部落格中心 Lark 洞察工具比較銷售與 CRM 專案管理 AI 與自動化團隊協作人資管理零售餐飲技術與IT 行銷 Lark 新聞

會計自動化：財務團隊完整指南

Jennifer Taylor

產品需求開發專家

2026年9月9日

Jennifer Taylor

產品需求開發專家

2026年9月9日

免費使用 Lark

閱讀約 11 分鐘

如果你曾在週五晚上為了結帳而四處尋找遺失的收據，你一定了解手動會計的挫折感。財務團隊的聘用目的是發揮他們的策略思維，然而許多人卻每天像資料清理員一樣——將 PDF 中的數字輸入到試算表，並透過電子郵件追蹤核准。會計自動化改變了這種現況。透過讓軟體處理重複的資料輸入、流程分派與對帳，你可以讓團隊專注於財務預測與風險管理。讓我們來看看將手動工作替換為自動化流程如何能改變你的營運。

什麼是會計自動化？

會計自動化是指使用軟體以最少的人為介入來執行手動、重複性的財務工作。與其讓人員手動將發票細節輸入會計系統，或逐行比對銀行對帳單，不如讓軟體來完成繁重的工作。

在最基本的層面上，這涉及設定基於規則的觸發條件。例如，如果收到來自特定供應商的發票，會計工作流程軟體會自動使用標準化的核准工作流程將其送至正確的部門主管簽核。在更高階的層面上，像是機器人流程自動化（RPA）和機器學習（ML）等技術可以「讀取」收據中的非結構化資料，分類支出，並標記可能顯示詐欺的異常情況。

無論是應付帳款自動化軟體處理收到的帳單，還是應收帳款軟體向客戶發送自動付款提醒，或是更廣泛的企業自動化軟體在各部門間精簡流程，其目標都是一致的：提升準確性、加快工作流程，並讓財務團隊能夠取回他們的時間。

人工會計流程的真實成本

許多公司對投資自動化抱持猶豫態度，因為他們認為目前的人工流程已經「足夠好」。但依靠人工在系統間移動資料會帶來隱藏且累積的成本。

首先，是人為錯誤的直接成本。當會計每週手動輸入數百張發票時，錯置的小數點幾乎是不可避免的。在月底結算時，尋找並修正該錯誤需要耗費數小時的調查工作。

其次，手動流程會造成嚴重的營運瓶頸，特別是在應付帳款（AP）中，專為此目的設計的發票核准軟體解決方案能大幅減少延誤與錯誤。

情境：手動應付帳款瓶頸

想像你的行銷團隊聘請了一位自由設計師。設計師將發票寄給行銷總監。總監忘了這封電子郵件五天，然後才轉寄給財務部。財務部將其列印出來，發現缺少採購訂單號碼，並回信給行銷部。等到發票最終被手動輸入到應付帳款軟體並完成付款時，供應商已經感到不滿，而財務團隊在單一交易上浪費了45分鐘。

最後，這對你的團隊造成的影響不可忽視。高績效的財務專業人士希望分析數據、向領導層提供現金流建議，並建立財務模型。當你迫使他們將 80% 的時間用在資料輸入工作上時，職業倦怠與高流動率便是自然的結果。

在 Lark 中使用會計自動化停止手動資料輸入

免費試用 Lark

自動化您的財務工作流程的核心效益

從手動資料輸入轉型，能為成長中的企業帶來立即且具體的回報。當你導入適當的會計自動化軟體時，你會在三個主要領域看到改善。

更快速的月結流程

月底結帳一向以壓力大著稱，因為必須在短短幾天內對一整個月零碎的資料進行核對。自動化工具會在整個月的背景中持續處理銀行對帳與費用分類。當月底到來時，團隊只是檢視並驗證資料，而不是從零開始建立。

降低詐欺風險並提升合規性

手動流程容易被操控且難以稽核。自動化工作流程則會留下清晰且不可更改的數位紀錄。如果有付款發生，系統會精確記錄是誰提出申請、誰批准，以及資金何時釋出。這種可見度使得詐欺性發票更難漏網，並在稽核人員要求文件時大幅減輕工作負擔。

可擴展的營運而不需線性增加人員數量

隨著公司成長，交易量會增加。在人工環境中，交易量加倍意味著資料輸入人員數量也必須加倍。會計自動化打破了這個循環。一旦建立自動化工作流程，軟體處理 50 張發票所需的努力與處理 500 張發票相同，讓您的業務能在保持低間接成本的同時積極擴展。

