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Smartsheet 项目管理 被广泛应用于那些偏好用熟悉的电子表格结构来组织工作的团队。它帮助团队在灵活的网格布局中管理任务、时间线和资源。许多组织选择从 Smartsheet 入手，因为其界面与传统电子表格相似，从而减少了入职培训时间。随着团队规模的扩大，一些团队会寻找能够将沟通与项目管理整合到同一工作空间的统一工具。在本指南的后续部分，Lark 作为一种支持互联工作流程与协作的选项进入视野。
什么是 Smartsheet？
Smartsheet 是一个流行的工作管理平台，采用电子表格的形式帮助团队管理项目。它提供基于网格的表格、任务列表和灵活的数据结构，以支持多种类型的工作流程。Smartsheet 项目管理工具允许用户跟踪任务、可视化项目时间线、管理资源以及自动化重复操作。该平台专为那些更喜欢灵活电子表格而非固定项目模板的团队设计。
Smartsheet 项目管理软件非常适合处理结构化数据的团队，因为用户可以创建表格级公式、添加条件逻辑，并自定义布局以适应内部流程。尽管它不是传统的项目管理工具，许多团队仍依赖 Smartsheet 进行规划、跟踪和报告。它还可与多个外部应用（如Google Workspace、Microsoft 365 和 Slack）连接，帮助团队根据需要扩展功能。
图片来源：smartsheet.com
Smartsheet是项目管理工具吗？
Smartsheet 作为一个项目管理工具，能够让团队规划任务、跟踪进度表、可视化项目进展并管理依赖关系。其基于网格的结构使其足够灵活，可以反映传统的项目工作流程。用户还可以在甘特图、看板画板和仪表板中查看任务，以支持不同的项目风格。尽管 Smartsheet 在很大程度上依赖电子表格基础，但它提供的项目规划功能能够帮助项目经理处理简单和复杂的项目。
Smartsheet 项目管理的关键功能
Smartsheet 的项目管理功能帮助用户规划、跟踪并交付不同规模的项目。每项功能都支持特定的工作流程，例如规划时间线、分配任务或管理资源。这些工具帮助团队在不切换平台的情况下创建结构化流程。以下是 Smartsheet 项目管理软件中使用的主要组件。
网格视图
网格视图是 Smartsheet 项目管理的主要界面。它的工作方式类似于传统的电子表格，使用行和列来存储任务详情、日期和负责人。网格视图帮助团队以结构化的布局组织项目信息，并且易于自定义。用户可以调整列、应用公式以及排序数据，以支持项目报告。对于依赖大量数据进行项目跟踪的团队来说，网格视图也非常有用。
甘特图
甘特图通过基于时间轴的任务条帮助团队可视化项目进度。这一功能有助于跟踪里程碑、依赖关系和关键路径。项目经理通常使用甘特视图来了解任务的顺序和时长。Smartsheet 甘特图支持拖放调整，使更新时间线更加容易。它们尤其适用于瀑布式项目或安排具有固定开始和结束日期的任务。
卡片视图（看板）
卡片视图通过将工作分组到列中，支持看板风格的项目管理。用户可以在“待办”、“进行中”和“已完成”等阶段之间移动卡片。此视图适合使用敏捷项目管理实践的团队。它能清晰展示工作状态，并便于任务优先级排序。Smartsheet 卡片视图还可以显示自定义字段、图片和标签。
仪表板和报告
仪表板通过图表、指标和可视化摘要帮助团队监控项目绩效。它们提供项目健康状况、截止日期和进度的实时视图。仪表板对于领导层报告和项目组合级别的监控非常有用。Smartsheet 项目管理软件包含支持图表、文本、链接和报告的小部件。这些元素为团队提供关键项目指标的快速概览。
表单
