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提升您的CRM方法：Smartsheet CRM與靈活解決方案，適用於現代企業

Jennifer Taylor

產品需求開發專家

2026年9月20日

Jennifer Taylor

產品需求開發專家

2026年9月20日

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閱讀約 15 分鐘

想像你是一家正在成長的科技新創公司的銷售經理。你的團隊每天都在同時處理多個客戶互動，努力追蹤客戶資訊、後續跟進以及專案截止日期。隨著混亂加劇，漏掉的電子郵件和被遺忘的會議威脅著與重要客戶的關係。這時，客戶關係管理（CRM）系統便派上用場，集中管理你的客戶資料並簡化溝通流程。在眾多 CRM 解決方案中，Smartsheet CRM脫穎而出，將專案管理與 CRM 功能無縫整合。在本文中，我們將深入探討 Smartsheet CRM 如何改變你的客戶互動，並提供讓它成為各種規模企業理想選擇的關鍵功能。

Smartsheet CRM 簡介

圖片來源：smartsheet.com

一個CRM 系統是一個全面的解決方案，用於管理公司與現有及潛在客戶的互動。它在組織客戶資訊、追蹤銷售線索以及分析行為模式方面扮演著關鍵角色。這些功能可促進客戶關係的改善，而這對長期成功至關重要。能夠有效運用 CRM 工具的企業可期望獲得多項好處，包括：

提高客戶留存率

提升客戶服務

更深入了解客戶需求

在當今以客戶為中心的商業環境中，擁有強大的 CRM 解決方案比以往任何時候都更為重要。它能夠幫助組織打造個人化的體驗、優化行銷活動，並建立持久的關係，進而轉化為更高的銷售額與提升品牌忠誠度。

Smartsheet 作為 CRM 解決方案

Smartsheet 以其結合傳統專案管理功能與 CRM 能力的易用平台而脫穎而出。其視覺化介面提升了對客戶互動的追蹤與監控，使客戶關係管理更加流暢。值得注意的功能包括：

可自訂的範本

直覺化儀表板

即時協作

將 Smartsheet 作為 CRM 使用，能讓企業在熟悉的環境中運作，同時運用強大的功能來有效管理客戶。這種多功能性使 Smartsheet 適用於各種團隊，包括行銷、銷售和客戶支援。

互補的 CRM 工具

雖然 Smartsheet 提供了穩健的 CRM 架構，但它在與其他 CRM 工具（如 Zoho CRM）協同運作方面表現出色。希望加強 CRM 策略的組織，可以將 Smartsheet 與專注於特定領域（如銷售追蹤或電子郵件行銷）的專業工具結合使用。此方法能讓企業打造更全面的 CRM 體驗，提升效率與效能。

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使用 Smartsheet 作為 CRM 的好處

Smartsheet 結合了熟悉的網格式工作管理與靈活的資料擷取功能，即使在傳統 CRM 平台之外，也能支援 CRM 流程。雖然它並非專為 CRM 打造，但其結構可用來組織客戶資料、追蹤互動並自動化工作流程。以下優勢突顯了為什麼團隊會將 Smartsheet 視為 CRM 解決方案。

精簡的專案管理與客戶關係管理功能

將 Smartsheet 作為 CRM 的一大顯著優勢，是它能將專案管理功能與客戶關係任務相結合。這種整合方式讓團隊能在同一個工作空間中，同時管理客戶互動與追蹤專案里程碑及截止日期。這種交叉應用不僅節省時間，還能減少使用多個分散平台所帶來的後勤挑戰。

使用者可以建立無縫工作流程，在專案管理流程中將與客戶相關的任務分配給不同的團隊成員。

所有以客戶為中心的計畫都能與組織目標完美契合，促進更高的責任感與效率。

加強跨團隊的協作

Smartsheet促進團隊成員之間更高層次的協作，超越傳統CRM的功能。其特色可支援即時更新與溝通，確保所有參與客戶關係的人員——業務代表、行銷與支援團隊——都能即時存取並分享相關資訊。

