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在另一個平行宇宙中，你可能會使用 Cardvark 或 Planatee 來進行專案管理——這兩個名字曾是 Trello 定名前的認真考慮選項。很難想像它們能像 Trello 一樣流行起來。
而 Trello 確實成功流行了。Trello 的專案追蹤自此成為許多團隊的首選，得益於它簡潔的視覺介面與幾乎零學習曲線。在本指南中，我們將探討 Trello 是什麼，以及它如何用於日常專案管理。我們還會解析該平台的實際成本，分享實用技巧以提升使用體驗，並探索頂尖替代方案，以防你正在尋找新的工具。
重點摘要
- Trello 是一款基於看板框架的視覺化專案管理工具，透過看板、清單與卡片系統來組織任務。
- 價格從免費方案開始，付費訂閱階層每位使用者每月介於 5.00 美元至 17.50 美元。
- 核心功能包括拖放式任務管理、核對清單、到期日、檔案附件，以及免程式碼的工作流程自動化。
- Trello 適合線性工作流程與簡單專案，例如行銷內容行事曆、人資入職流程、簡單的銷售管道，以及敏捷軟體開發衝刺。
什麼是Trello？
運作方式如下：看板代表整個專案、客戶或部門的工作空間，而垂直清單則作為工作流程的階段，例如「待辦事項」、「進行中」和「準備發佈」。在這些清單中有代表特定任務的單張卡片，並包含重要細節，如到期日、附件和子任務。當團隊成員需要更新任務狀態時，只需將卡片在清單之間拖曳即可。
圖片來源：trello.com
在2017 年被 Atlassian 收購後，Trello 成為更大型軟體生態系統中的重要一環。早期版本專注於為小型團隊提供輕量化的替代方案，以取代笨重的企業軟體。而較新的更新則引入了整合、自動化以及進階檢視功能，以應對更大型組織的工作流程。
如何使用Trello進行專案追蹤與管理
你需要一個策略性的方法，將空白的看板轉變成一個可運作的專案管理系統。與其按照傳統的專案階段來看，不如將 Trello 視為一系列的組建模塊。你從一個廣泛的工作區開始，並持續深入到日常工作中的細節。
1. 奠定基礎
你可以快速使用 Trello 專案管理範本開始，或是從零建立一個看板。接著，建立你的清單。這些垂直欄位應準確反映你獨特的運作流程，而不只是作為資料的堆放區。許多團隊使用簡單的「待辦」、「進行中」和「已完成」格式，但你可以輕鬆調整這些清單，以符合精確的工作流程階段，例如「腦力激盪」、「客戶審核」或「等待批准」。
2. 充實任務細節
建立看板結構後，新增卡片以代表所需的交付項目。有效追蹤的關鍵在於在每張卡片中提供豐富的背景資訊。您可以使用進階核對清單將較大的交付項目拆分成可管理的步驟，設定明確的截止日期以確保進度按時完成，並直接從您的電腦或雲端儲存空間附加相關檔案。您可以使用顏色標籤依優先等級或特定部門分類工作。
3. 連結團隊
專案追蹤器只有在團隊實際在其中溝通時才有效運作，Trello 透過卡片留言來促進這一點。您可以將特定團隊成員指派到卡片上，讓每個人都清楚誰負責哪項工作。團隊成員只需使用「@」符號通知同事，這能讓討論與特定任務保持情境相關，並確保重要細節不被忽略。
4. 超充工作流程
基本看板在處理簡單任務時運作良好，但透過使用 Power-Ups（附加功能）和自動化，您可以大幅提升您的設定。例如，您可以新增整合功能，根據價值與投入評分任務，並直接在卡片封面上視覺化優先順序。您也可以使用 Trello 內建的自動化功能自動生成卡片、設定提醒以及更新進度。
5. 新增進階專案檢視
傳統的看板可能不足以應付更複雜的專案。如果您使用的是 Premium 或 Enterprise 方案，您可以嘗試這些進階專案檢視方式，改變資料的呈現方式。
不同團隊可以使用 Trello 的方式
行銷
數位行銷團隊可以啟動新的內容計畫流程，涵蓋撰寫、編輯以及客戶審核。在看板上，他們可以建立這種由左至右的清單結構：創意、準備開始、概念、概念審核、進行中、內容審核、等待第三方，以及完成。撰稿人只需將完成的草稿移至「內容審核」，即可立即向編輯發出訊號，表示該作品已準備好進行評估。
人力資源
