A Guide Completo para el Seguimiento de Proyectos en Trello
Benjamin Grant
Gerente de Contenido de Lark
3 sep 2026
Benjamin Grant
3 sep 2026
10 min
En un universo alterno, podrías estar usando Cardvark o Planatee para la gestión de proyectos — esos fueron los dos nombres que se consideraron seriamente antes de que Trello se quedara. Difícil imaginar que cualquiera de ellos hubiera tenido el mismo éxito.
Y vaya que tuvo éxito. El seguimiento de proyectos en Trello se ha convertido desde entonces en una herramienta de referencia para muchos equipos, gracias a su interfaz visual limpia y su curva de aprendizaje casi nula. En esta guía, veremos qué es Trello y cómo puede utilizarse para la gestión diaria de proyectos. También desglosaremos los costos reales de la plataforma, compartiremos consejos prácticos para mejorar tu experiencia y exploraremos las principales alternativas en caso de que estés buscando algo nuevo.
Conclusiones clave
- Trello es una herramienta visual de gestión de proyectos basada en el marco de trabajo Kanban que organiza las tareas mediante un sistema de tableros, listas y tarjetas.
- El precio comienza con un plan gratuito. Los niveles de suscripción pagada van de $5.00 a $17.50 por usuario al mes.
- Las funciones principales incluyen la gestión de tareas mediante arrastrar y soltar, listas de verificación, fechas de entrega, adjuntos de archivos y automatización de flujos de trabajo sin código.
- Trello es adecuado para flujos de trabajo lineales y proyectos sencillos, como calendarios de contenido de marketing, incorporación de personal de RR. HH., embudos de ventas simples y sprints ágiles de software.
¿Qué es Trello?
Trello es un pizarrón digital interactivo basado en la filosofía de gestión de proyectos Kanban, la cual enfatiza la visualización del trabajo y la maximización de la eficiencia del flujo de trabajo. Trello tomó este concepto y lo transformó en una interfaz basada en navegador que equipos de diversas industrias adoptaron rápidamente.
Así es como funciona: Un tablero representa un proyecto completo, un cliente o un espacio de trabajo departamental, y las listas verticales actúan como etapas del flujo de trabajo, como “Por hacer”, “En progreso” y “Listo para lanzamiento”. Dentro de estas listas hay tarjetas individuales que representan tareas específicas y contienen detalles esenciales como fechas de entrega, archivos adjuntos y subtareas. Cuando los miembros del equipo necesitan actualizar el estado de una tarea, simplemente tienen que arrastrar las tarjetas a través de las listas.
Fuente de la imagen: trello.com
Después de ser adquirida por Atlassian en 2017, Trello se convirtió en una pieza importante de un ecosistema de software más amplio. Las primeras versiones se enfocaban únicamente en ofrecer a equipos pequeños una alternativa ligera al software empresarial pesado. Las actualizaciones más recientes, por otro lado, introdujeron integraciones, automatización y vistas premium para manejar flujos de trabajo organizacionales más grandes.
Cómo usar Trello para el seguimiento y la gestión de proyectos
Necesitas un enfoque estratégico para convertir un tablero en blanco en un sistema funcional de gestión de proyectos. En lugar de verlo a través de las fases tradicionales de un proyecto, es útil considerar Trello como una serie de bloques de construcción. Comienzas con un espacio de trabajo amplio y continuamente profundizas en los detalles granulares de tu trabajo diario.
1. Sentar las bases
Puedes comenzar rápidamente con una plantilla de gestión de proyectos de Trello o crear un tablero desde cero. A partir de ahí, desarrolla tus listas. Estas columnas verticales deben reflejar con precisión tus procesos operativos únicos en lugar de servir simplemente como un depósito de datos. Muchos equipos utilizan un formato sencillo de “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”, pero puedes adaptar fácilmente estas listas para que coincidan con etapas específicas del flujo de trabajo como “Lluvia de ideas”, “Revisión del cliente” o “En espera de aprobación”.