集中化溝通：團隊成員可直接在客戶紀錄中留言，促進討論而無需使用外部電子郵件或工具。

存取控制：團隊可設定權限，確保敏感的客戶資訊僅限授權人員存取。

活動記錄：追蹤對客戶資料所做的變更與更新，確保透明度與責任制。

此等整合與協作程度確保所有部門能有效地為客戶旅程做出貢獻，最終提升客戶滿意度與參與度。

可自訂的功能與範本

Smartsheet CRM 的另一個重要優勢是其高度可自訂的功能與範本。企業可以依據自身特定的CRM 流程來調整 Smartsheet，使組織能夠在不增加不必要複雜性的情況下，實施最符合需求的解決方案。

量身打造的範本：公司可以為各種客戶互動建立自訂範本，確保全局的一致性。

靈活性：團隊可以輕鬆調整範本或工作流程，以適應不斷變化的業務需求或市場狀況，從而實現更敏捷的客戶管理。

改進的資料分析與報告

Smartsheet 提供強大的資料分析與報告功能，這對於理解客戶行為及優化銷售工作至關重要。能夠將客戶資料視覺化，有助於團隊快速做出明智的決策。

即時分析：使用者可以存取儀表板與報告，獲取有關客戶趨勢與互動的洞察，從而進行主動的互動。

資料驅動的決策：透過掌握詳細的指標，組織可以優化策略，找出改進的機會並鎖定特定的客戶群。

與其他工具的整合

雖然 Smartsheet 本身提供了強大的 CRM 架構，但它也能與各種其他工具良好整合，提升其功能性。此能力使組織能夠在利用現有軟體解決方案的同時，建立更全面的生態系統來管理客戶關係。

連接專業工具：透過與 Lark 進行溝通整合，或與 Zoho 進行銷售追蹤整合，團隊可以顯著提升 CRM 的效率。

端到端解決方案：這種互聯的方法確保組織能在不同業務流程之間維持一致的工作流程，促進更佳的客戶體驗。

提升顧客體驗

透過運用 Smartsheet 在專案管理與協作方面的綜合優勢，企業能夠積極提升整體客戶體驗。精簡流程並保持清晰溝通的能力，能轉化為更具個人化的服務、及時的回應，以及對客戶需求更深入的理解。

結合所有這些優勢，作為 CRM 的 Smartsheet 成為一個多功能且高效的解決方案，協助組織優化客戶關係，同時確保與更廣泛的業務目標保持一致。由此帶來的提升，能促進客戶滿意度、忠誠度，並最終實現業務成功。

用更智慧的工具擁抱更多好處

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Smartsheet CRM 的主要功能

雖然 Smartsheet 類似 CRM 的功能在管理客戶資料與工作流程方面提供了靈活性，但在大規模使用時存在可能影響 CRM 效能的重大限制。以下列出的限制有助於在使用 Smartsheet 作為 CRM 時建立合理的期望，並突顯在某些情況下，專為 CRM 設計的系統可能更為合適。

客戶資料管理

任何高效 CRM 系統的核心在於能夠有效管理客戶資料。Smartsheet CRM 提供強大的功能來組織與維護完整的客戶資訊。團隊可以輕鬆輸入與更新客戶詳細資料、互動紀錄及歷史，確保重要資訊能在需要時即刻取得。