表单帮助团队从内部和外部用户收集项目信息。它们在项目申请、任务提交和反馈等接收流程中非常有用。当表单被填写后，回复会自动显示在关联的表格中。这有助于团队在无需手动输入的情况下创建结构化数据。表单通常用于运营工作流程和项目提交流程。
自动化工作流程
自动化工作流程允许用户创建基于规则的自动化，以触发消息通知、审批或状态更改。这些工作流程有助于减少重复操作并保持项目跟踪的一致性。Smartsheet 项目管理功能包括条件触发器，可监控数据变化并自动运行操作。这对于管理频繁更新的团队非常有帮助。
资源管理
资源管理帮助团队了解工作量分配和成员可用性。它提供了可视化信息，显示谁被分配到哪些任务，以及工作量是否均衡。资源跟踪对于管理多个项目的代理机构和旗舰（服务）团队至关重要。Smartsheet 资源管理工具有助于减少资源过度分配，并支持切实可行的规划。
模板和解决方案
Smartsheet 模板通过预构建的布局帮助用户快速启动项目。它们涵盖了许多使用场景，例如营销规划、IT 项目跟踪、敏捷画板以及日程管理。模板可以节省设置时间，并帮助团队遵循结构化的工作流程。对于喜欢从成熟项目格式开始的团队来说，它们非常有用。
如何使用 Smartsheet 进行项目管理
当团队遵循清晰的设置步骤时，Smartsheet 项目管理效果最佳。这些步骤帮助用户构建结构化的工作区，组织数据，并可视化项目进度。以下是一份从规划到协作的 Smartsheet 项目管理简易指南。
步骤 1：设置项目工作区
创建一个新表格或使用符合工作流程的模板。添加任务名称、负责人、开始日期、结束日期和状态等列。提前设置结构有助于后续确保报告的准确性。项目工作区还可以包含支持团队协调的仪表板和自动化规则。
步骤 2：构建项目计划
添加任务、定义里程碑并分配负责人。使用依赖设置来构建逻辑顺序。团队还可以应用公式来计算时长或进度分数。构建详细的计划可确保项目时间线的全面可见性。
步骤 3：在甘特图或卡片视图中可视化任务
切换到甘特图以查看基于时间线的任务关系，或选择卡片视图进行看板式跟踪。不同的视图有助于团队在不重构数据的情况下适应不断变化的优先级。可视化使理解接下来要推进的任务变得更容易。
步骤4：通过仪表板监控进度
仪表板将绩效数据集中到一个页面。添加图表、指标和关键指示器，以显示进度或阻碍因素。仪表板帮助管理层在无需阅读完整表格的情况下监控状态。持续更新仪表板可使相关方保持一致。
步骤5：使用表单收集项目申请
创建表单以收集来自客户或相关方的信息。这减少了手动数据输入，并确保提交内容结构化。表单数据会直接流入表格，从而提高项目接收的质量。
步骤6：与团队协作
Smartsheet 项目管理模板
Smartsheet 提供许多可直接使用的模板，支持不同的工作流程。这些模板帮助团队快速启动新项目，而无需手动构建结构。以下是一些常用模板及其在 Smartsheet 项目管理中的支持方式。
项目任务清单模板
此模板帮助团队在简单的网格布局中跟踪任务、优先级、负责人和截止日期。它非常适合需要结构化跟踪的小型到中型项目。该模板支持自定义，因此团队可以添加用于进度、备注或风险等级的列。它常被市场团队、运营团队和产品团队使用。
图片来源：smartsheet.com
团队项目任务画板模板
这种看板风格的模板帮助团队可视化工作阶段。它适用于敏捷工作流程，并支持拖放卡片管理。用户可以通过诸如待办事项、进行中的任务和已完成任务等列来跟踪进度。该模板对需要实时任务可视化的团队非常有用。
图片来源：smartsheet.com
带有资源管理模板的项目
