队保持工作节奏。只需一次点击，申请人或管理员即可向审批人发送温和的提醒，将审批链接分享到即时消息中以便快速处理，或放入文档中以便团队查看。审阅者会在桌面和移动设备上收到消息通知，确保及时响应。您的团队还可以根据截止日期、状态变化或不活跃情况自动发送提醒，确保没有事项被搁置。
为什么这比 SharePoint 更好？
SharePoint 和 Power Automate 的消息通知通常仅依赖邮件，这会导致收件箱混乱并错过审批。如果需要提醒，通常必须更新 Power Automate 流程本身。Lark 将提醒转化为日常、自然的操作，直接在即时消息中完成，无需更改工作流程逻辑。这显著提高了响应速度并减少了运营摩擦。
无缝的团队沟通，包含完整的上下文、日志和文件
Lark 即时消息在保持审批工作流程清晰和协作方面发挥着关键作用。审批人和申请人可以直接在审批请求中添加评论，方便在不离开工作流程的情况下澄清细节。当需要更深入的讨论时，可以立即创建包含所有相关团队成员的群组会话。审批请求也可以通过即时消息共享或抄送给其他人，确保相关人员及时获知并推动决策顺利进行。
为什么这比 SharePoint 更好？
与依赖 Power Automate、Outlook 和 Teams 等单独工具不同，Lark 将沟通、审批和文档集中在一个地方。评论、群组讨论和文件更新直接在审批记录中进行，因此用户无需在应用之间来回切换寻找上下文。Lark 的工作流更易于非技术用户构建和调整，免去了 SharePoint 中繁重的配置和分支复杂性。
集中化数据管理中心，确保准确性与一致性
Lark 多维表格 作为审批流程的强大数据支撑。来自 Lark 审批的数据可以直接同步到多维表格，为团队提供集中且有序的记录视图，例如报销和项目审批。管理员可以构建审批表单，自动引用多维表格中的数据，确保字段被准确且一致地预填充。团队成员可以通过按提交人或部门筛选的查询页面跟踪申请进度。当使用多种审批类型时，每种类型都可以同步到同一个多维表格中的独立表格，从而为整个组织创建一个整洁、全面的数据结构。
为什么这比 SharePoint 更好？
与 SharePoint 不同，在 SharePoint 中，审批数据通常分散在列表、库和 Power Automate 流程中，Lark 多维表格提供了一个单一的集中平台来管理所有审批记录。来自 Lark 审批的数据会自动同步到多维表格中，使得跟踪、筛选和分析申请变得容易，无需依赖多个应用或连接器。Lark 中的表单可以直接从多维表格中提取数据以自动填充字段，从而减少人工错误，而 SharePoint 的工作流通常需要复杂的配置和 IT 支持才能实现类似的自动化。
- 标准版套餐：永久免费，包含 11 个强大的工具，支持最多 20 位用户。还提供 100GB 存储空间、1000 次自动化运行、AI 翻译等功能。
- 专业版套餐：每位用户每月 12 美元（按年计费），支持最多 500 位用户。包含标准版的所有功能，并支持最多 500 人的群组通话、15TB 存储空间、50,000 次自动化运行等。
- 旗舰版套餐：联系销售获取自定义价格。支持无限用户，并包含更多自动化运行以及高级安全性、合规性和管理功能。
Starter
Pro
Enterprise
Starter
For small teams with simple communication needs
$0
/ user / month
20 users max
18 months message history
1-on-1 video meetings
100 GB storage
Lark Docs & Mail
1000 Base automation runs/month
2000 rows per table in Base
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
Enterprise
For large companies with advanced security and organizational management needs
Get a personalized demo and pricing
Unlimited users
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage + 30 GB storage/user
Lark Docs & Mail
500k Base automation runs/month
50k Base automation runs/month
Single sign-on (SSO)
Pro
For companies with comprehensive collaboration and management needs
$12
/ user / month
500 users max
Unlimited message history
500-participant video meetings
15 TB storage
Lark Docs & Mail
50k Base automation runs/month
20k rows per table in Base
结论
精心设计的 SharePoint 审批工作流可帮助团队简化文档审查、保持合规性，并确保在整个组织中一致发布。从文档库和 SharePoint Online 页面到发票和基于列表的申请，自动化审批可减少人工协调，并为流程的每一步提供清晰可见性。
然而，SharePoint 对 Power Automate 的依赖、分散的协作方式以及复杂的设置过程，可能会造成瓶颈，尤其是对非技术用户而言。对于需要灵活的多级审批流程、内置沟通以及无缝任务管理的团队，Lark 提供了一个更为集成且直观的替代方案，能够高效推动每个申请从开始到结束顺利进行。
常见问题
在 SharePoint 中，如何启用版本控制以支持文档审批？
要为 SharePoint 文档审批工作流启用版本控制，请进入“库设置” → “版本控制设置”，并启用主要版本或主要/次要版本。版本控制对于任何 SharePoint 文档审批工作流都是必不可少的，可确保团队在 SharePoint Online 文档审批工作流的整个审查周期中跟踪编辑、保持合规性并恢复之前的草稿。
用户需要具备哪些权限才能参与 SharePoint 审批工作流？
参与 SharePoint 文档审批工作流的人员通常需要“贡献”或“编辑”权限才能提交项目，而审批人则需要“审批”或“完全控制”权限。正确的权限映射可确保 SharePoint 文档工作流审批过程顺畅，并在路由过程中防止访问错误，尤其是在通过 Power Automate 文档审批工作流管理申请时。
SharePoint 审批是否支持并行或多级审核链？
是的，通过 Power Automate 构建的 SharePoint Online 审批工作流可以支持顺序、多级和并行审批。利用条件和分支，团队可以创建类似旗舰（服务）级流程的复杂路由逻辑。这使得 SharePoint 的文档审批工作流非常适合法律、金融以及以合规为重点、需要分层审核链的组织。
在 Power Automate 中，您如何排查失败的审批流程？
要排查 SharePoint 中 Power Automate 文档审批工作流的故障，请检查流程运行历史、连接权限以及动态内容映射。当文档位置发生变化或用户账户变更时，常会出现错误。审查触发条件可确保任何 SharePoint 文档审批工作流的稳定性，尤其是那些使用基于元数据或条件逻辑的工作流。
SharePoint 审批工作流可以通知外部用户或访客吗？
SharePoint 可以在 SharePoint 列表审批工作流或文档库流程中向外部用户发送消息通知，但访客必须具有查看项目的访问权限。在许多情况下会有权限限制，尤其是在涉及敏感数据的 SharePoint Online 文档审批工作流中。外部消息通知在有 Power Automate 邮件连接器支持并且共享设置配置得当时效果最佳。
相关阅读
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
Table of contents
想了解 Lark 吗？
所有工具尽在一处
节省时间，提高效率
节省高达 70% 的软件成本