在 Smartsheet 中有效管理客戶資料的關鍵考量包括：

資料分類：可依據各種標準（如人口統計資料、購買記錄或互動程度）對客戶進行分群。此分群有助於針對性溝通，使企業能夠量身打造行銷策略並提升客戶體驗。

匯入/匯出功能：Smartsheet 可輕鬆將其他平台的現有客戶資料匯入，或匯出以進行報告與分析。這提升了可用性，並確保團隊成員能在需要時取得所需資訊。

搜尋功能：透過整合的搜尋功能，使用者可快速存取客戶紀錄及相關細節。這加快了資料檢索流程，使團隊成員能及時找到所需資訊並高效回應客戶需求。

透過有效管理客戶資料，企業可以提升整體 CRM 表現並保持對客戶詢問的即時回應，促進更具個人化且更具吸引力的客戶體驗。

自動化工作流程

Smartsheet 的自動化功能大幅提升營運效率。組織可以利用這些功能自動化與客戶管理相關的重複性工作，例如後續跟進、提醒以及狀態更新。

任務分配：依照預先設定的標準自動分配任務，確保不會遺漏任何客戶互動。透過自動將特定責任分配給團隊成員，組織能維持責任追蹤並簡化流程。

警示與通知：設定自動化通知，告知團隊成員重要更新或客戶詢問，確保能及時回應客戶需求。此主動式方法可減少延誤並提升服務品質。

重複性任務：將定期流程自動化，例如後續電子郵件或狀態檢查，從而讓團隊成員能專注於策略性計畫。例行任務可事先排程，使員工能投入更多精力於建立關係並提升客戶滿意度。

此自動化不僅提升效率，還確保團隊能持續遵循管理客戶關係的最佳做法，從而增強整體效能。

即時報告與儀表板

在決策過程中，報告的重要性不容小覷。Smartsheet CRM 的功能包括即時報告，能夠讓企業依據各種指標追蹤績效。此功能對於做出明智決策並及時調整策略而言極具價值。

自訂報告：團隊可以生成針對相關指標的量身報告，例如銷售目標、客戶互動統計以及專案分析。此種自訂化使企業能深入探究最重要的數據。

視覺化呈現：在儀表板中使用圖表和曲線圖來視覺化趨勢與績效，讓使用者能一目了然地評估結果。視覺化洞察有助於更快速地理解並傳達重要數據點。

效能基準：在 Smartsheet CRM 環境中建立並監控效能基準，能讓團隊持續改進其客戶管理策略。透過定期評估自身表現與既定目標的差距，團隊可以找出成長空間並相應調整。

藉由建立與分析即時報告，團隊能更主動地管理客戶關係。有效的報告與儀表板進一步使組織能夠因應不斷變化的市場動態與客戶期望，推動客戶互動工作的持續改善。

如何將 Smartsheet 設定為 CRM

將 Smartsheet 設定為 CRM，可以大幅提升您的組織管理客戶資料及與潛在客戶互動的方式。運用 Smartsheet 的功能，不僅能簡化客戶互動的追蹤，還能加強跨團隊協作。在此，我們將逐步說明初始設定流程、如何建立客戶資料範本，以及建立工作流程以更有效率地進行客戶互動。

初始設定步驟

首先，您需要設定 Smartsheet 帳戶。此流程簡單直覺，旨在確保使用者能快速完成初始設定並順利操作。

帳戶設定：如果您尚未建立 Smartsheet 帳戶，請先建立一個。您需要選擇最符合您的企業規模與需求的方案。Smartsheet 提供多種等級的方案，能靈活滿足不同需求，無論您是小型企業還是大型企業的一員。

基本設定：建立帳號後，進入設定以自訂您的工作空間。設定您組織的詳細資料，以確保所有團隊成員在品牌形象與客戶互動期望上保持一致。這可以包括設定標誌、自訂電子郵件範本，以及定義使用者權限。

完成這些初始步驟後，您將為有效使用 Smartsheet 作為 CRM 奠定穩固的基礎。

建立客戶資料範本

建立符合您業務需求的 CRM Smartsheet 範本，對於高效管理客戶資訊至關重要。範本有助於標準化資料輸入，確保所有重要的客戶詳細資料能夠一致地被記錄。

圖片來源：smartsheet.com

識別必要欄位：首先確定對您的營運而言哪些客戶資訊是至關重要的。常見的欄位可能包括：

客戶姓名

聯絡資訊

購買記錄

後續跟進日期

客戶回饋

建立範本：在 Smartsheet 中，您可以使用範本功能建立新的工作表。透過在欄位中加入必要的欄位來設計您的客戶資料表。針對特定欄位（例如狀態更新），可考慮使用下拉選單以簡化資料輸入流程。

