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Notion CRM 已成為個人與小型團隊在不使用傳統 CRM 軟體的情況下，管理聯絡人與交易的熱門起點。透過使用資料庫與範本，Notion 讓使用者能依照自身的工作方式打造專屬系統。這種靈活性使其特別適合個人使用、初期銷售活動以及特定領域的工作流程。
同時，許多團隊最終會發現，隨著協作的增加，CRM 的需求也會改變。原本簡單的 Notion 設定，可能逐漸需要更多結構、共同責任以及工作流程的一致性。一些團隊之後會探索像 Lark 這樣的連結式工作空間，將文件、溝通與結構化資料整合在一起，但通常是在充分了解使用 Notion 作為 CRM 的優勢與限制之後才進行。
什麼是 Notion CRM？
Notion CRM 是一個在 Notion 內手動建立的 CRM 系統，而非專門的銷售平台。使用者會建立聯絡人、公司與交易的資料庫，然後透過關聯與匯總功能將它們連結起來。隨著時間推進，這種結構會作為一個輕量級的 CRM 運作。
對於詢問 Notion 是否是 CRM 的人來說，答案取決於期望。Notion 支援組織與可視化，但不包含原生的銷售自動化或預測功能。許多專業人士會使用 Notion 的個人 CRM 設定，在同一個地方追蹤人際關係、對話與後續跟進。
由於 Notion CRM 系統完全可自訂，不同團隊的成果差異很大。成功與否取決於使用者維護資料的持續性以及遵循共享結構的程度。
圖片來源：notion.com
使用 Notion 作為 CRM 的運作方式
- 聯絡人、公司與交易的資料庫： 大多數 Notion CRM 設定會從分開的聯絡人、公司與交易資料庫開始。每筆紀錄包含自訂欄位、備註與符合工作流程的狀態。這種結構在 Notion CRM 範本免費下載的設定中很常見。隨著團隊擴大，保持欄位一致性會變得更加困難。當 Notion 作為 CRM 從個人使用擴展時，這種挑戰很常見。
- 用於管道追蹤的關聯與匯總： 關聯可將聯絡人連結到公司與交易，而匯總則可在資料庫間彙整相關資料。這能夠在許多 Notion CRM 範本中實現管道追蹤與計算檢視。雖然功能強大，但關聯需要謹慎維護，一個資料庫的變更可能會影響其他資料庫。使用 Notion 房地產 CRM 範本的團隊通常會頻繁檢視這些連結。
- 銷售工作流程的檢視： Notion 的檢視模式如看板、表格與行事曆，讓團隊能從不同角度視覺化管道。看板在 CRM Notion 系統中特別受歡迎，用於追蹤交易階段。其取捨在於靈活性但缺乏強制性，交易可能跳過階段或停滯而沒有警示。這在個人使用 CRM Notion 時可行，但在團隊責任追蹤上會產生漏洞。
最值得嘗試的 Notion CRM 範本
範本透過為常見的 CRM 需求提供預先建立的結構，幫助團隊更快開始。它們通常是使用者嘗試 Notion CRM 的第一步。
銷售 CRM
銷售 CRM 範本專注於使用看板檢視，在定義的階段中追蹤交易。它們通常包含交易金額、階段、負責人以及預期成交日期等屬性。此結構非常適合自由工作者和小型銷售團隊在測試 Notion 作為 CRM 時使用。需要手動更新以保持階段的準確性。隨著時間推進，團隊可能需要在管道成長時調整欄位。
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CRM 追蹤器
CRM 追蹤器範本將聯絡人清單與活動歷史置於管道動態之上作為優先考量。它們常被用作 Notion 個人 CRM，以管理人際關係與後續跟進。這些範本通常依賴具有篩選與標籤功能的表格檢視。它們在可視性與組織性方面表現良好。然而，它們在營收預測或交易動能方面提供的洞察有限。
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終極 CRM
終極 CRM 範本嘗試將聯絡人、公司、交易、任務與筆記整合到單一工作空間中。它們專為希望在 Notion 中擁有全方位 CRM 架構的使用者設計。這種方法在初期可能讓人感覺功能強大。隨著資料量增加，維護的工作量往往也會成長。團隊需要高度的紀律來保持所有內容的一致性。
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客戶名單 CRM
客戶名單 CRM 範本專注於長期客戶管理，而非活躍的銷售管道。代理商與顧問常使用此結構來儲存客戶詳細資料、備註及互動歷史。此方式非常適合以留存為重心的工作流程。銷售追蹤通常是次要的，因此非常適用於以關係為主的 CRM 使用情境。