此模板包含工作量跟踪和资源分配工具，对管理跨项目多名贡献者的团队非常有帮助。用户可以监控可用性，避免超额预订，并更准确地规划工作量分配。代理机构和旗舰（服务）团队依赖此模板实现平衡的日程安排。
图片来源：smartsheet.com
带有甘特时间线模板的项目
此模板提供了一个可直接使用的甘特图结构，用于可视化时间线和依赖关系，非常适合瀑布式项目规划。用户可以轻松调整日期、添加里程碑并更新时间线。管理长期项目的团队通常会选择它，以获得清晰的路线图可视性。
图片来源：smartsheet.com
Smartsheet最适合谁？
Smartsheet 项目管理非常适合喜欢灵活电子表格式跟踪的团队。它尤其适用于需要深度自定义和公式驱动工作流程的用户。该平台适合已经通过电子表格管理运营并希望使用更高级系统的团队。
- 中型和旗舰（服务）团队：这些团队受益于 Smartsheet，因为其功能支持复杂的工作流程和结构化报告。大型团队可以在不同部门之间组织多个项目表和仪表板。
- 管理多个客户工作流程的代理机构：代理机构使用 Smartsheet 处理资源规划、客户项目和重复性工作流程。该平台支持结构化模板，有助于简化客户运营。
- 偏好类似电子表格灵活性的项目经理： 熟悉电子表格的用户会对 Smartsheet 的网格布局感到舒适。它支持基于公式的规划和详细的自定义。
- 能够灵活整合其他工具的团队： 许多团队会将 Smartsheet 与 Slack、Google Workspace 以及其他外部工具结合使用来完成工作流程。这对于在多个平台上管理流程的团队来说非常适用。
用于项目管理的 Smartsheet 优缺点
优点
- 熟悉的类电子表格界面：由于布局类似传统电子表格，用户可以快速上手。这减少了培训时间，并支持灵活的规划。
- 高度可定制：团队可以创建公式、自定义字段和布局，以反映内部流程。这种灵活性有助于管理独特的工作流程。
- 强大的视图和仪表板：可视化工具帮助团队跟踪项目不同层面的绩效。仪表板为管理层提供清晰的快照。
- 强大的模板：即用型模板帮助团队更快启动项目。它们减少了设置时间并支持最佳实践。
缺点
- 对非技术用户来说可能较复杂：表格结构要求不熟悉公式或数据密集布局的用户进行一定学习。
- 表格随着时间可能变得混乱：包含过多列或公式的表格会变得难以管理，这会影响数据的清晰度。
- 有限的沟通工具：Smartsheet 需要借助外部应用来进行会话和消息传递，这会导致协作出现分散。
- 较高的旗舰（服务）定价：与一体化平台相比，大型团队可能会觉得定价偏高。
- 有限的实时协作：当多人同时更新复杂表格时，用户可能会遇到延迟。
如你所见，Smartsheet 提供了稳固的结构和灵活性——但它对电子表格的依赖、有限的沟通功能以及较高的定价，在团队规模扩大时可能会带来摩擦。这正是一体化现代平台开始脱颖而出的地方。如果你正在寻找一个将项目跟踪、会话、自动化和实时协作整合在同一处的工具，Lark 提供了一种截然不同且更具连接性的方式。
认识 Lark：比 Smartsheet 更好的统一替代方案
一些团队最终会超越基于电子表格的项目管理，尤其是在协作需求增加、工作流程变得更加互联的情况下。这时，Lark就派上用场了。它提供一个集任务、文档、CRM 数据库、会话、会议和自动化于一体的统一工作空间。团队无需再同时使用多个独立工具，而是可以在同一个地方进行套餐、沟通和执行——让协调更高效、上下文更清晰、项目更易保持在正轨上。
Lark 多维表格：结构化项目数据库
Lark 多维表格 帮助团队通过可自定义的记录、视图和链接来管理结构化信息。它支持通过灵活的布局进行项目跟踪、资产组织和报告。此外，它提供多种视图——如甘特图——从不同角度跟踪进度，并配有自动消息通知，让所有人保持一致。您可以轻松分组或筛选任务，以专注于特定优先事项，并且每次编辑都会实时同步到所有视图，实现流畅无缝的协作。团队可以设计符合流程的工作流，无需技术技能。这有助于在多个项目中保持清晰。