依您的流程自訂：根據您的獨特工作流程來調整範本。例如，如果您的銷售流程包含多個階段，您可以建立欄位來追蹤每個潛在客戶的狀態，如「初次聯繫」、「已安排示範」及「已送出提案」。

使用這些範本，團隊可以確保資料輸入的準確性與效率，並更輕鬆地檢索與分析客戶資訊。

為客戶互動設定工作流程

在建立客戶資料範本後，下一步是設定工作流程，以協助自動化與客戶互動相關的任務與提醒。自動化工作流程能大幅提升團隊與客戶互動的方式，並確保不會遺漏任何重要行動。

定義關鍵接觸點：識別客戶旅程中的重要互動，例如導入流程、後續跟進以及服務續約提醒。將這些接觸點記錄下來，以建立有效的工作流程。

自動化任務分配：在 Smartsheet 中，您可以設定自動化工作流程，根據特定觸發條件將任務分配給團隊成員。例如，當新增潛在客戶時，系統會自動通知指定的業務代表進行後續跟進。

設定後續提醒：使用條件式格式來在客戶資料表中突顯即將到來的後續日期。Smartsheet 允許您根據到期日設定警示與提醒，確保您的團隊能掌握客戶溝通進度。

透過實施這些自動化工作流程，您的組織不僅能節省寶貴時間，還能透過及時且相關的互動提升客戶體驗。

使用 Smartsheet CRM 提高效率的秘訣

要充分發揮 Smartsheet CRM 功能的威力，您可以採取多項最佳做法與技巧來最大化效率。維持資料準確性、促進團隊協作，以及與其他工具整合，都是成功的關鍵策略。

資料維護的最佳做法

維持資料的準確性與整潔度對確保您的 CRM 工作成功至關重要。糟糕的資料管理可能導致不準確的洞察，並阻礙客戶關係的發展。

定期稽核：定期對您的客戶資料進行稽核，以識別重複、資訊不完整及不準確之處。此做法可確保您的資料在決策時保持可靠且有用。

實施資料輸入標準：建立將客戶資料輸入 Smartsheet 的標準。訓練您的團隊遵循這些標準以確保一致性。例如，定義電話號碼、地址及姓名的格式。

利用報告獲取洞察：定期檢視由 Smartsheet 資料生成的報告，以掌握趨勢與異常情況。透過專注於資料績效指標，您能更好地了解需要改進的地方。

善用團隊協作功能

Smartsheet CRM 旨在加強團隊協作，使其成為管理客戶互動的理想工具。鼓勵團隊成員積極參與，將有助於更全面地了解客戶關係。

集中化溝通：利用 Smartsheet 的評論功能，直接在客戶記錄上促進交流。這能將所有相關討論集中在一處，方便查閱過往互動。

即時更新：將你的 Smartsheet CRM 表格與團隊成員共享，以便即時更新。這種直接存取方式可確保每個人都能掌握客戶狀態更新或即將需要關注的行動。

團隊成員的回饋：鼓勵您的團隊針對CRM 工作流程提供意見。透過讓他們參與流程改進，您很可能會發掘有助於提升整體效率的寶貴見解。

將 Smartsheet 與其他工具整合

將 Smartsheet 與互補工具整合，可以大幅提升其功能，使其成為更強大的 CRM 解決方案。對於已經使用多種工具的組織而言，將它們連結起來有助於簡化流程。

探索 Smartsheet Zoho-CRM 整合：如果您的組織同時使用 Zoho CRM 與 Smartsheet，請善用 Smartsheet 與 Zoho-CRM 的整合功能。此連結可在系統間無縫共享資料，讓客戶互動的協調更加順暢。