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銷售 CRM 看板
銷售 CRM 看板範本幾乎完全以看板視圖為核心構建。它們強調交易流程的視覺化移動與階段清晰度。這種格式直觀且容易向新用戶解釋。對於管理有限銷售管道的小型團隊來說運作良好。缺乏自動化時，停滯的交易可能難以持續被發現。
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什麼時候 Notion CRM 是一個不錯的選擇
Notion CRM 最適用於靈活性與簡單性比自動化與規範更重要的情況。對於個人與小型團隊而言，能夠自由塑造 CRM 系統是一大優勢。這些使用情境通常涉及較低的交易量以及用戶之間較少的相互依賴。理解這些情境有助於團隊以合理的期望選擇 Notion CRM。
- 個人化且輕量的 CRM 需求： Notion CRM 非常適合用於個人管理人際關係、筆記與後續跟進。可快速新增自訂欄位，無需正式設定。在此規模下，手動更新是可控的，這使它成為有效的個人 CRM。
- 早期階段的企業： 新創公司常在成長初期採用 Notion CRM。低成本與高彈性支持試驗，銷售流程仍在演變中，因此不需要過於僵化的 CRM 工具。
- 重視自訂化而非自動化的團隊： 有些團隊偏好手動設計工作流程，而不是依賴自動化規則。Notion CRM 允許完全掌控結構與版面配置，當團隊紀律高且流程經常變動時，這種方式非常適用。
將 Notion 作為 CRM 使用的限制
將 Notion 作為 CRM 使用提供了靈活性，但隨著使用規模擴大，這種靈活性也伴隨著取捨。早期看似輕量且可適應的特性，在增加更多使用者、資料與流程後，可能會引入摩擦。這些限制在初始設定時並不總是顯而易見，然而，一旦 CRM 的使用從個人追蹤轉向團隊運作時，通常就會變得明顯。
- 手動更新與資料一致性問題： 在 Notion 中的每次 CRM 更新都依賴手動輸入。當使用者忘記更新階段或欄位時，資料的準確性會迅速下降。隨著時間推進，報告與檢視將變得不可靠，這會在檢閱與交接時造成混亂。
- 沒有原生的銷售自動化或交易邏輯：Notion 不包含用於 CRM 工作流程的內建自動化功能。交易可以在沒有觸發條件或規則的情況下在不同階段之間移動。後續跟進依賴記憶而非系統提示，這增加了錯失商機的風險。
- 報告與預測功能有限：在 Notion 中進行 CRM 報告需要自訂公式和匯總。跨團隊標準化預測相當困難。管理層的可視性高度依賴於設定品質。隨著管道擴大，維持準確性變得具有挑戰性。
- 成長團隊的擴展挑戰：權限、所有權和工作流程執行的功能有限。多使用者協作增加了出錯的風險。大型團隊經常難以維持一致的 CRM 紀律，這會隨時間拖慢執行速度。
何時應該考慮使用 Notion CRM 的替代方案
Notion 在早期的 CRM 試驗中運作良好，但某些信號顯示需要更多的結構化。這些信號通常會在營收追蹤、責任分工以及自動化變得至關重要時出現。識別這些時刻有助於團隊避免營運瓶頸。更具結構性的 CRM 基礎可以恢復清晰度與推進力。
- 管理大型銷售管道： 隨著交易量增加，手動更新 CRM 變得耗時。錯誤增加且可視性下降。團隊難以優先處理正確的機會。管道健康狀況也更難準確評估。
- 多使用者責任與權限：在 Notion 中更難強制執行明確的所有權。敏感的 CRM 資料缺乏細緻的存取控制。管理者在沒有自訂解決方案的情況下監督能力有限。跨團隊的責任感因此削弱。
- 自動化後續跟進與工作流程規則：手動提醒無法可靠地擴展。CRM 流程過度依賴個人自律。為了保持一致性，自動化變得必要。缺乏自動化時，後續跟進經常延遲或遺漏。
- CRM 報告與營收追蹤：可靠的預測需要結構化邏輯。隨著資料增長，手動彙總會失效。領導層的決策因洞察不完整而受影響。這常常促使團隊尋求替代方案。
Lark：免程式碼的 CRM，擴展超越範本
隨著團隊規模超越 DIY CRM 設置，他們常常尋找能在不犧牲靈活性的情況下增加結構的工具。Lark 透過結合免程式碼的 CRM 資料庫 與協作及工作流程工具，展現了這種轉變。團隊不必再拼湊多個系統，而是在一個連結的環境中工作。這種方法在支持成長的同時，保持 CRM 的使用實用且一致。
用於聯絡人與交易的自訂 CRM 資料庫
Lark Base 允許團隊使用包含各種欄位類型（如文字、單選、多選、日期、數字和使用者欄位）的表格來建立結構化的 CRM 資料庫。聯絡人、公司和交易可以儲存在不同的表格中，並透過關聯連結，確保每筆交易都與正確的客戶和負責人相關聯。此結構可防止資料蔓延，並在銷售流程擴展時保持 CRM 紀錄的整潔。團隊還可以強制設定必填欄位，以避免不完整或無法使用的紀錄。對於從試算表遷移的團隊，現有的 Excel CRM 資料可直接匯入 Base，讓團隊在轉換到更結構化系統的同時保留歷史紀錄。