人資部門可以使用 Trello 來標準化新進員工的體驗，確保不會遺漏任何重要文件。用於新人入職的看板可以包含以下清單：主管聯繫、需簽署的表格、第一天 IT 設置、第一週培訓，以及 30 天回訪。人資人員只需複製一個主模板看板給每位新員工，即可建立結構化且可重複的流程。
銷售
銷售團隊甚至可以將看板用作輕量級的客戶關係管理（CRM）系統。典型的銷售流程會使用清單來表示交易階段，例如新進潛在客戶、已聯繫、談判中以及成功成交。每張卡片代表一個獨立的潛在客戶，集中保存聯繫資訊、附件和會議記錄。希望擴展此功能的團隊可以使用附加元件自動整理欄位並視覺化整個銷售漏斗。
軟體開發
Trello 常被軟體工程團隊用來管理他們的 敏捷開發 和 Scrum 工作流程。典型的衝刺看板包含分為一般待辦、衝刺待辦、進行中以及已完成衝刺的清單，讓開發人員可以將卡片從待辦清單拉入活動清單，以處理新功能或修復錯誤。他們可以在卡片中添加程式碼片段和規格需求，讓產品經理能輕鬆查看已發佈的內容，而不必再安排另一場同步會議。
Trello 的價格是多少？
Trello 提供四種定價方案，並有按月與按年計費的選項。
小型團隊可以嘗試免費方案，無需任何前期成本即可評估 Trello 是否適合使用。對於更複雜的專案，標準方案可解鎖無限看板以及更實用的 250MB 檔案限制。進階方案則透過引入進階檢視與 AI 協助，滿足嚴肅的專案管理需求，而企業方案則提供更先進的 IT 管理與安全協議。
然而，訂閱費用並不是唯一需要考慮的因素。Trello 缺少許多關鍵的專案管理功能，例如時間追蹤或進階報告，因此需要透過附加元件（在 Trello 中稱為 Power-Ups）來補足這些不足。其中有些是免費的，但許多則需要額外付費，因此務必將這部分成本納入考量。
Trello 的優缺點
Trello 有許多優點，但也存在顯著的限制。該平台在提供乾淨且簡單的設計方面表現出色，但正是這種簡單性，往往為快速擴張的企業帶來重大阻礙。
優點 | 缺點 |
直覺式使用者介面 拖放機制幾乎不需要任何培訓，因而在非技術人員中具有極高的採用率。 | 淺層階層 複雜的操作揭露了軟體的扁平結構。管理數百個相互關聯的任務會造成嚴重的視覺混亂。 |
極度靈活 因為卡片可以代表從軟體錯誤到部落格文章的任何事物，該平台同樣適用於行銷、IT 和人資的工作流程。 | 零碎的溝通 缺乏原生內建的聊天功能，迫使團隊必須同時使用像 Slack 或 Teams 這類的獨立應用程式。 |
慷慨的免費入場 基礎方案對新創公司而言仍具高度競爭力，提供無限卡片，且不會將核心追蹤功能立即置於付費牆後。 | 依賴第三方 缺乏原生的時間追蹤、班表排定或進階分析功能，團隊必須依賴可能有漏洞或昂貴的 Power-Ups。 |
行動無障礙 適用於 iOS 和 Android 的強大行動應用程式可確保外勤人員和遠端員工隨時掌握專案最新動態。 | 基本權限控制 較低層級缺乏細緻的角色權限，這意味著管理員無法限制某些使用者更改或刪除關鍵卡片。 |
讓 Trello 更好用的技巧與秘訣
你可以透過不僅僅用滑鼠拖曳卡片，而是運用一些為進階使用者設計的功能，來熟練掌握這個平台。
快速導覽的鍵盤快捷鍵
資深使用者很少依靠滑鼠點擊來管理看板。事實上，有一套功能強大的鍵盤快捷鍵設計，可完全跳過選單，讓任務管理變得極為迅速。
使用 Butler 自動化工作流程
Butler 是內建的免程式碼自動化引擎，可消除重複的行政操作。團隊可以在不撰寫任何程式碼的情況下建立自動化流程，節省大量手動輸入資料的時間。
假設營運團隊想要節省時間，他們可以輕鬆建立一個觸發規則，例如：當卡片移入「已完成」清單時，自動將到期日標記為完成、劃掉所有剩餘的核對項目，並移除所有指派人員。自動化也可以根據特定日期觸發。排程指令可以在每週一上午 9:00 自動建立新的定期維護卡片，附有標準化的核對清單並指派給特定工程師。
隱藏的寶藏與生產力秘訣
一些鮮為人知的功能能提升生產力與看板整潔度，避免您的進行中專案變得雜亂無章。
- 電子郵件至看板： 每個獨立的看板都有一個唯一且隱藏的電子郵件地址。將客戶的電子郵件直接轉寄到此地址時，會自動生成一張新卡片。電子郵件的主題行會成為卡片標題，正文內容會填入描述欄位，任何附加檔案都會自動上傳到卡片，完全免除手動複製與貼上的需求。
- 卡片老化： 卡片老化功能在啟用後，會讓不活躍的任務隨時間逐漸淡化並視覺上呈現劣化。這能立即提供視覺提示，指出哪些任務在流程中停滯並需要管理層介入。