使用其他工具以增強功能：除了 Zoho 之外，許多組織會將 Smartsheet 與行銷自動化平台、電子郵件服務以及報告工具整合。每項整合都能促進更具一致性的客戶管理策略。

考慮使用 Lark 進行協作：當您的組織在推進客戶關係管理時，可考慮引入 Lark 作為協作平台。Lark 的功能能進一步提升團隊溝通與專案管理，為 CRM 活動提供統一的空間。將 Lark 與 Smartsheet 一同使用，能帶來更高的工作流程效率與更強的團隊協作。

透過最大化各種工具的整合並善用 Smartsheet 的功能，您可以建立一個能有效滿足 CRM 需求的完整系統。

為什麼使用者會考慮 Smartsheet CRM 的其他替代方案

隨著企業評估其 CRM 選項，許多人因各種原因會考慮 Smartsheet CRM 的替代方案。了解其他平台的選擇以及 Smartsheet CRM 的限制，有助於組織在客戶關係管理策略上做出更明智的決策。

Smartsheet 相較於其他替代方案的限制

與這些受歡迎的 CRM 工具相比，Smartsheet 的幾項限制可能會促使使用者尋找替代方案：

CRM 專屬功能有限：雖然 Smartsheet 在專案管理方面表現優異，但部分使用者認為它缺乏專屬 CRM 平台（如 Salesforce 和 HubSpot）所提供的特定功能，例如進階銷售自動化、潛在客戶管理以及客戶旅程規劃工具。

可擴展性疑慮：雖然 Smartsheet 對小型團隊而言相當有效，但大型組織可能會發現它的可擴展性不如其他專為企業使用而設計的CRM 解決方案。隨著企業成長，他們可能需要更全面的工具來處理複雜的 CRM 需求。

基本報告與分析：Smartsheet 提供報告功能，但可能不如專用 CRM 系統所提供的深入分析那樣先進。需要詳細客戶洞察與績效指標的使用者，可能會因 Smartsheet 報告功能的限制而感到失望。

自訂化限制：雖然 Smartsheet 具有靈活性，但部分使用者可能會發現它缺乏其他 CRM 所提供的深度自訂選項。對於擁有獨特工作流程並需要專門配置的組織而言，這可能是一項劣勢。

整合挑戰：雖然 Smartsheet 可以與各種工具整合，但整合的程度可能不如專業 CRM 平台所提供的那樣流暢或全面。使用者在將 Smartsheet 與重要軟體連接時可能會遇到挑戰，這可能影響效率與資料流。

其他 CRM 工具的熱門選擇

幾款知名的 CRM 工具已在市場上建立了穩固的地位，成為 Smartsheet 的可行替代方案。以下是幾個例子：

Lark：Lark 以其將通訊與協作工具無縫結合至核心 CRM 功能而聞名。它提供直覺化的平台，讓使用者能在同一環境中進行即時通訊、文件共享與專案管理。使用者可受益於自動化工作流程與集中化的客戶資訊，簡化客戶關係管理。此外，Lark 的價格實惠且易於使用，對中小型企業尤其具有吸引力。

Salesforce：以其強大的功能組合而聞名，Salesforce 提供廣泛的自訂選項與強大的分析能力。然而，其複雜性通常需要專門團隊來有效管理平台，這對所有組織而言可能並不可行。

HubSpot：以其使用者友善的設計而聞名，HubSpot 提供一款適合初學者的 CRM，並整合了行銷工具。雖然它能有效支援中小型企業，但大型企業在客製化與進階功能方面可能會遇到限制。

為何考慮使用 Lark 作為 CRM

隨著企業在客戶關係管理的複雜性中前行，採用能提升協作與效率的工具變得至關重要。Lark提供了簡化工作流程與改善團隊溝通的功能，為加強您的 CRM 策略提供了具吸引力的選擇。