2. Detallar los aspectos de la tarea
Una vez que se crea la estructura del tablero, agrega tarjetas para representar los entregables requeridos. La clave para un seguimiento efectivo es proporcionar un contexto detallado dentro de cada tarjeta. Puedes desglosar entregables más grandes en pasos manejables usando listas de verificación avanzadas, establecer fechas de entrega firmes para mantener todo en el calendario y adjuntar archivos relevantes directamente desde tu computadora o almacenamiento en la nube. Puedes usar etiquetas codificadas por colores para categorizar el trabajo según el nivel de prioridad o departamentos específicos.
3. Conectando al equipo
Un rastreador de proyectos solo funciona si el equipo realmente se comunica dentro de él, lo cual Trello busca facilitar mediante comentarios en las tarjetas. Puedes asignar miembros específicos del equipo a las tarjetas para que todos sepan exactamente quién es responsable de qué. Los miembros del equipo simplemente usan el símbolo “@” para notificar a los colegas, lo que mantiene las discusiones vinculadas al contexto de la tarea específica y asegura que los detalles importantes no se pasen por alto.
4. Supercargando el flujo de trabajo
Los tableros básicos funcionan muy bien para tareas simples, pero puedes mejorar significativamente tu configuración utilizando Power-Ups (complementos) y automatización. Por ejemplo, puedes agregar integraciones para calificar las tareas según su valor y esfuerzo, visualizando las prioridades directamente en las portadas de las tarjetas. También puedes usar las automatizaciones integradas de Trello para generar tarjetas automáticamente, establecer recordatorios y actualizar el progreso.
5. Agregar vistas avanzadas de proyectos
El tablero Kanban tradicional puede no ser suficiente para proyectos más complejos. Si estás en los niveles Premium o Enterprise, puedes probar estas vistas avanzadas de proyectos que transforman la forma en que se muestran los datos
Cómo diferentes equipos pueden usar Trello
Mercadotecnia
Un equipo digital de marketing puede lanzar una nueva iniciativa de contenido con un flujo que incluya redacción, edición y aprobación del cliente. En el tablero, pueden crear esta estructura de lista de izquierda a derecha: Ideas, Listo para comenzar, Concepto, Revisión de concepto, En progreso, Revisión de contenido, En espera de un tercero y Terminado. Los redactores simplemente mueven los borradores terminados a “Revisión de contenido” para indicar de inmediato a los editores que la pieza está lista para su evaluación.
Recursos humanos
Recursos Humanos puede usar Trello para estandarizar la experiencia de incorporación de nuevos empleados, de modo que no se pase por alto ningún documento importante. Un tablero de incorporación puede tener listas como estas: El gerente se comunica, Formularios para firmar, Configuración de TI el primer día, Capacitación de la primera semana y Revisiones a los 30 días. El personal de Recursos Humanos simplemente duplica un tablero plantilla maestro para cada nuevo empleado, creando así un proceso estructurado y repetible.
Ventas
Los equipos de ventas incluso pueden usar los tableros como un sistema ligero de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM). Un flujo de trabajo típico utiliza listas para representar las etapas de los acuerdos, como Prospectos entrantes, Contactados, En negociación y Cerrado ganado. Cada tarjeta actúa como un prospecto individual, almacenando de manera centralizada la información de contacto, los archivos adjuntos y las notas de reuniones. Los equipos que buscan ampliar esta funcionalidad pueden usar complementos para organizar automáticamente los campos y visualizar todo el embudo de ventas.
Desarrollo de software
Trello es utilizado con frecuencia por equipos de ingeniería de software para gestionar sus flujos de trabajo de Ágil y Scrum. Un tablero típico de sprint presenta listas divididas en un Backlog General, Backlog de Sprint, Trabajo en Progreso y Sprints Completados, lo que permite a los desarrolladores mover tarjetas del backlog a listas activas para abordar nuevas funciones o correcciones de errores. Pueden agregar fragmentos de código y requisitos de especificaciones a las tarjetas, lo que permite a los gerentes de producto ver fácilmente lo que se ha entregado sin tener que programar otra reunión de sincronización.