- 自訂欄位： 對需要高度結構化資料的團隊而言，自訂欄位可在卡片正面直接新增下拉選單、特定文字框或數值輸入欄位。這確保每個任務在正式開始前都包含所有必要的參數。
誰是Trello的競爭對手？
簡單的卡片式方法在多年前革新了基礎任務管理，但更廣泛的軟體市場自那時起已顯著發展。需要更深入財務追蹤、強大報告功能或整合溝通的組織，往往會尋求更全面的解決方案。以下是一些可供考慮的Trello 替代方案：
雲雀
Lark 採取完全不同的方法，將所有必需的專案管理工具整合到同一個統一平台上。你的工作可直接與內建的 訊息傳遞、視訊會議 和 文件協作 並行進行，免去同時處理任務追蹤器與外部整合的麻煩。這自然能在不受情境切換干擾的情況下，促進更好的團隊協作，並降低訂閱成本。
Lark 擁有直覺且多功能的設計，能輕鬆適應你團隊的工作流程。你可以使用熟悉的拖放式看板檢視來進行日常專案管理，或只需幾下點擊即可新增甘特圖檢視、行事曆檢視，甚至是儀表板。Lark 還包含強大的零程式碼自動化功能，讓任何人都能設定自訂規則，確保專案順利推進。
準備好開始了嗎？試試這個專案管理範本，內含看板、甘特圖、時間軸、儀表板等更多功能！
Wrike
Wrike 將自己定位為複雜、跨功能協作以及企業級部署的最佳解決方案。該平台捨棄簡單的視覺看板方式，選擇高度互動的甘特圖、動態請求表單，以及能自動化任務分類的新 AI 代理。雖然需要更陡峭的學習曲線，但它提供了必要的結構深度，可用於監控預算、原生追蹤可計費工時，並管理跨多個部門的複雜專案組合。
大本營
Basecamp 採用完全不同的理念，摒棄複雜的自動化規則，轉而追求以平靜、非同步溝通為核心的極簡、反會議精神。它將工作組織成獨立的專案空間，內含留言板、群組聊天以及自動每日檢查，而不是依賴單一龐大的看板。使用者也會透過獨特的 Hill Chart 追蹤進度，該圖表能即時提供視覺化背景，顯示專案是陷入不確定性還是順利邁向完成。
ClickUp
ClickUp 將自己定位為能取代所有其他應用程式的平台，擁有極為豐富的功能環境，專為極致自訂而設計。使用者可以用超過 15 種不同方式視覺化同一組資料，並在平台內原生無縫整合文件協作、白板以及進階 AI 功能。其定價依然極具競爭力，但龐大的功能量往往導致過於複雜，需要大量的管理監督才能正確完成所有設定。
最後的想法
Trello 憑藉高度直覺化的視覺看板，為簡單的專案追蹤提供了極佳的起點。但隨著團隊成長與專案變得更複雜，Trello 最大的優勢——簡單性——可能會變成負擔。缺乏原生報告或進階溝通工具時，使用卡片與清單進行追蹤可能會導致工作流程混亂以及資訊分散。
Lark 透過將您必需的專案管理與團隊溝通功能整合到一個強大的工作空間中，解決了這個擴展問題。像小米、GoTo 和 7-Eleven 等全球領先的組織已經選擇 Lark 來簡化其複雜的運營並減少軟體臃腫。您終於可以停止同時處理多個不同的應用程式，刪除昂貴的軟體訂閱，並在沒有頻繁情境切換摩擦的情況下實現目標。
有關 Trello 專案追蹤的常見問題
有哪些 Trello 專案管理範例？
Trello 的卡片高度可自訂，因此幾乎可以適用於任何專案。例如，行銷團隊經常使用它來追蹤內容行事曆，將文章草稿從「構思階段」移至「已發佈」，而人力資源部門則會建立專用看板，以確保新進員工在入職過程中完成所有必要文件。
技術團隊可以使用 Trello 來管理敏捷軟體開發衝刺，透過建立待辦事項、進行中程式碼以及已完成功能的清單。同樣地，銷售團隊可以將簡單的看板轉換成輕量型 CRM，利用卡片追蹤各個潛在客戶在銷售流程中的進展。
我可以免費使用Trello嗎？
是的，Trello 提供免費方案，每個工作區可建立 10 個看板、10 位協作者，以及不限數量的卡片。不過，您將無法使用更進階的功能，例如 Trello 時間軸、行事曆、儀表板或地圖檢視，因此免費方案僅適合小型團隊或簡單專案。
我可以在哪些平台上使用Trello？
您可以在任何網頁瀏覽器上使用 Trello。此外，還有適用於 Mac 和 Windows 的專用桌面應用程式，以及適用於 iOS 和 Android 裝置的行動應用程式。
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