Lark Base 提供 360 度的客戶視圖

Smartsheet 的專案導向方法可能無法原生地將分散的客戶資料點整合成統一且可存取的客戶檔案，經常需要手動整合或外部工具才能獲得跨不同渠道的完整客戶互動視圖。相比之下，Lark 提供更強大的框架來集中並連結客戶資料。以下是 Lark 如何促進全面客戶視圖：

Lark Base 提供客戶資料的集中儲存庫，允許您自訂欄位以記錄聯絡資訊、公司資料、購買記錄以及支援互動。

在 Base 中建立關聯以連接不同的資料來源，將客戶檔案與相關的支援工單或專案任務連結起來。

可視化且具協作性的管道管理

Lark Base supports different types of fields

雖然 Smartsheet 具備任務追蹤功能，但它可能無法原生提供針對銷售的可視化管道管理系統，來清楚定義銷售階段、追蹤交易進度或在不進行大量自訂設定的情況下預測營收。然而，Lark 則提供專為可視化與協作式銷售管道管理設計的直覺工具。請考慮以下功能：

在 Lark Base 中建立可視化的銷售管道，定義各階段如「潛在客戶」、「已篩選」、「已安排示範」、「已發送提案」以及「已成交」。

自訂欄位以追蹤關鍵交易指標，例如交易金額、預計成交日期以及負責業務人員。

利用 Lark 的任務管理功能，為團隊成員在每個管道階段分配並追蹤任務，確保截止日期達成並維持責任制。

可自訂的報告與分析

雖然 Smartsheet 提供報告功能，但在進行深入的關聯式資料分析、建立自訂的 CRM 專用儀表板，或是無縫分享洞察方面，其能力可能不如專用的分析平台或靈活的資料庫工具強大。Lark 提供多元的資料與工具來建立自訂報告與儀表板，為企業績效提供更深入的洞察。其功能包括：

使用 Lark Base 追蹤與銷售、行銷及客戶服務相關的關鍵指標，建立自訂檢視與圖表，以有效地視覺化您的資料。

將 Lark 與資料分析平台連接，將資料從 Lark 匯出至專業工具進行更進階的分析。

無縫協作與溝通

雖然 Smartsheet 提供協作功能，但可能需要使用者在訊息傳遞、視訊會議和文件共同創作等多種工具之間切換，這可能導致情境切換以及圍繞客戶互動的溝通碎片化。Lark 在促進無縫協作與溝通方面表現優異，確保所有團隊互動統一且高效。使用 Lark，您可以：

在Lark Messenger中為特定專案、團隊或客戶帳戶建立專屬頻道，提供集中化的溝通中心，讓所有人保持資訊同步。

使用Lark Meetings與客戶或內部團隊舉行虛擬會議，促進面對面的交流並加強關係。

使用 Lark 的文件共享功能，輕鬆分享檔案與文件給同事和客戶，簡化協作並確保每個人都能取得最新資訊。

Lark 的定價方案：

入門方案：永久免費方案，提供 11 種強大工具，最多可供 20 位使用者使用，100GB 儲存空間、1,000 次自動化執行、AI 翻譯等功能。無需信用卡。

專業方案：每位使用者每月 12 美元（按年計費），最多可支援 500 位使用者。包含入門方案的所有功能，並提供最多 500 位與會者的群組通話、15TB 儲存空間、50,000 次自動化執行等更多功能。

企業方案：聯絡銷售人員以取得自訂價格。支援不限使用者數量，並包含進階自動化、安全性、合規性及管理功能。

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2000 rows per table in Base

結論

總結來說，使用 Smartsheet 作為 CRM 能夠讓組織加強客戶關係管理、提升團隊協作並提高效率。其可自訂的範本與強大的專案管理功能，使其成為企業的絕佳選擇。

在評估您的 CRM 策略時，請考慮 Smartsheet 與 Lark 如何協同運作以提升您的營運。採用這種組合能顯著改善您管理客戶關係的方式並促進成長。探索這兩種工具，以量身打造符合您組織獨特需求的解決方案，轉變您的客戶互動流程。

在 Lark 開啟順暢的 CRM 旅程