自動化的關鍵領域：應付帳款、應收帳款，以及更多

一旦您決定不再使用人工資料輸入，下一個問題就是從哪裡開始。大多數財務團隊透過鎖定部門中交易量最大的兩個領域——應付帳款與應收帳款——能獲得最高的即時投資回報，特別是在像餐飲業會計這樣複雜且利潤微薄的環境中。

應付帳款（AP）自動化

處理進來的帳單通常是財務部門最繁瑣的工作。發票核准軟體接管供應商帳單的整個生命週期。它使用光學字元辨識（OCR）從 PDF 發票中提取資料，將該發票與原始採購訂單進行比對，根據預先設定的規則將其送至適當的經理核准，並安排付款。

應收帳款（AR）自動化

如果應付帳款（AP）是關於控制現金流出，那麼應收帳款（AR）則是關於加速現金流入。應收帳款軟體會根據專案里程碑、員工出勤與工時表，或訂閱計費週期，自動生成客戶發票。

情境：自動化的應收帳款跟進

與其讓會計師每週五手動檢查銀行紀錄，並為延遲付款 15 天的客戶撰寫尷尬的電子郵件，應收帳款自動化系統會處理後續跟進。系統會追蹤發票狀態，並在第 15 天、第 30 天及第 45 天自動發送禮貌且預先撰寫的提醒，確保現金流管理的一致性，免去人工操作的負擔。

費用管理與薪資發放

除了標準發票之外，自動化工具還能將員工信用卡交易資料直接同步到會計系統，並依商戶代碼分類支出。同樣地，整合薪資自動化軟體或專用薪資軟體方案，可確保每個發薪期間薪資、稅金及福利項目自動登錄至總帳，進一步消除龐大的資料輸入負擔。

隱藏的陷阱：為何僅限會計的自動化會失敗

許多公司在頂級的應付帳款自動化軟體或強大的 ERP 系統上投入大量資金，期望所有月底結帳的問題都能消失。然而，數個月後，他們發現發票核准依然延遲，跨部門的挫折感比以往更高。

為什麼會這樣？因為修正你的會計軟體並不能修復破裂的溝通文化。

事實是，財務交易並非孤立存在。軟體授權續約涉及 IT 團隊、使用該工具的部門以及財務部。行銷代理商的預付費用涉及首席行銷長、採購部門以及應付帳款文員。當發票有差異時，財務團隊無法單獨解決。

如果你的組織使用分散的工具組——財務在 ERP 中工作，行銷在專案管理軟體中運作，領導層透過孤立的聊天應用與電子郵件溝通——核准流程將會停滯。財務團隊仍需從應付帳款軟體下載 PDF，將其附加到電子郵件或放入聊天視窗，並追尋部門主管的解釋。即使帳簿自動化，若交易相關的人際溝通依然是痛苦的手動流程，也毫無用處。

使用最佳工具自動化您的財務管理

免費試用 Lark

彌合差距：將會計與團隊溝通整合

Lark 超越傳統帳簿工具，將會計自動化直接引入您的團隊日常工作空間。作為一個整合、視訊會議、雲端儲存、行事曆、知識庫以及文件的全方位套件，它消除了分散電子郵件與不相連軟體所造成的摩擦。這種統一化的方式確保分散的財務團隊能夠高效且透明地處理交易並解決差異。

集中化、即時追蹤以消除試算表疲勞

Lark Base 將支出記錄、供應商詳細資料、預算分配及付款狀態儲存在具備公式欄位的結構化資料庫中，公式欄位可自動計算預算差異、累計總額以及各類別成本。財務團隊可在即時財務記錄中進行篩選、排序及報告，而無需手動彙整各部門分散的試算表檔案資料。

Lark base dashboard with task tracking and team collaboration

智慧型 AI 驅動的資料輸入自動化

Lark AI 欄位快捷方式將標準財務記錄轉換為高效的處理系統。透過專注於快速且精準的執行，這些功能接管了您會計流程中的手動工作。直接在 Lark Base 中，您的團隊可以依靠該軟體分配費用類別、精簡複雜的稽核備忘錄，並翻譯來自全球供應商的發票。