¿Cuánto cuesta Trello?
Trello ofrece cuatro planes de precios, con opciones de facturación mensual y anual.
Los equipos pequeños pueden probar el plan gratuito para ver si Trello es una buena opción sin ningún costo inicial. Para proyectos más complejos, el plan Estándar desbloquea tableros ilimitados y un límite de archivos mucho más práctico de 250 MB. Premium está diseñado para una gestión de proyectos seria al introducir vistas avanzadas y asistencia con IA, mientras que el plan Enterprise ofrece una gobernanza de TI más avanzada y protocolos de seguridad.
Sin embargo, las tarifas de suscripción no son lo único que se debe considerar. Trello carece de muchas funciones esenciales de gestión de proyectos como el seguimiento de tiempo o los reportes avanzados, por lo que se necesitan complementos (Power-Ups en el lenguaje de Trello) para cubrir esas carencias. Algunos de estos son gratuitos, pero muchos requieren un pago por separado, así que asegúrate de tomar ese costo en cuenta.
Para más información sobre los precios de Trello, consulta Precios de Trello: planes, funciones y consejos para encontrar tu opción perfecta.
Pros y contras de Trello
Trello tiene mucho a su favor, pero también presenta limitaciones notables. La plataforma realmente sobresale al ofrecer un diseño limpio y sencillo, pero esa misma simplicidad a menudo crea obstáculos importantes para las empresas que crecen rápidamente.
Pros | Contras |
Interfaz de usuario intuitiva El mecanismo de arrastrar y soltar prácticamente no requiere capacitación, lo que conduce a tasas de adopción increíblemente altas entre el personal no técnico. | Jerarquía poco profunda Las operaciones complejas exponen la estructura plana del software. Gestionar cientos de tareas interrelacionadas genera un grave desorden visual. |
Flexibilidad extrema Debido a que una tarjeta puede representar cualquier cosa, desde un error de software hasta una publicación de blog, la plataforma se adapta igualmente bien a los flujos de trabajo de marketing, TI y RR. HH. | Comunicación fragmentada La falta de una función de chat nativa integrada obliga a los equipos a manejar aplicaciones separadas como Slack o Teams. |
Entrada gratuita generosa El nivel básico sigue siendo muy competitivo para las startups, ofreciendo tarjetas ilimitadas sin colocar las funciones principales de seguimiento detrás de un muro de pago inmediato. | Dependencia de terceros Sin seguimiento de tiempo nativo, programación de turnos o análisis avanzados, los equipos deben depender de Power-Ups que pueden ser defectuosos o costosos. |
Móvilaccesibilidad Aplicaciones móviles robustas para iOS y Android garantizan que los trabajadores de campo y el personal remoto se mantengan conectados a las actualizaciones del proyecto. | Controles básicos de permisos Los niveles inferiores carecen de permisos de rol granulares, lo que significa que los administradores no pueden restringir que ciertos usuarios modifiquen o eliminen tarjetas críticas. |
Consejos y trucos para hacer que Trello sea aún mejor
Puedes dominar la plataforma yendo más allá de simplemente arrastrar tarjetas con el mouse y utilizando algunas de estas funciones diseñadas para usuarios avanzados.
Atajos de teclado para navegación rápida
Los usuarios expertos rara vez dependen de clics del mouse para gestionar sus tableros. De hecho, existe un conjunto sólido de atajos de teclado diseñados para omitir los menús por completo, lo que permite una gestión de tareas extremadamente rápida.
Automatizando flujos de trabajo con Butler
Butler funciona como el motor de automatización integrado y sin código que elimina acciones administrativas repetitivas. Los equipos pueden crear automatizaciones sin necesidad de programación y ahorrar incontables horas de ingreso manual de datos.