使用看板與表格檢視追蹤銷售流程
Lark Base 支援在相同的 CRM 資料上使用多種檢視，讓團隊能以視覺化或詳細方式追蹤交易，而不需重複資訊。看板檢視能清楚呈現交易階段，並在交易進展時啟用拖曳移動。表格檢視提供完整的操作視圖，搭配篩選與排序功能，協助管理者即時監控管道健康狀況、逾期交易及停滯的商機。
銷售生命週期的工作流程視覺化
每個 CRM 記錄在Lark Base 工作流程中反映其在更廣泛銷售流程中的位置，從潛在客戶建立到交易完成。團隊可以定義清晰的生命週期階段，並查看記錄隨時間在各階段之間的流動情況。這有助於更容易識別瓶頸、了解交易在哪些環節放慢速度，並標準化團隊在每個階段的處理方式。最終結果是更可預測且可重複的銷售流程。
CRM 操作的自動化工作流程
Lark Base 可啟用自動化工作流程，由 CRM 紀錄的變更觸發動作。舉例來說，當交易進入新階段時，可以自動分配負責人、建立後續任務，或向負責的團隊成員發送提醒。這些自動化功能可減少手動更新，避免錯過後續跟進，並確保 CRM 流程在不依賴個人自律的情況下持續穩定運行。
列與欄位層級的權限控制
Lark Base 提供細緻的權限設定，讓團隊能夠在列與欄位層級控制對 CRM 資料的存取。業務代表可能只能查看自己的交易，而經理則可以查看完整的銷售管道。像交易金額或合約條款等敏感欄位可以限制僅特定角色可見。這樣既能確保資料安全，又能在必要時保持透明。
- 入門方案：永久免費方案，包含 11 個強大的工具，最多可供 20 位使用者使用。另提供 100GB 儲存空間、1000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。
- 基本方案：每位使用者每月 6 美元（按年計費），最多可供 500 位使用者使用。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、5TB 儲存空間、1000 次自動化執行等功能。更多詳情，請聯絡銷售人員。
- 專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可支援 500 位使用者。包含基本方案的所有功能，並提供最多 500 人的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。
- 企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限使用者數量，並包含更多自動化執行次數，以及進階的安全性、合規性與管理功能。
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Lark 即用型 CRM 範本
Lark 提供一系列可立即使用的 CRM 範本，旨在幫助團隊快速行動，而不必從零開始。這些範本提供結構化管道、預先定義的欄位，以及明確的責任歸屬模型，從第一天起就支援一致的 CRM 使用。團隊無需手動建立複雜系統，而是可以將經過驗證的版面配置調整至自身工作流程。此方法在保有靈活性的同時，縮短了設定時間，對於從輕量級 CRM 設定過渡到更具結構化流程的團隊尤其有用。
CRM 範本
此通用 CRM 範本旨在為團隊提供一個有結構的起點，用於管理聯絡人、公司和交易。它包含預先定義的欄位，支援使用者間一致的資料輸入。管道與責任欄位有助於團隊在不需大量自訂的情況下追蹤進度。此結構非常適合希望超越個人 CRM 設定的團隊，並可隨著 CRM 使用的成長逐步擴展。
客戶關係管理範本
此範本旨在用於長期的客戶互動，而非一次性交易銷售。它強調關係歷史、備註以及持續的活動。團隊可以在同一處追蹤溝通與帳戶背景。代理商與服務團隊通常偏好此結構。它能與以銷售為重心的 CRM 設定良好搭配。
每日銷售報告範本
此範本專注於活動追蹤與績效可視化。它協助團隊一致地記錄後續跟進、電話及交易更新。管理者可在不需深入查看個別紀錄的情況下檢視每日進度。它支援責任制與透明度。與核心 CRM 系統搭配使用時效果最佳。
客戶成功範本
此範本支援以留存與滿意度為重點的售後 CRM 工作流程。它追蹤導入階段、互動里程碑及客戶健康指標。團隊可掌握持續的客戶狀態。對客戶成功與帳戶管理團隊非常有用。其結構與銷售 CRM 工作流程相輔相成。
製造業銷售訂單管理範本
此範本專為與銷售訂單及履行相關的CRM工作流程而設計。它將客戶資料與訂單階段及交付追蹤相連結，為製造團隊提供額外的營運背景。其結構支援銷售與生產之間的協調，最適合以訂單為導向的環境。