自動付款提醒與預算警示

Lark Base 自動化支援自動化工作流程，並採用免程式碼設定。透過設定觸發條件與動作，它可以在發票到期日臨近時、實際支出超過預算門檻時，或報銷申請等待核准超過指定期間時發送通知。每則警示會直接傳送至Lark Messenger中相關財務團隊成員，並附上特定紀錄，無需人工監控。

Lark Messenger chat with threads, emoji reactions, and auto translation

多步驟財務核准流程，免除電子郵件往返

Lark Approval 可設定結構化的核准流程，用於報銷申請、採購訂單、預算請求及發票簽核。每個請求會自動依照定義的核准人順序——財務經理、部門主管、首席財務長——並根據金額門檻進行條件式路由。每項決策都會加上時間戳記並儲存為可追溯的稽核紀錄。

Lark automated approval workflow with real-time tracking

價格：

入門方案：永久免費方案，包含最多 20 位使用者可使用的 11 個強大工具。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。

基礎方案：每位使用者每月 6 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並新增最多 500 人的群組通話、5TB 儲存空間、1000 次自動化執行等。更多詳情，請聯絡銷售團隊。

專業方案：$12/每位使用者/月（按年計費），最多可支援500位使用者。包含基礎方案的所有功能，並額外提供最多500位參與者的群組通話、15TB儲存空間、50,000次自動化執行，以及更多功能。

企業方案：聯絡銷售團隊以取得自訂價格。支援不限使用者數量，並包含更多自動化執行次數，以及進階的安全性、合規性與管理功能。

Starter

Pro

Enterprise

Starter

For small teams with simple communication needs

/ user / month

Try for free

No credit card needed

20 users max

18 months message history

1-on-1 video meetings

100 GB storage

Lark Docs & Mail

1000 Base automation runs/month

2000 rows per table in Base

如何選擇合適的會計自動化軟體

評估會計工作流程軟體需要超越基本功能列表。您需要一個能隨交易量擴展，並能自然融入公司日常運作的解決方案。

在檢視選項時，請考慮以下三個關鍵因素：

核心功能組合：確保軟體包含可靠的 OCR 以讀取文件、彈性的核准流程，能處理多層級授權，以及與現有銀行資料串流的強大整合能力。

非財務人員的易用性：若軟體過於複雜，部門主管將會避免使用，財務部門仍需手動輸入資料。提交費用與核准發票的介面必須直覺易懂。

可擴展性與定價：隨著您的公司成長，您的自動化需求也會擴大。尋找不會因新增使用者或執行基本工作流程而對您收取額外費用的定價模式。例如，Lark 提供永久免費的入門方案，包含最多 20 位使用者可使用的 11 項強大工具。該方案提供 1,000 次自動化執行與 100GB 儲存空間，無需信用卡，對正在嘗試自動化審批流程的團隊而言非常具成本效益。當您的需求增加時，可參考最佳 AI 自動化軟體指南，以及像 Basic 或 Pro 等付費方案，提供最多 50,000 次自動化執行與大量儲存空間，最多可支援 500 位使用者。

先繪製出您目前的手動流程步驟。找出實際瓶頸所在——是資料輸入，還是等待審批？——並選擇專為解決該特定摩擦點而設計的工具，搭配自動化工作流程。

透過 Lark 掌握您團隊的預算與支出狀況

聯絡專家

逐步指南，協助您實作第一個自動化工作流程

當我與財務主管交談時，他們最大的障礙通常是弄清楚該如何開始。試圖在一個週末內全面改革整個財務運作是災難的配方。相反，你需要一個有條理的方法，來建立與團隊的信任。

步驟1：列出你目前的手動步驟

與你的團隊坐下來，描繪出單一財務交易的完整流程，例如員工報銷單。記錄每一次點擊、每封電子郵件，以及每個手動輸入資料的環節。你將很快識別出實際的瓶頸——通常是在某個特定的核准階段，文件會在收件匣中被忽視。

步驟二：從小而具體的開始

不要在第一天就嘗試自動化整個月底結帳流程。選擇一個單一且低風險的流程。自動化內部費用核准或基本的發票流轉是極佳的起點。它需要的技術設定很少，並能立即減輕財務團隊與一般員工明顯的痛點。