Lark 任务：有序的任务执行与跟踪
Lark 任务帮助团队在结构化的工作空间中整理分配、截止日期和优先级。它让你将大型项目拆分为清晰、可执行的步骤，并将责任分配给合适的人。团队可以创建并共享任务列表，以明确角色并跟踪进度，同时通过分组、排序和筛选选项——包括优先级或风险等自定义字段——让整理工作变得轻松。你还可以查看任务更新和活动日志，随时掌握每一次变化。这有助于团队减少混乱并保持项目的稳定执行。
Lark 云文档：实时协同编辑
Lark 云文档支持实时协作，团队可以在不来回发送文件的情况下共同更新内容。文档可以包含表格、嵌入内容和链接，并与项目数据保持连接。它让你能够创建包含文本、图片、视频、表格、多维表格和思维笔记的丰富文档——所有这些都能获得来自团队的实时评论和更新。你还可以使用项目计划、项目时间线和甘特图等模板快速启动规划。而且，由于任务可以直接在云文档中创建和管理，一切都保持连接，状态会无缝同步到 Lark 任务。
Lark 即时消息：连接团队沟通
Lark 即时消息提供可直接与任务、文档和会议集成的实时会话。你可以为特定项目或调试创建群组，确保所有相关成员都能访问完整的历史消息以获取上下文。团队可以一键将消息转换为任务。与其他 Lark 工具如云文档、日历和多维表格协作，即时消息可实现无缝协作并跟踪项目需求、截止日期和进度。这使沟通与正在进行的项目活动保持一致。
Lark 日历：智能团队排期
Lark 日历帮助团队协调时间安排、规划日程，并避免冲突。用户可阅读可用时间、设置提醒，以及管理重复的项目检查点。您可以设置公共项目日历以突出关键日期和里程碑，使每个阶段都便于整个团队跟进。日程、会议和截止日期可以在同一位置安排和管理，确保所有人保持一致。不同部门可以订阅这些日历以获取信息，并且在日、周或月视图之间切换，可以轻松一览完整的时间安排。
- 标准版套餐：永久免费套餐，包含适用于最多 20 位用户的 11 个强大工具。同时提供 100GB 存储空间、1000 次自动化运行、AI 翻译等功能。
- 基础版套餐：每用户每月 6 美元（按年计费），适用于最多 500 位用户。包含标准版套餐的所有功能，并支持最多 500 名与会者的群组通话、5TB 存储空间、1000 次自动化运行等功能。部分用户可能需要联系销售进行购买。
- 专业版套餐：每用户每月 12 美元（按年计费），适用于最多 500 位用户。包含基础版套餐的所有功能，并支持最多 500 名与会者的群组通话、15TB 存储空间、50,000 次自动化运行等功能。
- 旗舰版套餐：联系销售以获取定制价格。支持无限用户，并包含更多自动化运行以及高级安全、合规和管理功能。
即用型 Lark 项目管理模板
项目管理模板
此模板帮助团队在结构化的工作空间中规划和跟踪项目，从而使任务、时间表和职责保持有序。它通过将更新和进展集中在一个地方来支持跨职能工作。团队可以监控交付成果、分配负责人，并在不同项目阶段保持清晰。它适用于任何需要简单且可靠的项目管理结构的团队。
项目管理甘特图模板
此模板提供清晰的时间线视图，帮助团队了解依赖关系、时长和里程碑。它支持可视化规划，因此团队可以在优先级变化时调整日程。用户可在单一视图中跟踪进度，突出任务之间的关联。这对于管理长期或时间线密集型项目的团队非常有帮助。
任务管理模板
此模板为个人和团队提供了简便的方式来跟踪每日任务和职责。它有助于保持对责任归属和截止日期的清晰认知，从而使工作稳步推进。用户可阅读已完成和待处理的任务，以保持与优先事项一致。它适用于个人规划或团队范围的执行。