Supongamos que un equipo de operaciones quiere ahorrar tiempo. Pueden crear fácilmente una regla basada en un disparador que indique: Cuando una tarjeta se mueva a la lista “Hecho”, marcar automáticamente la fecha de vencimiento como completada, tachar todos los elementos restantes de la lista de verificación y eliminar a todos los asignados. Las automatizaciones también pueden activarse según fechas específicas. Un comando programado podría generar automáticamente una nueva tarjeta recurrente de mantenimiento cada lunes por la mañana a las 9:00 a.m., con una lista de verificación estandarizada y asignada a un ingeniero específico.
Joyas ocultas y trucos de productividad
Varias funciones menos conocidas mejoran tanto la productividad como la higiene general del tablero para evitar que tus proyectos activos se conviertan en un desorden desorganizado.
- Correo a tablero: Cada tablero individual posee una dirección de correo electrónico única y oculta. Al reenviar un correo de un cliente directamente a esta dirección, se genera automáticamente una nueva tarjeta. La línea de asunto del correo se convierte en el título de la tarjeta, el texto del cuerpo llena la descripción y cualquier archivo adjunto se carga automáticamente en la tarjeta, eliminando por completo la necesidad de copiar y pegar manualmente.
- Envejecimiento de tarjetas: La función de envejecimiento de tarjetas hace que las tareas inactivas se desvanezcan y deterioren visualmente con el tiempo una vez que la habilitas. Esto proporciona una señal visual inmediata sobre cuáles tareas están estancadas en el flujo de trabajo y requieren intervención de gestión.
- Campos personalizados: Para equipos que requieren datos altamente estructurados, los campos personalizados permiten añadir menús desplegables, cuadros de texto específicos o entradas numéricas directamente en la parte frontal de las tarjetas. Esto asegura que cada registro de tarea incluya todos los parámetros necesarios antes de que comience el trabajo real.
¿Quiénes son los competidores de Trello?
El enfoque simple basado en tarjetas revolucionó la gestión básica de tareas hace años, pero el mercado de software en general ha evolucionado significativamente desde entonces. Las organizaciones que necesitan un seguimiento financiero más profundo, reportes sólidos o comunicación unificada suelen buscar soluciones más completas. Aquí hay algunas alternativas a Trello que vale la pena considerar:
Alondra
Lark adopta un enfoque completamente diferente al reunir todas tus herramientas esenciales de gestión de proyectos en una sola plataforma unificada. Tu trabajo se desarrolla directamente junto a las funciones integradas de mensajería, videoconferencias y colaboración en documentos, eliminando la necesidad de combinar un rastreador de tareas con integraciones externas. Esto naturalmente fomenta una mejor colaboración en equipo sin la fricción de cambiar de contexto y reduce los costos de suscripción.
Lark cuenta con un diseño intuitivo pero versátil que se adapta fácilmente al flujo de trabajo de tu equipo. Puedes utilizar una vista Kanban de arrastrar y soltar, familiar para la gestión diaria de proyectos, o agregar una vista de Gantt, vista de calendario o incluso un panel de control con unos pocos clics. Lark también incluye potentes funciones de automatización sin código, lo que permite a cualquiera configurar reglas personalizadas que mantienen los proyectos avanzando sin esfuerzo.
¿Listo para comenzar? Prueba esta plantilla de gestión de proyectos que incluye kanban, diagramas de Gantt, cronogramas, tableros de control y más.
Wrike
Wrike se posiciona como la solución óptima para la colaboración compleja, multifuncional y las implementaciones a escala empresarial. La plataforma omite el enfoque simple de tablero visual y opta por diagramas de Gantt altamente interactivos, formularios de solicitud dinámicos y nuevos Agentes de IA que automatizan la clasificación de tareas. Requiere una curva de aprendizaje mucho más pronunciada, pero ofrece la profundidad estructural necesaria para monitorear presupuestos, registrar horas facturables de forma nativa y gestionar carteras complejas en múltiples departamentos.
Para obtener más información, lee Wrike vs. Trello: ¿Cuál es mejor y una alternativa más inteligente?.