步驟3：與試點群組一起建立並測試

設定您的新會計工作流程軟體以處理這項特定任務。在全面推行至全公司之前，先選擇一個小型試點群組——或許僅限行銷部門——來進行測試。將自動化流程與手動流程並行運行兩週，以確保路由規則和資料擷取完全符合預期，特別是在您計劃日後擴展至更廣泛的企業自動化軟體時。

步驟4：培訓更廣泛的團隊

在您修正所有錯誤後，將其推行至公司其他部門。提供清晰、簡單的指示。由於您選擇了一款能與日常溝通平台整合的直覺式工具，導入應該會相當迅速。在第一個工作流程順利運行後，您可以開始使用智慧自動化軟體來自動化更複雜的流程。

人工智慧與自動化會取代會計師嗎？

這是業界最常見的恐懼，而且值得直接回應。不，自動化不會取代會計師。然而，它會取代會計師目前厭惡的行政工作。

從手動到自動化流程的轉變代表了這個職業的變化。像自然語言處理（NLP）和機器學習這類技術非常擅長讀取收據、分類支出、標記重複付款，甚至驅動平價的CRM軟體來連結財務與銷售數據。它們在建議CEO是否應該取得信用額度或如何設計新的定價模式方面則非常不擅長。

透過消除手動資料輸入的負擔，自動化實際上提升了會計師的角色。它將財務專業人士從交易型工作者轉變為策略顧問、分析型思考者以及風險管理者。能夠蓬勃發展的公司將是那些財務團隊懂得運用這些工具來提供預測性洞察的公司，而不是僅僅報告歷史數據的公司。

結論

會計自動化不再是大型企業專屬的奢侈品；它已成為任何成長中的財務團隊的結構性必要條件。透過擺脫人工資料輸入，您可以保護組織免於昂貴的人為錯誤，加快月結流程，並建立可擴展的基礎。不要再浪費數小時追查遺失的收據或交叉比對試算表。當您為團隊提供合適的工作流程工具時，您就賦予他們時間與清晰度，專注於策略性成長。透過使用像 Lark 這樣的全方位套件，您可以將財務工作流程直接與日常團隊協作連結，立即開始建立這個基礎。

將那些財務工作流程直接連接到 Lark

立即嘗試 Lark

常見問題

AP 自動化與 AR 自動化之間有什麼差別？

應付帳款（AP）自動化專注於企業資金的流出。它能簡化接收、核准及支付供應商發票的流程。應收帳款（AR）自動化則管理資金的流入，處理如生成客戶發票、發送付款提醒以及對入帳銀行轉帳進行核對等工作。

會計自動化安全嗎？

是的，自動化系統通常比手動流程更安全。它為每筆交易建立嚴謹且不可更改的數位稽核紀錄。這種透明度大幅降低內部詐欺的風險並確保合規，因為您可以輕鬆證明特定付款是由誰在何時核准的。

小型企業能從應付帳款軟體中受益嗎？

當然。小型企業往往受益最多，因為他們沒有預算聘請大型財務團隊。導入 AP 軟體可讓單一創辦人或初期會計師在不被工作量壓垮的情況下管理大量交易。許多現代平台還提供免費的入門方案，使這項技術極具可及性。

CPA會被人工智慧取代嗎？

不，認證會計師（CPA）不會被人工智慧取代。根據對會計未來的行業分析，像機器流程自動化（RPA）和人工智慧這類技術正在消除重複且基於規則的工作——例如資料輸入和人工稽核檢查。人工智慧並非取代會計師，而是增強他們的能力。這個行業正經歷一場轉變，對能夠運用智慧系統提供預測性洞察、處理複雜合規問題以及提供策略性商業指導的會計師需求正在增加。

自動化的四大支柱是什麼？

在實施自動化財務運作時，成功的策略通常建立在四個基礎支柱上：

1. 文件數位化與擷取：使用光學字元辨識（OCR）和智慧文件處理，將實體收據與發票轉換為結構化的數位資料。

2. 工作流程導向：建立基於規則的觸發條件，將資料自動在部門間移動（例如將採購訂單導向審批，而不需透過電子郵件往返）。

3. 系統整合：連接各種獨立工具——例如同步團隊溝通平台、費用管理軟體與核心 ERP——讓資料在企業內無縫流動。

4. 分析與監控：利用即時儀表板與人工智慧持續追蹤現金流、標記異常並偵測潛在詐欺，而不是等到月底檢視。