产品开发进度管理
看板画板模板
项目资料管理模板
此模板帮助团队在集中化的工作区中记录项目细节、关键文档和参考信息。它为需要快速访问项目历史和更新的利益相关者提升了透明度。团队可以在不切换工具的情况下存储资源、备注和关键数据。它支持在复杂项目中实现更顺畅的沟通。
项目问题跟踪器
此模板帮助团队记录问题、分配负责人，并跟踪解决进度。它提供了一种结构化的方法，防止问题在繁忙的项目周期中被忽略。团队可以对问题进行分类、添加详细信息，并监控风险等级。它能加强决策制定并确保项目保持在正确轨道上。
多维表格项目管理模板
此模板提供了一个灵活的工作空间，可适应简单和高级的项目结构。它帮助团队以协调的方式跟踪里程碑、任务和交付物。由于可自定义，团队可以根据自身流程进行调整。它支持从开始到结束的项目可视化一致性。
Smartsheet 与 Lark：快速对比表
以下是 Smartsheet 项目管理与 Lark 的直接对比。此表格突出了在工作流程、协作、自动化和成本方面的差异，帮助团队选择适合当前和未来需求的平台。
结论
Smartsheet 项目管理通过灵活的网格布局帮助团队组织工作，该布局与电子表格的工作流程相似。它提供强大的自定义功能、模板和报告功能，以支持旗舰（服务）运营。依赖结构化数据的团队会发现 Smartsheet 在规划和跟踪方面非常有用。
随着协作需求的扩大，一些团队会寻找将会话、任务、自动化和文档整合到一个空间的平台。Lark 提供统一的体验，将沟通与项目执行相连接。它支持更快速的一致性、实时更新以及跨职能团队的高效工作流程。选择 Smartsheet 还是 Lark 取决于团队是更偏好电子表格的灵活性，还是一体化的协作工作空间。
常见问题
Smartsheet适合敏捷项目管理吗？
Smartsheet 通过卡片视图和自定义字段支持敏捷工作流程。团队可以创建看板画板、优先排序任务并管理冲刺。它适用于基本的敏捷需求，但对于高级敏捷流程可能需要额外插件。Lark 也通过看板画板和关联的沟通功能支持敏捷工作流程。
Smartsheet是否提供离线访问？
Smartsheet 不提供完整的离线功能。用户需要互联网连接才能更新表格、仪表板和表单。某些信息可以通过特定应用在离线状态下查看，但编辑功能有限。需要实时协作的团队可能更倾向于选择如 Lark 这样具有更广泛连接选项的平台。
哪些行业最常使用Smartsheet？
Smartsheet 在市场营销、运营、建筑、IT 和咨询领域很受欢迎。这些行业依赖可扩展的电子表格和结构化数据。Smartsheet 项目管理软件也被处理多层级报告的旗舰（服务）团队使用。一些组织后来会探索像 Lark 这样的统一平台，以实现集成通信。
Smartsheet可以同时管理多个项目吗？
是的，Smartsheet 可以通过单独的表格、仪表板和报告支持多个项目。用户可以将数据整合到投资组合仪表板中，以获得高层级的可视化。大型团队通常使用模板在项目间创建一致的结构。像 Lark 这样的平台通过连接任务、文档和会话来帮助扩展可视化。
Smartsheet是否与其他工具集成？
Smartsheet 可与许多外部工具连接，包括 Slack、Google Workspace、Microsoft 365 和 Jira。这些集成帮助团队在系统间构建互联的工作流程。然而，它们可能会增加工具切换。像 Lark 这样的统一平台通过将通信和项目管理结合在一起，减少了切换。
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