Campamento base
Basecamp opera con una filosofía completamente diferente que ignora las reglas complejas de automatización en favor de una ética minimalista y anti-reuniones, centrada en una comunicación tranquila y asincrónica. Organiza el trabajo en espacios de proyecto aislados que contienen tableros de mensajes, chats grupales y registros automáticos diarios, en lugar de depender de un único tablero extenso. Los usuarios también siguen su progreso utilizando el exclusivo Hill Chart, que proporciona un contexto visual instantáneo para mostrar si un proyecto está atascado en la incertidumbre o avanzando sin problemas hacia su finalización.
Para obtener más información, lee Trello vs. Basecamp: Encuentra la herramienta adecuada de gestión de proyectos.
ClickUp
ClickUp se promociona como la aplicación que reemplaza a todas las demás, ofreciendo un entorno increíblemente denso en funciones diseñado para una personalización total. Los usuarios pueden visualizar exactamente el mismo conjunto de datos de más de 15 maneras diferentes e integrar de forma fluida la colaboración en documentos, pizarras y capacidades avanzadas de IA de manera nativa dentro de la plataforma. El precio sigue siendo altamente competitivo, pero esta gran cantidad de funciones a menudo conduce a una complejidad abrumadora que requiere una supervisión administrativa significativa para configurar todo correctamente.
Para obtener más información, lee Trello vs ClickUp: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos gana para los equipos?
Reflexiones finales
Trello ofrece un excelente punto de partida para el seguimiento simple de proyectos gracias a sus tableros visuales altamente intuitivos. Pero a medida que los equipos crecen y los proyectos se vuelven más complejos, la mayor fortaleza de Trello, su simplicidad, puede convertirse en una carga. Sin informes nativos ni herramientas avanzadas de comunicación, usar tarjetas y listas para el seguimiento puede llevar a flujos de trabajo desordenados e información fragmentada.
Lark resuelve este problema de escalabilidad al unificar tus funciones esenciales de gestión de proyectos y comunicación de equipo en un solo espacio de trabajo potente. Organizaciones líderes a nivel mundial como Xiaomi, GoTo y 7-Eleven ya han elegido Lark para optimizar sus operaciones complejas y reducir el exceso de software. Finalmente puedes dejar de alternar entre aplicaciones distintas, eliminar suscripciones de software costosas y alcanzar tus objetivos sin la fricción constante de cambiar de contexto.
Preguntas frecuentes sobre el seguimiento de proyectos en Trello
¿Cuáles son algunos ejemplos de gestión de proyectos en Trello?
Las tarjetas de Trello son altamente personalizables, por lo que pueden adaptarse a casi cualquier proyecto. Por ejemplo, los equipos de marketing suelen usarlo para dar seguimiento a calendarios de contenido, moviendo borradores de artículos desde “Ideación” hasta “Publicado”, mientras que los departamentos de recursos humanos crean tableros dedicados para asegurar que las nuevas contrataciones completen toda la documentación necesaria durante la integración.
Los equipos técnicos pueden usar Trello para gestionar sprints de desarrollo de software Ágil configurando listas para acumulaciones, código en progreso y funciones completadas. De manera similar, los equipos de ventas pueden transformar un tablero simple en un CRM ligero, utilizando tarjetas para dar seguimiento a clientes potenciales individuales a medida que avanzan por el embudo de ventas.
¿Puedo usar Trello gratis?
Sí, Trello ofrece un nivel gratuito que incluye 10 tableros por espacio de trabajo, 10 colaboradores y tarjetas ilimitadas. Sin embargo, no podrás usar funciones más avanzadas como la vista de Línea de tiempo, Calendario, Panel o Mapa de Trello, por lo que el plan gratuito solo es adecuado para equipos pequeños o proyectos simples.
¿En qué plataformas puedo usar Trello?
Puedes usar Trello en cualquier navegador web. También hay aplicaciones de escritorio dedicadas para Mac y Windows, junto con aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.
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