輕量型CRM系統範本
此範本為小型團隊提供簡化的結構。它僅專注於必要欄位，以減少維護工作量。這使得上手快速且直覺。非常適合初創階段的團隊使用，並為未來擴展提供乾淨的基礎。
銷售追蹤與潛在客戶分析及跟進範本
此範本專為從潛在客戶獲取到跟進的全程追蹤而設計。它協助團隊分析潛在客戶品質並優先安排接觸。狀態欄位與提醒功能可支援持續互動。此結構對內部銷售團隊特別有利，能降低錯失商機的風險。
客戶關係管理範本
此客戶關係管理範本提供一個平衡的 CRM 架構，涵蓋聯絡人、交易與活動。它可適用於各行各業及不同規模的團隊，並同時支援銷售與關係追蹤。團隊可在不破壞核心架構的情況下自訂欄位，作為靈活且長期的 CRM 基礎。
是什麼促使團隊轉換到 Lark CRM 範本
當團隊從自製 CRM 系統轉換時，往往會到達一個需要清晰與一致性的關鍵時刻。隨著協作增加，非正式的設定開始造成摩擦而非靈活性。Lark CRM 範本旨在提供結構，同時保留可調整性。從明確的工作流程開始，有助於團隊專注於執行而非系統維護。
- 開箱即用的結構化 CRM 工作流程：管道、交易階段以及所有權欄位皆已預先定義。團隊可避免耗費數週進行手動設計與測試。流程從第一天起就清晰明確，為使用者間建立一致性。
- 客戶資料的單一真實來源：聯絡人、交易與活動皆集中於同一個連結的工作空間中。資料重複大幅減少，更新對所有利害關係人保持可見，提升團隊間的協調性。
- 更佳的團隊責任感：交易負責人與狀態在 CRM 中明確分配。後續跟進更容易持續追蹤，團隊成員間的交接更加順暢。可見性降低了遺漏責任的情況。
- 內建於 CRM 紀錄的情境式協作：討論與評論會附加在客戶與交易紀錄上。情境會與資料一同保留。團隊可避免分散的對話。溝通保持可執行性。
- 可擴展至個人或 DIY CRM 之外：Lark CRM 範本支援成長中的團隊與更大的銷售管道。隨著量能增加，流程依然一致。成長不需不斷重工。結構在複雜度提升時依然穩固。
- 免程式碼的自動化工作流程支援：潛在客戶分配、狀態變更與提醒可自動執行。可減少人工協調的工作量。人為錯誤會隨時間降低。更容易維持 CRM 紀律。
- 更快速的上手與採用：可立即使用的範本可降低學習曲線。熟悉的協作工具有助於新用戶快速進入狀況。培訓投入保持在最低限度。團隊能更快達到高效生產力。
結論
隨著團隊成長，CRM 的需求也在演變。自動化、責任制與報告功能變得必不可少，而非可有可無。在這個階段，許多團隊開始評估更具結構性的系統，以在保有靈活性的同時減少人工操作。像 Lark 這樣的平台，提供將 CRM 資料、協作與工作流程整合於同一環境的連結式方法。正確的選擇取決於 CRM 是維持為個人工具，還是成為共享的營運基礎。
常見問題
Notion 是 CRM 工具嗎？
當團隊將資料庫與範本結合使用時，Notion 可以作為 CRM 運作。它在靈活地整理聯絡人、交易與筆記方面表現良好。然而，它高度依賴人工更新與團隊的自律。隨著 CRM 使用量增加，一些團隊開始探索像 Lark 這樣更具結構性的工作空間，以減少人工操作。
Notion 可以取代 Salesforce 或 HubSpot 嗎？
Notion 並非設計用來取代企業級 CRM 平台，如 Salesforce 或 HubSpot。它專注於靈活性，而非自動化、預測與規範執行。許多團隊將 Notion CRM 作為起點使用。隨著需求擴展，有時會評估像 Lark 這類平台，以獲得更多結構化與工作流程支援。
有免費的 Notion CRM 範本嗎？
是的，透過 Notion 的範本庫與社群資源，可以取得許多免費的 Notion CRM 範本。這些範本為初期使用提供基本的 CRM 架構。大多數範本需要持續的自訂與維護。偏好現成架構的團隊，日後可能會考慮使用像 Lark 這類內建 CRM 範本的工具。
Notion 能處理銷售管道嗎？
Notion 可以透過看板檢視和自訂階段來管理銷售流程。這種方法對於小型流程和早期銷售活動運作良好。後續跟進與報告仍需手動完成。隨著流程擴大，一些團隊會逐漸考慮使用像 Lark 這樣的平台來支援一致性與可見性。
團隊什麼時候會離開 Notion CRM？
當協作、自動化與報告變得至關重要時，團隊通常會放棄使用 Notion CRM。手動更新開始拖慢執行速度並降低準確性。跨使用者的可見性變得更難維持。這通常是團隊開始探索像 Lark 這樣的連結型 CRM 平台以支援成長的時機。
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